Veja 8 itens fundamentais que todo sistema de cadastro de clientes (grátis ou não) deve ter: analisamos cada um deles e suas vantagens!
O que você vai conferir:
Principais aprendizados deste artigo
- Antes de pesquisar o melhor sistema de cadastro de clientes é preciso entender o cenário atual do negócio e quais são suas necessidades.
- O primeiro passo é escolher um sistema baseado na nuvem, chamado de software as a service (SaaS). Ele proporciona diversas vantagens, como maior segurança, acesso remoto e redução de custos com instalação, manutenção e atualização.
- Além disso, é importante verificar a segurança da informação, os backups e as funcionalidades disponíveis. Elas devem ser de fácil uso e estimular o trabalho em equipe.
- Outro ponto importante em um sistema de cadastro de cliente é a possibilidade de acompanhamento de follow-up e os avisos sobre compromissos agendados.
- O software também deve criar e organizar o funil de vendas e fornecer relatórios de desempenho individual e coletivo. Dessa forma, fica muito mais fácil acompanhar as métricas e entender o que precisa ser ajustado para potencializar os resultados. Aprimore sua gestão de clientes com nosso KIT de planilhas de vendas: indicadores, KPIs e métricas e o teste gratuito do CRM do Agendor!
Se você está procurando um sistema de cadastro de clientes, gratuito ou pago, é importante tomar uma série de cuidados para fazer uma boa escolha.
Afinal, de nada adianta ter um sistema para cadastro de clientes que não funcione adequadamente, seja difícil de operar e com uma interface de usuário complicada.
Pode ser interessante, inclusive, escolher um sistema que, além do cadastro de clientes, também possa fornecer informações estratégicas, como histórico de interação com eles, registrando as negociações e vendas já feitas, como os softwares de CRM.
Para ajudá-lo a escolher o melhor sistema para cadastro de clientes para sua equipe de vendas, preparamos uma checklist com tudo que uma ferramenta desse tipo deve conter para que você possa contar com um sistema ágil e funcional em sua empresa.
E, antes de começar a checklist propriamente dita, aqui vai uma dica importante: existem sistemas de cadastro de clientes grátis por um período ou mesmo para sempre, dentro de certos limites de uso, com quantidade de funcionalidades disponíveis ou número de usuários.
São os chamados planos Freemium, isto é, um serviço de nível Premium, mas oferecido gratuitamente, em um plano um pouco mais restrito.
Dependendo do tamanho de sua empresa, este pode ser o sistema para cadastro de clientes ideal, para começar. Com o tempo, conforme sua empresa for crescendo, você pode ampliar o plano, fazendo upgrades para se adequar às suas necessidades.
Vale destacar que uma das grandes vantagens de implementar um sistema de cadastro de clientes é melhorar seu relacionamento com eles, tornando-se mais próximo e facilitando a coleta e uso de informações.
Para conhecer mais sobre este assunto, baixe nosso e-book: Guia para o sucesso com CRM e fique por dentro das práticas que estão dando certo.
Checklist: saiba escolher um bom sistema de cadastro de clientes
É claro que nem todo sistema terá absolutamente tudo que vamos colocar aqui, principalmente, se você optar por um sistema de cadastro de clientes grátis. Mas o importante é analisar o que está e o que não está disponível e, em seguida, verificar qual é a melhor escolha para seu negócio, medindo o custo-benefício.
1. Sistema de cadastro de clientes baseado na nuvem
Os chamados “softwares as a service” (SaaS) são a tendência não só em sistemas para cadastro de clientes (grátis ou pagos), mas em diversos outros aplicativos gerenciais.
Nas organizações, as plataformas SaaS foram amplamente adotadas devido a facilidade de implantação, custo acessível, alta usabilidade e simplicidade de personalização. Este é o caso dos sistemas de CRM, plataformas de automação de marketing, ferramentas de gestão financeira, entre outras.
