Após pesquisar algumas opções de CRM no mercado, a rede de postos rodoviários Posto Tulio escolheu o Agendor para estruturar indicadores do processo comercial e potencializar as vendas. Hoje com sete unidades na Região Sul, a empresa vê claramente um ”antes e depois” do time comercial, mesmo com pouco tempo de implementação.
Principais destaques deste case:
- “Tivemos que fazer algumas adaptações no Agendor e eu considero que a ferramenta respondeu de maneira muito flexível a todas as nossas demandas.”
- “Eu só dou os parabéns para vocês pela acessibilidade, receptividade e, principalmente, pela maneira como fomos atendidos.”
- “Temos as nossas rotinas de todo início e fechamento de semana. Metade dessa reunião, navegamos no Agendor para fazer a mensuração de tudo o que aconteceu e de tudo que podemos melhorar para a próxima semana.”
- “O depois eu diria que é o oceano azul. Ainda existe muita oportunidade para explorarmos dentro do Agendor. Mas antes, tínhamos um mar vermelho, repleto de falta de indicadores e de muita tomada de decisão com base em feeling.”
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Paulo Moller, gerente comercial da rede, resume: “Considero o ritmo comercial e a previsibilidade como dois grandes indicadores que viraram a chave aqui no Grupo”.
O Posto Tulio tem foco no caminhoneiro, que dirige horas a fio, passa dias fora de casa e precisa de uma ampla infra-estrutura que atenda suas necessidades profissionais e pessoais quando na estrada. Mesmo com a natureza específica do serviço, Paulo conta que o Agendor conseguiu se adaptar e atender todas as demandas do time de vendas.
Continue a leitura e entenda como essa parceria entre o Posto Tulio e o Agendor está rendendo bons resultados!
Como era a gestão comercial antes do Agendor?
Paulo Moller: Os vendedores faziam a gestão comercial pelo SAP, sistema avançado de planilhas, mas não havia muito controle, principalmente no que diz respeito ao ritmo comercial.
Hoje a nossa venda, a comercialização daquilo que oferecemos aos nossos clientes, acontece de maneira presencial. Nós chamamos de Field Sales, pois temos que estar na rua. Muito pouco se faz em termos de Inside Sales e não tínhamos essa mensuração, era realmente um controle por Excel, agrupando tanto prospecções quanto manutenção de carteira.
O principal desafio que os gestores me relataram era justamente o de medir a produtividade dos assessores, como são chamados os vendedores aqui. Temos três pessoas no total e a grande dificuldade dos gestores era de mensurar a produtividade, ou seja, o que esses vendedores faziam no decorrer do expediente.
Eles têm tanto a meta de trazer novos negócios quanto fazer manutenção de uma carteira de clientes, então também tinha o desafio de colocar um peso para cada uma dessas atividades.
Como foi feita a escolha de um CRM?
Paulo Moller: Isso já vinha sendo tocado pelo time de tecnologia aqui do posto, mas se não estivesse acontecendo, seria um dos meus primeiros desafios. Como eu tenho uma certa bagagem de outras empresas e CRM para mim é algo mandatório, dentro de um time comercial, isso inevitavelmente aconteceria.
O que sei é que o posto sempre tentou implantar CRMs aqui dentro, sempre teve essa intenção muito positiva de adotar um CRM. Inclusive, outras tentativas já aconteceram, com algumas empresas que não tiveram sucesso.
Não sei se a culpa foi desses CRMs antigos ou se talvez tenha sido uma falta de acompanhamento da gestão, a capacidade de extrair os dados do CRM e transformar em indicadores estratégicos para o dia a dia.
Gosto de pensar que foi um mix das duas coisas, porque para mim só faria sentido tocar o time comercial com o CRM.
Por que escolheram o Agendor?
Paulo Moller: Comecei minha jornada aqui no Grupo Tulio no dia 4 de março, e, basicamente, na segunda quinzena de março nós implementamos o Agendor. Eu cheguei praticamente junto com o Agendor, mas a informação que eu tive é que o Agendor é uma plataforma que tende a integrar com o nosso novo sistema.
Estamos passando por uma transição sistêmica aqui, vamos trocar o nosso ERP, e eu acho que o nosso gerente de TI foi atrás de uma ferramenta que já estivesse apta a integrar com o ERP, justamente para facilitar a busca e a extração de informações. Nesse quesito, o Agendor já saiu dois passos à frente.
