O backoffice tem um papel essencial para os negócios, porque oferece eficiência e agilidade para atividades que ficam nos bastidores. Ainda assim, algumas mudanças podem ter um impacto positivo nos resultados e nos lucros da empresa.
Para tanto, é possível contar com recursos como ferramentas de automatização ou outsourcing, que trazem um ganho em eficiência com menor custo para implementar. No entanto, é preciso adequar à realidade de cada negócio.
Principais aprendizados deste artigo:
- O backoffice envolve as atividades internas da empresa, o que inclui a contabilidade, recursos humanos, logística, entre outras.
- Implementar o backoffice melhora a eficiência da empresa, ajuda a reduzir custos e a torna mais competitiva no mercado.
- Os principais desafios do backoffice são a integração de várias áreas, controle das tarefas, além de ter uma equipe qualificada.
- O uso de uma ferramenta de automação ou a terceirização são formas de otimizar o backoffice, com menor custo.
- Para implementar o backoffice, é importante analisar os processos e criar um plano de ação com as mudanças necessárias.
- Para se aprofundar neste assunto, depois de ler a postagem, baixe nosso e-book: Guia: como elaborar um processo de vendas e suas etapas.
O que é backoffice?
O backoffice é a parte da empresa que lida com todas as operações que não estão fazem parte da venda de produtos ou serviços ao cliente. Ainda assim, são tarefas essenciais para que a empresa funcione bem e cumpra com todas as suas obrigações.
Entre as funções dessa área estão a contábil, recursos humanos, tecnologia da informação, logística, entre outros. Ou seja, tudo o que não está ligado à frente de trabalho, como, por exemplo, a emissão de notas, cálculo de tributos e gestão de folha de pagamentos.
Essas funções podem parecer menores, já que não geram uma receita para a empresa. No entanto, a falta de um backoffice eficiente pode trazer sérios problemas como atrasos na entrega, erros contábeis e até mesmo multas.
Qual é a importância do backoffice?
O backoffice garante que todas as operações ocorram de forma eficiente e eficaz, assim, a empresa trabalha sem problemas. Além disso, pode ajudar a empresa a economizar dinheiro, melhorar a produção e ter clientes satisfeitos.
Isso é possível porque esse conjunto de setores é capaz de organizar os processos e identificar possíveis problemas no fluxo da operação. Assim, vai mitigar erros que podem trazer prejuízos ao negócio, como o atraso no pagamento, que gera encargos como multa e juros.
Esse trabalho também ajuda a manter a operação da empresa sem pausas, por exemplo, com a gestão do estoque e materiais para a produção. Com isso, pode fornecer dados relevantes para tomar decisões em relação a compras ou promoções.
Quais são as funções do backoffice?
As funções do backoffice podem variar de acordo com o ramo da empresa ou indústria, bem como, o porte do negócio. Isso porque, se você possui um quadro de pessoal muito grande, vai precisar de uma equipe de RH para fazer a gestão de pessoas.
No ramo de e-commerce, por exemplo, algumas funções também são cruciais, tais como, tecnologia da informação e logística. Afinal, deve garantir que a página de vendas funcione bem, além de garantir a proteção de dados, e uma entrega ágil dos produtos aos clientes.
A seguir, entenda um pouco melhor sobre as principais áreas que podem compor o backoffice de uma empresa, e quais são as atribuições de cada uma.
Contabilidade e finanças
Esta é uma das funções mais importantes do backoffice, uma vez que é ela que faz a gestão do capital da empresa. Logo, deve manter os livros contábeis em dia, gerar relatórios financeiros, gerir o fluxo de caixa, pagar contas e salários, por exemplo.
Manter essas tarefas em dia é crucial para que a empresa tenha uma boa saúde financeira. Isso porque, se não quitar os impostos ou as contas em dia, pode sofrer com multas, além de ter problemas para ter acesso a crédito.
Recursos humanos
O departamento de recursos humanos lida com todas as questões sobre os funcionários da empresa. Isso inclui a seleção de pessoas, treinamento, gestão de benefícios, controle de ponto, além de atender às leis trabalhistas.
Uma das funções desse setor é fazer o cálculo de reajustes salariais, bem como, observar os períodos de férias dos empregados. Além disso, também pode analisar se há muitas horas extras, o que gera um aumento na folha de salários.
Tecnologia da Informação
A equipe de TI tem a função de garantir que a parte tecnológica da empresa funcione sem problemas. Isso inclui a gestão de servidores, redes, software, hardware e segurança de dados.
Esse é um ponto de suma importância, ainda mais no cenário atual onde cada vez mais se usa a internet para fazer negócios. Dessa forma, é crucial que o negócio mantenha seus dados seguros contra invasões externas.
Pode-se pensar no prejuízo que um ataque de hackers pode causar a um negócio, com o sequestro de servidores ou o roubo de dados críticos de clientes, por exemplo.
Quais são os desafios do backoffice?
Um dos maiores desafios do backoffice para as empresas é integrar os vários setores do negócio. Afinal, a troca de informações torna o trabalho mais ágil e evita perda de dados ao longo do processo.
