Sales Ops é a abreviação de sales operations ou, em português, operações de vendas. Uma equipe de Sales Ops é a responsável pela definição e acompanhamento dos processos de venda de uma empresa.
Principais aprendizados deste artigo:
- Sales Ops ou operações de vendas é a área responsável por acompanhar os processos de vendas de uma empresa.
- Dentre os benefícios de ter uma equipe de Sales Ops estão a previsibilidade dos resultados do negócio, tomada de decisões mais assertiva e baseada em informações reais, criação de um padrão de vendas e crescimento escalável do negócio.
- A equipe de Sales Ops pode ser composta pelos seguintes cargos: representante de operações de vendas, analista de operações de vendas, gerente de sales ops e diretor de operações de vendas.
- Com um processo de vendas bem definido a equipe otimiza suas ações e toma decisões mais assertivas. Veja como tornar o seu processo de vendas ainda mais eficiente!
- O CRM é essencial para auxiliar o setor de vendas oferecendo dados e informações importantes para a tomada de decisões estratégicas dentro da área. CRIE UMA CONTA GRÁTIS para experimentar todos os recursos do CRM do Agendor.
Você pode entender como parte do processo de Sales Ops as ações de:
- geração de leads;
- definição de mercado;
- criação de programas de incentivo;
- realização de análises de vendas;
- acompanhamento de gargalos durante as etapas desde a prospecção até a conquista de um cliente.
Um suma, o sales ops gerencia todas as operações de vendas de um negócio B2B.
O que é Sales Ops?
O setor de sales ops é responsável por orientar a equipe de vendedores, indicando oportunidades e gargalos nos processos da empresa.
O trabalho desenvolvido pelo departamento de sales ops tem o objetivo de:
- otimizar a execução da estratégia de vendas;
- ampliar a produtividade da equipe de vendas;
- aumentar a competitividade do negócio o mercado.
Isso acontece por meio do uso de ferramentas e dados.
Em grande parte das empresas que adotam o modelo de sales ops, o setor se concentra nas etapas que são posteriores à transformação do prospect em lead, ou seja, nas fases de negociação e fechamento de negócios, acumulando responsabilidades como:
- criação de planos de incentivo para clientes;
- estruturação e alinhamento do mercado;
- estratégia de vendas;
- gestão de leads;
- avaliação da metodologia aplicada;
- sugestão e acompanhamento das ferramentas de vendas;
- suporte na assinatura de contratos;
- treinamento de colaboradores em vendas;
- acompanhamento de métricas, dados e indicadores;
- análises de relatórios.
Em suma, sales operations se refere aos processos que oferecem suporte, capacitam e direcionam vendedores para que possam vender mais e melhor.
Todo esse direcionamento é feito a partir do acompanhamento dos números da empresa, que representam os resultados alcançados a partir dos processos atuais.
Dessa forma, o sales ops faz o controle das métricas de vendas e atua nos bastidores dessa área. Ele é responsável por munir os vendedores e gestores com dados importantes para a tomada de decisão, mudanças de processos e alterações de atuação.
O CRM é o sistema usado para auxiliar o setor de vendas a coletar os dados necessários para sua função.
É por ele que o sales ops identifica os erros e pontos fracos do processo de vendas e, assim, é capaz de compreender o motivo dos vendedores não baterem as metas ou estarem perdendo leads, por exemplo.
Benefícios do Sales Ops para uma empresa B2B
Um time de Sales Ops tem como objetivo gerar escalabilidade e previsibilidade de vendas em um negócio, a partir da criação de uma equipe de alta performance.
A partir da coleta de resultados reais sobre o processo de vendas executado, a equipe passa a otimizar suas ações de maneira eficaz, sob bases sólidas.
Não há mais espaço para achismos e mudanças de direção sem embasamento. Tudo isso aumenta as chances de acerto e torna a equipe mais produtiva.
Os números coletados pelo sales ops ajudam no planejamento estratégico da organização, afinal facilitam a criação de indicadores (KPI’s) importantes para negócio, bem como permitem o seu acompanhamento.
Leia também: 8 indicadores de vendas que todo profissional deveria usar
Ao compreender o que é sales ops e criar um ambiente propício para sua atuação, sua empresa terá acesso a uma série de benefícios. A seguir, listamos alguns deles.
Acompanhe:
1. Previsão de entradas
Com uma gestão de sales ops, as empresas têm acesso a uma maior previsibilidade dos resultados do negócio.
Ao incluir ferramentas como CRM em suas ações de vendas e acompanhar seus dados e métricas, é possível identificar o número de leads no pipeline e medir quantos são qualificados para vendas, bem como o valor que eles renderão aos cofres do negócio.
Conseguir prever quanto vai entrar nos caixas da empresa, pelo menos de maneira aproximada, permite ao negócio criar metas mais eficazes e realizar planejamentos mais eficientes.
Resumindo, tudo isso ajuda sua empresa a planejar seus próximos passos. Uma vez que ele passa a saber quanto vai entrar no caixa, pode também se organizar sobre quanto pode sair.
