Sua equipe tem enfrentado desafios relacionados à produtividade? Se sim, você precisa conhecer o método GTD! Essa é a sigla para Getting Things Done, que em tradução livre, significa “fazendo as coisas”.
Principais aprendizados do seu artigo:
- O método GTD, ou “Getting Things Done”, é uma ferramenta de produtividade em um sistema de gerenciamento de atividades que propõe um fluxograma para lidar com a sobrecarga de tarefas e a desorganização mental.
- O GTD proporciona um norte claro sobre o que deve ser feito, contribuindo para tranquilizar a mente e direcionar o foco na finalização das tarefas.
- Este método ajuda a manter a saúde emocional, melhora a produtividade individual e coletiva, foca na finalização, promove clareza mental, é adaptável a diferentes rotinas de trabalho e diminui a procrastinação.
- Conheça mais ferramentas que podem melhorar a produtividade do time. Baixe gratuitamente nossa planilha de vendas por vendedor e produtividade em vendas!
A metodologia GTD foi criada pelo palestrante e consultor de produtividade David Allen, sendo publicada no livro “A Arte de Fazer Acontecer”.
Segundo o autor, trata-se de um fluxograma que redefine a forma como abordamos nossa vida e, ainda, nosso trabalho.
Certamente, todos nós já experimentamos a sensação de estar sobrecarregados com tantas tarefas a ponto de nos sentirmos incapazes de organizar os pensamentos para começar qualquer uma delas.
Esse é um cenário recorrente e que, infelizmente, gera estresse e ansiedade.
O método GTD é tão importante porque ele atua, justamente, nesse ponto: na organização de tarefas e no silenciamento da mente.
Ficou curioso para saber como funciona e, em especial, como aplicar o método GTD?
Então, continue a leitura do artigo!
O que é método GTD?
O método GTD, ou “Getting Things Done“, é um sistema de gerenciamento de atividades que propõe um fluxograma para lidar com a sobrecarga de tarefas e a desorganização mental.
Ele parte do princípio de que, quando nos deparamos com um grande volume de tarefas, é comum que nossa mente fique inquieta e tenha dificuldade em definir prioridades, levando-nos a gastar mais tempo pensando nas tarefas do que efetivamente executando-as.
O GTD sugere transferir essa desorganização mental para um sistema externo, em que é possível listar, organizar e ter clareza sobre o que precisa ser feito.
Ao fazer isso, o GTD proporciona um norte claro sobre o que deve ser feito, contribuindo para tranquilizar a mente e direcionar o foco na finalização das tarefas.
Ficou claro o que é método GTD? Se não, fique tranquilo. Mais adiante, quando explicarmos como aplicar o método GTD, você poderá conferir, de forma visual, como ele funciona. Antes disso, vamos às vantagens!
Quais as vantagens do GTD?
Apresentar o fluxograma GTD para a equipe pode gerar uma série de benefícios para os resultados coletivos e, principalmente, para a saúde mental de cada membro do time.
Veja, abaixo, uma breve lista com as principais vantagens do GTD:
- ajuda a reduzir o estresse e a ansiedade;
- melhora a produtividade individual e coletiva;
- foca na finalização;
- promove clareza mental;
- é adaptável a diferentes rotinas de trabalho;
- diminui a procrastinação.
Com dificuldade em organizar suas vendas? Veja, neste infográfico, algumas dicas:
Como aplicar o método GTD?
Agora, vamos ao que interessa! Afinal, como aplicar o método GTD?
O GTD funciona em 5 etapas centrais. São elas:
- capturar/coletar;
- processar;
- organizar;
- revisar;
- fazer.
Vamos abordar, em detalhes, como funciona cada uma delas.
- Capturar/coletar
Você já deve ter percebido que nossa mente é excelente para criar soluções e ter ideias criativas, porém, um tanto quanto ineficiente para armazenar informações de modo confiável, não é mesmo?
Nesta primeira etapa, a proposta é esvaziar a mente, transferindo ideias e lembretes de obrigações para um local mais seguro e acessível, como uma “caixa de entrada”.
Você pode optar por usar blocos de notas físicos, as anotações do seu celular ou, então, um software de gerenciamento de tarefas, como o Trello ou o Notion, que oferecem versões gratuitas e eficientes para que você controle suas demandas.
Escolhida sua caixa de entrada, basta anotar tudo o que precisa ou deseja fazer em um determinado dia, ou semana, ou mês.
Você deve incluir desde as tarefas mais simples e rotineiras, até as mais complexas e decisivas. Não poupe espaço. Anote tudo o que vier na sua mente!
Essa caixa de entrada funciona como uma representação visual de todas as coisas que você precisa lidar em sua rotina diária. Se uma ideia ou tarefa surgir, a recomendação é inseri-la na caixa de entrada imediatamente.
