Com dúvidas se um CRM pode ajudar empresas do setor de educação?
Então, dê uma olhada nesse case de sucesso fresquinho sobre como o Agendor ajudou a UCEFF a reduzir o tempo de espera do cliente no primeiro contato e a eliminar etapas trabalhosas do processo de vendas!
Para contextualizar, a UCEFF é a maior instituição privada de ensino superior do oeste catarinense. A instituição conta com 5 unidades pelo estado, além de cursos presenciais e EAD.
O propósito da UCEFF é formar cidadãos inovadores, éticos e empreendedores. E para oferecer uma ótima qualidade de ensino para seus alunos, o relacionamento deve se iniciar com um atendimento ágil e processos de vendas fluidos, garantindo que a experiência dos estudantes seja a melhor possível.
A seguir, você irá conferir a nossa entrevista com Augusto Lehr e Pedro Bordignon, assessores comerciais da UCEFF, que apresentaram os detalhes da rotina comercial com a ferramenta.
Continue a leitura para saber tudo sobre essa parceria!
— O Agendor é uma plataforma muito flexível. Outros CRMs têm processos burocráticos para nossas demandas, e percebemos que no Agendor existe mais facilidade para isso.
Pedro Bordignon – Assessor Comercial
Como era feita a gestão comercial da UCEFF antes do Agendor?
Pedro: Antes do Agendor, nós utilizávamos um outro CRM estrangeiro e bem conhecido. A licença da plataforma venceu, mas alguns fatores nos motivaram a não seguir com esta plataforma.
Tanto no time comercial da pós-graduação quanto na equipe de graduação, nós trabalhávamos com a mesma ferramenta, porém em um formato um pouco diferente para atender cada equipe.
Aqui na área de pós-graduação, nós não tínhamos flexibilidade suficiente para que fosse possível adequar este antigo CRM para a nossa demanda.
Por vendermos um serviço e não um produto, precisávamos de algumas particularidades e alterações. Foi por conta dessa necessidade que conhecemos o Agendor.
Nosso supervisor nos indicou o Agendor. E, para validar a solução, começamos primeiro na área de pós-graduação, para depois implementar na graduação.
Leia também: CRM para empresas de TI: como a FWC utiliza o Agendor para gerar indicadores e relatórios mais precisos
Quais são as impressões da solução do Agendor até agora?
Augusto: Começamos a utilizar o Agendor no fim de novembro, em 2022, e já temos resultados bem satisfatórios.
Durante a migração de uma plataforma para a outra, nós não utilizamos nenhum CRM. Com isso, percebemos a quantidade de gargalos que nosso processo tinha em diversas esferas, como a falta de informações dos alunos e os canais de captação.
Por isso, tínhamos muita dificuldade para aperfeiçoar nosso processo.
Agora, com o Agendor, que nos oferece uma integração com o WhatsApp Web e a importação de dados através de planilhas, nós podemos tornar os fluxos de contato mais práticos.
Além disso, o Agendor é uma plataforma muito flexível. Outros CRMs têm processos burocráticos para nossas demandas, e percebemos que no Agendor existe mais facilidade para isso.
Pedro: Outro ponto importante é o fato de podermos organizar os cadastros de acordo com as características dos nossos serviços.
O sistema nos permite moldar as informações que precisamos visualizar e gerar relatórios sobre o mercado e dos nossos serviços. Tudo adaptado para a nossa realidade.
Veja como a integração do WhatsApp Web com o Agendor funciona na prática:
Como foi o processo de implantação da ferramenta?
Pedro: Como nós já usamos outro CRM, o processo foi bem tranquilo. Iniciamos o treinamento assim que contratamos o Agendor.
Nos primeiros dias começamos a importar nossos contatos, depois fomos movimentando os dados e, com isso, iniciamos vários fluxos de atividades. Até o final do treinamento, já tínhamos uma noção interessante da plataforma.
Quais funcionalidades do Agendor vocês mais utilizam atualmente?
Augusto: Todas as pessoas da equipe comercial utilizam o Agendor. Nossa gestora usa mais os relatórios, mas eu e o Pedro desenvolvemos mais as funções do Agendor na nossa rotina.
Pedro: Os principais recursos que usamos são a integração com o WhatsApp Web, que realmente é um facilitador para nós, principalmente para salvar contatos e conversas.
A importação de dados, como falamos, também é essencial. Recentemente lançamos mais de 30 cursos, e cadastrar tudo isso manualmente na plataforma seria muito trabalhoso. Com a importação, atualizamos nosso catálogo com muita rapidez.
Os sumários mensais e semanais também nos ajudam a entender nosso desempenho. Lá, eu costumo analisar a entrada de clientes, taxas de conversão e o valor total das negociações em andamento que tenho no funil de vendas, para verificar o potencial de ganho que eu tenho para as próximas semanas.
Augusto: Para complementar, também analisamos os negócios perdidos e os motivos de perda. Entender essas objeções é importante porque, no futuro, conseguimos adaptar um serviço para esse cliente.
Já é possível ter um resultado que expresse a mudança que vocês tiveram ao contratar o Agendor?
Pedro: É complicado comparar com o que a gente tinha antes justamente porque o antigo CRM não nos entregava essa informação, mas é fato que teve uma evolução.
Os maiores ganhos que temos, agora, se fazem por conta da flexibilização.
Augusto: O tempo de espera do cliente para uma resposta também diminuiu.
Além disso, estamos mais assertivos com os follow-ups e conseguimos manter um contato muito mais frequente com os clientes, de forma efetiva.
Qual conselho vocês dariam para quem está pensando em implementar um CRM?
Pedro: Com um CRM, o controle que você tem de seus leads é totalmente diferente.
Sua conversão ainda depende de outros fatores, mas o controle do fluxo de contatos deriva de um CRM, independentemente de qual você for utilizar.
Como resumiriam o antes e o depois do Agendor para a UCEFF?
Augusto: Anteriormente, quando nossa equipe lançava campanhas, recebíamos muitos contatos diretamente em nosso WhatsApp. Nem sempre esses contatos eram qualificados, então sempre tínhamos que medir o potencial de compra.
Agora, utilizando o Agendor, conseguimos fazer essa qualificação no próprio WhatsApp, identificar os leads mais qualificados e cadastrá-los no CRM, no mesmo instante, sem perder informação. É uma mão na roda para nós.
Pedro: A redução de processo também é uma grande mudança. Não dependemos de várias tarefas para então fazer o primeiro contato.
A primeira coisa que fazemos é acionar o lead, enquanto registramos tudo no WhatsApp sem sair da tela. Isso faz com que tenha uma redução no tempo de espera no primeiro contato e na quantidade de processos.
Crie um processo de vendas mais assertivo com o Agendor!
Você se identificou com o caso da UCEFF em algum ponto? Sente que seu processo comercial envolve muitas tarefas que, ao invés de acelerar, acabam prejudicando a fluidez das negociações?
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