O vendedor faz uma viagem pelo interior do estado visitando vários clientes na semana e, ao retornar para a empresa, precisa reportar para seu gerente ou diretor. O que deve constar no documento? Qual é o modelo de relatório de visita comercial? Vamos descobrir?
Principais aprendizados deste artigo
- O relatório de visita comercial é uma ferramenta essencial para vendedores. Porém, muitas vezes, a falta de dados ou os erros na elaboração podem custar o fechamento de vendas com potenciais clientes.
- Ao contar com um sistema de CRM, pode-se automatizar processos (como a compilação de dados e o cálculo de métricas), facilitando o registro das atividades realizadas e do que ficou definido com o cliente na visita. CRIE UMA CONTA GRÁTIS para experimentar todos os recursos do CRM do Agendor.
- Um modelo de relatório de visita comercial completo deve ter dados da empresa e das pessoas com quem falou, contextos da visita, conteúdo da conversa, próximos passos, perspectivas futuras e a gestão de leads antes e depois da visita.
- Para acompanhar seu desempenho em vendas e gerar ainda mais resultados, é fundamental saber quais KPIs usar.
Muitas vezes, o vendedor acaba esquecendo detalhes e cometendo erros no relatório de visita comercial, os quais podem custar até o fechamento de um novo negócio.
O ideal é contar com ferramentas práticas, a exemplo do sistema de CRM, que automatiza processos como a compilação de dados e o cálculos de métricas, tornando mais fácil a tarefa de registrar atividades realizadas e tudo aquilo que ficou definido com o cliente durante a visita.
Porém, se sua empresa opta por continuar usando as planilhas, veja como escrever um modelo de relatório de visita comercial com as 7 dicas que trouxemos neste artigo!
Como escrever um relatório de visita comercial? Os 7 pontos que não podem faltar
A seguir, elencamos o que não pode faltar em um modelo de relatório de visita comercial:
- dados da empresa;
- dados das pessoas com quem falou;
- contexto da visita;
- conteúdo da conversa;
- próximos passos;
- perspectivas futuras;
- qualificação do lead ou cliente antes e depois da visita.
Agora, veja como escrever um modelo de relatório de visita comercial com todas essas informações!
1. Dados da empresa
Quem faz a visita sabe exatamente qual é a empresa que está visitando. Contudo, pode ser que a próxima pessoa a analisar o relatório, como um vendedor substituindo o colega de férias ou o gerente de vendas, não esteja totalmente familiarizado com o prospect.
Por isso, ter um descritivo sucinto da empresa é importante, com dados como:
- localização;
- ramo de atividade;
- porte;
- faturamento;
- número de funcionários;
- número de filiais ou pontos de venda;
- e outros dados que forem relevantes.
Quer aprender como manter todos esses dados na palma da sua mão? Então, confira nosso artigo: um bom CRM faz muito mais que o cadastro de clientes, muito mesmo!
2. Dados das pessoas com quem falou
Um bom modelo de relatório de visita comercial também deve contar com um descritivo das pessoas com quem se reuniu.
Se o vendedor conversou com um comparador, mas ele trouxe o diretor de TI para negociar sobre sua solução de armazenamento em nuvem, é preciso descrever o perfil desses dois participantes.
Às vezes, é importante incluir outras pessoas no modelo de relatório de vendas, como uma secretária que sempre faz a intermediação antes das reuniões, liberando transferências de ligações ou filtrando e-mails.
Todos esses são os chamados gatekeepers (guardiões de acesso) comerciais. Além do cargo na empresa, é interessante fazer um perfil psicológico dessas pessoas, se são abertas à negociação, se são mais focadas em preço ou em qualidade, detalhes de seu modo de agir e afins.
Veja mais posts do nosso blog que podem ajudar nessa hora!
- Técnicas de vendas e psicologia: 4 tipos de clientes e como lidar com eles
- Os 13 tipos de clientes mais difíceis que sua empresa pode atender
3. Contextos da visita
É crucial que o leitor do relatório entenda o contexto da visita. Uma boa ideia é colocar o que aconteceu no contato anterior, mesmo que tenha sido um e-mail ou telefonema. Isso deixa claro qual o objetivo da visita e como se chegou a essa oportunidade.
A propósito, um bom modelo de relatório de visita comercial deve conter um campo com alternativas para assinalar como estas:
- primeira visita;
- apresentação de produto ou serviço;
- visita de descoberta (para conhecer melhor o cliente e suas dores);
- apresentação de proposta;
- visita de rotina para renovação de pedido;
- visita de negociação;
- outros tipos de vistas.
Após assinalar a alternativa, deve-se acrescentar alguns detalhes do que o vendedor esperava ao se dirigir para essa reunião.
4. Conteúdo da conversa
Muito bem, esta é a parte principal do relatório de visita comercial: o que foi tratado com o cliente?
A reunião pode ter um objetivo, mas eventualmente entrar em outros campos. Por exemplo, a visita de descoberta pode se transformar em um pedido de proposta comercial ou, ainda, a negociação torna-se uma ampliação de pedidos.
É fundamental esclarecer esses detalhes. Caso tenham sido combinados preços, prazos, escopos de projetos ou dados de um pedido, tudo deve ser anotado em detalhes e com precisão.
5. Próximos passos
O que vem a seguir? O que ficou decidido com o cliente? Tão importante quanto o ponto anterior, definir os próximos passos é o que dá sentido a uma vista comercial.
Portanto, seu modelo de relatório de vendas precisa conter um campo que define qual será a ação seguinte, por exemplo: enviar uma proposta comercial, gerar o pedido, desenvolver um projeto, marcar uma nova reunião com a diretoria etc.
>>>> Leia também: usando conversas significativas para favorecer o fluxo de vendas
6. Perspectivas futuras
Os próximos passos foram definidos, mas isso não significa que o vendedor acredita que as coisas fluirão exatamente dessa forma.
Este é o momento de mostrar toda sua experiência e descrever o potencial deste cliente ou prospect. Por exemplo, foi pedida uma proposta comercial, mas o profissional acha que eles vão fechar negócio ou só estão ganhando tempo?
Isso vale para qualquer tipo de próximo passo que tenha sido acertado. No caso, o vendedor deve sempre dar sua opinião sobre a possibilidade de fechar negócio com aquele cliente, quando e quais valores estão envolvidos na transação.
7. Qualificação do lead ou cliente antes e depois da visita
Antes de fazer a visita, o lead poderia ser apenas isso, mas agora se tornou um lead qualificado, uma grande oportunidade de venda. Em outra situação, pode ter que ele tenha fechado o negócio e se tornado um cliente naquela ocasião.
Deixar isso claro é uma forma de saber como o negócio está evoluindo e poder retomar o relacionamento com mais clareza, no próximo contato.
Para complementar, dê o play neste vídeo e descubra como fazer um relatório de visita completo e com todas as informações que você precisa:
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