Você realmente sabe o papel de uma agenda de clientes em seu processo de vendas? Saiba que ela é uma estratégia essencial para gerenciar quem realmente faz a empresa ter sucesso: seu público consumidor.
O que você vai conferir:
Principais aprendizados deste artigo:
- A agenda de clientes é um documento de registro de contato de leads e consumidores, incluindo datas e horários de reuniões, além de ações de vendas.
- Para fazer uma agenda de clientes, é fundamental coletar informações básicas, como telefone, e-mail, nome da empresa e pessoa responsável. E, ainda, adicionar calendário de atividades e agendamentos.
- Há diversas ferramentas para criar a agenda de clientes: agenda convencional, planilhas de controle, Google Agenda, aplicativos de celular e agenda no sistema de CRM.
- Entre vantagens e desvantagens, a ferramenta de CRM é a melhor opção, pois, além de coletar dados, integra informações, reunindo tudo no histórico do cliente.
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Entender o objetivo da agenda de clientes é essencial para usá-la da melhor maneira possível e parar de esquecer de entrar em contato com um lead ou responder uma dúvida do cliente.
Fora que ainda é uma forma de saber se apenas essa ferramenta é o suficiente para dar conta de todo fluxo comercial e registrar as informações necessárias. Ou, então, se é preciso ter um sistema mais completo, que integre dados e forneça relatórios sobre clientes, negociações e vendas.
Para descobrir a melhor opção para sua equipe, continue a leitura e entenda o que é e como fazer a agenda de clientes, as vantagens e desvantagens das ferramentas usadas e como organizar todas as informações, potencializando os resultados do time.
O que é uma agenda de clientes?
A agenda de clientes é uma documentação que registra todos os contatos de clientes e leads (potenciais consumidores) para que gestores e pessoas envolvidas com o setor comercial de uma empresa visualizem a qualidade da prospecção, qualificação e negociação.
Junto a isso, essa ferramenta é utilizada para marcar datas e horários de reuniões e outras ações de vendas, como reativação de clientes e chamadas de relacionamento.
Como fazer a agenda de clientes?
Há diversas opções para montar uma agenda de clientes. Ela só precisa ter as informações básicas de contato, como telefone, e-mail, o nome de pessoa responsável (cliente) e o nome da empresa.
A gestão de agenda também pode ser dividida em duas sessões: a lista de contatos e o calendário com os agendamentos de compromissos.
Todas essas informações podem ser colocadas em uma agenda convencional, por exemplo.
Outra opção é ter uma planilha em conjunto com o Google Agenda ou usar um aplicativo.
Também é possível ter esse recurso dentro de um software de CRM, que coleta, armazena e integra todos os dados referentes aos leads e clientes.
A agenda de clientes ajuda a organizar a equipe de vendas?
Depende de quais tarefas precisam ser organizadas e qual é o formato de agenda de clientes que a empresa ou o profissional irá utilizar.
Por exemplo, agendas convencionais não resolvem a gestão de leads por etapas dentro da jornada comercial. A maioria dos aplicativos também não, pois ficam limitados ao formato de calendário de tarefas.
Agora, considerando as plataformas que são dedicadas à gestão de clientes, aí sim é possível considerar a gestão de agenda como a solução de todas as demandas referentes ao comercial de uma empresa.
Vantagens e desvantagens das ferramentas de agenda de clientes
Conheça agora as principais ferramentas usadas para criar e gerenciar uma agenda de clientes e os benefícios gerados à equipe e gestão comercial.
Agenda convencional
Ajuda a marcar e lembrar de todos os compromissos com clientes, organizados por data e hora. Também é uma boa ferramenta para documentar todos os pontos de contatos de clientes e leads.
No entanto, a agenda convencional se limita às funcionalidades básicas, ou seja, realiza apenas marcações de compromissos. Além disso, não permite o compartilhamento com a equipe e a edição de informações.
E, muito menos, centraliza todas as informações em um só local. Logo, é muito mais demorado pesquisar todos os dados necessários para preencher planilhas ou analisar clientes, leads e vendas.
Planilhas de controle
Este modelo de gestão de agenda tem as mesmas vantagens da agenda convencional, porém, é muito mais fácil realizar ajustes e adicionar informações em uma ferramenta digital.
