O modelo PDCA ou ciclo PDCA é uma importante ferramenta voltada para a automação de processos empresariais em um formato de melhoria contínua. Isto é, trata-se de um método iterativo, composto por 4 etapas, que são implementadas uma após a outra, visando o aumento de desempenho organizacional.
Principais aprendizados deste artigo:
- Processo empresariais são as atividades que estão interligadas e compõem a rotina de uma companhia, contribuindo, assim, para que ela atinja os objetivos previstos em seu planejamento estratégico.
- O ciclo PDCA, Plan, Do, Check, Act, que em português significa: Planejar, Fazer, Checar e Agir, se refere a um modelo iterativo, isto é, uma metodologia cíclica de melhoria contínua dos processos empresariais.
- A automatização de processos é um passo importante para o crescimento de qualquer tipo de empresa, uma vez que torna suas operações mais produtivas, econômicas e eficientes, otimizando seus resultados.
- Buscar conhecimento e recursos para melhorar seus processos comerciais é uma excelente estratégia para alavancar seus resultados. Baixe agora – Guia: como elaborar um processo de vendas e suas etapas.
- Esse processo de automação é feito por meio da adoção de ferramentas como o software de CRM, que contribui para tornar a gestão de processo muito mais organizada, ampliando a produtividade em todos os setores.
O excesso de burocracia tende a tornar as rotinas de negócios lentas e ineficientes. Como resultado, a produtividade geral cai e seus resultados ficam comprometidos.
Daí a importância de estratégias como a metodologia PDCA, focada na otimização de processos por meio da automatização, que contribui para organizar o fluxo de produção de produtos/serviços nas empresas, seja qual for o seu tamanho.
Quer saber como isso funciona na prática? A gente conta!
Neste post, explicamos o que é o modelo PDCA, como ele funciona e de que forma contribui para tornar a empresa mais produtiva e eficiente a partir da automação.
Qual a importância dos processos empresariais?
Os processos empresariais são conjuntos de atividades que compõem a rotina de uma companhia. Realizadas de forma sistemática, essas tarefas contribuem para que a empresa atinja seus objetivos. Logo, se bem estruturados e alinhados, esses processos viabilizam o bom funcionamento e crescimento do negócio.
A definição e mapeamento desses processos permite à empresa organizar suas operações, gerando padrões que podem ser seguidos por todos os colaboradores.
Contudo, quando essas rotinas são muito burocratizadas e mal-organizadas, o que temos é o oposto: processos engessados e pouco eficientes, que travam a evolução da empresa, comprometendo seus resultados.
Se a sua empresa está passando por isso, relaxa, pois tem solução!
Uma estratégia eficiente para resolver esse problema é por meio da aplicação do modelo PDCA para automação de processos, sobre o qual explicamos mais adiante.
O que é automação de processos?
A automação de processos em uma empresa se refere ao uso da tecnologia para automatizar tarefas burocráticas e repetitivas, que normalmente são realizadas de forma manual. Com isso, é possível alcançar maior eficiência operacional, redução de custos e aumento da produtividade, o que permite alcançar melhores resultados.
O que é PDCA em uma empresa?
PDCA é a sigla para Plan, Do, Check, Act, que em português significa: Planejar, Fazer, Checar e Agir. Trata-se de um modelo iterativo, isto é, uma metodologia cíclica de melhoria contínua dos processos empresariais, que consiste em definir suas etapas e garantir que estejam em monitoramento e aprimoramento constantes.
O infográfico abaixo ilustra, de forma mais concreta, como funciona o ciclo PDCA:
Mas o que cada fase contempla e quais os benefícios de aplicar este modelo? Vamos conferir como automatizar processos com o ciclo PDCA!
Como aplicar o modelo PDCA na automação de processos de uma empresa? 4 passos
Agora que você já entendeu o que é automação de processos, veja como substituir operações burocráticas e ineficientes por rotinas automatizadas, aplicando o modelo PDCA na sua empresa:
1. Planejamento
Na primeira etapa do planejamento temos a definição de alguns itens fundamentais para o processo funcionar.
O primeiro ponto é estabelecer os objetivos e o fluxo de ações que irá garantir — ou aproximar — os resultados desejados.
