Quando se fala em avaliação de desempenho e feedback, tanto gestores como gerenciados, muitas vezes, torcem o nariz.
Por que isso ocorre? Pois a maioria das pessoas não se sente bem nem sendo avaliada, nem avaliando os outros. É uma característica cultural do jeito de ser dos latino-americanos em geral e dos brasileiros em especial.
O que você vai conferir:
Principais aprendizados deste artigo:
- O primeiro passo para realizar uma avaliação de desempenho e o feedback de um colaborador é saber quais serão os critérios definidos, que podem ser tanto qualitativos quanto quantitativos.
- No momento de realizar a entrevista de avaliação de desempenho individual, um roteiro de perguntas rápidas precisa ser definido, colocando em pautas 3 elementos: contexto, ação e resultados.
- Por mais que muitos colaboradores tenham receio, o feedback deve ser estruturado e repassado como uma ferramenta de avaliação, que visa uma evolução no desempenho da equipe.
- É responsabilidade dos líderes formalizarem uma avaliação de desempenho e feedbacks para seus liderados, focando na construção de times de alta performance.
Dar feedback, então, chega a ser traumático para alguns. Mas como superar esse desafio e se capacitar para fazer uma boa avaliação de desempenho e feedback para sua equipe?
Ao ler a postagem de hoje, você verá que vamos apresentar algumas técnicas de avaliação de desempenho e feedback para orientar melhor seu time.
Afinal, como melhorar o desempenho no trabalho sem saber o que devemos melhorar?
Não é à toa que um relatório da Fast Company avaliou que 74% de colaboradores em equipes formadas por Millennials passam por avaliações de desempenho sem feedback. Logo, não entendem o que a gestão pensa de suas performances na empresa e como exatamente eles devem melhorar.
Portanto, fique atento e você vai perceber que esses dois processos podem ser bem menos traumáticos do que você imagina!
Como fazer feedback de avaliação de desempenho?
Antes de falarmos em como dar feedback na avaliação de desempenho, precisamos definir o que será avaliado.
Ou seja, como definir os critérios da avaliação de desempenho?
Alguns desempenhos podem ser meramente quantitativos, como número de vendas, orçamentos entregues, novas lojas abertas etc.
Já outros, no entanto, são mais qualitativos e não deixam de fazer parte da avaliação de desempenho, como a capacidade de liderar, resiliência, interação com o grupo, colaboração com a equipe, entre outros.
Vamos ver a seguir como definir cada um destes aspectos do desempenho.
Avaliação de desempenho por critérios quantitativos
Se você tem um vendedor, vai querer que ele venda mais e saiba como melhorar suas vendas, é claro, mas também pode medir outros indicadores, como número de telefonemas, reuniões, novos clientes etc.
Mas como medir o desempenho de um engenheiro de software? Ou de um cozinheiro?
Nesses casos, é preciso definir indicadores, os chamados KPIs (Key Performance Indicator) ou Indicadores-Chave de Desempenho, que sejam mais importantes para os resultados de sua empresa.
Por exemplo: Talvez não seja tão importante medir quanto tempo o cozinheiro demora para fazer cada prato, mas a quantidade de clientes satisfeitos ao degustá-los. Evidentemente pode se estipular um limite de tempo ideal ou um procedimento padrão, mas o importante é a satisfação do cliente.
Da mesma forma com o engenheiro. Será que o número de linhas de código que ele digita é mais importante que a quantidade de programas bem desenvolvidos?
Para isso, indicadores de vendas e pesquisas de satisfação podem ser usados para os dois tipos de profissionais. Aliás, é algo que trará efeitos até em sua motivação e produtividade.
Para saber mais sobre este assunto e até baixar uma planilha pronta, acesse esta postagem: Planilha de produtividade pronta: acompanhe seus resultados
Avaliação de desempenho por critérios qualitativos
Nesse caso, é preciso primeiro entender quais as competências cada funcionário e seu cargo precisam ter.
Assim, um gerente terá algumas competências necessárias que o analista talvez não precise e o diretor poderá ter a mesma competência necessária ao gerente, só que mais desenvolvida.
