Você sonha com o dia em que a gestão da sua empresa não dependerá de você? Este dia pode estar próximo
O seu negócio está ocupando todo o seu tempo? Neste artigo selecionamos algumas maneiras de usar a tecnologia e alguns recursos de liderança para deixar a gestão do seu negócio no piloto automático.
Ao contrário de um gestor, um negócio não pode descansar. Trabalhar durantes longos tempos sem descanso, ou ficar cheio de tarefas que tomam todo o seu tempo não é a melhor maneira de empreender.
Se você está desesperadamente atendendo telefonemas, ou respondendo e-mails de clientes, ao mesmo tempo em que precisa vender e entregar tudo para o cliente, algo está errado.
OBS: Preparamos uma apresentação com as principais dicas desse artigo. Confira a apresentação clicando na imagem abaixo:
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Confira o artigo na íntegra abaixo:
Justamente por esse motivo, adotar ferramentas para automatizar processos (como sistemas de CRM, ERP, gerenciador de projetos etc) pode ser uma boa saída para deixar tudo sob controle.
Aqui estão alguns softwares que podem ajudar você a automatizar a gestão da sua empresa:
#1. Use o Trello para gerenciar seus projetos
O Trello pode ajudar o empreendedor a ser mais eficiente na alocação de prazos individuais e manter outras tarefas sob controle podendo ver exatamente quem está trabalhando em qual tarefa.
Este aplicativo ajuda você a manter o controle de quem está fazendo o quê, quando e onde.
Embora as pessoas prefiram colaborar utilizando ferramentas como o Google Docs, organizar e manter-se atualizado com as tarefas individuais de sua equipe é algo diferente.
O Trello irá ajudá-lo a gerenciar seus projetos onde estiver de maneira fácil, além de checar o progresso individual de cada funcionário.
O Trello é uma excelente ferramenta para ajudar o empreendedor gerenciar projetos
#2. Automatize suas mídias sociais com o Hootsuite
Como você mantém seu público conectado e interagindo com você?
Uma das chaves para uma presença em mídias sociais bem sucedida é a consistência.
As empresas precisam estar constantemente ativas em suas redes sociais durante todo o ano. Mas por mais que isso seja importante, encontrar tempo pra isso é um desafio enorme.
Provavelmente um dos mais populares da lista, o HootSuite organiza e ajuda suas contas nas mídias sociais em diversos aspectos, ajudando a sua estratégia de mídias sociais.
Há uma série de maneiras práticas em que você pode usar o Hootsuite para automatizar sua atividade de mídia social.
Em primeiro lugar, você pode programar manualmente posts. Por outro lado, você também pode usar o recurso de agendamento automático, que encurta o tweet, post ou foto ao usar algoritmos para determinar o melhor momento para postar em cada rede individual.
#3. Use o Buffer a seu favor
Semelhante ao Hootsuite, o Buffer também é uma ferramenta de publicação de mídia social, mas o que se destaca é a sua simpatia.
O Buffer também oferece uma análise de painel de fácil utilização, onde você pode ver a eficácia de qualquer publicação, além disso, todos podem colaborar facilmente agendando mensagens em fila.
Muitas empresas usam tanto Hootsuite quanto o Buffer, para monitorar o panorama geral das mídias sociais, por um lado, e para agendar mensagens e atualizações.
Por isso, ambos são úteis para fazer as tarefas do trabalho intensivo.
O Buffer te ajuda a encontrar os melhores horários para promover seu conteúdo nas mídias sociais.
#4. Configure alertas usando o Zapier
Se você quiser configurar alertas, o Zapier pode tornar sua vida mais fácil. Além de alertas, o Zapier se comunica com outros aplicativos, como o Trello, Feed RSS, Gmail, dentre outros.
Você também pode usar Trello com Zapier para gerenciamento de tarefas mais eficaz.
Você pode, por exemplo, configurá-lo para que ele crie automaticamente uma tarefa Trello quando um e-mail é enviado para o Gmail tendo urgente no campo de assunto.
#5. Trabalhe remotamente com o Sqwiggle
Agora que você já conhece algumas maneiras de garantir que a gestão da sua empresa está andando sozinha, você também pode se manter atualizado com o que as pessoas estão fazendo.