O estabelecimento de objetivos permite “prever” alguns pontos de melhoria para o futuro, já que as expectativas nos dão um caminho para seguir. Esse conceito de previsibilidade é muito importante em todo o ciclo do processo, afinal, ninguém quer ser pego desprevenido com um resultado inesperado, certo?
Na segunda etapa, definimos os métodos que irão permitir alcançar os objetivos. Por exemplo:
Um processo de vendas pode ter como objetivo a realização de 10 novos negócios mensais, mas como isso será possível? Quais são as etapas, dentro do processo, que irão dar condições para o vendedor buscar esse número?
Nesse exemplo, podemos definir como métodos que levarão aos objetivos:
- a quantidade diária de prospects necessários para alcançar essa meta;
- a definição do follow-up após cada contato;
- o estabelecimento de um percentual máximo de descontos para negociações;
- o plano de ação para lidar com os prospects que não respondem ao contato;
- etc.
Como vimos, a etapa de planejamento busca dar previsibilidade a todo o processo, além de definir um “horizonte” de trabalho, que nada mais é do que um objetivo a ser buscado com a execução dos métodos contidos no processo.
2. Execução
Concluindo a etapa de planejamento, partimos para a execução da automatização de processos, que consiste em aplicar todos os métodos previstos para buscar um resultado.
Mais do que apenas executar, essa etapa do ciclo PDCA consiste, também, em coletar dados para análises futuras. Afinal, não é possível melhorar algo se não conhecermos o problema profundamente.
Outro ponto importante na fase de execução é a questão da comunicação de cada etapa: não devemos simplesmente colocar os colaboradores para executar uma série de métodos sem prévio conhecimento, é preciso capacitar e treinar a execução dos envolvidos no processo.
3. Análise (ou controle)
O processo foi planejado, os colaboradores foram capacitados e a execução está acontecendo normalmente, sem maiores problemas.
Mas ainda é preciso fazer mais para alcançar uma boa automação de processos PDCA.
Como falamos no item anterior, a execução precisa prover meios de medição sobre seu desempenho, já que esses dados irão ser aplicados no momento da análise.
Com dados em mãos, é preciso verificar se a execução está ocorrendo normalmente e, com isso, se será possível atingir os objetivos.
É comum que essa etapa identifique diversos pontos de melhoria, seja na aceleração de uma etapa de execução ou na adição de mais controles para garantir a segurança em momentos específicos.
Uma vez que os desvios sejam identificados, temos condições de partir para o próximo — e último — passo da automação de processos: a etapa de ação (ou ajuste).
4. Ação (ou ajuste)
Processo planejado, executado e analisado, é hora de realizar um ajuste fino para tirar a máxima eficiência de cada etapa, antes da definitiva automação de processos.
Na última etapa da metodologia PDCA, temos o processo de melhoria contínua, onde iremos concentrar esforços para fazer ajustes ou, se for o caso, aprimorar o que já está funcionando muito bem.
Basicamente, a etapa de ação se divide em 3 fases:
- ações de melhoria contínua: onde serão identificados pontos que não são um problema para o processo, mas que podem ser otimizados. Por exemplo, melhorando o desempenho do cadastro de usuários com um sistema CRM.
- ações de prevenção de falhas: onde serão identificados os pontos críticos na execução de um processo, que podem gerar consequências graves. Por exemplo, não há backup para o cadastro de usuários no sistema ERP, como isso será resolvido para evitar problemas graves em caso de perda de dados?
- ações de correção de falhas: este é o pior caso, já que envolve o tratamento de um problema, previsto ou não, que aconteceu. Ainda assim, essa ação é importantíssima para o ciclo como um todo. Por exemplo, os dados dos usuários do sistema foram corrompidos, como iremos proceder?
Como você pode perceber, a etapa de ação é fundamental para o ciclo PDCA — e dentro de um bom processo no geral. Sem ela, certamente ficaríamos com um processo incompleto, ou pior: suscetíveis aos erros de planejamento.
Como identificar o que precisa ser automatizado?
Agora que já temos um contexto geral do modelo PDCA e seus benefícios, vamos aprofundar um pouco mais nas duas últimas etapas: Análise e Ação.
Para isso, precisamos fazer um exercício enquanto olhamos para a execução de determinada etapa de um processo. Com 3 perguntas simples é possível ter uma ideia do que pode ser melhorado por meio da automação:
- Quanto tempo perco na execução dessa tarefa?
- Tenho informações suficientes para tomar uma decisão ou analisar essa situação mais profundamente?
- Quanto essa etapa custa para a empresa?
Dedicar muitas horas na execução de uma tarefa ou comprometer parte importante do orçamento com certas atividades pode indicar uma necessidade de intervenção.
Ademais, a falta de dados para essa análise também revela que há algo a ser melhorado.
Considere a realidade da sua empresa e pondere se há espaço para melhoria.
Qual é o problema com os processos manuais?
Os processos manuais, frequentemente, geram desperdício de tempo e dinheiro para as empresas, além de impedirem uma análise mais profunda de sua situação.
Imagine o gerenciamento de um funil de vendas a partir de planilhas do Excel. Apesar de funcionar, até certo ponto, ele fica inviável em grande escala.
Uma situação como essa demandaria um funcionário dedicado em manter a planilha atualizada e funcionando.
Qualquer informação necessária precisará, obrigatoriamente, passar por essa pessoa, que cedo ou tarde ficará sobrecarregada com as requisições para a manutenção desse funil.
Neste caso, uma solução prática é adotar um software de CRM, que otimiza o tempo da empresa e permite que várias pessoas tenham fácil acesso às informações, sempre que necessário e muito mais rapidamente do que no exemplo anterior.
Conheça outras vantagens de adotar esse tipo de ferramenta na sua empresa:
O sistema automatiza as tarefas de gerenciamento do funil, economizando tempo e dinheiro, sem precisar manter um funcionário dedicado exclusivamente a esta tarefa.
Automações de processos: quando valem a pena?
Uma vez identificado o problema dentro de determinada etapa, é hora de agir!
Para identificar se uma ferramenta irá resolver o problema causado pelo processo manual, é preciso se atentar a esses itens:
- Quanto será o custo da automação?
- Haverá economia de dinheiro após a implantação?
- Haverá economia de tempo após a implantação?
- Haverá melhoria na tomada de decisões?
- Terei mais segurança das informações?
Se a resposta for positiva para todas — ou pelo menos para a maioria — das questões acima, você certamente se beneficiará da automação de processos.
Na verdade, grande parte das empresas em pleno crescimento necessitam automatizar seus processos. Então, provavelmente, este seja também o seu caso.
Se possível, calcule quanto tempo e dinheiro serão economizados com a automação. Além de contribuir para a adoção da ferramenta, isso irá demonstrar para outros colaboradores a importância deste processo, quebrando possíveis as objeções que a mudança irá ocasionar.
Bônus: como encontrar ferramentas de automação de processos?
Ok, você entendeu a importância do modelo PDCA para a automação de processos empresariais, mas por onde começar e como encontrar boas ferramentas para isso?
Uma dica valiosa é ir até seu buscador preferido e procurar diretamente por aquilo que você precisa automatizar, assim: “Automação” + “Nome do processo”.
Confira alguns exemplos:
- automação de reembolso de despesas;
- automação de funil de vendas;
- automação de atendimento ao cliente;
- automação de marketing.
E por aí vai. Certamente você descobrirá diversas opções para o seu caso.
Qual a importância da substituição dos processos manuais?
A substituição de processos manuais é fundamental para economizar os recursos da organização e também contribui imensamente para melhorar o desempenho dos colaboradores e aproveitar suas expertises de forma eficiente.
Atualmente, existem diversas ferramentas no mercado que buscam resolver problemas específicos em diversas áreas. Portanto, está cada vez mais fácil buscar alternativas e melhorar os resultados empresariais.
O modelo PDCA é um ótimo exemplo de metodologia voltada para a melhoria de suas operações via automação de processos. Aliado a boas ferramentas, pode ajudar a sua empresa a se destacar dos concorrentes e torná-la mais competitiva.
Faça uso dessas soluções e otimize a gestão da sua companhia. Certamente isso fará uma enorme diferença no futuro do seu negócio.
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