Veja como é prático usar o diagrama de Ishikawa para resolver diversos problemas em sua empresa
Se o Diagrama de Ishikawa fosse uma expressão popular, certamente seria: “cortar o mal pela raíz”.
Desafios, problemas ou situações indesejadas podem surgir a qualquer momento em nossa vida pessoal ou profissional. Ninguém e nada está isento de sofrer essas questões.
No entanto, na maioria das vezes, damos muitas voltas para conseguir resolver alguns problemas. E, para piorar, pode ser que o mesmo problema volte a aparecer.
Caso isso ocorra, significa que não estamos curando ou resolvendo, de fato, um problema. Estamos apenas o remediando, anulando seus efeitos por tempo limitado.
Em uma empresa, isso não garante que o problema irá sumir definitivamente. Somente garante que, naquele momento, não haja consequências diretas sobre seus produtos e serviços.
Por esse motivo, é preciso encontrar ferramentas que ajudem a identificar causas de problemas, garantindo entrega com qualidade e valor das soluções que uma organização oferece, assim como o Diagrama de Ishikawa
Portanto, neste artigo, apresentaremos o que é Diagrama de Ishikawa, para que serve e, o mais importante: como aplicá-lo em sua empresa. Boa leitura!
O que você vai conferir:
O que é Diagrama de Ishikawa?
O Diagrama de Ishikawa foi criado por Kaoru Ishikawa, engenheiro japonês de controle de qualidade. Também conhecido como Diagrama de Causa e Efeito, Diagrama 6M ou diagrama Espinha de Peixe, é uma forma gráfica, prática e intuitiva de resolver problemas em sua empresa, achando as causas baseando-se em um efeito negativo que se quer eliminar.
Às vezes, um empresário nota que algo não está ocorrendo da forma que queria em sua empresa, seja na precificação dos produtos, no fechamento das vendas ou na manutenção de um follow-up constante e cuidadoso, por exemplo.
E de nada vai adiantar quebrar a cabeça para resolver esses problemas sem identificar corretamente por que surgem, quais são suas causas e como saná-las. Solucionadas, corrigidas ou eliminadas as causas, automaticamente os efeitos delas, que são os problemas que queremos resolver, vão ser solucionados.
Nessa metodologia, as causas que geram os efeitos negativos (os problemas) são divididas em seis tipos, os chamados 6M:
Causas dos problemas:
- Método: o método usado pode estar causando o problema por ser inadequado.
- Material: os materiais usados podem ser impróprios para o efeito que se quer, causando um problema.
- Mão-de-obra: os funcionários estão trabalhando corretamente? Será preciso mais treinamento?
- Máquinas: os equipamentos estão funcionando adequadamente, têm manutenção, são modernos e produtivos?
- Medidas: as métricas usadas são adequadas? As máquinas estão bem reguladas e os resultados são avaliados corretamente? Os controles derivados dessas medidas podem ser afetados também.
- Meio ambiente: temos que tomar essa causa em um sentido mais amplo, não estamos falando apenas de natureza, como calor excessivo ou poluição, por exemplo, mas o meio ambiente como um todo, inclusive o local onde ocorre o trabalho. Em um ambiente de vendas, o barulho excessivo ou ter poucos computadores disponíveis para os vendedores podem ser consideradas causas ambientais para o seu problema.
Detectar as causas de seus problemas na empresa é uma forma de ser mais produtivo. E se você quer ainda mais produtividade em seu negócio, baixe nosso e-book: Guia: Como ser mais produtivo e eficiente em vendas.
Para que serve o Diagrama de Ishikawa?
Inicialmente, o diagrama de Ishikawa foi criado para ser utilizado no controle de qualidade das organizações. No entanto, sua eficiência é tanta que, na verdade, pode ser aplicado em vários contextos diferentes, para muitos tipos de problemas.
Portanto, você pode utilizá-lo para:
- causas de problemas complexos;
- identificar falhas e melhorias em diferentes tipos de processo;
- encontrar maneiras de acelerar o atingimento de metas e objetivos.
Porém, para que você possa ter êxito nessas ações, é preciso entender exatamente como fazer um diagrama de Ishikawa. Vamos nessa?
Como fazer o diagrama de Ishikawa?
Usar o diagrama de Ishikawa não é necessariamente complicado. Como dissemos, é uma abordagem gráfica. Por isso, você precisará de caneta e papel, ou um flip chart, se estiver fazendo um brainstorming para definir o diagrama, ou mesmo softwares gráficos, como Word, Excel e Power Point e outros para isso.