Outro ponto que merece atenção é a escolha de uma equipe qualificada, capaz de executar as tarefas diárias, além de antever problemas.
O controle sobre as atividades cumpridas também é um ponto crucial, porque, por vezes, o trabalho do backoffice não é notado, exceto quando há algum problema. Por isso, vale a pena criar um fluxo de tarefas, que mostre o que foi feito, e o tempo médio para conclusão.
Escalabilidade
À medida que uma empresa cresce, o trabalho do backoffice também aumenta. Isso pode levar a problemas com o volume de serviço, uma vez que a equipe já existente não consegue atender as demandas como antes.
Nesse cenário, algumas opções são o uso de sistemas, que reduzem o tempo gasto com cada tarefa, ou ainda ampliar a equipe quando necessário.
Integração de sistemas
Muitas empresas usam vários sistemas ao mesmo tempo, para gerir suas operações de backoffice, cada um para uma área. Integrar todos eles pode ser um desafio, ainda que eles não tenham o mesmo desenvolvedor.
Isso atrapalha a troca de dados, quando a área contábil solicita algum dado para o RH, por exemplo. Logo, uma tarefa que seria simples de realizar pode levar mais tempo por precisar converter arquivos para o formato que precisa.
Um exemplo de integração de sistemas essencial é o do sistema de CRM, utilizado pelo time de vendas, com outros sistemas gerenciais do negócio, utilizados pelos times de backoffice, como o ERP.
O CRM é um dos sistemas que pode ser utilizado pelo backoffice, conheça as suas funções:
Como otimizar processos no backoffice?
Algumas medidas podem otimizar o fluxo do backoffice, como o uso de automação e o outsourcing, ou seja, a opção de terceirizar serviços. Tais opções podem ser a solução para agilizar os processos, ainda mais com um volume alto de demandas.
Automatização
Nesse ponto, é possível usar um software para realizar tarefas repetitivas, tais como, emissão de notas, ou a criação de planilhas e relatórios com dados. Isso faz com que sobre mais tempo para a equipe se dedicar a tarefas mais importantes.
Um exemplo disso é o CRM, ou Customer Relationship Management, que reúne todos os registros comerciais de um negócio. Com ele, o gestor pode ter acesso a dados dos clientes, status das compras e uma média do valor gasto, por exemplo.
Isso permite integrar várias áreas, como a de vendas, marketing e contábil. Ainda, dá a opção de analisar os resultados de cada vendedor, para o cálculo de comissões.
Outsourcing
Outra opção é o outsourcing, ou seja, delegar uma parte ou todas as funções de backoffice. Dessa forma, a empresa pode se concentrar em sua atividade central, com uma equipe menor, enquanto um prestador externo especializado cuida do restante.
Uma das vantagens dessa opção é o menor custo, uma vez que a empresa não precisa incluir mais pessoas em seus quadros, com os encargos trabalhistas.
Além disso, tem ao seu dispor uma equipe com expertise nesse tipo de trabalho, sem ter que treinar ou se preocupar com processo de seleção.
Quais são os benefícios da otimização do backoffice?
A otimização do backoffice traz muitas vantagens para uma empresa, com a maior eficiência e a eficácia das operações. Isso resulta em redução de custos, menos erros e maior satisfação do cliente.
Economia de custos
Seja com uso de automação ou um prestador externo, a empresa pode executar um volume de tarefas maior sem ter que ampliar sua equipe interna. Dessa forma, pode ter uma margem maior de lucro com sua operação.
Redução de erros
Ao automatizar processos, uma empresa pode garantir que todas as tarefas sejam feitas de acordo com as regras e normas que se aplicam ao setor. Além disso, reduz o risco de falhas humanas, como um cálculo errado, que gera o pagamento a menor de um tributo.
Isso pode evitar multas e sanções por parte do fisco, além de crises com clientes em caso de uma cobrança incorreta, por exemplo.
Maior satisfação do cliente
Ainda que o backoffice não tenha um contato direto com o cliente, seu trabalho pode refletir de forma positiva na ponta do atendimento. Afinal, ao ter uma operação eficiente, a empresa garante que seus consumidores recebam um serviço de alta qualidade.
Se a área de vendas, por exemplo, se integra ao setor financeiro e logística, o tempo desde o pedido, emissão da nota até o envio pode ser muito menor. Assim, isso pode ser um bom diferencial no mercado.
4 passos para otimizar o backoffice
Otimizar o backoffice pode parecer complexo, mas com um plano bem feito é possível colocar em prática. Então, veja a seguir algumas etapas que uma empresa deve seguir para adotar essas melhorias.
1. Análise de processos
O primeiro passo é analisar quais são as áreas mais críticas, onde há alguma carência ou excesso de erros. A partir disso, pode-se criar um fluxo mais eficiente e definir quais funções são passíveis de automatizar.
2. Criação de um plano de otimização
Na sequência, a empresa deve criar um plano com as mudanças que quer aplicar. Ele deve detalhar as medidas que serão tomadas, quais os recursos necessários para colocar isso em prática, além de um calendário com prazos para cada fase.
