Chega de contas intermináveis e perda de tempo: baixe nossa planilha de custos de serviços pronta para usar!
O que você vai conferir:
Principais aprendizados deste artigo:
- A planilha de custos de serviços é uma ferramenta de produtividade que pode ajudar na gestão financeira do seu negócio.
- Os custos fixos são aqueles que não variam em função do volume de prestação de serviços, já os custos variáveis são divididos em custos de materiais e custos de mão de obra direta.
- Alta margem de lucro não significa maior rentabilidade, portanto, analise os preços dos concorrentes e posicione sua marca com precificação compatível com os benefícios que os clientes percebem na sua solução.
- A gestão de custos é importante para administrar as finanças da empresa, e o uso de KPIs de vendas permite acompanhar e desenvolver um time de alta performance para melhorar os resultados.
- Instrumentos de gestão como a planilha de custos de serviços, aliada a um sistema de CRM são fundamentais para melhorar processos e aumentar a produtividade. CRIE UMA CONTA GRÁTIS para experimentar todos os recursos do CRM do Agendor.
Sabemos que o dia a dia de empreendedores, gerentes de vendas e integrantes de equipes comerciais é cheio de atividades dinâmicas e urgentes. Prospectar clientes, fazer visitas, estar em dia com o follow-up, estudar o mercado, preparar apresentações, definir argumentações de vendas e muito mais.
É por isso que na hora de montar orçamentos mais detalhados ou definir os custos de um serviço, muitos profissionais de vendas acabam postergando a tarefa.
Para não cair nesse erro, que tal um modelo de planilha de custos de serviços pronto para usar?
Justamente para te ajudar a ganhar tempo e aumentar sua produtividade, preparamos essa planilha! Basta preencher alguns dados e os custos aparecem lá, para usar na hora, inclusive com sugestão de preço.
Confira tudo o que tem na planilha de custos de serviços prestados que criamos para você!
Como fazer uma planilha de custos? 7 passos principais!
Para fazer uma planilha de custos e, com isso, melhor o controle financeiro da sua empresa, o passo a passo mais indicado é
- escolha a base da planilha: dois bons exemplos são o Excel ou o Google Sheets;
- defina quais informações serão inseridas: tais como origem do custo, data, valor, funcionário responsável, entre outras;
- distribua essas informações na planilha: separando-as por linhas e colunas de uma forma harmônica, que facilite o preenchimento e, principalmente, a leitura dos dados gerados;
- faça a categorização dos gastos: separando-os entre custos fixos e variáveis (explicaremos melhor mais adiante);
- inclua fórmulas: para os resultados serem gerados automaticamente, otimizando seu tempo e diminuindo os erros;
- defina a periodicidade para inclusão de informações: para garantir que a planilha de custos de serviços fique sempre atualizada;
- treine os funcionários: para usarem corretamente essa ferramenta.
Como montar uma planilha de orçamento de prestação de serviços?
Para montar uma planilha de orçamento de prestação de serviço, o ideal é:
- escolher a base: como o Excel ou o Google Sheets;
- criar os campos de identificação: com informações básicas sobre a sua empresa e o potencial cliente, como nome, telefone e e-mail;
- definir os elementos principais: incluindo descrição dos serviços, custos, quantidade de horas, eventuais descontos, subtotal e total;
- abrir linhas para observações: como detalhes sobre as condições de pagamento e data de início e término do serviço;
- inserir fórmulas: para fazer a soma dos valores automaticamente e otimizar seu tempo.
E aqui vão três dicas extras:
- não se esqueça de formatar a planilha com as cores e características visuais da sua empresa para gerar mais credibilidade ao orçamento;
- revise bem os dados antes de enviar ao cliente em potencial, pois qualquer erro pode comprometer sua abordagem;
- escolha um canal de comunicação fácil e dinâmico para a liberação deste documento, a exemplo do e-mail ou link para aplicativos de troca de mensagem.
Melhor a sua atuação com as dicas deste artigo: “Como montar uma proposta de prestação de serviços perfeita” e deste infográfico:
Automatize os cálculos da sua empresa com nossa planilha de custos de serviços!
Administrar um negócio é uma atividade complexa. Nesta postagem anterior, apresentamos mais dicas de como gerir um empreendimento. Confira! “Como controlar e administrar corretamente sua empresa“
Caso esteja procurando uma maneira ainda mais eficiente de controlar os custos de serviços, além de toda a rotina de um processo comercial, a solução pode ser adotar uma ferramenta de CRM.
Com o uso desse sistema, os processos ficam automatizados, e você ganha ainda mais tempo e produtividade no dia a dia.
Contudo, se ainda assim se sentir mais confortável utilizando planilhas, fique à vontade. O exemplo de planilha de custos de serviços que trouxemos também pode ajudar a melhorar a rotina!
Leia também: Como definir o preço de um serviço em 3 passos
Extra! Conheça o CRM do Agendor!
Aprenda a calcular e usar a planilha de custos de serviços
Uma planilha de custos de serviços como esta, é uma ferramenta de produtividade que pode ajudar bastante a administrar o financeiro de uma empresa, agilizando seus processos.