O primeiro passo é bastante simples. Siga cada um deles a seguir:
- Faça uma linha reta horizontal no papel (ou outro local que está utilizando para construir o diagrama).
- Na extremidade direita da linha, desenhe um retângulo e escreva o problema que quer solucionar, por exemplo: o time de vendas não está atingindo suas metas.
- Agora, faça seis linhas inclinadas para a esquerda, partindo da linha horizontal, sendo três na parte debaixo e três na parte de cima (veja a figura mais abaixo).
- Na extremidade de cada uma dessas linhas, faça seis caixas retangulares, uma para cada linha, e escreva dentro delas os 6M: Método, Material, Mão-de-obra, Máquinas, Medidas e Meio ambiente.
- Em cada uma das linhas inclinadas, você pode fazer outras linhas horizontais, da direita para a esquerda, para serem completadas posteriormente com detalhamentos dessas causas.
- Seu diagrama, sem os textos, ficará mais ou menos assim (não parece uma espinha de peixe?)
Como preencher o diagrama de Ishikawa?
Agora sim chegou a hora de pensar a fundo, cada vez buscando mais detalhes sobre essas causas listadas no diagrama de Ishikawa. Para cada tipo de causa, pense efetivamente em algo que realmente está acontecendo em sua empresa e que pode interferir em cada um dos “Ms”. O ideal é realmente reunir uma equipe multidisciplinar envolvida no dia a dia do problema que se quer resolver. Todos devem contribuir com ideias.
Vamos a um exemplo referente ao problema que mencionamos acima: o time de vendas não está atingindo suas metas. Vamos pensar em cada um dos tipos de causas, são apenas exemplos:
- Método: um problema pode ser a maneira como os vendedores estão abordando os clientes, ou as técnicas de vendas utilizadas durante as negociações. Como as vendas estão sendo trabalhadas? Quais estratégias estão sendo utilizadas? Vendas internas, vendas externas, telemarketing? Esses modelos são coerentes com o comportamento de compra da sua persona? Aqui, além de avaliar esses pontos, é preciso entender se o funil de vendas, seu processo comercial, está em sinergia com a jornada do cliente.
Leia também: Persona: o que é e como irá ajudar no seu processo de vendas
- Material: será que a empresa está investindo nos materiais certos para gerar valor aos seus produtos e serviços? Os sites, propostas comerciais, publicações nas redes são materiais que podem mudar completamente a percepção do seu possível cliente, antes mesmo de entrar em contato com você. Por isso, perceba se seus materiais são coerentes com suas soluções e sua identidade.
- Mão-de-obra: pode ser que o problema esteja dentro da equipe comercial. Seu time está capacitado o suficiente para tocar as negociações? Eles estão motivados, satisfeitos e alinhados com o objetivo da empresa?
- Máquina: sem as ferramentas adequadas, nenhum profissional conseguirá realizar suas atividades de maneira eficiente. Portanto, talvez o problema esteja nas planilhas confusas que o time de vendas precisa preencher, nos aparelhos celulares que não funcionam bem, nos computadores antigos, etc.
- Medidas: talvez as metas tenham sido definidas de maneira equivocada. Será que seu time está lidando com metas realistas? Caso negativo, além de não alcançarem seus objetivos, os vendedores se sentem desmotivados e desengajados, o que prejudica diretamente sua produtividade.
- Meio ambiente: um escritório com um clima organizacional ruim pode trazer inúmeras desvantagens para sua empresa, inclusive a ausência de resultados positivos, ou seja, as metas batidas dos vendedores.
Mas seu trabalho não termina aqui! Para cada uma das causas, você pode continuar se perguntando: por quê?
- Exemplo: Por que os líderes são tão autoritários?
- Resposta: Porque não confiam no trabalho do time de vendas.
E continue assim, até descobrir a causa primordial que deve ser sanada:
- Por que não confiam no trabalho do time de vendas?
- Resposta: Porque acreditam que precisam de mais know-how.
- Por que precisam de mais know-how?
- Resposta: Porque algumas técnicas precisam ser aperfeiçoadas..
Será preciso fazer isso para cada um dos 6M, até se chegar a tudo que deve ser feito para a solução do problema ou para se atingir a melhoria desejada.
Agora que você sabe o que é Diagrama de Ishikawa e como aplicá-lo, estude bem o desempenho do time para facilitar a identificação de problemas. Você pode fazer isso gratuitamente com a planilha de avaliação de desempenho de colaboradores do Agendor. Baixe agora!