3. Implementação do plano
Nessa etapa se inicia o uso de novos sistemas ou software, além de reestruturar equipes e treinar as pessoas para uso dos novos recursos. Além disso, pode haver a contratação de um provedor de serviços de outsourcing.
4. Monitoramento e ajuste
Além de aplicar as mudanças, é crucial monitorar os resultados e fazer ajustes conforme for preciso. Isso inclui a revisão regular das ações de backoffice para garantir que elas se mantenham eficientes.
Isso também pode servir para mostrar aos gestores os ganhos em produção e redução de custos, para justificar o valor que investiu.
Vale a pena otimizar o backoffice de uma empresa?
A otimização do backoffice não é uma tarefa simples, e sim um processo contínuo, mas que pode trazer resultados muito positivos para um negócio. Mas, vale lembrar que cada empresa tem suas próprias necessidades e desafios únicos.
Logo, não há uma solução única, ou seja, o que dá certo para uma empresa pode não funcionar para outra. Por isso, é preciso sempre ajustar a operação de acordo com a realidade de cada negócio.
Adaptação às mudanças
As empresas devem estar sempre prontas para se adaptar às mudanças. Isso pode incluir novas tecnologias, leis sobre o ramo de atividade, além de mudanças no mercado e dentro da própria companhia.
Com um backoffice bem estruturado, tudo fica mais fácil. Afinal, a empresa tem fácil acesso aos dados do negócio, para analisar e tomar decisões assertivas.
Investimento em tecnologia
O uso da tecnologia pode ser uma forma eficaz de otimizar as operações de backoffice. Isso pode incluir software de automação, para gestão de documentos, recursos de análise de dados e muito mais.
Porém, é importante escolher os recursos que se adaptam àquilo que a empresa precisa. Senão, o valor investido não gera um retorno e a ferramenta acaba sem uso no dia a dia.
Capacitação da equipe
Outro ponto crucial é treinar a equipe para garantir que eles possam usar as novas tecnologias e se adequar ao novo fluxo. Isso pode incluir um treinamento formal, workshops, webinars, entre outros.
Parceria com provedores de serviços
Contar com provedores de serviços pode ajudar nesse processo de mudança. Isso porque, têm a opção de personalizar algumas funções para atender aquilo que o cliente precisa para a operação.
Ainda, algumas empresas oferecem o suporte no momento da adesão, assim, treinam as pessoas para o uso correto dos recursos.
Qual é o impacto do backoffice no futuro das empresas?
A otimização do backoffice pode tornar as empresas mais competitivas, rentáveis e capazes de atender aquilo que seus clientes buscam. Dessa forma, podem se destacar no mercado e aumentar suas receitas.
Competitividade
Com uma operação mais eficiente, redução de custos, aliadas à melhoria da prestação do serviço, o negócio tem uma enorme vantagem em relação aos rivais dentro do mesmo nicho. Afinal, pode oferecer um preço atrativo, além de ser ágil na entrega aos clientes.
Rentabilidade
Ao reduzir custos e melhorar a eficiência, uma empresa aumenta suas margens de lucro e pode investir em outras áreas. Dessa forma, pode ampliar sua produção ou apostar em novos produtos para ampliar seu portfólio.
Satisfação do cliente
A operação mais ágil garante que seus clientes tenham um serviço de alta qualidade. Isso pode levar a uma maior retenção de clientes e a uma imagem positiva no mercado.
O atendimento de qualidade é chave para a satisfação do cliente. Veja mais dicas:
Como o backoffice auxilia na gestão da empresa?
O backoffice é uma parte crucial da gestão de uma empresa, pois além de acelerar processos, facilita o acesso a relatórios e métricas sobre os resultados do negócio.
Isso permite que o gestor tenha uma visão ampla sobre várias áreas, de forma integrada. Assim, é capaz de confrontar dados sobre as vendas e custos da operação, além de identificar opções de melhorias.
Em suma, o backoffice é o coração de qualquer negócio, já que inclui funções vitais para uma operação eficiente. Otimizar essas tarefas requer dedicação, mas que pode ser um grande diferencial no mercado.
Processo contínuo
No entanto, é importante lembrar que a otimização do backoffice é um processo contínuo que requer uma análise constante e ajustes regulares. Além disso, demanda um empenho conjunto das equipes e gestores para colocar as mudanças em prática.
Por fim, vale destacar a importância de escolher a melhor forma de inserir isso na realidade de cada empresa. Para aquelas de menor porte, a terceirização das atividades pode ser uma opção viável, com melhor custo-benefício.
Já para aquelas com um alto fluxo de dados, que desejam ter um controle mais próximo sobre a operação, o uso de softwares de gestão, que integrem várias áreas, pode ser a melhor escolha.
Se você quer aprender a como organizar uma empresa de vendas ou iniciar a implantação de um processo comercial em sua empresa, consulte mais algumas dicas em nosso e-book gratuito: Guia: como elaborar e implementar o processo de vendas.