Leia mais: Tipos de integrações que podem ser realizadas no Agendor
Fiquei muito feliz pelo Agendor ter sido escolhido como a plataforma de CRM, primeiro porque é uma ferramenta relativamente nova para mim. Fazer mais do mesmo, para mim, não faria muito sentido.
É legal que estou conseguindo explorar de alguma maneira tudo que vocês têm para nos entregar. Lógico, dentro da nossa realidade, porque o posto é um segmento muito específico. Não é uma plataforma, não existe um contrato que eu firme, por exemplo, com o meu cliente, com o meu lead.
Então, tivemos que fazer algumas adaptações no Agendor e eu considero que a ferramenta respondeu de maneira muito flexível a todas as nossas demandas. Prova disso é que os usuários têm tido uma boa interação com a plataforma.
Se pudermos classificá-los para dar uma nota para o CRM, com certeza seria uma nota muito boa. Eu só dou os parabéns para vocês pela acessibilidade, receptividade e, principalmente, pela maneira como fomos atendidos pela Jéssica, no momento da implantação, no onboarding e em todas as reuniões.
No meio do caminho nós tivemos uma pessoa nova que começou, e ela se dispôs a treinar essa pessoa do zero, ensinar para ela o básico bem feito. Essas pequenas ações fazem a diferença, com certeza.
Como foi o processo de implementação?
Paulo Moller: Houve a resistência natural do ser humano, porque tem pessoas que são muito habituadas a fazer da maneira como elas sempre fizeram e, de certa forma, tiveram sucesso em fazer assim. Acredito que existe, dependendo do perfil do vendedor, um rótulo sobre o CRM: “Vão começar a me monitorar agora?”.
E é muito pelo contrário, mal sabe essa pessoa que o CRM é uma ferramenta que vai potencializar os resultados dela, fazer com que ela cresça profissionalmente.
Tivemos barreiras, mas hoje eu posso dizer que, mesmo com o time relativamente pequeno, temos 100% de aproveitamento das pessoas versus a usabilidade do Agendor.
Estamos no terceiro mês de Agendor. Implementamos em março, que foi um mês para testarmos, quando fizemos um onboarding super legal com a Jéssica. Aliás, preciso reforçar isso: sem a presença dela nos assessorando e nos apoiando nas reuniões semanais, não teríamos o grau de maturidade que temos hoje.
Como o Agendor se encaixou no dia a dia do time comercial?
Paulo Moller: O app facilita bastante, porque somos vendedores que estão em campo. A todo momento os vendedores têm os seus carros cedidos pela empresa para fazer visitas aos clientes ou visitar as próprias unidades do posto, onde tem muito negócio e muita fonte de lead.
Veja como funciona o aplicativo do Agendor para Android e iOS:
Diferente de uma estrutura de inside sales, nós estamos em campo. Ficar abrindo e fechando o notebook a todo momento seria algo muito incômodo.
Nós temos as nossas rotinas de todo início e fechamento de semana, seja uma reunião individual, com cada um dos vendedores, ou um fechamento semanal, que eu faço em grupo.
Metade dessa reunião, usamos a plataforma. Navegamos no Agendor para fazer a mensuração de tudo o que aconteceu e de tudo que podemos melhorar para a próxima semana.
Na segunda-feira, eu faço os meus ritos individuais com cada um dos meus vendedores, mas no final da semana eu gosto de ter um fechamento, gosto de trazer boas práticas porque em algum momento, por mais que seja algo amistoso, existe essa competição de quem traz mais negócio, de quem segura mais cliente. Compartilhar isso com as pessoas, de maneira saudável, é super válido.
Como você conseguiu vencer a barreira da resistência dos vendedores?
Paulo Moller: Eu trouxe cases de onde eu vim, uma multinacional francesa, que também comercializava serviços financeiros. De certa forma, tem um pouco de conexão com o que fazemos aqui no Grupo Tulio, e eu simplesmente não conseguiria tocar o time comercial de lá sem um CRM.
Procurei trazer boas práticas do que funcionou e do que deu certo, dos erros e acertos que aconteceram nessa minha antiga jornada. E eles compraram muito bem a ideia. Foi uma época de mudanças bruscas aqui no Grupo, não só de implementação de um CRM, mas uma gestão nova também.