É aí que surge o Sqwiggle. Ele é descrito como um aplicativo de colaboração de trabalho remoto e é maravilhosamente simples. Seu grupo de trabalho pode não só ver e ouvir uns aos outros como no Google Hangouts ou Skype, mas eles também podem compartilhar tudo o que vê e faz.
O que o faz se destacar de outras plataformas como o Skype é o fato de que ele minimiza o consumo de largura de banda, tendo ainda imagens a cada 10 segundos.
Os usuários podem clicar em qualquer imagem para ativar instantaneamente vídeos e áudio ao vivo, se quiserem.
Você pode, então, criar salas de trabalho on-line onde as tarefas podem ser organizadas e facilmente identificados.
Com o Sqwiggle é possível saber em que as pessoas estão trabalhando.
#6. Coloque seu e-mail marketing em auto responder
Se você ainda não descobriu o auto responder de e-mails para o marketing de sua empresa, você está prestes a descobrir uma nova função a seu favor.
Empresas de marketing de e-mail como MailChimp ou ConstantContact permitem que você coloque os prospects em uma sequência programada de e-mails que saem automaticamente.
Então, ao invés de ficar enviando e-mails após enviar uma proposta para um potencial cliente, você pode simplesmente colocar sua proposta na sequência de auto responder e deixar a tecnologia fazer o trabalho para você.
#7. Delegue tarefas
Essa é uma tecnologia bem antiga. Delegar tarefas não depende da assinatura, nem download de nenhum aplicativo e, por outro lado, é uma técnica muito útil de gestão do tempo e liderança.
Muitos líderes têm o péssimo hábito de microgerenciar tarefas, principalmente os pequenos empreendedores.
Eles querem cuidar de todos os detalhes. E, no final nada acaba sendo feito. Alguns empreendedores acreditam que dão conta de tudo, porque são eles que fazem o negócio funcionar e, com isso, acabam colocando muito a perder.
Se você tem funcionários, seja 1 ou 100, delegue as tarefas. Faça com que eles saibam o que precisam fazer e, assim, entreguem suas tarefas, permitindo que você se dedique à outras áreas estratégicas do negócio.
Não se renda à tentação de microgerenciar tarefas, cobrando a todo minuto, muito menos de querer fazer tudo sozinho.
Permita que a sua equipe cresça junto com você e, assim, atinja a maturidade necessária para que o seu negócio atinja as metas.
#8. Pare de checar seus aplicativos a todo momento
Os maiores ladrões de tempo são os aplicativos instalados em seu smartphone. Se você parar para pensar vai chegar à conclusão de que está perdendo muito tempo checando e-mails, tirando fotos, fazendo anotações ou twitando algo.
Fora a verificação de mensagens no Facebook, Whatsapp e derivados que roubam ainda mais tempo e também tiram a sua concentração.
No final do dia, a sensação de não ter rendido o que queria é iminente e, assim, não conseguimos entregar as tarefas que precisamos.
Se você quer gerir a sua empresa com os melhores recursos e fazer com que ela fique no piloto automático, leve em consideração isso: não fique checando tudo a toda hora.
Quando chegar um e-mail importante, você será avisado, quando algum cliente importante ligar, você será avisado.
Renda-se à tentação de ficar olhando a todo instante para seu telefone e deixe que a sua empresa trabalhe no piloto automático.
Colocar seu negócio no piloto automático é possível
Algumas decisões estratégicas sempre vão precisar do empreendedor para que sejam validadas.
Por outro lado, muitas tarefas podem ser automatizadas para que o empreendedor possa dedicar o seu tempo à outras tarefas importantes.
Com o organograma atual das organizações, muitas empresas voltaram a ser verdadeiros organismos, onde não existe ordem e a falta de gestão impera. Quando o assunto é gestão, muitos empreendedores acreditam que isso significa fazer tudo sozinho.
Mas estão enganados. Gestão não significa ficar controlando tudo, mas sim saber o que pode ser automatizado e delegado, e o que depende do empreendedor para acontecer.
Ao automatizar algumas tarefas de sua empresa com aplicativos e outros recursos, o empreendedor ganha tempo para poder gerir outras coisas que, ao contrário dos exemplos deste artigo, realmente precisam de sua atenção e participação.
Desta maneira, além de mais tempo, a sua empresa estará sendo gerida de uma maneira mais profissional. E com isso, os resultados serão muito mais satisfatórios.
