A planilha de prospecção de clientes é uma aliada dos vendedores, pois traz mais controle para a equipe comercial ao otimizar o acesso a informações relevantes sobre o processo de vendas.
Principais aprendizados deste artigo:
- Ferramentas como as planilhas de prospecção são indispensáveis para garantir o bom desempenho dos vendedores, afinal, nem sempre é possível controlar e mensurar todas as informações dos clientes manualmente.
- Para utilizar uma planilha de prospecção de clientes, é necessário ter disciplina e ser detalhista para inserir todas as informações da maneira certa.
- Além de ser uma solução para armazenar dados, a planilha de acompanhamento prospecção serve para analisar métricas e indicadores.
- Nosso kit de planilha de vendas com indicadores e KPIs ajuda você nesse monitoramento de resultados. Aproveite que está aqui e baixe agora!
- E, para ir além, CRIE UMA CONTA GRÁTIS, experimente todos os recursos do CRM do Agendor e otimize a gestão de leads e clientes do seu negócio.
Uma boa planilha de prospecção de clientes é sempre bem-vinda, visto que a memória pode falhar e fazer sua equipe ficar sem aquele dado essencial para fechar uma venda ou fazer um follow-up matador. E ninguém quer esse problema, concorda?
Para te ajudar nessa tarefa, desenvolvemos um modelo de planilha para prospecção de clientes baseado em muitos dos artigos que escrevemos aqui no blog.
Nossa versão não conta apenas com datas de visitas e detalhes das últimas conversas. Ao contrário, a planilha gratuita de prospecção de clientes do Agendor vem com um espaço para preparação de abordagens.
E aí, bateu a curiosidade? Então, continue a leitura, confira seis dicas incríveis de como usar essa ferramenta de maneira assertiva para potencializar os resultados do seu negócio e, ao final, baixe o nosso modelo grátis!
Primeiramente, como usar uma planilha de prospecção de clientes?
As pessoas costumam se empolgar e montam uma planilha superbacana, cheia de detalhes. No começo, podem até usá-la com frequência. Porém, com o tempo, a animação diminui e o vendedor se esquece de atualizar o documento. Grave erro!
Após três dias sem fazer as anotações, a ferramenta da prospecção de clientes fica totalmente desatualizada e é bem difícil recuperar todas as informações. Aí, você desiste de uma vez por todas de usá-la para aprimorar sua gestão de leads.
Como resultado, o follow-up fica incompleto e há um sério risco de perder muito trabalho duro. Tudo por falta de informação!
Por esse motivo, antes de indicar um modelo de planilha no Excel com download grátis, separamos seis dicas de como usar essa ferramenta de prospecção de clientes de maneira assertiva. Confira!
1. Tenha disciplina
A primeira dica para usar uma planilha de prospecção de clientes é ter disciplina. Separe um tempo todos os dias para inserir as informações no documento. Assim, você não se esquece de nada e evita a desatualização dessa importante ferramenta.
2. Atente-se aos detalhes
Tenha precisão. Evite excessos de abreviações ou informações digitadas sem a devida concentração. Esse cuidado previne erros percebidos somente ao consultar a planilha dias depois, e podem trazer consequências negativas para a estratégia comercial.
Ainda sobre a precisão, preste atenção aos detalhes. É melhor inserir uma informação que depois se mostre irrelevante, do que deixar de escrever um detalhe que pode ser decisivo na negociação ou no fechamento do negócio.
3. Não se esqueça de fazer backup
O ideal é sempre usar planilhas com armazenamento em nuvem, como as do Google Docs, pois fazem backups automáticos, isto é, cópias de segurança.
Assim, se você tiver algum problema no computador, não perde todo o trabalho. Além disso, as planilhas de acompanhamento de prospecção neste formato são mais fáceis de compartilhar com a equipe e de acessar por outros dispositivos, como tablet e celular.
4. Preste atenção à formatação
Um erro que muitas pessoas cometem ao usar uma planilha de controle de prospecção de clientes é não se atentar à formatação do documento. Isto é, não organizar a visualização para todos os elementos ficarem em seus devidos lugares.
Portanto, confira se as colunas estão divididas e nomeadas corretamente para evitar uma baita confusão no futuro.
5. Explore todos os recursos disponíveis
É possível usar diversas ferramentas nas planilhas de prospecção de clientes grátis para deixar o documento completo.
Para exemplificar, utilize cores para assinalar o status do processo e fórmulas que calculam os dados automaticamente. E a boa notícia é que existem inúmeros tutoriais na internet. Basta assistir para aprender!
6. Mantenha as informações seguras
Se, por um lado, pode-se compartilhar informações com colegas de trabalho, por outro, sua planilha de acompanhamento de prospecção tem informações confidenciais.
Portanto, defina critérios com quem troca esses dados, os proteja com senhas e não deixe arquivos abertos após usar o computador.
Aproveite e leia: “Como prospectar novos clientes e aumentar vendas em 5 passos”
Planilha de prospecção de clientes no Excel para download grátis
Uma planilha é basicamente composta por linhas e colunas que se cruzam. Além de armazenar dados, o documento fornece uma visão completa do que acontece na área.
E, com a planilha para prospectar clientes grátis que desenvolvemos, você inclui as etapas de preparação e estudo, cruciais para qualquer venda ou negociação bem-sucedida. Para baixá-la, clique no link: Planilha de Prospecção de Clientes.