Eu consegui convencê-los de que o CRM é uma ferramenta para ajudá-los. Depois da segunda semana de uso, eles já se deram conta disso, a partir do momento que eu já não perguntava mais para eles as informações que eu mesmo poderia consultar e buscar no Agendor. Assim, eles começaram a criar esse grau de confiança, tanto comigo, porque eu era uma pessoa nova aqui no Grupo, quanto no próprio CRM.
Teve desconfiança, teve um pezinho atrás, mas eu dei mais liberdade para eles fazerem aquilo que realmente importa para nós, que é vender. Os indicadores que eu precisava, eu mesmo estava buscando dentro do CRM, e não mais fazendo ligação, chamando e perguntando o que fez de manhã ou o que vai fazer de tarde.
O treinamento também ajudou a se adaptarem. Foi muito legal, até assistimos as gravações algumas vezes e todos nós participamos.
Que benefícios vocês enxergam depois do Agendor?
Paulo Moller: Gosto muito dos indicadores que o Agendor traz. Como eu disse, nós vendemos um serviço muito específico. É um serviço que não tem contrato, que, no final das contas, é um aperto de mão super informal, e esse cliente pode me deixar a ver navios no dia seguinte.
Mas, dentre tudo isso, existem dois grandes indicadores que estão me ajudando muito e, consequentemente, ajudando muito ao meu time. Considero o ritmo comercial e a previsibilidade como dois grandes indicadores que viraram a chave aqui no Grupo.
Conheça os relatórios e indicadores do Agendor:
Começamos a dar um ritmo e mensurar visitas, ligações e envio de propostas. Isso faz parte das minhas conversas e rituais individuais com cada um deles, onde eu faço, de fato, essa mensuração, comparando em relação à semana passada, e os próximos passos para a semana que está por vir.
Um segundo grande indicador é a previsibilidade, ou seja, agora eu consigo prever qual vai ser o resultado financeiro por vendedor, e não mais ficar contando com o crescimento orgânico de carteira.
Além, claro, dos novos negócios, que era algo que eles mesmos não mensuravam. Os vendedores faziam, por exemplo, fechamento de um cliente novo e não havia uma comemoração.
Não existia um ritual, de certa forma, para cravar aquele negócio como ganho, como a plataforma disponibiliza, que é literalmente um trofeuzinho verde. Eu acho que isso tem muito peso num fechamento.
Além de conseguirmos enxergar com mais clareza e acuracidade os fechamentos, eu comecei a ter mais visão para apresentar a nossa taxa de conversão, que é diferente do que se imaginava.
Esperavam que a cada 10 clientes que eu visitasse, talvez eu trouxesse 8 para dentro de casa. E tem uma conta inversamente proporcional nisso, que é o CRM que está dizendo, são os dados, não é mais um feeling ou um pensamento de um movimento de mercado, por exemplo.
Agora, são os dados, os registros que eles mesmos trazem para dentro de casa que dizem qual é a nossa taxa de conversão. Não existia esse acompanhamento antes, definitivamente.
Como você define o Posto Tulio antes e depois do Agendor?
Paulo Moller: O depois eu diria que é o oceano azul. Ainda existe muita oportunidade para explorarmos dentro do Agendor, claro, dentro da nossa realidade. Mas antes, tínhamos um mar vermelho, repleto de falta de indicadores e de muita tomada de decisão com base em feeling.
Agora, com o Agendor, conseguimos transformar esse mar vermelho no nosso oceano azul. Isso está sendo muito bem recebido pelas pessoas, e esse é o principal de tudo: a experiência dos colaboradores está sendo muito boa. Não faria sentido se fosse boa só para mim e fosse péssima para eles, nem vice-versa.
Que conselho você daria para quem está começando a usar CRM?
Paulo Moller: Ainda estou em processo de aprendizagem do Agendor, mas o que me fascinou na plataforma, sendo bem sincero, foi a simplicidade. Se eu tentar trazer complexidade no universo tão simples quanto é o Agendor, e eu digo simples no bom sentido da palavra, eu vou complicar demais.
Então, a minha dica é: faça o básico bem feito, comece com poucos indicadores e não crie uma fórmula para, em algum momento, dificultar a gestão no dia a dia das pessoas. Já vivemos no mundo VUCA e repleto de mudanças, de um monte de complexidades. O CRM tem que ser simples, prático e progressivo.
Existem pequenos passos desde a implementação do CRM, que nós temos tido pequenos progressos semana a semana. E de grão em grão, de 1% em 1%, vamos nos tornando melhores em relação à semana anterior.
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