Fazer a gestão dos clientes e das oportunidades comerciais é um desafio, não importa o tamanho ou nicho da empresa. Porém, enquanto as grandes companhias possuem recursos para investir em avançados sistemas de CRM, os pequenos empresários preferem recorrer às ferramentas gratuitas, como o CRM em Excel.
Principais aprendizados deste artigo:
- CRM é a sigla para Customer Relationship Management que também significa Gestão do Relacionamento com o Cliente. É uma abordagem centralizada nas necessidades e expectativas dos clientes.
- As plataformas de CRM reúnem todas as informações relativas ao relacionamento com o cliente, de forma organizada, substituindo anotações manuais em agendas de papel e fichários.
- Uma das grandes vantagens das plataformas de CRM é o risco reduzido do compartilhamento de dados, impactando especialmente a área comercial.
- O Excel, embora útil, é um software desenvolvido para desempenhar funções matemáticas, já uma plataforma de CRM foi desenvolvida e pensada para a realidade de vendas. CRIE UMA CONTA GRÁTIS para experimentar todos os recursos do CRM do Agendor.
O CRM em Excel é o cenário da sua empresa? Caso a resposta seja positiva, você chegará ao lugar certo.
Neste artigo, falamos quais as vantagens do CRM em planilha do Excel, dicas de como fazer um do zero e ainda uma alternativa para uma gestão mais avançada da sua estratégia comercial.
Não perca tempo e confira!
O que é CRM, afinal?
CRM é uma sigla em inglês para Customer Relationship Management. Em português, o termo pode ser traduzido como Gestão do Relacionamento com o Cliente. Um CRM, portanto, é uma abordagem que coloca o cliente como figura central, para entender antecipadamente suas necessidades e seus desafios.
Para gerenciar tudo isso, existem as plataformas de CRM, que reúnem todas as informações relativas a esse relacionamento, organizadamente, para facilitar a administração das vendas e a tomada de decisão por parte da empresa.
Quais as vantagens em usar CRM em Excel?
O CRM em Excel é uma ferramenta popular entre os profissionais autônomos e as pequenas e médias empresas já há muitos anos.
Inclusive, é possível dizer que a ferramenta substitui a função anteriormente ocupada pelos cadernos, agendas de papel e fichários com cartões de visitas. Quem está na área há um certo tempo sabe bem do que estamos falando!
E, para ter alcançado tamanha popularidade, é claro que a planilha de CRM possui algumas vantagens bem claras, que detalhamos abaixo. Não deixe de conferir!
1. CRM em Excel é grátis
O CRM em Excel usa uma ferramenta que já faz parte dos recursos de trabalho da maioria das empresas. Logo, não gera custos extras, além da contratação do Pacote Office ou a assinatura do Google.
Este é um fator que conquista muitos pequenos empresários na hora de escolher sua ferramenta de CRM, o baixo custo, e não podemos negar.
Fora isso, não é necessário oferecer nenhum treinamento extra, já que os colaboradores costumam estar habituados à ferramenta, deixando a implementação do CRM ainda mais barata.
2. É fácil de usar
Outro fator que justifica a preferência dos gestores pelo CRM em planilha do Excel é a facilidade de uso.
Como muitos vendedores e líderes de vendas já possuem familiaridade com a ferramenta para consolidação de dados e geração de relatórios, é mais fácil incentivar seu uso entre todos.
3. Tem baixa dificuldade de implementação
Por fim, outra vantagem do CRM em Excel é a baixa dificuldade de implementação em uma empresa.
Como o programa já está instalado nos computadores da equipe, a princípio basta encontrar um modelo de CRM gratuito em Excel para iniciar um projeto de utilização. Fácil, concorda?
Além do CRM em Excel: o que você ganha com uma plataforma de CRM?
O CRM em Excel possui vantagens. Porém, sistemas de CRM desenvolvidos especificamente para gerenciamento de clientes, trazem benefícios extras que podem ser muito mais atrativos.
Veja abaixo as vantagens em optar por uma plataforma de CRM em vez de utilizar planilhas de Excel.
1. Custo acessível e opções freemium
Por mais que tenha um custo, normalmente com valores cobrados por número de usuários, existem opções de sistemas de CRM bastante acessíveis no mercado, como o Agendor. Muitos deles, inclusive, foram criados pensando no perfil de pequenas e médias empresas.
Além disso, existem opções que disponibilizam a versão freemium, uma versão gratuita, mais limitada em funcionalidades, mas que, ainda assim, garante mais eficiência do que o uso de planilhas.
Ou seja, não dá mais para dizer que investir em plataformas de CRM seja uma opção apenas para grandes organizações por exigir um alto investimento.
2. Equipe mais produtiva
Por mais que sua equipe já esteja treinada para utilizar o CRM em Excel, fica mais fácil garantir o uso produtivo de uma ferramenta para este fim quando ela está integrada aos hábitos do vendedor.