Talvez você ache que existem colunas demais nessa ferramenta de gestão de leads, mas um bom vendedor sabe a importância de ter o máximo de informações sobre a empresa e a pessoa com quem fala. Por esse motivo, dividimos o documento em diversas colunas, separadas em três blocos.
Para compreender melhor o funcionamento, confira como fizemos a divisão da nossa planilha de controle de prospecção de clientes e veja dicas de como usá-la logo abaixo!
Bloco 1: perfil da empresa e do contato
Neste bloco, é preciso colocar, em cada coluna, todas as informações relevantes que o auxiliam a se preparar para a visita ao cliente, como:
- nome do cliente;
- site;
- nome do contato (o tomador de decisão sobre a compra);
- mídias sociais da empresa e do contato;
- relatório sobre a companhia (se a empresa está em expansão, em uma boa fase, se tem crédito, por exemplo. Você pode atualizar essa célula sempre que tiver novas informações);
- telefone;
- e-mail;
- perfil do contato (aqui, você precisa saber, por exemplo, o que ele gosta de fazer, seus hobbies, o poder de decisão na empresa, se é casado. Tudo para tentar criar um bom rapport e, também, fortalecer o relacionamento).
Saiba mais: como gerar uma base de contatos completa com o perfil de seus melhores clientes para prospectar e aumentar as chances de conversão.
Bloco 2: preparação
O segundo bloco diz respeito à preparação para fazer a abordagem. Aqui, você precisa responder às perguntas listadas a seguir.
- Como teve acesso ao contato? — por exemplo, ligou para a empresa, enviou e-mail, recebeu indicação de alguém, assinou newsletter, foi passado pelo marketing.
- Qual parece ser a dor do cliente? — procure ir para a reunião com informações sobre o que te espera e o que o cliente deseja, e anote nesta parte da nossa planilha gratuita de prospecção de clientes um resumo da sua impressão.
Em seguida, tente criar uma apresentação comercial sob medida e insira os detalhes na ferramenta de gestão de leads para não perder nada.
É claro que talvez seja cedo para conseguir essa abordagem, mas se preocupe em personalizar ao máximo possível o que apresentará, e anote nesta coluna uma síntese dos pontos que deseja falar.
Confira também: “Canais de prospecção: 8 alternativas e as vantagens de cada“
Bloco 3: follow-up
Após a primeira reunião, é hora de seguir em frente e aprimorar o relacionamento até fechar o negócio ou, na pior das hipóteses, tirar o time de campo. Nessa perspectiva, o bloco follow-up caracteriza-se por uma série de colunas nomeadas: contato 1, contato 2, contato 3, e assim por diante.
Ao voltar do primeiro contato, assinale se foi uma reunião, conversa telefônica ou e-mail e o resumo do decidido.
Imediatamente, marque na coluna seguinte a data em que deve retornar a ligação, o e-mail ou a visita e o que planeja fazer. — por exemplo: 25/08/23 — Reunião — Proposta Comercial.
Ao fazer esse registro, complete com os detalhes do acertado para elaborar a proposta comercial corretamente.
Para complementar, use cores para diferenciar as negociações mais importantes e as mais frias. Preencha o fundo da célula que tem o nome da empresa (primeira coluna) com:
- vermelho: negociação final;
- laranja: proposta quente;
- amarelo: proposta preliminar;
- verde: diagnóstico das necessidades.
Dessa forma, você terá uma ótima planilha de prospecção de clientes. Basta se atentar e sempre preenchê-la com o máximo de detalhes que conseguir.
Ficou com alguma dúvida sobre como usar planilhas? Então que tal conferir o curso de prospecção B2B voltado para gestores, desenvolvido pelo Agendor? Nele, além de encontrar modelos de planilhas prontos para uso, você terá acesso a:
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Perguntas frequentes
A prospecção de clientes é feita a partir da identificação de compradores em potencial para o produto ou serviço comercializado. Esta etapa do processo de vendas inclui: definição do perfil do cliente ideal, pesquisa para encontrá-lo, qualificação e início de relacionamento comercial.
Os tipos fundamentais de prospecção são o outbound, ou prospecção ativa (na qual se procura o cliente), e o inbound, ou passiva (o cliente vem até o vendedor a partir de estratégias de marketing). Também é possível prospectar por indicações de parceiros, boca a boca de clientes satisfeitos e networking.
Para elaborar um plano de prospecção de clientes, é necessário definir os objetivos da atividade, criar o perfil de cliente ideal, estabelecer metas, escolher indicadores para mensurar os resultados, verificar o orçamento disponível para adquirir as ferramentas necessárias e treinar o time comercial.
Para montar uma planilha de prospecção, deve-se escolher uma base de criação, a exemplo do Excel. Em seguida, é preciso definir quais campos a ferramenta terá.
Tome essa decisão a partir do reconhecimento das informações essenciais para o trabalho da equipe de vendas, isto é, aquelas que auxiliam os profissionais a converterem mais.
Algumas das melhores ferramentas para prospectar clientes são as voltadas para automação de marketing (como envio automático de e-mails), recursos para geração de leads (a exemplo dos baseados em Inteligência Artificial) e CRM, como o Agendor, sistema de gestão de relacionamento com o cliente que centraliza todas as informações em um só lugar.
