O tempo, apesar de infinito, é um dos recursos mais escassos com que um empreendedor ou gestor pode contar no dia a dia de trabalho. Ele flui constantemente, passa e não volta. Logo, a gestão de tempo se torna uma importante habilidade, tanto para si próprio como para sua equipe.
O que você vai conferir:
Principais aprendizados deste artigo:
- A gestão ou administração do tempo visa melhorar o aproveitamento do dia e pode ser usada na vida pessoal e profissional, focando na execução de todas as atividades dentro dos prazos, de modo mais produtivo.
- Otimizar o uso do tempo ajuda a manter o foco no que realmente importa, reduz o desperdício e o estresse e, ainda, melhora a qualidade de vida dos trabalhadores.
- Para fazer uma boa gestão do tempo, é interessante listar todas as atividades do dia e começar pelas mais complexas, automatizar tarefas e investir em ferramentas para facilitar o acompanhamento da rotina.
- A gestão de tempo tem tudo a ver com a melhora da performance. Calcule a da sua equipe com nossa planilha GRÁTIS de produtividade de vendas por vendedor e produtividade em vendas!
Existem diversas maneiras de descobrir como fazer a gestão de tempo, inclusive com ajuda de aplicativos, folha e papel ou até mesmo com uma ampulheta. Seja qual for a escolha, o fato é que a administração do tempo está intimamente ligada a dois fatores fundamentais:
- muita disciplina;
- nenhuma procrastinação.
Para ajudar você a gerenciar melhor seu tempo e o da sua equipe, vamos apresentar algumas dicas, técnicas e aplicativos que facilitam essa virada de chave. Dê uma olhada e veja qual das opções melhor se adequa ao seu estilo!
O que é gestão de tempo, afinal?
A gestão de tempo é uma estratégia que tem como objetivo aproveitar, da melhor maneira possível, os períodos disponíveis no dia. Trata-se de conseguir organizar o tempo de modo que consiga sempre focar em fazer as atividades com qualidade, em ordem de importância e dentro dos prazos estabelecidos.
A administração do tempo também é a ação de gerenciar sua rotina para assumir o controle do próprio tempo ao otimizar os recursos e as tarefas que deve realizar no período.
Porém, isso não significa controlar 100% do dia. Isso é algo praticamente impossível e, em certas ocasiões, o ideal é contar com a flexibilidade no trabalho em sua rotina.
Aliás, gestão de tempo e produtividade são conceitos totalmente interligados, assim como ser uma pessoa eficaz e eficiente.
Na administração do tempo em vendas, por exemplo, organizar e-mails, qualificar os leads, automatizar processos e ter listas de prioridades são excelentes dicas para fazer uma boa gestão do tempo.
No entanto, nem tudo se refere apenas ao trabalho. A administração do tempo vai muito além, pois também permite transformar sua vida e a dos seus funcionários. Ou seja, reflete diretamente na qualidade de vida pessoal e profissional de cada um.
Agora que você sabe exatamente o que é administração do tempo, vamos às dicas e ferramentas para você utilizar, começando pelos benefícios práticos.
Quais os benefícios da gestão de tempo?
A administração ou gestão do tempo permite obter mais qualidade nos períodos de trabalho. Entre as principais vantagens, estão:
- cumprimento de metas dentro do prazo;
- maior disposição e produtividade na realização de tarefas;
- menos estresse no dia a dia;
- mais produtividade e foco;
- menos necessidade de retrabalhos;
- mais tranquilidade e qualidade de vida;
- menos tempo desperdiçado;
- mais tempo livre e de lazer;
- mais oportunidades de desenvolvimento;
- melhor reputação de uma pessoa produtiva.
Como fazer a gestão de tempo?
Com ou sem aplicativos, com post-its e lápis, a administração do tempo não é fácil, a não ser que você tenha um vira-tempo, como aquele da Hermione, amiga do Harry Potter, conhece?
