O plano de ação é uma ferramenta que permite organizar todas as atividades que precisam ser realizadas em uma empresa. Um dos seus principais objetivos desse método é ordenar os processos e, com isso, viabilizar as ações necessárias para alcançar os objetivos, de modo mais claro e direcionado.
Principais aprendizados deste artigo
- O plano de ação é uma ferramenta de organização que pode ser utilizada em diferentes áreas de uma empresa, inclusive para viabilizar e estruturar projetos.
- Esse recurso pode ser usado, por exemplo, para organizar o departamento comercial, o financeiro e outros.
- Entre os objetivos que podem ser atingidos com o uso desse documento estão: definição clara de responsáveis pelas tarefas, redução de erros e aumento no volume de vendas decorrente da organização dos processos. Sobre como vender mais, confira a apresentação “8 dicas de como vender mais e bater suas metas”.
Ainda que seja um documento bastante simples, o plano de ação é essencial para o dia a dia dos profissionais, visto que norteia suas atividades e contribui para que nada deixe de ser realizado.
Por conta dessa característica, um plano de atividade ou plano de trabalho, como também é chamado, pode ser aplicado em diferentes cenários de um negócio.
Para exemplificar, essa ferramenta pode ser utilizada para a elaboração de:
- planejamento estratégico, operacional e/ou tático;
- gerenciamento de projetos;
- criação de rotinas operacionais de cada departamento;
- análise e projeção orçamentária;
- plano de ação de vendas externas e internas.
Mas o que é preciso para criar um documento como esse na sua empresa? Siga a leitura deste artigo e confira a resposta para esta e outras dúvidas comuns sobre o tema!
O que é plano de ação?
O plano de ação — também conhecido como plano de atividades ou plano de trabalho — é um documento no qual devem ser registradas todas as tarefas que precisam ser realizadas para que um determinado objetivo seja alcançado pela empresa.
Além de ajudar a padronizar a execução das atividades, essa ferramenta facilita a criação de uma rotina para os profissionais, condição que pode contribuir muito para aumentar a produtividade individual dos colaboradores e dos times com um todo.
Geralmente em formato de planilha, a qual pode ser tanto digital quanto física, esse documento deve contemplar uma série de informações, como:
- tarefa a ser desempenhada;
- frequência de execução;
- objetivo dessa atividade;
- profissional responsável pela execução e conferência, se necessário;
- data de início e término da tarefa (ou seja, quando deverá ser entregue).
Dependendo do propósito para o qual esse planejamento está sendo utilizado, pode ser necessário incluir dados como:
- orçamento previsto;
- nome e contato dos parceiros envolvidos na atividade;
- riscos relacionados à tarefa;
- planos de contingência que podem ser acionados, se necessário.
>>>> Não deixe de ler este artigo: 11 dicas de planejamento estratégico testadas [e aprovadas] na prática
Qual o objetivo do plano de ação?
Um dos principais objetivos de um plano de ação empresarial é promover a organização das atividades empresariais, em diferentes frentes.
Como você pôde ver até agora, a ferramenta ajuda a ordenar e estruturar as mais diversas atividades que precisam ser realizadas em um negócio, sejam elas de curto, médio ou longo prazo.
No entanto, sua aplicação pode ter como alvo o alcance de outros propósitos, inclusive:
- estabelecer o nível de prioridade de cada atribuição, deixando claro para os funcionários o que precisa ser feito a cada momento;
- contribuir para a criação de cronogramas, a exemplo dos usados para desenvolvimento de projetos, implementação de mudanças internas e afins;
- organizar tarefas complexas que envolvem a participação de vários departamentos;
- direcionar ações para atingir objetivos pontuais e específicos.
Quais os benefícios do plano de ação?
Diversos benefícios podem ser alcançados com o plano de ação, o que inclui:
- aumento da produtividade;
- redução das falhas e/ou necessidade de retrabalho;
- otimização de custos operacionais;
- organização mais específica de processos internos;
- visão clara e rápida para os gestores sobre o que está sendo realizado e por quem;
- definição pontual de responsabilidades;
- aprimoramento da gestão de tempo, tanto individual quanto coletivo.
Dica! Confira, neste infográfico, quais podem ser os impactos negativos de microgerenciar seus colaboradores.
Quais tipos de plano de ação podem ser utilizados?
Uma das grandes vantagens do plano de ação empresarial é que se trata de uma ferramenta bastante flexível, que pode ser utilizada por empresas de diferentes portes e segmentos, por meio de metodologias diversas.
Entre os diferentes tipos de plano de trabalho que você pode utilizar no seu negócio, estão os voltados para:
- planejamento estratégico;
- planejamento operacional;
- planejamento tático;
- planejamento orçamentário;
- definição de rotinas administrativas;
- elaboração e implementação de projetos;
- plano de ação de vendas.
