Emitir a nota fiscal de vendas já faz parte da rotina de muitas empresas. Afinal, é obrigatório lançar e enviar o documento para os clientes. Inclusive, a versão digital, que pode ser compartilhada via e-mail e é mais prática, é bastante popular.
Para você ter uma ideia, dados da Secretaria da Fazenda mostram que foram emitidas mais de 42 bilhões de notas fiscais eletrônicas desde 2006.
Principais aprendizados deste artigo:
- A nota fiscal é um documento essencial, já que, além de ser obrigatório, ajuda no planejamento e no controle financeiro da empresa.
- O documento precisa ter os dados do cliente (destinatário), da empresa (emitente) e informações vitais sobre a venda, como pagamento, transporte e tributos.
- A nota fiscal pode ajudar na experiência dos consumidores, trazendo mais credibilidade e segurança para as operações. Mas esse não é o único meio de melhorar o atendimento. Aprenda mais no material gratuito: Como transformar o feedback dos clientes em vendas.
- Um bom software de CRM, como o Agendor, ajuda a manter o controle sobre as vendas para não perder nenhuma oportunidade de vista e não esquecer das notas fiscais. Aproveite para fazer um teste grátis!
Como falamos, a nota fiscal de vendas é um documento obrigatório. Então, se a sua empresa vende produtos ou serviços, precisa emiti-lo.
Quer aprender como emitir sua nota fiscal de vendas como um mestre? Então, continue lendo, porque, neste artigo, explicamos a importância do documento, o passo a passo e dicas para fazer a gestão de faturas sem dores de cabeça!
O que é fatura ou nota fiscal de vendas?
A nota fiscal é um documento que prova que a empresa prestou um serviço ou vendeu um produto para o cliente. A fatura deve apresentar a descrição do que foi vendido, assim como informações sobre datas, valores e até mesmo os tributos devidos em cada transação.
O documento pode ser:
- avulso, quando a nota é emitida em uma situação única (primeira e única vez emitindo o documento);
- eletrônico, documento emitido exclusivamente por meios digitais;
- de consumidor, comprovante fiscal que deve ser entregue ao cliente (como a nota de supermercados);
- de serviço, comprovando a prestação de um serviço.
Vale destacar que a emissão da fatura de vendas é obrigatória para todos os negócios que comercializam produtos ou serviços. Entenda os motivos no próximo tópico!
Por que emitir a nota fiscal de vendas? Qual a importância?
A nota fiscal de vendas comprova que houve uma relação comercial entre a empresa e o cliente. Logo, é um documento que garante que o negócio funcione de maneira legal e dentro das obrigações fiscais, gerando mais credibilidade para as operações.
Além disso, é fundamental para fazer o controle de pagamento, uma vez que registra tudo o que é preciso saber sobre a venda, evitando erros que podem causar prejuízos e reduzindo as chances da empresa não receber pelos seus serviços, uma vez que atesta a existência da operação.
Outro ponto é que a fatura de vendas ajuda a melhorar a experiência do consumidor, já que pode ser usada como comprovante em trocas e devoluções. Logo, o cliente fica mais confiante em fazer negócios com a empresa, pois sabe que, se tiver algum problema, será amparado.
Por último, o documento é um poderoso aliado na gestão financeira do seu negócio. Isso porque, como falamos, ajuda a ter mais controle sobre o que é vendido.
Como emitir a nota fiscal de vendas?
Agora que você já sabe o que é nota fiscal de vendas e a importância do documento para o controle de pagamentos, chegou o momento de aprender como emiti-lo. Já adiantamos que o processo é bem fácil, viu?
Confira todas as etapas a seguir!
1. Escolha o tipo de nota
O primeiro passo para emitir notas fiscais de vendas é escolher o tipo de documento. Como mostramos no começo deste artigo, a nota pode ser avulsa, eletrônica, de serviços ou de consumidor.
A escolha depende do que sua empresa vende. Por exemplo, se você comercializa serviços, precisa emitir uma nota desse tipo, que pode ser física ou eletrônica.
