Escrever uma carta de agradecimento ao cliente (ou e-mail de agradecimento ao cliente, se preferir) não é algo difícil ou complexo. Na verdade, é um ato bem simples e, ao mesmo tempo, grandioso, pois é fundamental para gerar uma conexão com o público.
Principais aprendizados deste artigo
- As cartas de agradecimento ao cliente contribuem para o fortalecimento do relacionamento e promovem a fidelização.
- Assinar a carta com o primeiro nome do destinatário ajuda a manter o cliente conectado com a empresa.
- No fechamento da carta, é preciso deixar um CTA, ou seja, uma chamada para ação, convidando o cliente para um evento ou uma visita.
- Para potencializar esse relacionamento, a dica é usar um sistema de CRM para coletar, integrar e acompanhar os dados, a fim de personalizar ainda mais cada interação com o consumidor.
- Manter o relacionamento é uma estratégia de fidelização importante para a saúde financeira das empresas. Saiba como organizar o atendimento ao cliente com nosso kit completo!
Na hora de escrever uma carta ou e-mail, o que acontece é que, muitas vezes, não sabemos exatamente quais palavras usar. A ideia geral está em nossa cabeça, mas como traduzir em uma mensagem escrita?
Por isso, selecionamos algumas dicas mostrando a estrutura básica de como escrever uma carta de agradecimento ao cliente.
Em seguida, acrescentamos cinco modelos de carta de agradecimento ao cliente, cada um deles referente aos diferentes motivos para agradecer, como pela compra ou preferência.
Confira esses modelos e sinta-se mais seguro na hora de escrever uma carta ou um e-mail de agradecimento ao cliente.
Como escrever uma carta de agradecimento ao cliente?
A primeira coisa que você precisa fazer é definir o motivo do agradecimento.
Esse tema é que vai definir tudo o que será escrito na carta ou no e-mail de agradecimento ao cliente.
Com isso em mente, divida o conteúdo em 4 blocos:
1. Identificação do cliente e de sua empresa
Pode parecer algo óbvio, mas é importante iniciar a carta com um pronome de tratamento adequado para se referir ao cliente. Você deve definir isso em função da proximidade que tem com ele.
Veja alguns exemplos:
- Caro Carlos, – bastante informal
- Prezado Carlos, – certa informalidade
- Prezado Senhor Carlos – formal
- Prezado Senhor Carlos Gouveia – bem formal
- Ilmo. Senhor Carlos Gouveia, – extremamente formal, raramente é necessário usar
Em seguida, mesmo a carta tendo a identificação do remetente, é importante relembrar quem está falando.
Você pode usar uma frase como essa:
Nós, da empresa tal, … – um pouco impessoal
Ou, simplesmente, usar a primeira pessoa e assinar a carta com seu nome, no final. Assim, fica mais próximo do cliente.
2. O motivo do agradecimento
Depois disso, registre o motivo do agradecimento (você verá alguns modelos de carta de agradecimento mais adiante).
3. Diga porque sua empresa valoriza essa situação
A seguir, é importante mostrar o motivo da sua empresa valorizar o relacionamento com o cliente.
Não use palavras vazias. Procure expressar motivos sólidos e consistentes, evitando elogios que podem parecer “bajulação”.
Relate como é importante contar com esse cliente ao seu lado.
4. Fechamento
Por fim, finalize a carta com um gancho para a próxima ação, um convite para uma visita ou um evento, o desejo de que o relacionamento continue por muito tempo e daí em diante.
Confira estas dicas do canal “O Guru” sobre agradecimento ao cliente:
Veja também as dicas da Larissa Loren, no Sextou com o Agendor, sobre como acelerar o “sim” do cliente na etapa de fechamento:
Modelo de carta de agradecimento ao cliente: confira 5!
Você já viu a estrutura básica de uma carta de agradecimento. Agora, confira alguns modelos para se inspirar na hora de agradecer seus clientes.
1. Carta de agradecimento ao cliente pela preferência
A carta de agradecimento ao cliente pela preferência deve ser usada quando você trabalha em um mercado com muitos concorrentes. E, apesar das diversas opções, seu cliente se mantém fiel.
Veja o modelo:
Caro Júlio,
Já faz 7 anos que iniciamos este relacionamento com sua empresa. Juntos, trabalhamos para encontrar as melhores soluções para que seu negócio alcance sempre grandes resultados.
O que mais nos motivou e continua motivando durante estes anos é a proximidade de nossas conversas e a certeza de que podemos atender às suas necessidades sempre que necessário. E isso só é possível porque podemos contar com sua opinião sincera sobre o que precisa ser melhorado e o que está dando certo.
Assim, buscamos em conjunto aprimorar nosso relacionamento para conseguir os melhores resultados.
Aproveitamos esta oportunidade para convidá-lo a visitar nosso showroom e conhecer a nova linha de produtos que acabamos de lançar.
Forte abraço,
Rafael
Confira também em nosso blog: Frases de agradecimento ao cliente: seja sincero e objetivo
2. Carta de agradecimento ao cliente pela compra
A carta de agradecimento ao cliente pela compra costuma ser enviada na primeira aquisição do cliente.