Também é mais prático compartilhar essa ferramenta com outras pessoas da equipe e garantir que os históricos não se percam.
Apesar da facilidade de edição da planilha de controle, o cadastro de dados dos clientes precisa ser feito manualmente, assim como as atualizações. O problema disso é que demanda mais tempo e não torna o processo mais automatizado e intuitivo.
Em paralelo, não é possível ter uma noção clara de entrada e saída de clientes e dos fluxos mensais.
Veja também: Planilha de vendas: como fazer a gestão e controle + modelos gratuitos
Google Agenda
É bem útil para marcar e centralizar compromissos e enviar os convites para os envolvidos em reuniões e eventos. Entretanto, essa ferramenta só tem a funcionalidade de gestão de agenda, ou seja, permite apenas o registro de contatos e compromissos. Fatalmente, será necessário o auxílio de uma planilha, além da atualização manual de dados.
Aplicativos de agenda
Funcionam bem para acompanhar compromissos com clientes pelo celular e receber lembretes de reuniões que estão próximas de acontecer, mas também costumam ser limitados às funcionalidades de agenda, a não ser que sejam os aplicativos das plataformas de gestão de agenda.
Agenda no CRM
Em um sistema de gestão de relacionamento com o cliente, as informações se integram automaticamente assim que uma empresa, junto aos contatos dos responsáveis, é cadastrada no sistema.
Logo, tudo o que se faz em um sistema de CRM, incluindo a gestão da agenda de compromissos, é automatizado para facilitar o processo como um todo (histórico, relatório, etapas no funil de vendas e status de um cliente, entre outros).
A agenda no CRM geralmente necessita de um investimento mensal para que empresas possam utilizar o sistema. Por outro lado, há excelentes plataformas, como a do Agendor, que dispõe da versão free.
Confira: Sistema de CRM gratuito de verdade, com app no celular! Atraia, conquiste e fidelize seus clientes!
Utilizando a agenda do sistema de CRM do Agendor, por exemplo, você pode criar novos compromissos e vinculá-los a pessoas ou empresas. Assim, as tarefas serão adicionadas automaticamente aos históricos dos clientes, centralizando todas as informações em um só local.
Veja abaixo um exemplo dessa funcionalidade no Agendor.
Por sinal, ao indicar o tipo de tarefa que está sendo cadastrada (e-mail, ligação, proposta, reunião ou visita), a plataforma gera indicadores para que os gestores possam acompanhar o desempenho do seu time e ajudá-los no que for preciso. Olha só:
E, para não esquecer do que você agendou, o Agendor te envia notificações sobre seus compromissos!
Os alertas são disparados da seguinte forma:
- no cadastro da tarefa (somente para os usuários responsáveis pela tarefa, sendo que o usuário que a cadastrou não receberá notificação);
- todos os dias, às 7h, é enviado um resumo diário das tarefas aos responsáveis;
- 1 hora antes do prazo de realização da tarefa aos responsáveis.
Se você utiliza o Google Agenda, pode integrá-lo ao Agendor para ter seus compromissos criados pelo CRM espelhados na sua agenda do Google!
Dessa forma, você não deixa nenhum compromisso com cliente ser esquecido. Isso te dará mais credibilidade, maior poder de negociação e mais vantagem competitiva.
Veja como organizar a agenda de clientes na prática com o Agendor:
A agenda de clientes vale ou não vale a pena?
Então, a agenda de clientes é uma vantagem ou desvantagem? É uma vantagem sim, mas somente ela não é o suficiente para manter o controle de tudo o que diz respeito ao processo comercial.
Outro ponto é que, dependendo da ferramenta escolhida para criar a agenda, pode ser que os contatos e compromissos não fiquem tão organizados como estariam em um CRM, por exemplo.
Como organizar a agenda de clientes?
A agenda de clientes demonstra uma necessidade de ter um melhor controle sobre compromissos, contatos, entradas e saídas. Para que o processo de vendas seja efetivo, é preciso ter todo o tipo de informação documentada:
Algumas dicas são essenciais para aprimorar a gestão de agenda, controlar o fluxo comercial e não perder oportunidades.
Veja como organizar e melhorar a agenda de clientes!
