O que você faz para garantir que tudo o que foi discutido em uma reunião seja compreendido e aprovado por todos os envolvidos? Certas circunstâncias podem gerar novas reuniões sobre algo que já foi debatido, ou até confusão entre os colaboradores sobre as atividades pelas quais são responsáveis. Por isso, por mais simples que seja o alinhamento, é importante considerar fazer uma ata de reunião de empresa.

Principais aprendizados deste artigo:

  • Ata de reunião é um documento utilizado para registrar, formalizar e divulgar entre os interessados os assuntos discutidos, bem como as decisões tomadas em uma reunião.
  • Esse documento evita falhas na comunicação, que podem levar a reuniões desnecessárias, atraso de projetos e problemas de mensuração de indicadores, além de aumentar a produtividade. 
  • Para criar uma ata de reunião, é necessário se planejar para evitar desvio de assuntos, centralizar as informações (participantes, assuntos, decisões etc.), anotar tudo que for relevante e delegar as tarefas acordadas. Por fim, o documento deve ser compartilhado entre a equipe.  
  • Uma ata de reunião pode ajudar na gestão das equipes. Para aprender mais, baixe nosso guia gratuito sobre KPIs de vendas. Um bom CRM de vendas também pode facilitar seu dia a dia. Faça um TESTE GRÁTIS no Agendor e veja como!

E você pode até pensar que a construção da ata de reunião de uma empresa é um processo longo e demorado, não é mesmo? Pois saiba que é justamente o oposto, já que esse documento não precisa ser burocrático e super formal, como acontecia antigamente.

E aí, quer aprender como fazer uma ata de reunião empresarial? Então continue lendo o artigo a seguir!

O que é uma ata de reunião de empresa?

A ata de reunião de empresa é uma das ferramentas administrativas utilizadas pelas organizações e consiste em um documento que registra, formaliza e divulga tudo o que foi discutido e consentido em uma reunião.

Antigamente, este documento era feito de maneira extremamente formal e complexa, o que dificultava o seu entendimento para outros funcionários. Dessa maneira, não eram todas as pessoas que tinham acesso à ata e isso poderia causar ruídos na comunicação.

Hoje, a ata de reunião de empresa pode ser feita de forma muito mais simplificada. 

Um documento descomplicado e em linguagem não tão formal que registra as pautas dos encontros, o que foi acordado, quem foram os participantes, quais são os próximos passos, já é o suficiente para garantir que todos da equipe estejam  “na mesma página”.

Veja também: Script de reunião de pré-vendas: como elaborar um roteiro e usar o CRM para ter encontros mais produtivos

Qual é a importância de uma ata de reunião de empresa?

Não dá para assegurar que todos os participantes tomarão notas sobre o que foi discutido em uma reunião. Sem essa prática, muitos colaboradores podem ter dúvidas ao desempenhar algum projeto, o que pode resultar em:

  • novas reuniões que apenas reproduzem algo que já foi dito e tomam o tempo e a produtividade dos funcionários;
  • dificuldade de mensurar indicadores realmente relevantes;
  • retrabalho das atividades feitas pela equipe;
  • falhas na comunicação entre o time;
  • atraso de projetos ou implementação de novas estratégias.

Uma maneira de prevenir isso é entender como fazer uma ata de reunião de empresas.

Dessa forma, a comunicação entre a equipe se torna mais clara e o time poderá ter maior produtividade, sem perder tempo com longas reuniões que tiram a concentração dos membros para debater temas já conversados.

É com base no desenvolvimento deste documento que é possível acompanhar o histórico da execução de um projeto, delegar tarefas aos colaboradores e, inclusive, obter provas caso haja alguma acusação ou questionamento sobre alguma decisão tomada pela empresa.

Não se engane: não são apenas as grandes empresas que precisam deste documento. Organizações de todos os segmentos e tamanhos podem ser beneficiadas ao fazerem uma ata de reunião de empresa.

Confira também as dicas da Siteware para ser ainda mais assertivo em suas reuniões: 

Agora que você já entendeu o que é uma ata de reunião de empresa e sua importância, é hora de entender como fazer uma! Veja a seguir.

Como fazer uma ata de reunião de empresa?

Hora de colocar a mão na massa! Vamos entender como fazer uma ata de reunião de forma rápida, assertiva, e totalmente adaptável para vários modelos de negócio ou projetos.

Ou seja, você pode torná-la mais informal ou formal, dependendo da sua cultura organizacional. É importante que haja essa sinergia com sua cultura, para que não se perca a identidade da empresa e para garantir que todos os colaboradores estejam familiarizados com a linguagem e formato utilizados. 

Com isso em mente, veja como se inicia uma ata de reunião em nosso primeiro passo:

1. Planeje-se 

Antes de iniciar sua ata de reunião de empresa é preciso se planejar. Na verdade, este é um passo primordial para qualquer ação dentro de uma organização, portanto, não seria diferente agora.

É preciso centralizar documentos ou dados que serão analisados na reunião, tal como suas pautas. Dessa forma, não se perde tempo caçando documentos, e-mails ou desviando o assunto durante as reuniões e se evita que novas sejam agendadas.

2. Centralize as informações

Informe quem são os participantes, quem compareceu e quem não, onde a reunião foi realizada, quando foi realizada, qual o setor ou equipe responsável por aquela reunião e o que vai ser discutido, ou seja, a pauta da reunião. 

Esses dados são necessários para que seja possível dar o máximo de contexto à ata e identificá-la facilmente. Além disso, é essencial adicionar informações sobre o que foi corrigido ou alterado em relação à reunião anterior.

3. Redija a ata

Durante a reunião, não se esqueça de anotar tudo aquilo que for pertinente e, assim que ela terminar, escreva tudo o que foi discutido.

Ao redigir a ata, certifique-se de informar todos detalhes sobre as pautas abordadas e quais foram seus desfechos. 

É muito importante que a linguagem da ata seja acessível a todos os envolvidos na reunião para que se garanta que todos terão a mesma interpretação sobre todas as questões. Por isso, evite dar sua opinião pessoal sobre tais fatos. A ata deve ser completamente baseada em fatos.

4. Defina os próximos passos

Insira na ata o que foi definido como próximo passo, quais tarefas deverão ser feitas, quais colaboradores são responsáveis por cada atividade, e qual o prazo de entrega.

Somente assim será possível comparar alterações e avanços na próxima reunião, portanto, este é o momento de delegar tarefas. 

Uma ata de reunião de empresa com próximos passos claros ajuda a evitar o microgerenciamento. Saiba mais sobre seu impacto:

Como finalizar uma ata de reunião de empresa?

Ao finalizar o documento, compartilhe-o com todos da equipe.

Para garantir que todos estão de acordo com o conteúdo da ata de reunião e evitar questionamentos futuros, é interessante solicitar uma confirmação de leitura e de aceitação.

Caso sua ata seja no formato físico, você pode destinar um campo de assinatura para cada participante preencher. Ou então, se você enviar a ata por e-mail, pode solicitar uma notificação de recebimento.

Agora ficará mais fácil tocar projetos, estratégias, e reuniões mais assertivas e objetivas, não é? Quer melhorar ainda mais sua gestão e acompanhar os resultados de maneira mais aprimorada? Então confira mais conteúdos do nosso blog:

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