Já pensou a equipe de vendas de uma empresa se esforçar ao máximo para fazer um venda difícil de determinado produto e, depois de finalmente conseguir isso, descobrir que não tem como entregar o pedido?
Por quê?
Simplesmente porque o departamento de compras não estava atento e não repôs o estoque.
Quer evitar que isso aconteça em sua empresa? Então é preciso saber como fazer o follow-up de compras.
Não sabe o que é follow-up de compras?
Neste post você vai entender melhor o que é follow-up de compras e como fazê-lo, seguindo 7 passos simples e objetivos.
Por falar em follow-up, você sabe como fazer follow-up de compras? Aproveite e confira essa prática nesta apresentação de slides criada pela equipe do Agendor:
Leia também: Funil de compra: guia prático para aplicar em sua empresa
O que é follow-up de compra?
É muito fácil entender o que é follow-up de compra, veja esta definição:
“Follow-up de compra é um conjunto de práticas e técnicas que visam garantir que os estoques da empresa estão devidamente supridos pela área de compras. Assim, a empresa poderá atender seus clientes com tranquilidade, sem perder vendas, e também manter sua infraestrutura funcionando”
O follow-up de compras é importante tanto para a área de vendas como para outras. Afinal, sem material de escritório e informática, itens de manutenção de máquinas e equipamentos, entre outros, a empresa não consegue funcionar.
Agora que você já sabe o que é, veja, na prática, como fazer um follow-up de compras que atenda às necessidades de sua empresa.
Como fazer follow-up de compras passo a passo
1. Selecione adequadamente seus fornecedores
É melhor prevenir do que remediar, já diz a sabedoria popular.
Por isso, o primeiro passo para fazer o follow-up de compras começa com um bom processo de seleção e gestão de fornecedores.
É preciso verificar não apenas a qualidade dos produtos, mas também:
- a infraestrutura da empresa;
- sua capacidade de produção e de entrega;
- prontidão para o atendimento ao cliente (sua empresa!);
- assistência técnica e pós-vendas;
- seu bom nome na praça;
- alvarás e licenças de funcionamento;
- certificações;
- se está em dia com as obrigações trabalhistas;
- regularidade de seu CNPJ e se está enquadrada na atividade que realiza.
Além de outros pontos legais que, se não estiverem em dia, podem prejudicar a sua empresa.
2. Faça uma visita
Em um ambiente de negócios onde a transformação digital permite fazer tudo online e em tempo real, pode parecer estranho visitar fornecedores.
No entanto, essa é uma medida importante. Principalmente quando se tratam de produtos em que a qualidade do processo produtivo precisa ser atestada.
Medicamentos, equipamentos de precisão, produtos alimentícios e de higiene são apenas alguns dos exemplos.
Mas, sempre que possível, o ideal é visitar pessoalmente todos os seus fornecedores ao menos durante o processo de seleção.
3. Fique de olho nos indicadores de estoque
Para evitar a falta de produtos, mercadorias e até matérias-primas, é muito importante que os responsáveis pelo follow-up de compras fiquem de olho nos níveis de estoque.
Mas descobrir que os estoques estão baixos pode ser tarde demais. Por isso, ficar atento a outros indicadores de estoque é muito importante.
Assim, é possível tomar medidas preventivas antes que os estoques fiquem baixos demais.
Vejas quais são os principais indicadores de estoque:
- Giro de estoque
- Ruptura de estoque
- Perdas de estoque
- Taxa de retorno ao estoque
- Tempo de reposição
Você sabe como fazer gestão de indicadores? Independente da área de empresa em que são usados, é muito importante saber fazer a gestão dos indicadores. Por isso, confira este vídeo da Siteware:
Leia também: 5 dicas para definir os indicadores de performance ideais para o seu negócio
4. Mantenha contato com seus fornecedores
Depois que um fornecedor se torna “da casa”, os anos vão passando e a empresa nem percebe que já nem os conhece mais de forma significativa. Simplesmente renova pedidos automaticamente, dependendo do item que se está adquirindo.
Esse é um erro grave. Manter contato com seus fornecedores, dar um telefonema, fazer algumas perguntas sobre como vão os negócios e, eventualmente, até uma visita, é uma prática que faz parte do bom follow-up de compras.
5. Comunique-se com a sua área de vendas
Estar preparado para atender as demandas da área de vendas é um dos grandes desafios do follow-up de compras.
Por isso, é fundamental conhecer a sazonalidade do negócio para abastecer a empresa em datas especiais. Além disso, estar a par do lançamento de novos produtos, promoções, ações de vendas e campanhas de marketing.
Assim, quem é responsável pelo follow-up de compras nunca será surpreendido por uma demanda inesperada. Deve-se evitar ter que correr atrás dos produtos e outros insumos que a área de vendas necessita: é preciso estar sempre em contato e trabalhar em parceria!
Ter acesso ao CRM, por exemplo, pode ajudar quem faz o follow-up de compras a prever demandas futuras de mercadorias.
6. Automatize os processos
Ferramentas de gestão de processos são excelentes aliados do follow-up de compras. Um sistema ERP pode fazer a diferença na hora de definir o tamanho de pedidos e a hora certa de fazer determinadas encomendas.
Por isso, informatizar a empresa e automatizar os processos é fundamental para o follow-up de compras.
7. Faça uma reavaliação anual de seus fornecedores
Manter seus fornecedores sempre alertas para o fato de que não são insubstituíveis é uma maneira de fazê-los manter a qualidade.
Assim, deixe claro que passarão por uma avaliação anual de sua performance.
Eventualmente, faça concorrências anuais, de forma que novos fornecedores apresentem propostas. Essa concorrência saudável levará a uma aumento do nível de atendimento.
Leia também: Decisor de compra: o foco das vendas B2B
Manter estoques sempre em dia também é uma forma de atender bem seus clientes. Afinal, nunca faltarão os produtos que eles desejam.
Quer saber mais sobre como atender bem? Então, baixe nosso KIT gratuito: Atendimento ao cliente de forma eficiente