Bom, como não é possível contar com magia, confira nossas 5 dicas de gestão de tempo e volte correndo ao trabalho!
1. Lista “quanto pior, melhor”
Não, não se preocupe, não é um método pessimista, muito pelo contrário! Essa técnica admite que, no início do dia, você está mais bem-disposto e a fim de trabalhar. E que, no decorrer da jornada de trabalho, a energia e concentração vão decaindo.
Por isso, a dica de gestão de tempo é fazer a lista das tarefas do dia, todas elas. Basta ir marcando um número ao lado de cada uma, indicando com o 1 aquela que acha a mais chata e desagradável de todas, depois a segunda pior com o número 2 e assim por diante, até chegar às tarefas que mais gosta de fazer.
Agora, arrume sua lista em ordem crescente em uma folha e aproveite que está de bom humor para ir se livrando das tarefas mais tediosas. Quando o final do dia chegar, só vai ter coisa boa para fazer!
E não se esqueça de ir riscando cada tarefa que termina. É algo simples, mas muito motivador!
2. Automatização de tarefas
Vamos saltar do mundo do lápis e papel para aprender um método de administração do tempo – este sim – quase mágico!
Imagine tarefas repetitivas e burocráticas, como fazer cadastramento de clientes novos em uma planilha ou tratar da emissão de notas fiscais eletrônicas.
Já pensou se essas tarefas pudessem acontecer automaticamente, sem que nenhum dos seus funcionários tivesse que se envolver nisso? Pois saiba que é possível!
Quem usa aplicativos em nuvem, os chamados SaaS (software as a service), podem integrá-los com outros e automatizar tarefas repetitivas, usando os chamados APIs (application programming interface).
Se você trabalha com e-commerce ou faz a gestão de pagamentos em sua loja com uma das soluções em nuvem do mercado, toda vez que um pagamento for aprovado, imediatamente o novo cliente é cadastrado na planilha e a nota fiscal é emitida. Legal, hein?
Um aplicativo para gestão comercial pode ajudá-lo a ser mais produtivo, pois:
- envia avisos sobre tarefas e compromissos registrados, logo, não é preciso anotar em mil lugares diferentes e, depois, ficar perdido ou se esquecer;
- registra tudo aquilo que foi combinado com o cliente, o que simplifica a consulta de informações;
- facilita o acompanhamento das negociações em andamento, além dos negócios ganhos e perdidos.
Com o CRM do Agendor, por exemplo, você tem acesso a todas as funcionalidades que ajudam a otimizar a gestão de tempo e produtividade da sua equipe, melhorando a performance geral.
Aproveite para fazer seu cadastro e confira como funciona. É GRÁTIS!
3. Gestor x realizador
Tem dias em que você tem um monte de reuniões para fazer, tarefas para distribuir, negociações para tratar. Nessas ocasiões, você é um gestor.
Em outras, é preciso colocar a mão na massa, fazer relatórios, preparar-se para uma apresentação ou escrever um plano de vendas. Aqui, você é um realizador.
No dia de gestor, você não vai conseguir parar para se dedicar aos outros tipos de tarefas. Já nos dias de realizador, você quer tudo, menos ser interrompido por telefonemas, consultas ou pedidos de reunião.
Uma interessante técnica de gestão de tempo e produtividade no trabalho é definir com sua equipe qual é o tipo de dia hoje e avisar todo mundo para:
- não te acionar de maneira nenhuma (dia de realizador);
- ou aproveitar e colocar todas as conversas em dia (dia de gestor).
Essa é a dica de gestão de vendas com a técnica do gestor x realizador, o que achou? Funcionaria para você?