Pode acontecer também quando as características do negócio fazem com que o processo de vendas tenha um ciclo longo e se realize em intervalos consideráveis.
Veja um exemplo:
Prezado Senhor Ricardo Oliveira,
Nós, da <<empresa>>, gostaríamos de agradecer pela decisão de comprar nossa solução a fim de atender às necessidades do seu negócio.
Temos certeza de que os resultados superarão as expectativas, porque sabemos que sua empresa sempre usa todos os recursos da melhor forma e com extrema competência. E não poderia ser diferente neste caso.
Estamos confiantes que este se transformará em um case de sucesso, motivo de orgulho para ambas as organizações e um exemplo para o mercado.
Por isso, pedimos que, assim que possível, nos envie os dados de performance e satisfação dos seus clientes. Assim, poderemos aprender com sua experiência e, se necessário, aprimorar ainda mais nossa solução.
Grande abraço,
Pedro do Nascimento
3. Carta de agradecimento ao cliente pela confiança
Já a carta de agradecimento ao cliente pela confiança é enviada para um cliente que tenha um relacionamento bastante consolidado com a marca.
Esse tipo de situação ocorre geralmente quando é preciso apresentar um alto nível de qualidade, como hospitais, hotéis e companhias aéreas.
Confira um modelo de carta deste tipo:
Prezado Teixeira,
A <<empresa>> faz questão de sempre oferecer soluções impecáveis, que atendem altos níveis de qualidade, dentro dos padrões exigidos pelas normas reguladoras.
É um prazer trabalhar com vocês, porque sabemos que, da mesma forma que nós, a qualidade e a excelência fazem parte dos seus valores.
Obrigado pela confiança em usar nossas soluções para satisfazer seus clientes!
Grande abraço,
André Tavares
4. Carta de agradecimento ao cliente pela parceria
Parceria é um tipo de relacionamento que vai além da fidelidade. No caso, as duas empresas conseguem alavancar negócios juntas, seja apresentando clientes mutuamente ou oferecendo soluções complementares em conjunto.
Por exemplo, uma empresa que vende hardwares pode ter como cliente uma empresa que monta escritórios completos, dos móveis, sistemas de ar-condicionado, iluminação e cabeamento até a instalação dos hardwares.
Nesse caso, trabalham juntas para agradar o mesmo cliente.
Veja uma carta para um cliente desse tipo:
Caro Andrade,
Queria agradecer profundamente por completarmos mais um ano de parceria.
Trabalhamos muito bem juntos e sempre encontramos a melhor maneira de atender às necessidades dos nossos clientes.
Obrigado por trabalhar com a gente e parabéns por sua competência!
Forte abraço,
Carlos Eduardo
5. Carta de agradecimento e boas-vindas ao cliente novo
Já que falamos sobre variados modelos de carta ou e-mail que podem ser enviados aos clientes atuais, é importante não se esquecer dos novos consumidores da sua empresa.
Afinal, uma boa relação deve ser construída desde o começo. A empresa deve mostrar ao cliente que é confiável e demonstrar que pode ser sua parceira ao longo dos anos.
Para isso, veja um exemplo de carta de agradecimento e boas-vindas ao cliente novo para se inspirar!
Caro Guilherme Moraes,
Obrigado por se juntar à <<empresa>>. Nós construímos o <<serviço/produto>> devido à nossa necessidade de <<histórias por trás>>.
Logo, nós adoraríamos saber os motivos que atraíram você para o <<serviço/produto>>. Seu feedback é valiosíssimo para que possamos seguir entregando exatamente o que os clientes desejam.
Você pode responder a esta mensagem ou simplesmente clicar e acessar o questionário <<inserir o link>>.
Fique atento que, nos próximos dias, vamos enviar mais mensagens e informações de alta qualidade para você e seu negócio obterem o máximo potencial do <<serviço/produto>>.
Se tiver qualquer dúvida, não deixe de falar com a gente. Estamos prontos para ajudar!
Grande abraço,
Marcelo Oliveira
Cartas ou e-mails desse tipo podem ser a solução para quem quer saber como manter um bom relacionamento com clientes. Porém, existem outras formas de fazer isso.
Como potencializar o relacionamento com o cliente?
Não adianta fugir: a melhor forma de gerenciar o relacionamento e oferecer uma experiência memorável ao cliente é com o uso da tecnologia. Mais precisamente com um sistema de CRM.
Esse software de gestão de relacionamento com o cliente foi criado para isso: conhecer profundamente seu público e criar estratégias para promover o crescimento empresarial de forma sustentável.
Isso porque ele coleta, integra e analisa todos os dados dos clientes, podendo ser integrado às outras plataformas de gestão, como o ERP e automação de marketing. Ou seja, é possível, em um só local, filtrar quais informações são relevantes para sua empresa e, assim, monitorá-las para otimizar a tomada de decisão.
Isso ajuda também a identificar o momento correto de enviar uma carta de agradecimento ao cliente, podendo até mesmo personalizar o texto com o acesso às preferências, dúvidas e expectativas.
Saiba o que é CRM e para que serve e aprimore seu atendimento ao cliente!
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