Ter uma plataforma de CRM com aplicativo de vendas para celular, por exemplo, facilita o preenchimento das informações logo após uma visita externa. Evitando que o executivo comercial precise, posteriormente, dedicar um tempo apenas para isso.
Confira, na prática, como funciona o app de vendas no Agendor em menos de dois minutos:
3. Acesso em qualquer hora e lugar
E, já que falamos em aplicativo para celular, é importante ressaltar a facilidade de uso das plataformas de CRM modernas em aparelhos móveis. Em um cenário no qual estamos cada vez mais conectados, é essencial obter informações em qualquer hora, de qualquer lugar.
E, neste ponto, o Excel ainda deixa bastante a desejar. No computador, a utilização é viável, mas no celular é praticamente impossível acessar informações e obter relatórios.
4. Histórico de relacionamento
Outro fator que favorece os sistemas de CRM em relação às planilhas é a possibilidade de analisar históricos de relacionamento com os clientes de forma simplificada.
No Excel, até é possível incluir dados sobre os contatos realizados. Entretanto, esse hábito transforma as planilhas em arquivos gigantescos e pesados, prejudicando sua utilização.
Já as plataformas de CRM, por sua vez, ganham pontos por permitir informações ilimitadas sobre cada conta e contato, sem prejuízo à sua utilização.
Veja como é simples trabalhar com os históricos de clientes no Agendor:
5. Possibilidade de anexar documentos e arquivos
E quando você precisa de uma proposta antiga enviada a um cliente, mas não encontra de jeito nenhum? Ou um contrato que se perdeu?
Fica mais fácil gerenciar todas essas informações e documentos quando você pode anexar os arquivos em cada conta de cliente, em uma plataforma de CRM. Assim, a gestão da informação fica facilitada e também mais segura!
6. Risco reduzido no compartilhamento de dados
Falando em segurança, sabemos bem que a proteção de dados é uma grande preocupação para as organizações atualmente.
E é muito mais fácil minimizar os riscos associados quando você consegue gerenciar usuários e níveis de acesso, além de limitar o uso a pessoas que possuem login e senha.
Na área comercial, esse processo evita compartilhamento de dados indevidamente e reduz os casos em que os executivos de vendas levem consigo todas as informações de sua carteira de clientes — inclusive aquelas que são confidenciais ao mudar de empresa.
7. Relatórios simplificados
Para os gestores de vendas, o processo comercial fica mais otimizado com uma plataforma de CRM pela simplicidade com que se pode gerar relatórios, utilizando diversas variáveis.
Aquelas longas horas perdidas fechando relatórios mensais de vendas para pagamento de comissões, apresentação à diretoria e forecast junto às áreas de produção podem se tornar poucos minutos dependendo da complexidade das informações que deseja obter.
Além disso, muitos relatórios pré-configurados são atualizados em tempo real e oferecem um panorama realista para todos da empresa, facilitando toda a gestão.
Veja alguns exemplos de indicadores de vendas que o CRM do Agendor gera para os líderes e gestores de vendas:
8. Desenvolvimento voltado para área comercial
A última vantagem que citamos neste artigo entre as que tornam as plataformas de CRM ferramentas melhores do que o CRM em Excel é o seu desenvolvimento.
Enquanto o Excel é um software desenvolvido para desempenhar funções matemáticas, sendo atualizado com foco neste objetivo, as plataformas de CRM foram pensadas exclusivamente para a realidade de vendas.
Isso significa que todas as suas funcionalidades auxiliam o líder comercial a cumprir seus objetivos de negócio e que sempre que surge uma nova demanda na área, provavelmente ela está no foco de desenvolvimento da empresa que criou a ferramenta.
É assim, por exemplo, que os sistemas de CRM incorporam integrações com telefone celular, WhatsApp e VoIP. Tudo para tornar a vida dos vendedores mais simples!
Como fazer um CRM no Excel? Passo a passo simples
Se depois do que conversamos você chegou à conclusão de que o CRM em Excel é a opção mais viável para o seu negócio agora, está tudo bem.
Afinal, devemos sempre priorizar a gestão comercial, e utilizamos os recursos que temos para conduzi-la da melhor forma.
É por esse motivo que separamos algumas dicas importantes para você que deseja desenvolver uma planilha de CRM.
Seguindo estas orientações, você pode criar uma planilha que, mesmo sendo mais rudimentar, organiza os pontos mais fundamentais da sua gestão de vendas. Acompanhe, a seguir.
1. Organize seus dados
Ao falar sobre como criar relatório de CRM no Excel, é preciso destacar alguns pontos importantes. É primordial deixar a categoria dos seus dados bem evidente.
Se os seus clientes são empresas, certifique-se de criar uma aba separada para os dados apenas dos seus contatos CNPJ. Caso o seu modelo de negócio seja B2C, destine uma aba de clientes para organizar seus contatos CPF.
Agora, se sua empresa pratica vendas B2B, é crucial ter duas abas separadas para as organizações e para as pessoas que trabalham nelas, e que são os seus contatos diretos, como os decisores e outros profissionais que participam do processo de decisão.
Nesse contexto, é essencial haver uma coluna onde é possível entender com qual empresa cada contato de pessoa está relacionado. E não se esqueça dos dados básicos que seus cadastros precisam conter para a gestão comercial, como:
- nome;
- endereço;
- telefone;
- tamanho da empresa (em casos B2B);
- ramo de atividade etc.
As categorias são ferramentas que devem ser usadas de forma estratégica. Elas servem para que seus colaboradores priorizem determinados clientes, ou identifiquem particularidades com mais facilidades.
São muitas as categorias, ou classificações, que você pode utilizar, como, por exemplo, a participação dos clientes nos lucros da empresa (cliente ouro, prata ou bronze), ou então a temperatura das tratativas (quente, morna ou fria).
Além destas classificações, também existem os clientes ativos e inativos. Definir esse status é muito importante e pode ser útil para estratégias de reativação de clientes no futuro.
Então, caso você tenha em mente, no futuro, fazer esse trabalho de reativação, preserve seus contatos no seu CRM em Excel e evite “jogá-los fora”. Apesar de estarem inativos, ainda são dados valiosos!
2. Mapeie seus processos
O segundo passo de como fazer um CRM no Excel é analisar todo o processo comercial, desde a prospecção até a venda. Aliás, é preciso ir além, e considerar também o processo de pré e pós-venda, se houver.
Por isso, sente-se com seus colaboradores e estruture um funil de vendas para cada processo que você tiver em sua organização.
Se precisar de ajuda para compreender seu funil, consulte nosso artigo sobre o tema: o que é funil de vendas? Como criar um? Veja o passo a passo!
Após mapear o processo de venda, no seu CRM em Excel, separe uma coluna com o nome das negociações em andamento, e ao lado, nas colunas à direita, insira as etapas do seu processo.
Faça o mesmo para os processos de pré e pós se existirem, no entanto, separe-os em outras abas.
Para que seus colaboradores não tenham dúvidas sobre quais atividades estão relacionadas com cada etapa do funil, crie uma descrição/comentário nas células da planilha de CRM que possuem as nomenclaturas das fases do funil, esclarecendo este ponto.
Priorize a construção deste funil. Esta ferramenta fornece muitas vantagens às equipes comerciais. Veja alguma delas:
3. Cadastre seus negócios
A etapa anterior de como criar um relatório de CRM no Excel é destinada para os processos. Agora, é necessário centralizar todas as negociações, sendo elas ganhas, perdidas, ou em andamento, em outra aba, em forma de listagem.
Utilize este status para, posteriormente, contribuir com os filtros para localização e análise.
4. Separe uma aba para servir como um guia
Se este CRM em Excel estiver sendo o primeiro contato dos seus vendedores com a cultura de CRM, é vital que uma aba que funcione como uma espécie de guideline, isto é, um manual de uso, seja criada.
Esta é uma ferramenta nova de trabalho, e para garantir seu bom uso, essa etapa é verdadeiramente indispensável. Explique quais informações estão presentes em cada etapa, como devem ser preenchidas, como devem ser atualizadas e, sobretudo, preservadas.
A aba de guia evita confusões maiores que geram retrabalho com a criação do CRM em Excel, previne erros e exclusões indesejadas.
CRM em Excel pode funcionar, mas não é a ferramenta mais adequada
Como falamos neste artigo, o CRM em Excel por muitos anos cumpriu seu papel ao facilitar a gestão de vendas, trazendo-a do offline para o online.
Porém, com o tempo, ferramentas específicas para este fim foram desenvolvidas e se tornaram mais acessíveis. Especialmente para os pequenos e médios empreendedores!
Hoje em dia, plataformas de CRM possuem baixo ou nenhum custo e permitem uma gestão mais segura, produtiva e assertiva. Então, não há motivos para não começar a migrar suas planilhas para um desses sistemas tecnológicos, não é mesmo?
Se estiver inseguro para iniciar o uso de uma solução que, à primeira vista, pareça muito complexa e pouco amigável, fique tranquilo. Existem plataformas que priorizam simplicidade, usabilidade e, principalmente, praticidade.
O CRM do Agendor é tão fácil e acessível, que é possível conhecê-lo em apenas seis minutos. Não acredita? Então, confira o vídeo abaixo:
E aí, ficou curioso para saber mais sobre nossa solução? Então, faça um teste gratuito e explore o CRM do Agendor! E se quiser obter os melhores resultados com um sistema de CRM, indicamos o nosso guia para o sucesso com CRM! É GRÁTIS!