Confira mais detalhes!
1. Planejamento estratégico
O planejamento estratégico consiste em identificar, organizar e executar diferentes ações necessárias para levar uma empresa a atingir os resultados esperados com uma determinada estratégia.
Por exemplo, pode ser lançar um novo produto no mercado, aumentar o volume de vendas, elevar o faturamento em X% em seis meses e daí em diante.
E, para chegar a objetivos como esses, é bem importante seguir um roteiro, uma ordem, assim como definir claramente as responsabilidades de cada profissional envolvido.
Somente dessa forma é possível ter harmonia e conformidade nas operações e, com isso, chegar ao que foi proposto inicialmente.
2. Planejamento operacional
O planejamento operacional segue o mesmo princípio, com a diferença de que esse plano de trabalho é focado em definir, gerenciar e acompanhar as tarefas que precisam ser executadas para alcançar um determinado objetivo.
Por conta disso, o plano de atividade voltado para esse fim deve contemplar pontos como:
- lista das atividades a serem realizadas;
- responsáveis por cada uma delas;
- definição do fluxo de trabalho;
- estrutura da equipe.
3. Planejamento tático
Podemos dizer que o planejamento tático é o elo entre o planejamento estratégico e o operacional. O motivo é que ele é o responsável por determinar metas, prazos, processos, ferramentas e recursos para que a empresa chegue ao objetivo proposto.
Por essa característica, o plano de trabalho se torna uma das melhores ferramentas para estruturar e ordenar todos esses pontos que acabamos de citar.
4. Planejamento orçamentário
Como o nome sugere, o planejamento orçamentário se refere à parte financeira do negócio, incluindo as contas a pagar e receber, a contabilização de lucros e prejuízos, entre outras práticas relacionadas.
Nesse caso, a elaboração de um documento como o plano de ação facilita a estruturação do departamento responsável por esse serviço, criando uma rotina clara de ações que precisam ser seguidas pelos profissionais.
Seguir essa diretriz evita, por exemplo, as falhas operacionais, que, dependendo do tamanho, podem gerar perdas financeiras significativas para a companhia.
5. Definição de rotinas administrativas
A elaboração de um plano de trabalho para as rotinas administrativas, independentemente de qual seja o departamento, otimiza as iniciativas.
Ou seja, a criação desse documento viabiliza que as atividades sejam bem alinhadas, estruturadas e definidas, contribuindo para reduzir o índice de erros que podem comprometer o crescimento e sucesso do negócio.
6. Elaboração e implementação de projetos
O gerenciamento de um projeto contempla várias etapas, entre elas, escolher as ferramentas certas para sua execução e gerir os talentos envolvidos nessa proposta.
Mas como fazer essas e outras ações sem deixar de atender prazos, comprometer os interesses dos envolvidos e, ainda, chegar ao resultado esperado? Uma das melhores maneiras é registrar e estruturar tudo o que é preciso realizar no plano de trabalho.
7. Plano de ação de vendas
O plano de vendas de uma empresa é um recurso essencial para organizar todas as etapas que contemplam o processo comercial.
É por meio desse planejamento que se define, por exemplo:
- metas que precisam ser atingidas;
- estratégias que podem ser adotadas para potencializar a atuação dos vendedores;
- formas de engajar e motivar os profissionais.
Ele também é uma importante ferramenta para trabalhar pontos como:
- gargalos que estão afetando negativamente o volume de vendas;
- análise de métricas e desempenho;
- comparação da performance da empresa com outras do mesmo mercado.
Em resumo, um plano de ação voltado para vendas é fundamental para que todas as atividades que envolvem essa área sejam devidamente alinhadas, acompanhadas, gerenciadas e monitoradas.
EXTRA! Confira, no infográfico abaixo, o que não pode faltar em um bom plano de ação de vendas externas!
Como se elabora um plano de ação?
Para elaborar um plano de ação eficaz, siga estes cinco passos:
- defina qual objetivo pretende alcançar;
- estabeleça metas possíveis de serem atingidas;
- relacione todas as tarefas necessárias para chegar a este fim;
- estruture todos esses pontos de forma visualmente clara;
- reveja o planejamento periodicamente.
A seguir, veja como colocar cada um desses passos em prática!
1. Defina qual objetivo pretende alcançar
Não há como escolher um caminho para seguir se você não tiver bem claro na sua mente aonde quer chegar, concorda?
Por isso, o primeiro passo de um plano de atividade, independentemente do setor da sua empresa no qual o documento será utilizado, consiste em determinar o objetivo dessa prática.