Ter uma gestão ativa de clientes
Não espere que os clientes venham até a empresa. Esteja sempre ativo, procurando oportunidades de venda e oferecendo upsell aos que já estão na casa.
Outra prática da gestão ativa é estar sempre em contato com os clientes, a fim de entender se estão satisfeitos e melhorar processos com base em feedbacks para mantê-los fidelizados por mais tempo.
Aprenda mais: Como pedir feedback ao cliente: utilizando o retorno do público para alavancar seu negócio
Dar atenção aos clientes antigos
O maior erro de uma empresa é criar a sensação de tranquilidade quanto aos clientes mais antigos e, por consequência, deixar de conversar com eles e atendê-los com a mesma atenção dos novos.
Nutrir a relação constantemente traz a sensação de cuidado e apreço. Adicionalmente, nunca se perde a noção do que o cliente está achando do trabalho, se está satisfeito ou se precisa de alguma melhoria.
Manter contato também serve como termômetro para saber quando será um bom momento para oferecer mais serviços e benefícios.
Dividir clientes ativos e inativos
Organizar os clientes em duas listas, de ativos e inativos, é uma boa maneira de identificar padrões de comportamento.
Por exemplo, é possível analisar históricos para entender por quanto tempo os clientes costumam ficar em casa e quando tendem a procurar pelos serviços novamente.
Com isso, fica mais claro o tempo que deve ser dedicado para cada situação, assim como o momento exato para tentar a reativação de um ex-cliente.
Faça follow-up de clientes
Outra maneira de organizar e manter sua agenda de clientes sempre ativa, é se programar para realizar o follow-up de clientes.
Entenda quais devem receber retorno a curto, médio e longo prazo. Não se esqueça de anotar o que foi falado na conversa e analisar quais serão os próximos passos.
Se a ferramenta de agenda de clientes for o CRM, saiba que ele contribui (e muito!) para realizar um follow-up de forma inteligente e estratégica. Isso porque ele:
- sugere a melhor data para follow-up baseando-se no histórico do cliente;
- agenda tarefas e lembre compromissos, como o follow-up;
- integra canais de contatos, como e-mail e WhatsApp, ao histórico do cliente. Isso permite o vendedor acessar em um só local tudo o que conversado;
- se a conversa for feita por telefone, o vendedor pode anotar no CRM os principais pontos do bate-papo.
Como fazer follow-up de clientes? 7 dicas!
Se você tem interesse em criar ou melhorar sua agenda de clientes, deve também aprender como fazer follow-up de clientes. Afinal, essa é justamente uma das finalidades da agenda: entender os contatos realizados e manter o fluxo comercial em andamento.
Separamos dicas indispensáveis para não errar na hora de fazer follow-up, independentemente do canal utilizado. Acompanhe!
- Pesquise tudo sobre o cliente e identifique o canal mais usado.
- Monte uma estratégia adequada para esse canal.
- Elabore um cronograma de follow-up com datas e melhores horários e anote o que deverá ser tratado em cada contato.
- Crie um roteiro para cada follow-up para não se perder, separando materiais e conteúdos relevantes para enviar e educar o lead/cliente.
- Baseando na pesquisa sobre o cliente/lead, escolha os melhores gatilhos mentais para serem utilizados durante a conversa.
- Mantenha contato: por exemplo, se você ligou para o lead, peça seu e-mail e envie um resumo da conversa.
- Insista, mas não seja chato. Entenda o intervalo entre um contato e outro.
Confira outras dicas!
Usar a tecnologia a seu favor
A tecnologia é o melhor recurso para manter uma agenda de clientes e para qualquer atividade de gestão que envolve um processo de vendas. Planilhas, agenda digital e e-mails são ótimas ferramentas para organizar essas demandas.
Porém, o CRM é a melhor opção para a gestão de agenda e reuniões, fluxo do funil de vendas, histórico de clientes e relatórios com indicadores de desempenho.
É o serviço completo para dar suporte à equipe comercial, otimizando processos e transmitindo informações com mais clareza para que os vendedores consigam desempenhar melhor seu papel.
Use o melhor da tecnologia a seu favor, crie muito mais do que uma agenda de clientes e melhore o processo de vendas como um todo.
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