A planilha de produtividade de vendas pode ser definida como uma ferramenta que reúne dados de transações comerciais realizadas, os quais podem ser alinhados com indicadores de performance (KPIs), facilitando o acompanhamento do desempenho de vendedores.

Principais aprendizados deste artigo:

  • Para adotar KPIs para o acompanhamento da produtividade, esses indicadores precisam ser: específicos, mensuráveis, confiáveis e relevantes para a empresa.
  • A gestão de tempo e o uso de técnicas que potencializam a produtividade podem, e devem, ser inseridos no dia a dia de trabalho. O Pomodoro é um método que contribui para a realização de mais atividades em menos tempo.
  • O CRM e as planilhas no Excel são ótimas ferramentas para acompanhar a produtividade do time comercial. 
  • A produtividade do time de vendas pode ser medida e acompanhada por meio do CRM e dos follow-ups registrados na plataforma. CRIE UMA CONTA GRÁTIS para experimentar todos os recursos do CRM do Agendor.

No caso, a nossa planilha de controle de produtividade de vendas vem pronta para você baixar. Essa ferramenta comporta quatro KPIs diferentes, apresenta gráficos para acompanhar o andamento anual de cada um deles, além da somatória dos resultados individuais e as médias de cada KPI até aquele momento.

O que é planilha de produtividade?

Uma planilha de produtividade é uma ferramenta que ajuda a monitorar, mensurar e analisar o desempenho frente a diversos compromissos e responsabilidades que precisam ser cumpridos. Esse recurso pode ser usado tanto para a vida pessoal quanto para a profissional.

Na área de vendas, especificamente, ajuda a monitorar o desempenho da equipe comercial, tanto de cada vendedor como do grupo no geral.

Ao usar uma ferramenta desse tipo, é possível ter um visão geral e completa da sua performance, identificando os pontos altos e baixos e, com isso, aumentando as chances de melhorar e organizar o seu dia a dia.

Uma planilha de produtividade também é um ótimo recurso para:

  • gerar motivação;
  • definir prioridades;
  • embasar decisões;
  • ajudar a alcançar objetivos;
  • gerenciar tempo;
  • gerir projetos;
  • incentivar o cuidado com o bem-estar físico, mental e emocional.

Sobre esse assunto, temos um artigo que ajudará você. Confira: “Como aumentar minha produtividade: 3 segredos de eficiência“

Como fazer uma planilha de acompanhamento de vendas?  

Para fazer uma planilha de acompanhamento de vendas, o ideal é:

  1. escolher a ferramenta que servirá como base: a exemplo do Excel e do Sheets do Google;
  2. definir as informações que serão incluídas e distribuí-las entre linhas e colunas: como nome do vendedor, produto vendido, quantidade, valor, entre outros dados relevantes;
  3. inserir fórmulas: para as somas serem feitas automaticamente e facilitar o acompanhamento dos resultados;
  4. criar gráficos: pois facilitam a interpretação visual das informações;
  5. definir um período de atualização: para garantir que os números lançados na planilha de produtividade de vendas esteja compatível com a realidade dos vendedores.

Aprimorando o uso de um modelo de planilha de produtividade de vendas!

Porém, de nada adianta ter uma planilha de produtividade de vendas, com todas essas facilidades, se você não entender plenamente cada um desses conceitos e como aplicá-los no seu dia a dia no trabalho.

Para te ajudar com isso, apresentamos a seguir algumas explicações sobre controle de produtividade no Excel ou com outros aplicativos, como um sistema de CRM, por exemplo, que automatiza processos e traz mais eficácia à rotina comercial como um todo.

E se quiser se aprofundar mais sobre o que são KPIs, baixe nosso novo material gratuito: KPI: O guia completo para medir os indicadores de desempenho de sua equipe de vendas. 

Este e-book ensina todos os segredos sobre os indicadores-chave de performance. Não deixe de conferir!

Planilha de produtividade de vendas: aprenda os conceitos antes de usar

Ao ler nosso e-book, verá muito mais detalhes sobre indicadores de desempenho (KPI), mas vale a gente já dar uma noção inicial para você, nesta postagem:

“KPIs podem ser resumidos em quatro propriedades-chave: eles têm de ser específicos, mensuráveis, confiáveis e relevantes do ponto de vista da organização”

Outra dica importante é o conceito de produtividade. Conheça!

A produtividade é a relação entre o que foi produzido em um processo e os recursos usados para isso. Em outras palavras, é uma conta de dividir no qual você pega tudo que conseguiu entregar durante um processo e divide por um dos recursos usados. 

Exemplo de KPI x produtividade

Imagine uma fábrica de tecidos. Os índices de produtividade nesse negócio poderiam ser:

  • mil metros de tecido produzidos por hora;
  • 15 mil metros de tecido produzidos para cada “tantas” toneladas de algodão processado.

