Não tem como fazer um relatório de vendas sem filtrar as informações em busca das mais relevantes.
Principais aprendizados deste artigo:
- O relatório de vendas é um importante instrumento de trabalho que deve ajudar gestores e demais profissionais de vendas a avaliarem a situação comercial das empresas e tomar as melhores decisões, a partir de uma base de dados segura.
- A melhor forma de recolher dados para relatórios de forma rápida e segura é através de um CRM de vendas. Essa ferramenta reduz o trabalho manual e reúne todas as informações em um só lugar. CRIE UMA CONTA GRÁTIS para experimentar todos os recursos do CRM do Agendor.
- Antes de começar a criar qualquer tipo de relatório de vendas, o primeiro passo é analisar o funil de vendas.
- Inclua dados sobre faturamento, quantidades vendidas, ticket médio de vendas, vendas por vendedor, vendas por cliente, métricas de desempenho dos vendedores, dados sazonais e até o planejamento de vendas futuro.
- KPIs de vendas e marketing são essenciais em um relatório de vendas, pois auxiliam no acompanhamento do desempenho da equipe.
Muitos profissionais de vendas, quando solicitados a fazer um relatório comercial, acreditam que devem incluir o máximo de informações possível.
Além de tornar sua leitura maçante e interminável, nem todas as informações que se têm à disposição, muitas vezes, são realmente necessárias, trazendo mais confusão que solução para quem o analisa.
Por outro lado, existem aqueles que, por falta de recursos tecnológicos (como um sistema de CRM que automatize o processo, por exemplo), por imprecisão na coleta dos dados e no registro das vendas, têm poucas informações para disponibilizar.
Com isso, criam um relatório de vendas pobre e cheio de comentários desnecessários para “encher linguiça”.
Nesta postagem, você vai ver como criar um relatório de vendas com as informações certas, como coletar dados de forma confiável e como apresentar relatórios impecáveis, nem com excesso nem com falta de informações.
Continue a leitura!
O que é um relatório de vendas?
O relatório de vendas é um importante instrumento de trabalho que deve ajudar gestores e demais profissionais de vendas a avaliarem a situação comercial das empresas, corrigir rumos, se necessário, e tomar decisões e tomar as melhores decisões, com base em fatos e dados reais.
Isso é um fato: fazer relatórios de vendas “por fazer”, simplesmente para dizer que fez e entregar para o “chefe”, não faz sentido algum.
O que muitos não entendem é que o relatório de vendas não se trata de uma burocracia para ser arquivada sem ler ou uma “prova” de desempenho, em que alguém vai te dar uma “nota”, uma comissão e bônus, se você ou sua equipe baterem a meta.
É por isso que saber como fazer relatório de vendas é uma habilidade fundamental para qualquer profissional desta área.
Como fazer relatório de vendas?
Uma dica, antes de começar a criar qualquer tipo de relatório de vendas, o primeiro passo é analisar o funil de vendas.
Dessa forma, você terá uma visão macro de tudo que está acontecendo na empresa: oportunidades abertas, negócios que estão quase fechados, vendas convertidas, valores de cada venda, que clientes estão comprando etc.
Veja como o aplicativo de CRM do Agendor disponibiliza esses dados para você de forma visual e intuitiva, muita fácil de entender:
Veja, a seguir, algumas dicas de como fazer um relatório de vendas assertivo e eficiente.
1- Disciplina é fundamental
Não tem como fazer relatório de vendas sem informações precisas, coletadas em seu dia a dia.
Por isso, chegar de volta na empresa, no final do dia, cansado por ter feito uma série de visitas e reuniões não poderia ser uma justificativa para não preencher adequadamente os dados em sua planilha de vendas. Mas nós sabemos que isso é desgastante.
Por isso, um app de vendas que funciona offline em seu celular, pode ser um grande aliado nessa hora, porque você poderá atualizar os dados e agendar follow-ups quando estiver na sala de espera para uma reunião, por exemplo.
Para você não perder nenhum compromisso, o CRM Agendor fornece, entre outras, duas incríveis funcionalidades.
A primeira é o lembre no seu app no celular:
Além disso, você também pode visualizar seus compromissos em forma de calendário, confira a tela do aplicativo:
2- Seja preciso e meticuloso em suas anotações
Seja detalhista! Claro, com concisão, mas não deixe escapar detalhes importantes para poder conhecer os desejos e necessidades de seus clientes, pedidos especiais que fizeram, descontos, formas de pagamento, o que foi dito em reuniões e outras informações como estas.
E se possível, não deixe de anexar documentos e arquivos que possam ajudá-lo a entender melhor a situação.
3- Inclua dados sobre faturamento e quantidades vendidas
Este é o primeiro ponto que quem quer entender como fazer relatório de vendas deve sempre incluir nesse documento.
O valor total das vendas e a quantidade de vendas realizadas.
Em seguida, a quantidade de cada mercadoria ou tipo de serviço vendido, com o correspondente montante monetário total. Quando os serviços são extremamente customizados, como consultorias ou projetos sob medida, talvez isso não seja possível.
Veja como é fácil encontrar essas informações nos relatórios do Agendor CRM:
4- Ticket médio de vendas
Defina inicialmente o ticket médio das vendas totais, depois, o ticket médio de cada tipo de produto ou serviço (pois, muitas vezes, há descontos por quantidade e outros fatores, negociados caso a caso).
5- Vendas por vendedor
Este é um dado muito importante para gerenciar comissões e o desempenho da equipe comercial.
Devem ser apresentados o valor total das vendas por vendedor e a quantidade de vendas feitas.
Dependendo do portfólio de produtos ou serviços da empresa, é possível também mostrar as quantidades e valores desses itens que cada vendedor vendeu, mas isso pode ficar complexo demais, em alguns casos.
6- Vendas por cliente
Da mesma forma, quem quer saber como fazer um relatório de vendas bem completo não pode deixar de incluir as vendas por cliente, o nome da empresa ou grupo, ticket médio dessas vendas, quais produtos ou serviços compram, quanto gastam em cada item e a quantidade etc.
7- Métricas de desempenho dos vendedores
Quantidade de e-mails enviados, telefonemas feitos, reuniões agendadas, propostas enviadas, negócios fechados e outras ações dos vendedores também são métricas importantes que um relatório de vendas pode conter.
Este texto de nosso blog tem mais dicas sobre esse tema: Métricas e indicadores para avaliar o desempenho de seus vendedores
8- Dados sazonais
No caso de relatórios de vendas anuais, semestrais ou até trimestrais, dependendo do ramo de atuação da empresa, dados sazonais podem ser importantes.
Verificar em que épocas do ano ocorrem mais vendas ajuda a planejar e tomar decisões sobre políticas de preços, descontos e promoções.
9- Conclusões
E se além de um monte de dados, você fizer uma conclusão final, sucinta, com as principais informações do relatório, aquelas mais relevantes para quem precisar usá-lo?
Essa é uma maneira de como fazer um relatório de vendas se tornar mais fácil de ler, além de mostrar que seu autor entende do assunto!
Inclua gráficos e tabelas, pois informações visuais auxiliam muito na captação das informações.
Confira esta animação que mostra como usar os relatórios do Agendor:
Agora que você já sabe como fazer relatório de vendas, se está achando que colher todas essas informações pode ser complicado demais, e quer, urgentemente, dispor de um bom sistema de CRM, este artigo pode ser bastante útil para você: Mostre para sua diretoria para que serve o CRM
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