2. Decisões assertivas e embasadas por dados
Com dados em mãos, é mais fácil entender onde estão os gargalos da empresa e onde pode haver restrições de processos.
Mediante essas informações, as decisões tomadas são baseadas em informações reais sobre a sua empresa e o funcionamento de seus processos.
Esses dados mostram de maneira incontestável onde está o problema que impede o alcance de melhores resultados em vendas.
Como consequência, você demora menos tempo para encontrar o que deve ser consertado, bem como otimiza os processos da sua empresa, ampliando a produtividade de sua equipe.
3. Criação de um padrão de vendas
Ao criar um padrão de vendas, você torna o trabalho de seus vendedores mais eficiente. Afinal, eles sabem o que e quando fazer e executar cada etapa do trabalho.
Além disso, os clientes também percebem uma unidade profissional em sua empresa, gerando mais confiança e identificação entre empresa e consumidores.
4. Crescimento escalável
Empresas com um processo formal de vendas geram mais receita, sem precisar ampliar seus gastos com atração e conversão de clientes.
Isso é o que chamamos de uma empresa escalável.
Ao criar padrões e processos de vendas, sua empresa passa a se tornar uma empresa de rápido e efetivo crescimento. Ou seja, uma empresa de crescimento escalável.
5. Escalabilidade do negócio
Ao ajudar os representantes a seguir um processo formal de vendas, as operações de vendas facilitam o dimensionamento da equipe de vendas. Isso é particularmente importante durante o crescimento da empresa, quando a empresa deve ajustar seus processos para ajudar nesse crescimento.
As operações de vendas ajudam a gerenciar e definir territórios de vendas. Isso envolve ajustar o mapeamento do território para levar em conta o crescimento da base de clientes e novos representantes de vendas.
Por fim, as operações de vendas administram sistemas que são usados para gerenciar dados da operação comercial. Isso resulta em informações mais saudáveis à medida que a empresa se expande.
Estrutura da equipe de operações de vendas
Em uma pequena empresa, a equipe de vendas pode ser apenas uma pessoa. Na maioria dos casos o CEO é essa figura, no início das operações do negócio.
Entretanto, conforme a empresa se desenvolve é necessário incluir outros colaboradores desse processo.
Entre os cargos que podem ser incluídos nesta equipe estão:
- representante de operações de vendas de nível básico: exerce funções como gerar os relatórios;
- analista de operações de vendas: cria e analisa dados, encaminhando-os para os gestores de sale ops;
- gerente de sale ops: responsável por desenvolver as equipes e criar melhores processos de vendas. Modela e analisa dados.
- diretor de operações de vendas: gerencia a equipe de sales operations e garante o alinhamento com o restante do planejamento estratégico da organização.
Como montar um setor de Sales Ops?
Como colocar em prática o que vimos até agora? Sim, o primeiro passo é criar uma equipe de sales operation, mas e depois? O que ela deve fazer?
A seguir listamos as melhores estratégias, em um passo a passo sobre sales ops. Confira!
1. Defina suas métricas
Nesse estágio, deve haver um alinhamento de métricas e KPI’s, que são relevantes para o setor de vendas e impactam os resultados da empresa.
Liste as métricas importantes, meça os resultados atuais e faça uma projeção desses resultados para os próximos períodos.
2. Estabeleça práticas comuns
Crie processos e estabeleça práticas consistentes que orientem as operações de vendas.
Crie um documento completo que inclua:
- personas;
- objetivos do negócio;
- a estratégia de vendas;
- planos de remuneração;
- passo a passo de como as operações de vendas devem ser executadas;
- os KPIs que serão medidos;
- scripts de vendas e mais.
É a partir de um padrão que você poderá acompanhar cada etapa minuciosamente e entender onde existem falhas, oportunidades e restrições.
Sem um padrão, é impossível identificar onde está havendo problemas ou acertos.
3. Oriente a equipe interna
A partir do entendimento do que os números coletados querem dizer sobre seu negócio, você deve orientar toda a equipe de vendas sobre os aspectos principais, destacando melhorias necessárias, propondo mudanças e compartilhando com todos.
Isso é fundamental para que todos estejam “na mesma página”, entendendo a atual situação e colaborando para melhores resultados.
4. Saiba usar a tecnologia
A automação de vendas e o uso de ferramentas como CRM devem facilitar o trabalho da sua equipe.
Não inclua ferramentas que não são úteis ou que apenas adicionam uma etapa no processo de vendas. Isso vai atrasar sua equipe e, consequentemente, se tornar uma restrição no processo.
Também não deixe de adotar ferramentas fundamentais para as vendas ou vai perder agilidade, tempo e clientes.
Certifique-se que cada ferramenta desempenhe um papel fundamental em seus resultados de vendas.
Assista ao vídeo abaixo e conheça mais sobre o CRM:
5. Acompanhe cada etapa sob um “binóculo”
Isso quer dizer que você deve estar bastante atento a cada etapa do processo e também em suas sub-etapas.
Quebre cada fase do processo em etapas menores e faça uma análise minuciosa do pipeline.
