Você sabia que, de acordo com a Forrester Data, a automação de marketing deve alcançar a marca de investimentos de US$ 25 bilhões até 2023? Para não ficar para trás dessa onda de evolução digital, é mais do que essencial entender o que é automatização e o que essa ferramenta pode fazer por você.
Se você ainda está por fora desse conceito, calma! Sua hora chegou!
Acompanhe este artigo e descubra tudo o que há de mais importante sobre o tema: o que é automação de processos, como automatizar etapas operacionais e quais as vantagens de adotar a estratégia.
O que você vai conferir:
O que é automatização de processos?
Falar sobre automatização de processos é muito a nossa praia!
Costumamos dizer que automatização de processos é otimizar a gestão do tempo, concentrando esforços operacionais em softwares e aplicações digitais e liberando os colaboradores para executar tarefas mais estratégicas (em cá entre nós, muitas vezes mais empolgantes também).
Tá, mas como isso funciona exatamente?
Com um software de automação projetado especificamente para integrar sistemas e responder de forma robótica a estímulos pré-determinados pela programação, é possível automatizar tarefas repetitivas, tornando-as independentes do trabalho humano.
Pense, por exemplo, em um processo de vendas. A cada nova compra fechada no e-commerce, era preciso criar, na planilha de cadastros, uma nova linha com os dados do comprador.
E isso acontecia muitas e muitas vezes ao dia, de forma repetitiva e cíclica, o que, inevitavelmente, deixava os colaboradores cansados e propensos a perder informações ou errar no cadastro.
Com a automatização de processos, não importa quantas vendas aconteçam; o cadastro será atualizado de maneira pré-programada, automática e, de quebra, realizado por robôs incansáveis e super atentos!
Como automatizar processos?
Sabemos que você já está empolgado com a ideia de liberar sua equipe das tarefas operacionais e direcioná-la para a elaboração de estratégias. Acertamos?
Então, agora que já esclarecemos o que é automatização, podemos partir para o segundo passo: entender como automatizar processos.
Vamos dividir esta importante lição em 5 passos, certo?
Passo 1: Identificar os processos e os setores adequados
É muito importante ter em mente que alguns processos não devem ser automatizados.
Pense, por exemplo, na triagem de pacientes em um hospital.
Por mais que haja formas de tornar a burocracia mais ágil, é essencial que exista, também, um ser humano envolvido diretamente no processo. Apenas ele será capaz de considerar aspectos sutis, emocionais e minuciosos para a determinação da ordem de atendimento dos pacientes.
Por isso, antes de automatizar, faça uma varredura completa em todo o cronograma de tarefas e setores da empresa. Identifique aqueles que podem ser automatizados e que precisam funcionar interligados a outros (como acontece com os setores de marketing e vendas — conhecidos como vendarketing).
Passo 2: Desenhar as possibilidades de integração
Áreas e processos elencados, é hora de deixar fluir a imaginação. Uma boa ideia neste momento é usar alguma técnica de brainstorming, que orienta e estimula a fluidez de pensamentos.
Nesta etapa, também é fundamental contar com o esforço coletivo das áreas envolvidas. Por mais que a liderança seja engajada e conheça o passo a passo das tarefas, apenas quem as executa diariamente tem o poder de dizer com detalhes aquilo que não funciona e o que pode ser melhorado.
Passo 3: Buscar um software capaz de atender às necessidades da empresa
Desenhos feitos, é hora de encontrar a ferramenta capaz de tirá-los do papel — literalmente.
Existem inúmeras empresas no mercado que oferecem soluções para automatização. Mas este é o momento de pesquisar, e não se render apenas ao critério financeiro.
Procure fornecedores que entendam as necessidades de seu negócio, ofereçam soluções completas, com escalabilidade e suporte amplo.
Entenda também qual é o tipo de software buscado: seria um software de CRM, que integra todo o processo de vendas? Ou o ideal seria algo específico para um recorte do ciclo?
Nossa maior dica nesse momento é: invista seu tempo na busca pelo software ideal! Escolhas ruins ou pouco amadurecidas podem ter consequências futuras nada agradáveis!
Passo 4: Acompanhar a aplicação e o desenvolvimento da automatização de processos
Com a ferramenta escolhida e instalada, é importante acompanhar de perto a implantação dos processos de automatização. E isso não é uma tarefa exclusiva da liderança!
Todos os setores envolvidos precisam ter uma equipe de multiplicadores treinados na operacionalização do software e capazes de passar adiante seus conhecimentos, resolvendo pequenos desvios e implantando ajustes necessários com autonomia.
Passo 5: Mensurar resultados e fazer otimizações
Como todo bom procedimento ligado à transformação digital no processo de vendas, a implantação da automação e seu desempenho também precisam ser mensuráveis!
Por isso, elenque indicadores de performance e KPIs capazes de traduzir os resultados da mudança e capacite pessoas para consultar e avaliar os números frequentemente. Esse time será responsável por propor melhorias, compartilhar cases de sucesso e repassar informações-chave para a tomada de decisões.
O que a automatização de processos pode fazer pela sua empresa?
Sempre que falamos sobre automatização de processos, mencionamos a otimização do tempo como a principal vantagem de adoção da ferramenta. Mas a verdade é que a lista de benefícios é muito grande. A automatização de processos também pode:
- tornar os dados mais acessíveis;
- reduzir atividades manuais;
- reduzir a possibilidade de erros e retrabalhos;
- diminuir custos;
- identificar ineficiências e desperdícios de recursos;
- promover uma gestão mais segura e eficaz;
- gerar tomadas de decisão mais assertivas;
- emitir relatórios confiáveis instantaneamente.
Para te ajudar a enxergar melhor as oportunidades de uso da automatização de processos na rotina, separamos alguns exemplos práticos de integrações entre o Agendor e outros softwares via Pluga. Veja só: https://pluga.co/ferramentas/agendor/
Entender o que é automatização e investir na ferramenta para otimizar processos é uma tendência cada vez mais utilizada entre as empresas.
Não perca a chance de ganhar tempo, produzir dados confiáveis e colher os frutos de uma gestão integrada e focada em um objetivo comum!
Este post foi escrito por Diego Minone, CMO da Pluga – empresa líder em integração de ferramentas web e automatização de processos que elimina tarefas manuais e chatas da sua empresa e aumenta a produtividade. E melhor, sem escrever uma única linha de código!
