A automação de relatórios de vendas é um processo que vem ganhando bastante popularidade nas empresas. Isso acontece porque o uso de softwares se torna cada vez mais comum e mais gestores percebem os benefícios que otimizar tarefas repetitivas pode trazer para a companhia.
Principais aprendizados deste artigo:
- Automação de relatórios acontece quando se utiliza softwares para criar documentos que detalham as vendas que a empresa concretizou. Isso é feito mediante a coleta, armazenamento e organização desses dados.
- Aderir aos relatórios automáticos proporciona economia de tempo, redução dos erros, padronização dos processos e ainda a otimização da análise dos dados de vendas.
- Para otimizar um relatório de vendas é preciso ter um objetivo, definir as métricas para análise e escolher uma ferramenta completa, que centralize os dados em um só lugar.
- Para aproveitar todos os benefícios da automação de relatórios, é fundamental saber quais indicadores utilizar. Para isso, confira o e-book com KPIs de vendas e marketing. É gratuito!
- Também é importante investir em um bom CRM de vendas. Faça um TESTE GRÁTIS no Agendor hoje mesmo e confira as vantagens de usar essa ferramenta.
Mas antes de aprender como isso funciona, é preciso saber que um relatório de vendas é, basicamente, um documento com informações de todas as vendas que a organização concretizou.
Nele, são detalhados valores dos produtos ou serviços, data da venda, vendedor responsável, forma de pagamento e até de entrega — caso seja necessário. Tudo isso é usado para monitorar o desempenho da equipe e da empresa como um todo.
Já dá para imaginar que é um processo nada fácil de fazer manualmente, concorda? Por isso, preparamos este artigo para te explicar tudo sobre a automação de relatórios, com dicas de como adotar essa prática no seu dia a dia. Continue lendo para conferir!
O que é e como funciona a automação de relatórios de vendas?
A automação de relatórios de vendas é o simples processo de utilizar uma ferramenta — geralmente um software — para captar, armazenar e analisar os dados sobre as vendas realizadas pela companhia em um período. Isso permite que os documentos que detalham as vendas sejam gerados automaticamente.
Esse processo funciona de uma maneira bem simples. Primeiro, a máquina coleta os dados (quando uma venda foi realizada, quantidade, valor, etc.) de todas as fontes disponíveis.
Isso significa que se você tem um ponto de venda físico e uma loja online, ambas as informações são enviadas para o mesmo sistema.
Em seguida, a ferramenta de automação processa e organiza esses dados no formato de um relatório, facilitando a leitura e entendimento deles. Por fim, o documento é armazenado no próprio software, ficando disponível para acesso ou compartilhamento.
>>>> Veja mais: automação da força de vendas — simplificando a rotina para atingir melhores resultados
Quais as vantagens de otimizar a criação de relatórios de vendas?
Compreendeu o que são e como funcionam os relatórios automáticos de vendas, mas ainda não tem certeza se vale a pena investir neles? Então siga com a leitura, pois trouxemos 4 benefícios dessa prática para sua empresa!
1. Poupa tempo
A primeira vantagem dos relatórios automáticos de vendas é a economia do tempo. Pense na situação de uma empresa que vende online e em um ponto físico. Dá para imaginar que o volume de dados é grande, concorda?
Agora imagine ter que anotar os detalhes de cada transação manualmente. O tempo gasto nessa tarefa é enorme. Já ao utilizar uma ferramenta para otimizar esse processo, tudo acontece de maneira automática.
Com isso, os vendedores e gestores não perdem tempo em tarefas repetitivas e podem focar no que realmente importa: satisfazer os clientes e vender mais.
2. Reduz os erros
Quanto mais dados são inseridos manualmente, maiores são as chances de errar uma entrada e ter que refazer todo o processo.
Nesse sentido, apostar na automação evita que erros como esse aconteçam, já que o sistema é todo integrado e atualizado no momento em que a venda é concretizada. Assim, ele também acaba com o problema de deixar para inserir os dados depois e simplesmente esquecer.
Fora isso, os sistemas para automação de relatórios são mais seguros. Uma vez que as informações são gravadas neles, elas ficam salvas em nuvem e só podem ser acessadas pelo pessoal autorizado.
3. Padroniza os processos
Usar planilhas para fazer os relatórios de vendas pode trazer um problema sério: a falta de padronização. Com a ferramenta certa, os dados entram automaticamente e na ordem programada.
Logo, não importa quem a atualizou, as informações são as mesmas. Além disso, padronizar facilita o compartilhamento do documento para as pessoas que precisam acessá-lo.
>>>> Veja também: processo de vendas — 5 dicas para construir um processo que traz resultados
4. Otimiza a análise de dados
Para finalizar, essa ação facilita a análise dos dados de vendas, uma vez que você tem tudo que precisa à sua disposição e não tem que se preocupar com erros.
Desse modo, consegue monitorar o cumprimento das metas da equipe comercial em tempo real, dar os feedbacks e ainda planejar melhorias para o time.
Como fazer um relatório de vendas automático? 3 dicas para não errar
Agora que você viu como funciona e os benefícios da automação de relatórios, ficou com vontade de adotar essa prática no seu negócio? Então siga com a leitura para ver as 3 dicas de como fazer um relatório de vendas que trouxemos para você!
1. Estabeleça um objetivo
É bem-sabido que nenhuma empresa “vai para frente” sem objetivos. Por isso, o primeiro passo para fazer um relatório de vendas automáticos é estabelecer a finalidade do documento.
Por exemplo, acompanhar o cumprimento das metas, descobrir qual é o ticket médio do negócio ou até quais são os produtos, ou serviços mais procurados pelos clientes. Assim, você sabe o que analisar quando tiver o relatório em mãos.
2. Defina as métricas
Não se esqueça de definir as métricas utilizadas durante a análise do documento. Isso é o que possibilita descobrir se o seu objetivo foi cumprido ou não. Só para exemplificar, você pode monitorar o desempenho de cada vendedor ou a taxa de conversão.
3. Escolha um bom CRM
Para finalizar, é crucial escolher a ferramenta certa. Para esse processo, a melhor opção é um CRM, como o Agendor. Com ele, é possível criar um relatório de CRM completo, de maneira fácil e rápida.
O software armazena todos os dados e os centraliza em uma plataforma segura e interativa. Com isso, você consegue acompanhar todo o relatório de CRM e ainda verificar o desempenho dos colaboradores.
No mais, o CRM de vendas permite acompanhar a jornada dos clientes, melhorando a interação com eles, e a gestão da equipe, pois informações sobre o time comercial também ficam armazenadas no sistema. Legal, não é mesmo?
E ainda melhora, você pode testar o Agendor gratuitamente para conferir, na prática, como ele funciona e o que pode fazer pelo seu negócio. Faça seu cadastro hoje mesmo e aproveite!