Veja que um índice de produtividade, não necessariamente, pode ser um bom KPI, dependendo do que se pretende medir. Aqui, é preciso seguir as quatro regras que citamos logo na abertura, se lembra?

  • específico;
  • mensurável;
  • confiável;
  • relevante do ponto de vista da organização.

Então, um KPI para este exemplo seria: quantos metros de tecido foram aprovados no controle de qualidade por dia? Você poderia indicar este como um número mínimo: 13 mil metros de tecido aprovados no controle de qualidade por dia.

Isso porque a fábrica pode estar produzindo muito tecido, mas o relevante do ponto de vista da organização é o quanto desse tecido pode realmente ser aproveitado!

No artigo “Eficiência, eficácia, produtividade e competitividade: entenda cada um dos conceitos e suas diferenças“, abordamos diversos conceitos referentes a esse assunto.

Extra! Entenda mais sobre KPIs de performance para vendedores no infográfico abaixo!

planilha de produtividade de vendas

Dicas de produtividade: como fazer mais com menos

A produtividade aumenta conforme a quantidade produzida e, da mesma forma, será maior quanto menores forem os custos e insumos utilizados. 

Partindo desse princípio, saber economizar — sem comprometer a qualidade — e aprender a utilizar melhor as horas de trabalho, são excelentes conselhos para quem quer usar uma planilha indicadores de produtividade de vendas adequadamente.

Assim, ao fazer esse controle de produtividade usando Excel, tente analisar como as diferentes maneiras de gerenciar ou dividir tarefas estão aumentando ou diminuindo a quantidade produzida e os recursos empregados.

E para tornar o uso da planilha de produtividade de vendas mais eficiente, siga as dicas abaixo!

1. Gestão do tempo e das equipes

A primeira dica que podemos dar nesta área é por meio de um eficiente controle de tarefas e gestão do tempo.

Como você faz isso em sua empresa e com sua equipe? Como define prioridades e delega responsabilidades? 

Além de softwares especializados na gestão de projetos e tarefas, algumas técnicas simples do dia a dia fazem grande diferença, como a Matriz Pomodoro e o Método GTH, que foram abordadas aqui no blog e você pode ver em detalhes nestes posts:

2. Usar fornecedores colaborativos e via internet para gastar menos

Quanto sua empresa gasta para fazer materiais de comunicação ou com transporte de executivos, hospedagem em outras cidades para vendedores, limpeza de escritório ou entrega de documentos e até de produtos?

Diversas companhias baseadas na internet conseguem fornecer tudo isso com preços muito mais atraentes, conheça algumas delas:

3. Gestão da produtividade em vendas

Para esse tipo de gerenciamento, você também pode usar a planilha de controle de produtividade de vendas que criamos.. Basta definir adequadamente quais KPIs são os mais indicados para medir a performance de seus vendedores.

Porém, e se desse um passo além e usasse um software de CRM? Com esse sistema, os principais KPIs já serão mensurados e apresentados na forma de relatórios e gráficos fáceis de entender e compartilhar, contendo dados como números de ligações feitas, reuniões agendadas, propostas enviadas e negócios fechados.

Além disso, os follow-ups são automatizados, gerando avisos que evitam ter que ficar anotando os compromissos em agendas e outros papéis — seu vendedor não esquecerá mais de nenhuma reunião ou telefonema, e você saberá sempre o que ele tem programado para cada dia.

Outra funcionalidade importante é acompanhar o funil de vendas para saber em que estágio de compra estão os clientes, quantos querem informações, quantos já receberam propostas preliminares e quantos estão negociando para fechar uma compra.

E o mais importante: é possível também informar os motivos de perdas de negócios, acompanhar isso de perto, e desenvolver um aprendizado que ajudará a fechar mais vendas ao longo do tempo.

Tudo isso em tempo real, com atualizações automáticas e com acesso remoto de onde qualquer membro da equipe estiver.

Conheça o Agendor!

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Este modelo de planilha de produtividade de vendas que criamos permite a inclusão de todas as informações que você precisa para acompanhar visualmente a produtividade do seu time de vendas. 

Essa ferramenta de métricas de vendas está pronta para baixar, e é composta por quatro painéis visuais fáceis de serem utilizados.

Além disso, os gráficos foram criados para facilitar o acompanhamento de indicadores durante o ano todo, mostrando tanto a performance individual quanto um comparativo entre os vendedores.

Com baixo custo, o 5W2H pode ser implementado de forma simples no seu negócio e não é preciso se desfazer de um grande valor em dinheiro para colocá-lo em prática!

Quer usufruir de todas essas facilidades? Então, baixe agora a planilha de produtividade de vendas do Agendor!

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#Meio #Produtividade