Veja alguns exemplos de competências profissionais:
- Saber atuar com foco no cliente
- Ser capaz de trabalhar de forma colaborativa
- Ter boas relações interpessoais
- Capacidade de trabalhar em equipe
- Tomar decisões com assertividade e segurança
- Visão do todo
Por outro lado, existem competências mais técnicas, tais como:
- Domínio de um idioma estrangeiro
- Habilidade para cálculos
- Conhecimento de contabilidade
- Uso de planilhas eletrônicas
- Domínio de certa linguagem de programação
- Conhecimento de certas normas ou leis
E, para cada um desses itens, o feedback e a avaliação de desempenho deverão levar em conta o grau que essa competência atingiu.
Para isso, deve-se usar a seguinte escala:
Avaliação de desempenho em cada competência por níveis
- Em desenvolvimento: ainda não domina totalmente essa competência, é capaz de resolver problemas e situações mais corriqueiras, mas precisa de acompanhamento.
- Sabe aplicar: Já iniciou as primeiras aplicações mais independentes dessa competência, mas seu desempenho ainda é apenas dentro do esperado, sem se destacar.
- Em otimização: Totalmente autônomo no uso da competência, buscando colaboração quando necessário, superar os padrões de qualidade esperados, indo além deles.
- Nível de excelência: Total domínio da competência, chegando a inovar, desenvolver suas próprias metodologias, treinar equipes sobre este assunto e se tornando um líder.
Mas como fazer essa avaliação de desempenho e feedback, apenas observando?
Como dar feedback na avaliação de desempenho?
Existem diversas metodologias, como o modelo de avaliação 360 graus e a autoavaliação profissional. Contudo, hoje vamos focar em uma que costuma ser muito usada: a entrevista de avaliação de desempenho.
Entrevista de avaliação de desempenho
Na verdade, é simples: defina um roteiro de perguntas, baseado nas competências que cada cargo e função precisa ter, e tente levar o avaliado a apresentar 3 elementos na resposta:
- Contexto: como se deu a situação em que a competência foi aplicada e porque ele decidiu empregá-la?
- Ação: o que ele fez, afinal? Qual a ação prática e os detalhes de como a implementou?
- Resultado: o que ficou diferente em relação à situação em contexto depois que a competência foi aplicada? Quais os resultados práticos?
Assim, será possível avaliar realmente em qual dos quatros níveis citados anteriormente ele se encontra.
Quer conhecer outros tipos de avaliação usados no RH? Confira esta postagem: Planilha de avaliação de desempenho de funcionários grátis!
Depois que foram medidos tanto os indicadores quantitativos quanto os qualitativos, é hora de chamar o funcionário para conversar.
O feedback da avaliação de desempenho deve reforçar o que é esperado do colaborador dentro de sua área de atuação e suas respectivas atividades, seja em relação a seus conhecimentos, habilidades ou atitudes.
É uma ação que deve ser contínua e realizada o quanto antes, logo após a situação que exige um feedback acontecer. Desta forma, a pessoa consegue assimilar de forma mais natural e ágil o que precisa fazer e já resolve qualquer problema o quanto antes.
Esperar muito para dar o feedback só torna o processo mais complicado.
Uma dica: nunca diga que precisa dar um feedback, fale que quer conversar com ele, bater um papo ou tomar um café. É uma prática para evitar qualquer tensão que possa surgir antes mesmo da entrevista.
Extra: utilize KPIs de vendas para dar feedback de desempenho
Uma excelente forma de saber como dar feedback avaliação de desempenho no caso de vendedores é utilizar indicadores comerciais. Por isso, fica a sugestão para você aprender mais sobre KPI de vendas com o nosso ebook exclusivo!
Com este material, você saberá aprenderá:
- o que são indicadores de desempenho de vendas, como usá-los e mensurá-los;
- como distinguir os indicadores de performance individual dos indicadores de desempenho da equipe de vendas;
- os diferentes perfis comportamentais de vendedores e o que fazer para extrair o melhor de cada um deles.
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Qual a importância do feedback na avaliação de desempenho?
O feedback é uma importante ferramenta de avaliação de desempenho com o objetivo de alinhar os pontos positivos e negativos junto aos colaboradores.
Trate o feedback na avaliação de desempenho com o devido carinho e atenção, obtendo informações ricas para análise de empresas que precisam otimizar seus processos e atividades.