Quanto mais criteriosa for a sua análise, mais clara fica a identificação de problemas do processo.
6. Faça ajustes e testes
Mesmo após cada ajuste feito em um processo de vendas, é importante sua equipe de sales ops se mantenha acompanhando cada resultado e métrica e faça outros ajustes necessários.
Dificilmente, um processo encontrará ou alcançará a perfeição. Por isso, se mantenha realizando testes.
Quais métricas a Sales Ops devem rastrear?
Como você acompanhou ao longo deste artigo, as métricas e indicadores de desempenho são fundamentais para um setor de sales ops. Entretanto, é preciso saber quais KPIs são relevantes.
1. Taxa de fechamento
A taxa de fechamento diz respeito ao número de vendas que você faz dividido pelo número de pessoas que você alcança.
Ela diz à você se sua equipe está sendo eficiente no fechamento de contratos ou está com problemas nesse sentido.
Se você atrai muitos prospects e não consegue realizar sua conversão em clientes, existe algum problema de captação de leads não qualificados ou problemas no discurso de vendas.
Também podem haver questões relacionadas ao tempo de resposta ao prospect, baixa qualidade de nutrição do leads, entre outras questões.
2. Custo de aquisição de clientes (CAC)
Quanto você gasta para conquistar um cliente?
Esse cálculo deve incluir custos com marketing e vendas.
Sua empresa pode estar conquistando muitos clientes, mas também gastando muito para isso.
Divida o valor investido em marketing e vendas pelo número de novos clientes conquistados, dentro de um mesmo intervalo de tempo.
A diminuição do custo de aquisição por cliente representa que sua estratégia, e seu setor de vendas, está se tornando mais eficaz e que as novas propostas feitas a partir dos insights da operação de vendas estão funcionando.
3. Valor da vida útil do cliente (LTV)
Divida a receita média por usuário pela rotatividade de clientes.
Com isso você vai compreender quanto está ganhando com cada consumidor (e também é uma boa métrica de fidelidade).
Esse KPI mostra se os seus vendedores são capazes de vender mais para um mesmo cliente, afinal você já gastou para conquistar esse consumidor, então nada melhor do que fazê-lo gastar mais com a sua empresa!
4. Potencial de vendas presente no CRM
Nem só de vendas se vive uma empresa, mas também da previsibilidade delas.
O pipeline de um CRM auxilia na identificação da qualidade dos leads e da possibilidade de tornarem-se clientes.
Acompanhe a evolução desses contato através de cada etapa do funil de vendas, presente no pipeline.
5. Tempo do ciclo de vendas
Tempo médio entre o primeiro contato com um prospect (ou lead) e o fechamento do negócio.
Crie ações para reduzir esse tempo, afinal, quanto menor ele for, menor será o custo de aquisição de clientes.
Além disso, um menor tempo de ciclo de vendas mostra que você está captando leads mais qualificados e desenvolvendo processos com menos barreiras.
Sales Operations vs. Sales Enablement: qual a diferença?
A sales enablement se preocupa em orientar e treinar a equipe de vendas a fim de prepará-la para oferecer conteúdo que atraia, converta e fidelize clientes.
A sales enablement está mais envolvida nas etapas anteriores da venda, isso inclui:
- conteúdo;
- treinamento;
- ferramentas e mais.
Essas estratégias têm o objetivo de aumentar o valor de todas as interações entre vendedores e clientes.
A equipe de vendas é equipada com ferramentas necessárias para orientar e ajudar os prospects.
A ideia por trás dessa estratégia é que o conteúdo de alta qualidade pode cativar usuários por meio da apresentação mais atrativa da proposta de valor de um negócio.
Por isso, ao falarmos sobre a relação entre sales operations vs sales enablement, devemos considerar que enquanto o sales ops se preocupa com métricas, dados e o cenário geral do departamento, considerando formas de tornar os resultados mais eficazes, o sales enablement ajuda os vendedores no dia-a-dia do processo de vendas.
Ferramentas de vendas para suporte ao sales ops
Para encerrar nosso artigo sobre o que é sales ops não poderíamos deixar de falar da ferramenta que vai apoiar que tudo isso possa ser posto em prática: o CRM.
Você viu, ao longo deste artigo, a importância dessa ferramenta para:
- a previsibilidade de vendas;
- padrão de processos;
- acompanhamento de pipeline;
- coleta de dados e indicadores.
Tudo isso fundamental para a aplicação e atuação de uma equipe de sales ops.
Além de todos os benefícios apontados, o uso de ferramenta de CRM:
- garante o acompanhamento de todos os contatos/leads/prospects da empresa;
- facilita o acompanhamento da jornada do cliente;
- facilita a identificação de leads qualificados para vendas e mais.
Tudo isso economiza tempo, aumenta a produtividade e gera mais receita para o negócio.
No vídeo abaixo, você vai entender como o CRM pode agir em um funil de vendas desde o primeiro contato até a conversão, follow-up e pós-venda.
Incluir um software CRM nas estratégias da equipe de sales ops é uma forma de tornar possível a atuação do departamento.
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