Já a nota avulsa é reservada para ocasiões em que não há a possibilidade de uma nota fiscal convencional. Por exemplo, quando um cliente em específico pede a nota fiscal, mas sua empresa nunca emitiu esse tipo de documento. Neste caso, a emissão é uma ocasião isolada.
2. Faça o credenciamento e um certificado digital
O segundo passo é credenciar seu negócio na Secretaria da Fazenda — SEFAZ — do seu estado. Esse processo é necessário para que a empresa seja autorizada a emitir notas fiscais de venda.
Para saber quais documentos levar no momento, o ideal é procurar o órgão responsável pelo seu estado, já que o regulamento pode mudar dependendo da região.
Em seguida, você deve ter um certificado digital, que funciona como uma identidade virtual para o seu negócio. O registro serve para confirmar a identificação durante a emissão da fatura de vendas e ainda fazer assinaturas digitais.
Vale destacar um detalhe interessante: Microempreendedores Individuais — MEI — não precisam do certificado, uma vez que a assinatura eletrônica é facultativa.
3. Escolha a ferramenta
Após garantir o certificado digital, você precisa escolher a ferramenta para emitir as notas fiscais de venda. Existem diversas opções, desde as gratuitas até os softwares pagos, que oferecem mais funcionalidades.
Alguns exemplos são:
4. Fique atento às informações necessárias
Até aqui, você já tem todas as certificações e o software emissor. Portanto, chegou a hora de emitir as notas fiscais de vendas.
Nessa etapa, é imprescindível se atentar às informações necessárias para evitar problemas com os clientes e com o governo.
Durante a emissão, é obrigatório preencher:
- dados do emitente;
- dados do destinatário da nota;
- informações sobre o produto (quantidade, tipo, peso e códigos);
- tributos;
- informações sobre o transporte (frete, seguro);
- forma de pagamento.
Adicionalmente, informe dados sobre o próprio documento, como número e data de emissão, bem como o valor total da venda.
Viu como é fácil emitir uma fatura de vendas? Após este processo, é necessário enviar o documento para o seu cliente — e você aprende como fazer isso no próximo tópico!
>>>> Antes, veja também: impostos sobre vendas — você sabe quais são todos eles?
Como enviar as notas fiscais para o seu cliente?
Você pode enviar as notas fiscais para o seu cliente por e-mail. O processo é feito individualmente ou com a ajuda do software integrado que faz a emissão, que manda o documento para o endereço eletrônico cadastrado automaticamente.
O envio automático, a propósito, ajuda a agilizar todo o processo, poupando tempo da equipe responsável e reduzindo as chances de erro.
Como fazer a gestão das faturas de vendas? 3 dicas
Você já sabe como emitir, mas também precisa ficar atento para fazer uma boa gestão da fatura de vendas. A prática serve para garantir que o processo esteja de acordo com as exigências dos órgãos fiscalizadores, trazendo mais segurança para o seu negócio.
A seguir, confira 3 dicas práticas para fazer isso!
1. Seja organizado
Crie um cronograma e evite deixar a emissão do documento para depois, já que as chances de se esquecer de emitir ou enviar são altas. Certifique-se também de que as notas estejam armazenadas em um único lugar e que não se misturem com outros documentos.
2. Monitore o processo
A segunda dica é sempre monitorar o processo e as notas emitidas para garantir que estejam livres de erros. Para isso, é preciso criar uma rotina de checagem dos documentos para ter a certeza de que todos foram emitidos corretamente.
Assim, você evita problemas com seus clientes e com o governo e ainda mantém um controle rígido sobre a emissão dos documentos para nunca esquecer ou perder nenhum.
3. Acompanhe os resultados
Por último, é importante acompanhar os resultados das suas vendas. Aliás, monitore não apenas a emissão de notas fiscais, mas todo o seu processo comercial para garantir que as etapas de pós-vendas ocorram conforme o esperado.
Para te ajudar com isso, baixe nosso guia sobre como elaborar um processo de vendas e suas etapas para entender, na prática, em qual fase deve emitir sua nota fiscal e como manter um bom controle sobre os seus documentos!
