Se sua empresa ainda não adotou as automações de negócio, está perdendo excelentes oportunidades de atrair e fidelizar clientes, elevar as vendas, aumentar a vantagem competitiva no mercado e se destacar frente à concorrência. Pesquisas apontam um cenário favorável para a implementação de tecnologias em negócios brasileiros.
Principais aprendizados deste artigo:
- A automação de negócios é feita com o uso de tecnologias que permitem coletar, armazenar e integrar dados entre sistemas e plataformas, realizando atividades sem intervenção humana.
- A automação de vendas e atendimento ao cliente, por exemplo, usa o sistema de CRM para elevar a produtividade dos vendedores e gestores, além de otimizar fluxos de trabalho, funis comerciais, entre outras atividades.
- Os maiores benefícios das automações de negócios são: aumento da produtividade e eficiência dos profissionais, mais satisfação para o cliente, redução de custos e erros, otimização do tempo, tomada de decisão mais ágil e assertiva e muito mais!
- O CRM do Agendor permite realizar diversos tipos de automações e pode ser integrado a outras plataformas para facilitar o trabalho, como um software de criação de propostas e contratos.
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A pesquisa internacional OTRS Spotlight: IT Service Management 2023, feita com mais de 600 executivos em países como Alemanha, Estados Unidos, Brasil, México, Cingapura e Hungria, revelou dados bastante interessantes:
- o mercado brasileiro está na frente na automação de processos de negócios: 52% das empresas já investiram em ferramentas adequadas, enquanto em outros países apenas 28% das organizações deram este passo;
- 59% das empresas brasileiras usam a inteligência artificial (IA) e o machine learning na automação de processos em parte do fluxo de trabalho e gestão de tarefas.
Essas estatísticas mostram que é necessário se adaptar para ser competitivo, afinal, há muitas vantagens envolvidas para negócios de vários portes e segmentos.
Vamos aprender melhor sobre o tema? Leia até o final e confira o que é automação de negócios, como funciona, seus benefícios e passo a passo para fazer uma completa!
O que é automação de negócios?
A automação de negócios é o uso da tecnologia para automatizar e integrar tarefas e processos que eram feitos manualmente de forma repetitiva, ou seja, executar atividades sem a intervenção humana.
Imagina se todos os vendedores recebessem uma notificação para lembrar de compromissos, de enviar uma proposta ou de entrar em contato com o cliente?
Agora pense: e se o funil de vendas da sua empresa fosse atualizado constantemente com a entrada de novos leads e o fechamento de negócios B2B? E mais: se o cadastro de novos contatos fosse feito com uma busca de dados diretamente nos arquivos da Receita Federal?
Bem, com as automações de processos, tudo isso é possível!
Conhecida pela sigla em inglês BPA, a Automação de Processos de Negócios já é uma realidade corporativa e precisa ser adotada o quanto antes, afinal, o cliente está esperando o melhor atendimento da sua empresa.
Como funcionam as automações de negócio?
As automações funcionam por meio da tecnologia de ponta utilizada em softwares, ferramentas, dispositivos e máquinas para agilizar e otimizar operações e atividades de uma empresa e/ou setor específico, sem precisar de intervenção humana.
Para entender melhor como as automações de processos de negócios funcionam na prática, conheça alguns dos seus tipos!
1- Automação de vendas e atendimento ao cliente
Uma das automações mais usadas pelos negócios é a automação de vendas. O recurso atua desde a geração de leads até o pós-venda, incluindo todas as etapas da jornada do cliente com a marca.
O tipo de automação de negócio mais conhecido neste segmento é o CRM (Customer Relationship Management), o sistema de Gestão de Relacionamento com o Cliente.
A ferramenta coleta, armazena e integra informações sobre as vendas da empresa e os clientes, fornecendo dados estratégicos, como contato, histórico de interações e compras, oportunidades de vendas, produtos/serviços mais comprados, entre muitos outros.
Assim, a equipe de vendas fica alinhada em relação aos seus objetivos e pode visualizar a evolução de seu trabalho. Por outro lado, o gestor comercial consegue acompanhar o desempenho da equipe de forma coletiva e individual.
Aprenda mais: Automação de CRM: exemplos na prática para ganhar produtividade
2- Automação de marketing
Automatizar processos de marketing é a virada de chave que uma empresa precisa para tornar suas ações e campanhas mais assertivas e eficientes!
Além do setor poder usar o CRM para monitorar vendas e o comportamento de clientes, o recurso tem outras alternativas excelentes, como automações de:
- geração de leads;
- segmentação da base de contatos;
- envio de e-mail marketing, SMS, notificações push, mensagem no WhatsApp e mais;
- gerenciamento de redes sociais;
- gestão de contatos e clientes.
