Project Management Office — ou PMO — é uma área da empresa destinada a padronizar tudo o que diz respeito à gestão de projetos. Isso envolve desde a escolha das metodologias até o monitoramento dos indicadores e a delimitação do orçamento e dos responsáveis pelas atividades.
Principais aprendizados deste artigo:
- PMO é uma sigla que, em português, significa escritório de gerenciamento de projetos. Na prática, é um departamento criado para monitorar e ditar os padrões de qualidade de todos os projetos da empresa.
- O PMO pode ser focado em todos os projetos, em um departamento específico ou em um único processo. Também é possível que ele ofereça apenas suporte para os gestores, monitore e registre as ações ou controle todas as atividades executadas.
- Implementar esse setor é uma ótima maneira de promover a redução dos custos, melhorar a qualidade dos projetos e aumentar a produtividade das equipes envolvidas.
- Em geral, o PMO costuma envolver diversos departamentos da empresa. Por isso, é necessário estar preparado para “o que der e vier”. Sendo assim, confira nosso e-book com os principais desafios de vendas no dia a dia do vendedor.
Dados divulgados pelo Monday mostraram que quase 90% das empresas já têm um PMO. Essa informação mostra que as organizações percebem o valor de ter um setor responsável por padronizar e monitorar seus projetos.
Quer entender como esse conceito pode ajudar seu negócio a crescer? Então, continue conosco para entender:
- o que é PMO;
- qual a função dessa área nas empresas;
- quais os principais tipos;
- como implantar um no seu negócio.
Boa leitura!
O que é PMO?
Project Management Office (escritório de gerenciamento de projetos, em português) é uma área que fica responsável por padronizar a gestão dos projetos da empresa. O PMO pode ser corporativo — cuidar de todos os projetos da companhia —, departamental — ficar responsável por um setor específico — ou estratégico — focar em um único projeto.
Aqui, o objetivo é fazer um controle de qualidade. Ou seja, garantir que o planejamento siga os requisitos e metodologias escolhidos pela organização para assegurar o sucesso dos projetos, bem como registrar tudo o que for feito durante a execução.
O PMO difere de um gerente de projetos porque este último é um profissional que atua para garantir que as ações sejam realizadas no tempo previsto e não ultrapassem o orçamento. Já o PMO é um time que estabelece os padrões necessários para a execução dos projetos.
>>>> Não deixe de ler: quais são os tipos de gerentes? Quais as características deste profissional?
O que faz um PMO?
O PMO pode ficar responsável por:
- estabelecer os métodos para execução e avaliação dos projetos;
- dar suporte às equipes responsáveis pelos projetos;
- gerenciar a execução das atividades;
- direcionar a distribuição e o uso dos recursos;
- propor ações para padronizar o processo de planejamento da empresa;
- oferecer capacitação para os colaboradores dos respectivos projetos;
- monitorar o andamento das atividades usando os KPIs mais adequados.
Quais são os tipos de PMO?
Além dos tipos de PMO que já apresentamos — corporativo, departamental e estratégico — existem outras divisões que determinam o método de organização e as atribuições gerais da área, que são: suporte, controle e diretivo.
Veja a seguir as características de cada uma dessas categorias!
1. Suporte
Este é o tipo de PMO com menos controle sobre o desenvolvimento dos projetos. Aqui, o departamento é responsável por prestar consultoria para os gerentes de projetos.
Os profissionais orientam sobre as melhores metodologias e técnicas para usar e, ainda, dão indicações de ferramentas.
No geral, esse PMO é voltado para empresas que estão dando início aos seus projetos, sendo mais focado no desenvolvimento e aprimoramento das técnicas usadas. No caso, o PMO de suporte também é responsável por documentar tudo o que for feito para que as informações fiquem disponíveis para consultas futuras.
2. Controle
O PMO de controle não apenas tem o papel de orientar as equipes responsáveis pelos projetos, mas também de fiscalizar toda a execução por intermédio de auditorias. O propósito é garantir que a metodologia seja seguida à risca.
Ademais, esse tipo de Project Management Office também faz revisões no planejamento, estabelece o padrão de qualidade para os projetos e, se preciso, oferece capacitações para os responsáveis.
3. Diretivo
O PMO diretivo é o que exerce mais controle sobre o desenvolvimento dos projetos, sendo uma mistura dos dois tipos anteriores. Assim, o setor direciona os recursos, escolhe os colaboradores, oferece suporte e fiscaliza todas as etapas necessárias.
Compreendeu quais são os tipos de PMO e as diferenças entre eles? Siga conosco para conhecer as vantagens de ter esse departamento e as dicas de como implantá-lo no seu negócio!
Quais as vantagens de ter um Project Management Office?
Entre as vantagens de ter um PMO, podemos citar:
- maior alinhamento dos projetos com os objetivos da companhia;
- economia dos custos;
- redução dos erros;
- melhora da qualidade dos projetos;
- aumento da produtividade das equipes;
- apoio na tomada de decisões estratégicas.
Adicionalmente, ter um Project Management Office garante que as equipes responsáveis pelo desenvolvimento dos projetos da empresa recebam suporte constante para que todas as atividades sejam feitas no tempo previsto.
No final, todos saem ganhando, desde as organizações até os clientes que se beneficiarão com os projetos entregues.
Como implantar um PMO na sua empresa?
Após aprender o que é e o que faz um PMO, chegou o momento de ver como implantar esse departamento no seu negócio com as dicas que trouxemos a seguir. Vamos lá?
1. Analise a situação atual da empresa
Como é feita a gestão de projetos da empresa? Existem metodologias que devem ser seguidas como um padrão? Quem monitora o andamento e quais dados são acompanhados? Os projetos são finalizados no prazo previsto?
Todas essas questões ajudam a entender o que precisa ser feito para que o PMO seja implantado com assertividade e traga benefícios reais para a companhia.
2. Defina os objetivos
Em seguida, é preciso definir os objetivos do PMO. Ao finalizar a primeira dica, é provável que você tenha uma lista de pontos que devem ser melhorados e pode usá-los como base para criar os objetivos do departamento.
Por exemplo, os objetivos podem ser: evitar que os projetos atrasem ou ultrapassem o orçamento previsto, garantir que todas as ações sigam a mesma metodologia, melhorar o monitoramento dos projetos etc.
3. Escolha um tipo de PMO
Seu PMO será corporativo, departamental ou estratégico? De suporte, controle ou diretivo? E qual será o nível de influência do departamento nos projetos? O foco será de dar suporte para as equipes ou controlar todas as ações?
Para escolher o tipo de PMO ideal, é necessário analisar qual será mais útil na busca para atingir os objetivos estabelecidos. Por isso, analise as opções com cuidado.
Ademais, essa parte é essencial, pois direciona todo o processo de implantação do departamento, desde a escolha dos profissionais para atuar nele e os indicadores até o treinamento para a nova equipe.
>>>> Veja mais: indicadores de gestão de projetos — 5 métricas que você deve acompanhar
4. Monitore o trabalho do PMO
Monitorar o andamento do PMO permite identificar pontos de melhoria no planejamento. Além disso, é preciso atualizar os processos da empresa com frequência para acompanhar as mudanças do mercado e não ficar “parado no tempo”.
Caso sua empresa seja focada em vendas, indicamos usar um bom software de CRM para ter acesso a relatórios completos sobre o setor comercial. Com o Agendor, por exemplo, você consegue acompanhar tudo, do planejamento até o pós-venda.
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