A ideia é que todos os arquivos e o próprio software estejam hospedados na nuvem, fora de suas máquinas, o que só traz vantagens:
- não é preciso instalar em todas as máquinas de sua empresa, basta acessar a nuvem;
- não é preciso se preocupar com o espaço de armazenamento;
- upgrades e atualizações constantes, trazendo sempre novas funcionalidades para o seu software;
- as atualizações acontecem automaticamente, sem necessidade de instalar tudo de novo em cada máquina;
- o preço é estipulado, geralmente, em um valor mensal. Não quer mais o serviço (ou o número de usuários diminuiu ou aumentou)? Basta cancelar ou ajustar seu plano.
Veja como é a área de cadastro de clientes/empresas e o menu de acesso do CRM do Agendor, um sistema de gestão do relacionamento com o cliente baseado em nuvem:
2. Segurança da informação e backups
Exatamente porque os melhores sistemas para cadastro de clientes estão na nuvem, você precisa se certificar de que está trabalhando com uma empresa que mantém esses dados do seu negócio todos salvos e seguros, obedecendo aos últimos protocolos de segurança.
E, por estar na nuvem, você não terá mais que se preocupar em fazer backups de suas informações, isso é feito automaticamente pelo software
Um CRM personalizável proporciona maior segurança dos dados. Entenda melhor neste artigo do nosso blog sobre CRM personalizável.
3. Mobilidade e colaboração em equipe
Se o software de cadastro de clientes está na nuvem, ele deve possibilitar também diversas outras funcionalidades, principalmente no que tange ao trabalho em equipe e ao acesso remoto.
Com esse tipo de aplicativo, sua equipe pode acessar os dados de onde estiver, por diversos tipos de dispositivos. E ainda atualizar e consultar clientes e negócios, trazendo muito mais agilidade na troca de informação.
4. Centralizar os dados dos clientes
Agora que falamos das vantagens de escolher um software na nuvem, é importante se certificar de algumas funcionalidades. A mais básica é que o cadastro de clientes seja centralizado, evitando erros, duplicidade de informações e permitindo o acesso rápido para todos.
5. Follow-ups
É muito importante que seu software para cadastro de clientes permita não apenas acompanhar todo follow-up, mas também emitir alertas de reuniões agendadas ou de telefonemas que têm que ser dados. Nada de esquecer compromissos com clientes!
Quer saber qual a maneira ideal de fazer follow-up? Então baixe agora o Guia: como ter sucesso com o follow-up. Ao ler o material, você vai saber como acompanhar e mensurar o retorno do follow-up.
Veja alguns exemplos do software do Agendor.
6. Funil de vendas
Essa é uma das grandes vantagens de contar com um sistema de cadastro de clientes.
Você define o grau de interesse de seus clientes a cada etapa das vendas e, conforme sua equipe avança a caminho do fechamento de negócios, poderá saber quantos clientes estão apenas interessados, quantos pediram mais informações, quantos estão analisando uma proposta firme e assim por diante.
É ideal para ter uma ampla noção de como as vendas estão andando rumo às metas.
Entenda, na prática, como trabalhar com o funil de vendas do CRM do Agendor:
Dominar as etapas de vendas é muito importante, entenda melhor este conceito lendo este artigo: Funil de compra – guia prático para aplicar em sua empresa.
7. Relatórios de desempenho: individual e da equipe
É fundamental saber o desempenho de seus vendedores, e não apenas quanto venderam, mas quantas visitas fizeram, quantos telefonemas, quantas propostas foram enviadas etc., para entender quanto do esforço de cada um se transforma em resultados.
No CRM do Agendor, existem diversos gráficos que apresentam os resultados da produtividade do time. Veja:
8. Histórico de clientes
Ter um registro de tudo que aconteceu no relacionamento com os clientes (orçamentos, pedidos etc.), pode ajudar a retomar clientes antigos, padronizar ações para perfis parecidos e, é claro, ter o máximo de informações possível para lidar com eles no dia a dia, prevendo necessidades para oferecer um produto ou serviço antes mesmo que peçam.
Quer ver como o CRM do Agendor organiza o histórico de clientes e empresas? Confira abaixo.
Não perca tempo e veja como o CRM do Agendor funciona na prática. Faça seu cadastro e uma demonstração gratuita!
Como cadastrar clientes no sistema de funil de vendas?
Para cadastrar os clientes no sistema de funil de vendas, você deve seguir os seguintes passos:
- tenha um funil estruturado;
- cadastre os clientes;
- crie os castrados de negócios.