Somente a partir dessa definição você consegue pensar em quais outras ações precisa tomar. Isso acontece porque o objetivo está diretamente relacionado a questões como:
- quais ações são necessárias para chegar a esse propósito;
- quantidade de funcionários para executar essas tarefas;
- recursos financeiros e tecnológicos que serão necessários;
- entre outros pontos relacionados.
2. Estabeleça metas possíveis de serem atingidas
Uma vez que o primeiro passo esteja resolvido, você pode partir para a definição das metas que devem ser alcançadas para chegar ao objetivo definido.
Quanto a isso, dependendo da aplicação do plano de trabalho, pode acontecer de ser necessário atingir primeiro metas menores para, somente depois, chegar às maiores.
Independentemente dessa condição, é essencial que todas as metas determinadas sejam realmente possíveis de serem alcançadas. Do contrário, pode desmotivar os profissionais envolvidos e afetar seus desempenhos e resultados.
>>>> Sobre esse assunto, não deixe de ler o artigo: definição de metas — como saber se os objetivos são desafiadores, porém, alcançáveis?
3. Relacione todas as tarefas necessárias para chegar a este fim
E o que deve ser feito para atingir essas metas? No caso, você precisa relacionar todas as tarefas que precisam ser executadas para chegar a esse fim.
A ideia aqui é listar absolutamente todas as atividades que contemplam o planejamento em questão, inclusive definindo prazos e quem serão os responsáveis.
Neste ponto, quanto mais detalhada for essa descrição, mais fácil será a compreensão e execução por parte dos profissionais envolvidos.
4. Estruture todos esses pontos de forma visualmente clara
Lembra-se que falamos que esse documento geralmente é uma planilha? Pois bem, com os passos anteriores concluídos, agora você precisa passar todos eles para essa ferramenta.
A finalidade aqui é registrar as diretrizes e dispô-las em um formato visual que favoreça o entendimento, que seja de fácil acesso e que auxilie o dia a dia dos colaboradores e gestores.
5. Reveja o planejamento periodicamente
Por mais que tudo esteja alinhado e que os resultados definidos inicialmente estejam sendo atingidos, é fundamental rever o plano de ação de tempos em tempos.
Quanto a isso, saiba que não há uma regra sobre o intervalo de revisão, porém, ela deve ser feita.
Uma das razões é que cada plano de trabalho tem um direcionamento e, por conta disso, necessita de ajustes distintos. Por exemplo, se for voltado para a rotina administrativa, pode ser que o uso de novas tecnologias exija que os processos internos sejam revistos.
No caso de vendas, metas atualizadas, adoção de estratégias mais modernas ou mesmo a implementação de um CRM, podem ser fatores que levam à necessidade de ajustar o plano de atividades.
Exemplo de plano de ação para se inspirar
Para ajudar você a assimilar melhor o passo a passo que trouxemos no tópico anterior, preparamos um exemplo de plano de ação simples. Confira!
Objetivo: aumentar as vendas em 15%.
Metas: capacitar os vendedores; aumentar a produtividade.
Prazo: 6 meses.
Partindo disso, você pode delegar cada tarefa para um colaborador (ou equipe) e colocar o plano de ação em uma planilha, visando facilitar a visualização e acompanhamento.
Em um plano de ação, quais são os fatores externos?
Outro importante detalhe que você precisa saber sobre criação de um plano de ação envolve a influência de fatores externos. Como sugerido pelo nome, são condições e situações externas à sua empresa, mas que podem afetar diretamente a dinâmica do negócio.
Um bom exemplo foi a Covid-19, que afetou as vendas na pandemia e diversas outras tarefas corporativas.
Como muitos desses fatores externos são impossíveis de serem previstos, é bem importante que seu plano de trabalho não seja tão rígido.
A flexibilidade, em momentos como esse, é uma característica essencial para que a companhia consiga se adaptar mais rapidamente à situação imposta, assim como minimizar os efeitos negativos que podem atingir seus funcionários, clientes e parceiros de negócio.
>>>> Este artigo vai interessar a você: vendas adaptativas — como ter mais jogo de cintura nas negociações?
Como fazer um plano de ação para atingir as metas de vendas? 5 dicas!
E já que comentamos sobre vendas em planos de ação, que tal algumas dicas de como fazer um planejamento desse tipo para ajudar você e seu time a atingirem as metas?
Sobre isso, sugerimos que você inclua no seu plano de atividades:
- bons treinamentos para a equipe de vendas;
- metas realmente alcançáveis;
- formas de aprimorar o conhecimento sobre as necessidades e preferências do seu público-alvo;
- métodos e abordagens para motivar os vendedores;
- indicadores que ajudem a mensurar a evolução da área.
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