Automatização de tarefas passou de tendência e já é realidade nas empresas por meio do CRM, BPM, integração via API e automação de marketing
Automatização de tarefas é uma etapa da Gestão de Processos de Negócios (BPM) que consiste em identificar tarefas repetitivas, que poderiam ser realizadas sem a intervenção humana, e substituí-las por softwares, aplicativos e interfaces, trazendo mais assertividade, eficiência e controle aos processos.
Apesar disso, quando se fala em automatização de tarefas, muitas pessoas imaginam um monte de robôs espalhados por sua empresa, se ocupando de atividades altamente técnicas e complicadas ou de máquinas caras que fazem tudo de forma padronizada.
Na verdade, a automatização de tarefas é um conceito muito mais amplo que esse e, na maioria das vezes, não necessita de robôs autômatos ou máquinas que tomam decisões sozinhas.
E a maioria das empresas, inclusive a sua, possivelmente usa essa eficiente maneira de diminuir custos e aumentar a produtividade. E isso pode se dar de várias formas, como com o uso de Softwares de BPM, de CRM, por meio de integrações ou quando se faz a chamada automação de marketing.
As coisas ainda não ficaram claras para você? Então confira um pouco mais sobre cada uma dessas maneiras de automatizar tarefas.
A automatização de tarefas traz mais produtividade para a empresa
Automatização de tarefas: 4 maneiras de usar em sua empresa
O primeiro passo para se promover a automatização de processos e suas tarefas componentes é determinar quais as tarefas que podem ser automatizadas. Para isso, a técnica usada é o BPM.
O papel do BPM na automatização de tarefas
A escolha de quais tarefas automatizar leva em conta, de forma geral, três questões:
- Estas tarefas são repetitivas?
- Obedecem a regras claras?
- Qual seu papel na agregação de valor ao produto ou serviço final?
E os softwares de BPM são excelentes ferramentas para se conseguir analisar os processos e tomar a decisão adequada levando isso em conta.
A automação de tarefas repetitivas é recomendada porque tais atividades geralmente são facilmente executadas de forma automática por um software. Além disso, ocupam o tempo precioso de funcionários que poderiam estar fazendo trabalhos mais nobres. Um exemplo é a emissão de notas fiscais, meramente transcrevendo dados de um sistema de dados para outro, que emite as notas.
Outro ponto importante é que as tarefas tenham regras claras. Por exemplo: apesar de ser uma tarefa repetitiva para uma “hostess” de restaurante indicar as mesas adequadas para cada grupo que entra, as regras não são muito claras. Não basta saber quantos são e se há mesas com cadeiras suficientes, mas verificar se há crianças no grupo que possam incomodar mesas ao lado, idosos que não podem subir escadas, um cliente antigo que tem uma mesa preferida etc.
Já, para selecionar qual guichê irá atender você na fila do banco, um placar sinalizando um número pode automatizar facilmente essa tarefa.
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O terceiro ponto é o valor que essa tarefa agrega ao produto final. Por exemplo: na maioria das fábricas de automóvel, sensores podem indicar se a regulagem do motor está dentro do padrão de qualidade. No caso de empresas como Ferrari, essa inspeção é feita por um especialista, que dirige o carro por alguns quilômetros!
Estas são algumas das boas práticas do BPM. Existem muitas outras que podem te ajudar a escolher um bom software de automação de tarefas e processos.
Tarefas repetitivas são ideais para serem automatizadas
Sistemas de CRM
Você precisa descobrir imediatamente quantos clientes compraram determinado item de sua empresa acima do valor X. O que você acha melhor: simplesmente digitar alguns parâmetros em seu sistema CRM ou ir conferir as notas fiscais uma por uma?
Sistemas de CRM (ferramentas para gestão comercial) são excelentes para a automatização de tarefas desse tipo, assim como para gestão da equipe e acompanhamento de metas e resultados, em tempo real.
Integração de sistemas para automação de tarefas
Um ponto crítico da automação de tarefas é a chamada integração de sistemas, que muitas vezes ocorre de maneira manual, com um funcionário transcrevendo dados de um sistema para outros, suscetível a erros e atrasos.
Mas existem os chamados API (Application Programming Interface): um conjunto de instruções, rotinas e padrões de programação usado para que se possa acessar um aplicativo baseado na internet, integrando-o a outro.
Com isso, por exemplo, se você usa um sistema de gestão de pagamentos e um outro app de envio de e-mails, você pode integrá-los e fazer com que toda vez que um pagamento for confirmado seja enviado um e-mail de agradecimento ao cliente, ganhando muito mais tempo e produtividade.
A automação de marketing ajuda a segmentar sua base de clientes
Automação de marketing
Um dos mais tradicionais usos da automatização de tarefas são as ferramentas de automação de marketing, usada para a chamada nutrição de leads, que consiste em enviar informações relevantes para seus clientes, atuais ou potenciais (desde de que com permissão destes).
Estas ferramentas analisam o comportamento de seus clientes nas mídias sociais e em seu blog e definem quais clientes devem receber quais tipos de conteúdo, de forma automática, obedecendo regras claras e gerando muito mais interação e resultados.
De forma geral, a automação de tarefas já está presente em seu trabalho, mas sempre é possível automatizar ainda mais, em busca de produtividade!
Post escrito por Marcus Ribeiro, entusiasta de novas Tecnologias, Empreendedor, CEO da Pluga e Jogador de Futebol de Praia no Fim de semana [Part-Time Job].