4. Método Pomodoro
Já falamos aqui no blog do método Pomodoro, mas não custa relembrar, antes de indicarmos os aplicativos gratuitos que a fazem ainda mais fácil de ser aplicada. A técnica funciona assim:
- você divide o dia em blocos de 25 minutos de trabalho e 5 de descanso;
- a cada 4 blocos desses, descanse mais meia hora;
- nos 25 minutos de cada bloco, você só pode se dedicar a uma única tarefa, nada de fazer várias ao mesmo tempo;
- se for interrompido por telefonemas ou mensagens eletrônicas, não atenda, nem leia; no máximo, anote rapidamente;
- no intervalo de cinco minutos, aproveite para ver se a tal interrupção vale ser incluída como uma nova tarefa, em um outro bloco de 25 minutos;
- ao retomar o bloco de 25 minutos, depois do descanso, você pode terminar a tarefa anterior (se não tiver acabado) ou partir para a próxima;
- não se esqueça do descanso de meia hora a cada 2 horas, mas que pode ser usado para conferir essas tarefas que anotou ou ver uns e-mails, mas nada muito específico!
A ideia é que, se você renovar as energias com descansos constantes, seu dia será muito mais produtivo! Veja alguns apps que podem te ajudar:
Para desktop:
Para smartphones:
5. Ferramentas de gestão de tempo
Para finalizar, é interessante adotar ferramentas de gestão de tempo e produtividade. Assim, você não fica refém de ter todas as tarefas anotadas em um caderno que pode ser perdido a qualquer momento.
Ao usar uma ferramenta como essa, terá sempre em mãos tudo o que precisa fazer e pode ajustar as atividades do dia a dia de maneira fácil e prática. E uma das melhores opções para isso é o Trello, que, inclusive, conecta-se com o Agendor.
Com ele, você cria tarefas, inclui equipes de trabalho, delimita prazos e acompanha tudo de perto. Fora o Trello, há o Runrun.it e o Click Up, que ajudam a gerenciar tarefas.
Também é possível usar o próprio calendário do Google para anotar seus compromissos e o tempo que você separou para concluir cada um deles.
Viu como não é tão complicado assim fazer a gestão de tempo? Basta seguir estas 5 dicas para otimizar seu dia a dia e tornar-se ainda mais produtivo!
Como aprender a administrar seu tempo nas vendas? 10 dicas infalíveis
Para fazer a gestão de tempo no seu dia a dia, sobretudo para quem tem a rotina corrida de vendedor, as dicas são:
- planeje metas e objetivos;
- liste suas tarefas diárias e semanais;
- priorize atividades mais importantes;
- faça o bom uso de um calendário;
- foque em uma atividade por vez;
- evite o hábito de procrastinar;
- organize seu ambiente de trabalho;
- faça pausas e tenha momentos de lazer;
- desconecte-se de distrações, como redes sociais;
- saiba dizer não.
Gestão de tempo em vendas: como ganhar tempo vendendo aos clientes ideais?
De fato, a administração do tempo também precisa ser aplicada na área comercial de sua empresa. Por exemplo, quanto tempo sua equipe perde com contatos que não têm o mínimo interesse em comprar seu serviço ou produto?
É importante entender como acelerar as vendas ao saber que tipo de clientes priorizar em um contato comercial!
Separamos um material exclusivo do Agendor para te auxiliar nesta prática: guia prático — como ganhar tempo vendendo aos clientes ideais. Nele, você aprende:
- diferença entre o cliente errado e o ideal: como identificar os clientes que não são bons para seu negócio (veja os prejuízos que eles podem trazer) e, também, aqueles em que você realmente deve investir;
- melhor maneira para criar personas: são as buyer personas, com base nos clientes que geram os melhores resultados para sua empresa. O passo a passo é detalhado, mas vai render excelentes negócios;
- personas definidas. E agora? O que fazer? Ofereça uma proposta de valor e crie ações específicas conforme os diferentes perfis de clientes ideais. Confira bons exemplos neste material do Agendor!
E, se você quer ganhar ainda mais tempo nas vendas, uma ideia interessante é começar sendo mais produtivo. Veja como conseguir isso baixando nosso e-book gratuito: guia — como ser mais produtivo e eficiente nas vendas!