Porém, simplesmente preencher os campos dessa planilha não é uma boa ideia. É sempre importante entender os conceitos por trás desse recurso e certificar-se de que são os ideais para a sua empresa.
Vamos lá conferir o passo a passo para usar a planilha de custos de serviços?
1. Custos fixos e custos variáveis
Os custos fixos de uma empresa são aqueles que não variam em função do volume de prestação de serviços.
Assim, aluguéis, despesas de segurança, contabilidade e jurídicas, internet, telefonia, eletricidade, água (entre outras), na maioria das vezes, são custos fixos, que devem ser rateados para cada serviço prestado.
Para isso, somam-se todos os custos fixos de um período de 12 meses e divide-se pela receita bruta do mesmo período, isto é, todos os recebimentos da empresa em função dos serviços prestados a clientes.
Este quociente deve ser multiplicado por 100 para se apurar a percentagem de custo fixo que cada serviço precisa embutir em seus custos.
Por exemplo: se a empresa tem custos fixos de R$ 37 mil e receita bruta de vendas de R$ 100 mil, a divisão dá 0,37, multiplicado por 100, o resultado é de 37%.
Porém, não se preocupe com isso, pois o modelo de planilha de custos de serviços que criamos fará automaticamente essas contas para você, basta preencher os campos indicados.
2. Custos variáveis diretos sobre os serviços
Custos variáveis são aqueles que, como o nome diz, variam em função da produção dos serviços prestados e, neste caso, devem ser determinados especificamente como custos variáveis diretos sobre cada serviço.
São divididos em dois tipos:
- custos de materiais (e outros) específicos deste serviço: peças, componentes, transporte, hospedagem, licenças de softwares etc;
- custos variáveis de mão de obra direta sobre os serviços: neste caso, existem duas metodologias. Por isso, criamos duas abas na planilha de custos de serviços, uma para cada método. Assim, você pode escolher o mais adequado para sua empresa.
No primeiro — indicado para empresas com muitos funcionários, serviços bastante semelhantes, e/ou que empregam diversos profissionais de mesmo nível de forma complexa e difícil de definir o custo das horas alocadas em cada serviço, a exemplo de hotéis e companhias de seguro —, é feito um rateio do custo médio das horas de trabalho de sua empresa.
Olha só:
No segundo, quando é possível determinar com precisão quantas horas de cada profissional de diferentes níveis salariais especificamente foram usadas naquele serviço, faz-se a soma dessas horas. Veja:
No entanto, neste segundo caso, deve-se acrescentar aos custos fixos, todos os salários não relacionados diretamente à prestação do serviço, como RH, marketing, equipes de manutenção interna, financeiro e outros.
É por isso que muitas empresas optam pelo método anterior, muito mais ágil e rápido de definir assertivamente os custos de um serviço.
Achou muita coisa? Tudo muito bem explicado na nossa planilha de custos e serviços. Basta somar esses dois custos para se obter o custo unitário do serviço.
3. Custos variáveis de venda
É a percentagem de impostos, comissões e outros custos que podem variar sobre a venda.
Por exemplo, se você paga, no total, 10,45% de imposto sobre a nota fiscal e dá uma comissão de 4,55% aos seus vendedores, o custo variável de venda será de 15%.
4. Cálculo da taxa de marcação
A taxa de marcação é um fator que será multiplicado pelo custo unitário do serviço para que o preço final garanta a remuneração dos custos fixos — cuja taxa de participação em cada serviço foi calculada no primeiro passo —, os custos variáveis de venda — calculados logo acima — e a margem de lucro.
Em outras palavras, a taxa de marcação define o preço de venda do serviço. Porém, atenção! Muitos empreendedores acreditam que uma boa estratégia para aumentar a rentabilidade da empresa é colocar uma alta margem de lucro. Só que, nem sempre isso dá certo.
Portanto, analise os preços dos concorrentes e posicione sua marca em um nível de preço compatível com os benefícios que os clientes percebem em sua solução.
Por fim, é preciso somar esses três percentuais, subtrair de 100% e dividir 100 pelo resultado para se obter a taxa de marcação.
Leia também: “Faturamento x lucro: a diferença entre vaidade e sanidade“
5. Preço de venda
Basta multiplicar a taxa de marcação pelo custo unitário do Serviço.
Assim, se foi apurado um custo unitário de serviço de R$ 1.000, por exemplo, com uma participação de custo fixo de 37%, mais um custo variável de vendas de 15% e uma margem de lucro desejada de 15%, a taxa de marcação ficaria:
- 100% – 67% = 33%
- 100/33 = 3,03 = taxa de marcação
Dessa forma, o preço do serviço seria de R$ 1.000 X 3,03, o que resultaria em R$ 3.030,00.
Como calcular custos de serviços corretamente?
Muitos gestores nem se dão conta que estão tendo prejuízos ao vender um serviço. Fazem uma “conta de padaria”, acrescentam 20% e acham que estão tendo lucro, mas se esquecem, geralmente, dos custos fixos, dos impostos e dos salários de funcionários que não participam diretamente da prestação de serviço.
Não caia nessa armadilha! Baixe agora o nosso modelo de planilha de custos de serviços gratuito e calcule rapidamente o preço mais adequado para vender as suas soluções!