Leia também: Por que integrar seu CRM com automação de marketing?
3- Automação de propostas e contratos
Com o uso do CRM e outras ferramentas de criação de propostas, é possível desenvolver modelos prontos de documentos para servir como base e agilizar o processo. Basta o vendedor personalizar as informações e enviar ao prospect.
Além disso, há a possibilidade do potencial cliente assinar digitalmente o contrato e o processo ser feito de forma automática no sistema.
O CRM do Agendor, por exemplo, pode ser integrado ao Proposeful, software de propostas e contratos, o que facilita o trabalho de vendedores e gestores, pois todos os documentos criados estão reunidos em um só lugar.
Quais os benefícios da automação de processos de negócios?
Conforme o estudo feito pela OTR, os executivos brasileiros que já automatizam processos em seus negócios esperavam redução de custos (22%), mais satisfação dos clientes (19%), menos erros (15%), economia de tempo (14%) e aumento da capacidade de adaptação às mudanças do mercado (12%).
Porém, além desses benefícios da automação de negócio em vendas, citamos:
- melhora expressiva em eficiência e produtividade das equipes e da gestão;
- otimização de processos com redução de custos e mais fluidez no fluxo de trabalho;
- redução de erros, perdas e desperdícios de recursos e oportunidades de vendas;
- aumento da colaboração no trabalho;
- implementação de uma mentalidade de melhoria contínua;
- tomada de decisão mais ágil e certeira;
- sobra de tempo para focar em atividades estratégicas;
- escalabilidade das operações e do negócio;
- aumento da segurança dos dados;
- possibilidade de analisar dados em tempo real, de forma rápida e precisa.
Para complementar, citamos o comentário do vice-presidente de Consultoria do OTRS Group, Andreas Bender, sobre a pesquisa realizada:
“As empresas que se apegam aos seus processos manuais perderão competitividade em médio prazo. As pioneiras já economizam custos por meio da automação, são mais ágeis e trabalham com mais eficiência. À medida que as soluções de IA e o aprendizado de máquina avançam, elas continuarão a estender esta liderança. Portanto, os executivos devem testar seus processos manuais, otimizá-los e automatizá-los sempre que possível. Como em qualquer projeto que altera os processos de trabalho, eles devem envolver ativamente seus funcionários na mudança.”
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Como fazer automação de processos e negócios com o CRM do Agendor?
Como você já viu, o sistema de CRM é o mais indicado para automatizar atividades e processos de vendas e atendimento ao cliente.
O software de Agendor se destaca no mercado por várias razões: além de seus recursos práticos e completos, ele é 100% brasileiro, criado com foco no mercado do país.
Para compreender melhor como fazer automações de processos, separamos alguns exemplos da empresa Chocolates do Sul, que usa o Agendor há anos.
Automação de funis de venda
A empresa de alimentos Chocolates do Sul precisava otimizar seus funis de vendas e eliminar o tempo perdido com o trabalho chato e repetitivo de preencher os dados manualmente.
Sendo assim, automatizou parte das atividades dos vendedores para simplificar a gestão dos pipelines e a transição de negócios fechados para o funil de pós-venda.
Dentro do Agendor, o passo a passo para automatizar a duplicação de negócios em funis distintos é:
- Buscar a opção “Quando um negócio for ganho → Duplicá-lo para outro funil”
- Clicar em “+ Usar este modelo”
- Escolher o funil de vendas e o funil de pós-vendas
- Clicar em “Salvar”
Ou, então, pode automatizar para reverter perdas de oportunidades de vendas:
- Buscar a opção “Quando um negócio for perdido→ Duplicá-lo para outro funil”
- Clicar em “+ Usar este modelo”
- Escolher o funil de vendas e o funil de reativação
- Clicar em “Salvar”
Automação de tarefas e atividades
Se quiser criar uma automação no CRM do Agendor para lembrar seus vendedores de fazerem follow-up, é possível! Nosso sistema também tem um fluxo inteligente de tarefas que indica o melhor momento para entrar em contato com o lead ou cliente.
A ideia é automatizar uma tarefa de ligação para que seja agendada automaticamente toda vez que uma empresa chegar na etapa de follow-up.
Veja como é fácil fazer:
- escolher a automação “Quando um negócio chegar a uma etapa -> Agendar uma atividade”;
- clicar em “+ Usar esse modelo”;
- selecionar o funil e a etapa “Follow Up”;
- escolher o tipo de atividade “ligação”;
- definir o “Para quando” a atividade deve ser agendada.
E ainda dá para incluir “Mais detalhes” na tarefa, como “verificar se o cliente avaliou a proposta”.
Confira alguns exemplos práticos com passo a passo.
Percebeu o quanto as automações de negócio contribuem para realizar um melhor trabalho e otimizar as operações?
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