Entenda a seguir!
Tenha um funil estruturado
Antes de entender como cadastrar clientes no sistema de funil de vendas, é necessário ter em mente que, previamente, você deve ter um funil estruturado.
O mais adequado é utilizar sistemas de CRM para estruturar o funil, já que tratam-se de ferramentas de fácil acesso, simples customização e excelente visibilidade. Contudo, isso não descarta a possibilidade de planilhas serem criadas para o mesmo fim.
Independentemente do caso, é importante destacar que, no funil de vendas, são cadastradas apenas negociações, e não clientes.
Ou seja, na prática, você terá informações como valor da negociação, etapas do processo de vendas, data de criação da negociação e outros dados relevantes, dentro do funil de vendas.
Cadastre os clientes
Não há como cadastrar cliente no sistema de funil de vendas, sem antes cadastrar seus clientes na ferramenta utilizada, indicando dados como nome, endereço, número de telefone, endereço de e-mail e outras informações de contato.
Esses dados do cliente devem ser inseridos no sistema de CRM ou na planilha separadamente, antes de iniciar o processo de cadastramento de negociações no funil de vendas.
Em planilhas, isso pode se tornar uma confusão, visto que seriam necessárias diversas abas para separar esses tipos de dados.
Por isso, reforçamos a importância do CRM, que facilitará todo o armazenamento de dados de forma amigável ao usuário.
Com um CRM, posteriormente ao cadastramento de dados do cliente, será muito mais simples relacioná-los às negociações presentes no funil de vendas.
Crie os cadastros dos negócios
A última dica sobre como cadastrar cliente no sistema de funil de vendas, é criar cadastros de negócios e relacioná-los aos dados do cliente, bem como falamos no tópico anterior.
Essa organização é importante porque facilitará a gestão do relacionamento com o cliente e a condução das negociações de forma eficaz.
Para isso, é essencial inserir os seguintes dados:
- nome do negócio;
- valor estimado;
- data de criação da negociação;
- vendedor responsável;
- status da negociação.
O que você precisa saber sobre o sistema de cadastro de clientes?
Logo adiante, listamos as questões-chave para começar a usar seu sistema de cadastro de clientes.
Como fazer um sistema de cadastro de clientes?
Para saber como fazer um sistema de cadastro de clientes, é preciso seguir os seguintes passos:
- obtenha dados de contato ou cadastros dos clientes;
- registre as opções de compras dos consumidores;
- faça o cadastro em uma plataforma ou no Excel;
- elabore um relatório do cadastro de clientes;
- mantenha os dados e as informações atualizadas;
- invista uma comunicação eficiente, mas não invasiva.
Qual o melhor programa para cadastro de clientes grátis?
O melhor programa gratuito para cadastro de clientes é o CRM do Agendor, porque ele mantém todos os dados cadastrais atualizados e em nuvem. Além disso, ele oferece diversas vantagens, como dados para contato, criação de relatórios, visualização completa do funil de vendas, histórico de compras e interações, lembretes de follow-up e muito mais.
O que é o cadastro de clientes?
O cadastro de clientes é uma forma de ter controle dos dados de cada cliente que consome seus produtos ou serviços. É uma função que auxilia no aumento das vendas e tem como principal objetivo manter uma relacionamento com os clientes e fidelizá-los.
Para que serve um cadastro de clientes?
Um cadastro de clientes serve para acompanhar a jornada de compra dos seus clientes, manter contato e fidelizá-los. É uma ferramenta importante para auxiliar no departamento de vendas e gestão de sua empresa, além de ajudar nas tomadas de decisões.
O que precisa para fazer um cadastro de cliente?
Confira os principais dados:
- nome completo;
- e-mail;
- número do telefone;
- CPF (CNPJ, caso empresa);
- endereço completo;
- profissão;
- informações sobre as compras feitas com você.
Agora que você já sabe como escolher um software para cadastro de clientes, gratuito ou pago, veja a melhor forma de potencializar seu uso: Como usar um software de cadastro de clientes com sucesso?
Que tal ver na prática os benefícios de um sistema de cadastro de clientes para o seu modelo de negócio?