No caso de feedbacks negativos, a análise do desempenho também auxilia na rapidez da tomada de decisões necessárias para que o cenário mude e os objetivos e metas da empresa sejam atingidos.
Isto é, o feedback serve como orientação ao avaliado para mudar certos comportamentos ou atitudes que talvez possam estar prejudicando resultados e a missão do negócio.
Da mesma forma, a avaliação de desempenho é um modo de fazer a pessoa reconhecer tudo o que ocorreu de positivo, mas com indicações específicas e não genéricas.
3 exemplos de feedback de avaliação de desempenho
Existem diferentes exemplos de feedback de avaliação de desempenho dependendo da abordagem necessária.
Separamos os 3 principais para ilustrar como você pode cobrar sua equipe sem deixar o clima pesado.
Feedback positivo
O exemplo do feedback positivo tem como objetivo principal elogiar uma atitude ou comportamento que levou a um resultado desejado pela empresa e seus gestores.
Neste caso, é importante a avaliação do desempenho para que o colaborador repita a atitude e seja motivado a continuar.
Situação: um vendedor, preocupado com a experiência do cliente, fez o acompanhamento de follow-up de acordo com os objetivos da empresa, o que resultou em uma rápida negociação dentro do ciclo de vendas.
Exemplo de feedback: “Excelente trabalho! Meus parabéns! Você mostrou que está totalmente alinhado com as estratégias da empresa e a importância da experiência do cliente. Continue assim!”
Você deve evitar usar frases prontas de feedback positivo, mas pode sim usá-las para se inspirar e criar uma personalizada conforme o cenário.
Feedback negativo
Dar um feedback de avaliação negativa nunca será prazeroso para nenhum dos lados, mas reforçamos que não pode ser temido e muito menos evitado.
Aqui, o objetivo deste exemplo de feedback para avaliação de desempenho é identificar uma atitude ou comportamento que jamais deve acontecer novamente.
Situação: um vendedor deixou de dar atenção a um importante e-mail ou ligação e acabou perdendo um dos clientes de sua carteira.
Exemplo de feedback negativo: “Entendo que você está muitas tarefas e talvez precise de ajuda, então quero que saiba que pode contar comigo e com nossa equipe. Infelizmente, a perda desse cliente afetou o nosso planejamento. É importante que você compreenda que isso não pode ocorrer, pois atrapalha todo o desempenho comercial.”
Leia mais: Como dar feedback positivo e negativo na empresa?
Feedback construtivo
Por fim, o feedback construtivo tem como finalidade apontar determinada atitude ou comportamento errado, mas que há espaço para melhorias rápidas e eficientes.
Situação: um vendedor com problemas de produtividade e falta de organização ficou abaixo da meta de vendas estipulada para o mês.
Exemplo de feedback construtivo: “Percebi que você não chegou perto de atingir a meta de vendas deste mês. Gostaria que entendesse que isso afetou bastante nosso planejamento estratégico. Por isso, no próximo mês, evite desperdiçar tempo e energia em tarefas de baixa prioridade para conseguirmos atingir nossas metas mais importantes.”
7 dicas para dar um feedback
- Descreva o que sente, de forma natural;
- Evite rótulos e frases feitas;
- Não é o momento de julgar, mas de indicar caminhos;
- Não exagere e, de forma alguma, perca o controle;
- Não use terceiros como fonte de informação, seja responsável pelo que diz;
- Não é hora de perguntar, essa fase já passou: afirme suas conclusões;
- Não especule, só diga aquilo que tem certeza.
Leia também: como criar frases de feedback para avaliação de desempenho?
E agora, está mais tranquilo e confiante para a hora da avaliação de desempenho e feedback? Mas temos como te ajudar ainda mais!
Funil dos sonhos: como melhorar o desempenho dos vendedores?
Às vezes, apenas saber como dar feedback da avaliação de desempenho não é suficiente se não for direto ao ponto e esperar uma melhora. É preciso ir além e motivar os colaboradores a conquistar mais.
Para ajudar você nesta missão, apresentamos o Funil dos Sonhos, uma ferramenta que conecta os objetivos dos vendedores com os objetivos da empresa, mostrando as atividades de vendas diárias que precisam ser realizadas para alcançá-los.
Veja, no vídeo abaixo, as inspirações que nos levaram a formular o Funil dos Sonhos:
