A automação de processos em escritório contábil consiste em usar a tecnologia para realizar tarefas, até então, executadas manualmente. Essa prática aumenta a eficiência e a produtividade, reduz erros e deixa os profissionais livres para se dedicarem a atividades mais estratégicas.
Principais aprendizados deste artigo
- A automação de processos é uma das melhores maneiras de aumentar a produtividade, diminuir erros e a carga de trabalho dos profissionais.
- No caso da tecnologia para contadores, é possível usar sistemas para realizar cálculos automaticamente, emitir guias, documentos e relatórios e aprimorar o atendimento ao cliente.
- O CRM para contabilidade é um ótimo exemplo de solução que automatiza diversas atividades, como as do time comercial.
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Quantas atividades como cálculos de impostos, inclusão de dados financeiros em sistemas e declarações fiscais seu time realiza ao longo do mês? Com certeza, muitas!
Esses são apenas alguns exemplos de tarefas que exigem demais dos profissionais, pois eles precisam dedicar atenção total para não cometer erros. Se falharem, podem trazer consequências desastrosas para os clientes.
A tecnologia para contadores é a melhor aliada para evitar problemas com as empresas contratantes e otimizar a rotina desses profissionais.
Então, temos uma pergunta para você: como está a transformação digital no seu negócio? Se ainda não está como gostaria, descubra agora os cinco passos principais para promover a automação de processos em escritório contábil.
Qual a importância da automação de processos em escritório contábil?
A automação de tarefas na contabilidade é importante porque aprimora e otimiza a realização de diversas atividades, e essa dinâmica gera benefícios como:
- redução do tempo necessário para finalizar os trabalhos;
- rapidez na entrega dos serviços aos clientes;
- diminuição, ou mesmo eliminação, de falhas humanas;
- uniformidade e consistência nos processos;
- garantia do cumprimento de normas e leis;
- aumento da proteção de dados;
- facilidade no armazenamento de documentos;
- atenuação de custos operacionais, como os gerados por retrabalho;
- acompanhamento do ritmo de crescimento do escritório (escalabilidade);
- geração de dados e insights que ajudam nas tomadas de decisão.
E todos esses pontos contribuem para melhorar o atendimento das empresas contratantes e, por consequência, fidelizá-las.
Extra! Veja o que fazer após conquistar seus clientes e aumente o poder de retenção do seu escritório de contabilidade.
Quais processos contábeis podem passar por automação?
Uma das grandes vantagens da automação de processos em escritório contábil é a possibilidade de eliminar diversas tarefas manuais do dia a dia desse negócio.
Veja alguns exemplos dessas atividades:
- preparação e envio de declarações fiscais e obrigações acessórias;
- emissão e controle de notas fiscais;
- atualização automática de normas, regras e percentuais contábeis;
- geração e gestão de folha de pagamento e pró-labore;
- reconciliações bancárias;
- criação e envio de relatórios gerenciais aos clientes;
- controle de prazos de entrega;
- gerenciamento de honorários pela prestação dos serviços.
Quer um exemplo prático do uso da tecnologia para contadores? Então você precisa conhecer o case da Diferencial Contabilidade. Os gestores contrataram o CRM do Agendor para melhorar o gerenciamento dos clientes e aprimorar a rotina do time comercial.
Entenda detalhes e todos os resultados que obtiveram no artigo: “Case Diferencial Contabilidade: como o escritório profissionalizou o setor de vendas com o Agendor“
Como promover a automação de processos em escritório contábil?
Execute estes passos para promover a automação de processos em escritório contábil:
- mapeie os processos atuais;
- escolha ferramentas compatíveis;
- planeje o fluxo de implementação;
- treine os times para usar as soluções;
- monitore os resultados e faça ajustes.
Descubra como!
1. Mapeie os processos atuais
Identifique, principalmente, as tarefas realizadas manualmente, as repetitivas e as mais demoradas. Veja também quais atividades geram mais erros e as que têm mais reclamações dos clientes.
O objetivo por trás do uso da tecnologia para contadores é justamente eliminar problemas como esses para aumentar a eficiência e a produtividade.
2. Escolha ferramentas compatíveis
Após identificar os processos a automatizar, busque por ferramentas que atendam às necessidades encontradas. Por exemplo, se você precisa melhorar o atendimento ao cliente e a rotina do time comercial, um CRM para contabilidade é a solução ideal.
Essa é a sigla para o termo em inglês Customer Relationship Management, que na tradução para o nosso idioma significa gestão do relacionamento com o cliente. Veja no infográfico abaixo as vantagens de usar essa solução:
Além desses benefícios, usar um CRM para contabilidade ajuda a:
- centralizar dados de leads, prospects e clientes;
- emitir lembretes de quanto entrar em contato com os contratantes;
- gerar históricos de interações e atendimentos;
- identificar oportunidades de oferecer novos serviços às empresas que já estão na sua base.
Descubra todo o potencial dessa ferramenta no artigo: “Quais as melhores estratégias de CRM para implantar em sua empresa?”
3. Planeje o fluxo de implementação
Se o seu orçamento não permitir a automação de todas as tarefas do seu escritório de contabilidade, priorize as mais críticas, que demandam mais tempo e que geram mais trabalho para o time.
Após escolher o que automatizar e a tecnologia, defina um cronograma de implementação com etapas, responsáveis e prazos.
4. Treine os times para usar as soluções
Um dos desafios que os gestores enfrentam ao automatizar processos é mostrar para os funcionários que o software não os substituirá. Por esse motivo, é fundamental deixar claro que o objetivo com essa estratégia é facilitar suas rotinas e diminuir a carga de trabalho.
Inclusive, treiná-los para usar a tecnologia para contadores escolhida é uma forma de comprovar a sua ideia.
Aproveite o treinamento para esclarecer dúvidas que os ajudem a explorar todo o potencial das soluções adotadas e também para implementar a cultura da inovação no seu negócio.
5. Monitore os resultados e faça ajustes
Utilize indicadores de performance (KPIs) para mensurar os resultados da automação. Escolha os alinhados ao que precisa monitorar, por exemplo, taxa de conversão para processos comerciais e tempo de resposta para o atendimento ao cliente.
Dessa forma, saberá exatamente que deu certo e deve manter, e o que ainda precisa de ajustes.
Dica! Este artigo ajudará você a escolher os melhores KPIs: “5 dicas para definir os indicadores de performance ideais para o seu negócio“
Como se preparar para o futuro da automação no setor contábil?
Um artigo da Forbes (em inglês) revelou que os escritórios contábeis, tradicionalmente conhecidos pelo conservadorismo, agora despontam no uso da Inteligência Artificial para redefinir processos, melhorar as ofertas de serviços e aprimorar as interações com os clientes.
Os gestores dessas empresas entenderam a importância de usar essa e outras tecnologias para automatizar tarefas rotineiras e deixar os profissionais livres para atividades mais complexas e intensas.
O objetivo da mudança é gerar insights aprofundados, conselhos mais estratégicos e transformar contadores em consultores de negócios.
O CRM para contabilidade é um ótimo exemplo de tecnologia para alcançar esses resultados. Além de melhorar o relacionamento com o cliente, esse sistema gera dados e informações que ajudam a captar novos contratantes.
E como no mercado B2B as negociações têm fluxos mais longos, nada melhor do que contar com a tecnologia para saber a hora certa de abordar leads e prospects.
Para te ajudar a otimizar essa jornada no seu escritório de contabilidade, temos mais uma dica.
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