Dessa forma, você evita esquecimentos e mantém a mente livre para se concentrar na execução das tarefas, em vez de desperdiçar energia mental tentando lembrar o que precisa ser feito.
Feito isso, você estará pronto para seguir para a segunda etapa.
Leia também: Gestão do tempo e produtividade: como se organizar para ter resultados melhores e bater metas
- Processar
Chegou a hora de processar suas anotações, isto é, definir o que elas são e como você lidará com elas.
É nesta etapa que se encontra o fluxograma GTD, a mais determinante em toda a metodologia.
Veja, na imagem abaixo, como este fluxograma é representado no livro de David Allen:
Fonte: Treasy
Acompanhe o que significa cada elemento do fluxograma GTD.
O que é isto?
Essa questão nada mais é do que um convite para que você entenda a natureza da tarefa, analisando exatamente o que precisa ser feito.
É passível de ação?
Neste momento, você deve determinar se ela é acionável, ou seja, se requer alguma ação da sua parte.
Se não for acionável, você tem três opções:
- lixo: se a tarefa não tem valor ou não é relevante, você pode simplesmente excluí-la;
- algum dia/talvez: se a tarefa não pode ser realizada agora, mas pode ser relevante no futuro, você pode adiá-la para uma data posterior;
- referência: se a tarefa envolve informações que podem ser úteis, mas não exigem ação, você pode arquivar para referência futura.
Por outro lado, se a tarefa for acionável, será preciso tomar decisões adicionais, que envolve três cenários:
- fazê-la imediatamente;
- delegá-la;
- movê-la para seu calendário;
- adicioná-la à sua lista de tarefas.
Primeiro, avalie se a tarefa é simples e pode ser concluída em menos de 2 minutos. Se for o caso, faça-a imediatamente para evitar que se acumule.
No entanto, se a tarefa for acionável, mas você não for a pessoa mais adequada para realizá-la, considere a possibilidade de delegá-la a alguém mais preparado.
Se a tarefa envolve um compromisso com um horário específico, como uma reunião ou um evento, mova-a para seu calendário. Compromissos agendados são sagrados e devem ser cumpridos no horário marcado.
Por fim, se a tarefa não tem um horário específico porém exige uma ação sua, coloque-a em sua lista de tarefas, onde você terá uma listagem de tudo o que deve fazer assim que puder.
É neste momento que o gerenciamento do trabalho começa a tomar uma forma mais concreta.
Veja também: 6 atitudes e situações que afetam a produtividade no trabalho
3. Organizar
Nesta etapa, vamos organizar a sua lista de tarefas.
Essa organização inclui duas categorias:
- tarefas pontuais;
- projeto (uma sequência de tarefas).
As tarefas pontuais são aquelas que correspondem a uma única ação, como revisar um relatório ou enviar uma proposta comercial para um cliente.
Um projeto, nesse contexto, seria uma sequência de tarefas. Você pode, por exemplo, listar a tarefa “Fazer a análise do ambiente interno do cliente X”, porém, ela pode estar inserida em uma série de ações que representam uma demanda “macro”, como “Montar uma apresentação de diagnóstico do plano de negócios do cliente X”.
Percebe como são diferentes?
Nesse sentido, caso uma tarefa seja, na verdade, um projeto, você deverá listar a ação em si e os próximos passos desse conjunto de atividades.
Assim, sempre saberá o que deverá fazer depois. E essa lista de tarefas deve ser o seu maior foco.
4. Revisar
A quarta etapa do método GTD se refere à revisão de tudo o que você processou, organizou e destacou em sua lista de tarefas.
O objetivo aqui é se certificar que você não deixou nada para trás.
Você pode repetir essa revisão na frequência que considerar a mais adequada, seja diariamente, semanalmente ou mensalmente.
Aliás, vale lembrar: sempre que um pensamento, uma recomendação, uma tarefa ou uma atividade vier à sua mente, transfira-a para a caixa de entrada e siga o fluxograma novamente.
- Fazer
Por fim, é hora de colocar a mão na massa e executar o que foi planejado. Até aqui, você já pode entender melhor o que está fazendo e o porquê.
Dessa maneira, já pode se concentrar, simplesmente, em fazer!
Para definir o que é prioritário e quando você irá realizar cada tarefa, recomendamos que você faça uma autoanálise. Caso você se concentre melhor na parte da manhã, pode fazer as tarefas prioritárias ou mais complexas neste horário, por exemplo.
Com isso, poderá esvaziar sua mente, focar no que realmente importa e usar seu precioso tempo com mais sabedoria e estratégia.
Agora que você sabe o que é o método GTD, está pronto para apresentá-lo para sua equipe?
Quer conhecer mais ferramentas que podem melhorar a produtividade do time? Então, baixe gratuitamente nossa planilha de vendas por vendedor e produtividade em vendas!
