A automação de processos e serviços jurídicos é uma prática que usa a tecnologia para transformar atividades manuais em automáticas. Por meio de sistemas como CRM, gerenciadores de contrato e soluções de coleta eletrônica de assinaturas, os profissionais reduzem os erros e aumentam a produtividade.
Principais aprendizados deste artigo
- As ferramentas de automação facilitam o dia a dia dos escritórios de advocacia porque transformam tarefas manuais em automáticas. Assim, reduzem o tempo de execução, diminuem os erros e aumentam a produtividade dos profissionais.
- Existem diversos tipos de automação, como as voltadas para vendas, atendimento ao cliente e gestão de documentos.
- Uma das atividades a automatizar é o controle de envio de propostas de prestação de serviços jurídicos.
- Um CRM para escritórios de advocacia ajuda nesse controle e também a captar leads, prospects e melhorar o relacionamento com os clientes.
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O aumento da eficiência administrativa jurídica é outro benefício. Afinal, é possível, por exemplo, usar softwares que revisam contratos com ajuda da Inteligência Artificial e chatbots para responder aos clientes em menos tempo.
Na verdade, todos ganham com a automação de processos e serviços jurídicos, inclusive a área administrativa, o setor comercial, os próprios advogados e os clientes.
E qual seria a melhor tecnologia para advogados? Siga a leitura e descubra!
O que é automação de processos jurídicos?
A automação de processos jurídicos é a substituição de tarefas manuais por automatizadas. Essa mudança acontece por meio de sistemas que realizam automaticamente tarefas antes feitas por humanos. Entre os objetivos, estão reduzir falhas, evitar retrabalho, diminuir custos e aumentar a produtividade dos times.
Porém, atenção! A adoção da automação não significa que o propósito da tecnologia para advogados seja trocar pessoas por máquinas.
Na verdade, a ideia é melhorar a rotina dos profissionais ao reduzir a carga trabalho, eliminar etapas desnecessárias na execução de atividades, diminuir a burocracia, aumentar a produtividade e deixá-los livres para atividades mais estratégicas, como captar clientes de advocacia.
Alguns ótimos exemplos de automação de processos e serviços jurídicos são:
- gestão de documentos e contratos;
- agendamento de reuniões e compromissos, como audiências;
- encaminhamento de comunicados aos clientes, como datas de comparecimento aos fóruns;
- controle de envio de propostas de prestação de serviços;
- gerenciamento de follow-up de vendas.
Dica de leitura: “Como usar a automatização de tarefas e turbinar seu negócio“
Aproveite e veja também como fazer follow-up de vendas com um CRM para advogados.
Quais os benefícios da automação de processos em escritórios de advocacia?
A automação de processos e serviços jurídicos traz muitos benefícios para os profissionais e clientes dos escritórios. Além dos que já citamos, outros que se destacam são:
- eliminar, ou ao menos reduzir, a quantidade de tarefas repetitivas;
- aprimorar a gestão de tempo e recursos;
- aumentar a precisão das atividades e diminuir os erros administrativos;
- elevar a satisfação dos clientes devido à eficiência e rapidez nos processos e no atendimento;
- gerar dados e usá-los para embasar decisões e análises e, assim, elevar os acertos nas deliberações;
- padronizar atividades e garantir que todos os membros da equipe trabalhem de forma sinérgica;
- facilitar a comunicação e a troca de informações tanto interna quanto externamente;
- evitar perda de prazos por falta de controle.
Não deixe de ler: “Automatização de processos: o que é como ela pode ser uma grande aliada para sua empresa“
Qual o impacto futuro da automação no setor jurídico?
Um estudo do McKinsey Global Institute estimou que 23% das tarefas realizadas por advogados têm potencial de automação com as tecnologias já existentes. O percentual comprova que a transformação digital também chegou a esse segmento, tão caracterizado por interações humanas.
A Inteligência Artificial, por exemplo, serve para:
- analisar grandes volumes de documentos, identificar padrões, extrair informações e resumir conteúdos complexos;
- realizar pesquisas para embasar defesas;
- otimizar o atendimento ao cliente;
- analisar riscos de contratos, transações e litígios;
- garantir a compliance.
Entretanto, é fundamental garantir que as tecnologias para advogados, como a IA e Machine Learning, não comprometam questões éticas, legais e de segurança de informações, como:
- definição de quem são os responsáveis pelas decisões erradas devido ao uso da IA;
- violação de privacidade de dados;
- confidencialidade e sigilo profissional;
- interferências nas tomadas de decisões judiciais.
O vídeo abaixo, da OAB Santos TV (Ordem dos Advogados), fala sobre a relação entre direito digital e Inteligência Artificial e quanto essa questão gera preocupação no mundo jurídico. Confira!
Quais ferramentas usar na automação de processos e serviços jurídicos?
Com os devidos cuidados para cumprir as leis e códigos de ética do setor, a automação de processos e serviços jurídicos só traz benefícios para o seu escritório!
Então, que tal conhecer algumas ferramentas que substituem tarefas manuais por automáticas? Na lista das mais interessantes inclui:
- plataforma de gestão de documentos;
- sistema de automação de contratos;
- software de coleta de assinaturas eletrônicas;
- soluções de atendimento ao cliente;
- CRM para advogados.
Vamos aos detalhes!
1. Plataforma de gestão de documentos
Sistema que automatiza todo o fluxo de documentos, desde o recebimento ou geração, até o arquivamento e descarte, quanto permitido.
A ferramenta de automação organiza, tramita, armazena e recupera diversas documentações jurídicas e torna a rotina do escritório e dos clientes mais simples e prática.
2. Sistema de automação de contratos
Solução específica para gestão de contratos que contempla funcionalidades como preenchimento automático de dados, controle de vencimento, revisão de cláusulas via IA, distribuição de cópias entre os interessados e armazenamento.
3. Software de coleta de assinaturas eletrônicas
A ferramenta de gestão substitui a coleta presencial de assinaturas ao enviar os documentos para os interessados via sistema. A solução conta com recursos de verificação e autenticação para garantir a veracidade e confirmar a identidade dos assinantes.
4. Soluções de atendimento ao cliente
A exemplo de chatbots instalados nos sites dos escritórios, ou aplicações de WhatsApp Business integradas a outras ferramentas de automação de processos e serviços jurídicos, como um CRM (Customer Relationship Management).
5. CRM para advogados
O CRM para advogados é uma solução que centraliza todos os dados e interações com leads, prospects e clientes. A ferramenta entrega uma visão completa e precisa do processo comercial e ajuda os vendedores a converter mais.
Em um escritório de advocacia, os profissionais usam o sistema para variadas tarefas, como:
- acompanhamento dos clientes atuais e futuros no funil de vendas;
- controle de propostas comerciais enviadas;
- agendamento e lembretes automáticos;
- automação de marketing;
- emissão de relatórios e análises.
E são muitos os benefícios de implementar um CRM em escritórios de advocacia, por exemplo:
- otimizar o acesso às informações;
- melhorar a comunicação interna;
- personalizar serviços e atendimentos a partir da análise do comportamento dos clientes;
- construir e manter relacionamentos comerciais mais sólidos e duradouros.
Dica! Para entender melhor o impacto de usar um CRM para advogados, leia o artigo “Case de sucesso com o Agendor: LacLaw” e descubra como a empresa especializada em prestação de serviços jurídicos melhorou a gestão de oportunidades com o nosso sistema.
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