ChatGPT na gestão de equipe de vendas: dicas práticas

Qual o futuro da área de vendas e como o uso do ChatGPT na gestão pode ser um aliado para melhorar a eficiência e a performance da sua equipe?

A evolução tecnológica está acontecendo em ritmo acelerado e, se os gestores de vendas não se atualizarem e buscarem maneiras de incorporar essas novas tecnologias em seu trabalho diário, certamente ficarão para trás.

Para mostrar como a Inteligência Artificial pode fazer parte da gestão comercial, realizamos um webinar com o Júlio Paulillo, cofundador do Agendor, e o Raul Candeloro, fundador e sócio do Grupo VendaMais, para falar sobre gestão de equipes de vendas com ChatGPT, focando principalmente em desenvolvimento de vendedores e análise de performance.

Principais aprendizados do artigo

Você pode personalizar o ChatGPT para ter resultados mais alinhados com o contexto da sua empresa.
É possível extrair dados diretamente do Agendor e vinculá-los ao ChatGPT para criar gráficos dos seus resultados de vendas, que podem ser utilizados nos seus relatórios de performance.
O ChatGPT ajuda a personalizar o treinamento e desenvolvimento dos vendedores, aumentando a eficiência da equipe.
Um CRM é importante para garantir uma boa gestão de vendas, e a integração com ferramentas de IA só contribui para otimizar a performance do time de vendas. Você pode testar gratuitamente o CRM do Agendor para extrair dados e utilizá-los no ChatGPT.

O foco durante o webinar foi a análise e o desempenho das equipes de vendas baseadas em dados, assim como o treinamento e o desenvolvimento individual.

Com o ChatGPT, realizamos uma análise detalhada de dados de vendas, exportados do Agendor, e exploramos como esses dados podem ser usados para criar relatórios e gráficos que oferecem uma visão geral da performance da equipe de vendas.

Com isso, a ferramenta ajuda a personalizar e direcionar o treinamento e o desenvolvimento individual. Quer saber tudo sobre esse assunto? Então, continue lendo para acompanhar os principais insights do webinar!

Uso do ChatGPT na gestão de vendas: antes de começar, personalize

O ChatGPT é uma ferramenta poderosa que pode transformar a forma como você gerencia a sua equipe de vendas e se tornar uma grande aliada nas suas análises. É claro que a tecnologia não substitui o ser humano, mas os profissionais que souberem aproveitar o melhor da tecnologia podem acabar substituindo aqueles que não sabem.

Durante o webinar, Júlio reforçou que o ChatGPT na gestão pode ser utilizado para melhorar a eficiência comercial e a performance do time de vendas.

Um dos primeiros exemplos do webinar trazidos pelo Júlio foi baseado numa pergunta simples: “Como podemos usar o ChatGPT na gestão de vendas? Aponte cinco ideias em tópicos com até quatro palavras”.

Como exemplo, aqui está a resposta que obtemos para esse prompt:

Claro! Aqui estão cinco ideias em tópicos curtos de como usar o ChatGPT na gestão de vendas:

Atendimento ao Cliente
Automatização de Respostas
Análise de Dados
Treinamento de Vendedores
Geração de Leads

A partir desse comando, a ferramenta traz uma lista de estratégias que você pode adotar. As possibilidades da IA são infinitas. Só que, para aproveitar ao máximo o que ela oferece, primeiro, é interessante customizá-la. Vamos ver como?

Personalização do ChatGPT

Para ter resultados mais alinhados com o seu contexto, é recomendado personalizar o seu ChatGPT.

Para isso, você deve clicar no ícone, no canto superior direito da tela e, em seguida, no botão “Customize ChatGPT” ou “Personalizar ChatGPT”.

Então, você deve responder a duas perguntas:

1. O que você gostaria que o ChatGPT soubesse sobre sua empresa para oferecer melhores respostas?

Para responder a essa pergunta, temos um prompt que você pode adaptar:

Sou gestor comercial de indústria têxtil com 10 anos de experiência, 20 vendedores na equipe, sendo 10 internos e 10 externos, com o objetivo de aumentar as vendas em 30% ao ano, mas com problemas de conhecimentos, habilidades e atitudes na equipe e perda de oportunidades de vendas por falta de visibilidade de controle comercial.

2. Como você gostaria que o ChatGPT fosse para te responder?

Mais um prompt para você ajustar à sua realidade:

Considere que você é um consultor empresarial com 20 anos de experiência e foca em vendas consultivas para indústrias com amplo conhecimento em todas as disciplinas comerciais, desde planejamento, prospecção, negociação até fechamento e fidelização de clientes. Em suas respostas, seja o mais detalhista possível, compartilhe exemplos práticos do ramo industrial, focado em vendas consultivas técnicas e complexas. Use um tom de voz informal e, sempre que possível, compartilhe fatos e dados que dão embasamento.

Lembre-se: adapte esses prompts para o seu contexto e salve as informações. Fazendo isso, o ChatGPT já vai se atualizar e começar a responder de forma mais direcionada, seguindo as suas respostas.

Prompts para ajudar no desenvolvimento de vendedores com o ChatGPT

Uma das verticais que o ChatGPT entrega excelentes insights é o treinamento e desenvolvimento de vendedores, por isso escolhemos esse como um dos tópicos do webinar, que foi guiado pelo Raul Candeloro.

A ideia é utilizar a ferramenta de IA para gerar ideias de gargalos nas operações, pontos fortes e pontos de melhoria de cada vendedor e como o time pode ser melhor aproveitado.

Confira alguns exemplos de prompts:

Prompt para entender a discrepância de performance de vendedores

Sou gestor de vendas e gostaria de entender por que alguns vendedores meus vendem mais do que os outros. Que tipo de análise eu poderia fazer para entender melhor essas diferenças e ajudar a equipe a vender mais?

Observação: Quando você envia essa pergunta, a tendência é que o ChatGPT traga algumas sugestões de métricas e já faça um filtro inicial para você não se perder em informações.

Prompt para identificar o ciclo e produtividade por vendedor

Quero entender por que alguns vendedores da minha equipe comercial têm ciclos de vendas mais curtos do que o resto da equipe. Quais indicadores devo analisar e o que posso fazer para melhorar isso?

Observação: Raul dá a dica de você ter um arquivo com prompts e alimentar essa base para tê-la sempre à mão e usá-la quando precisar. Afinal, esse será um documento superpersonalizado para avaliar o seu time.

Prompt para analisar conversão e motivos de perda por vendedor

Como podemos reengajar clientes perdidos e aumentar nossas chances de converter essas oportunidades em vendas futuras? Baseado no gráfico dos maiores motivos de perda, estabeleça estratégias para recuperar clientes que inicialmente não fecharam a compra. Isso pode incluir follow-ups estruturados, ofertas especiais ou demonstrações adicionais.

Observação: Em todos os prompts, você pode vincular o gráfico gerado anteriormente com base nos dados das planilhas compartilhadas com o ChatGPT e pedir para a ferramenta considerar essas informações na resposta. Além disso, você pode complementar esse prompt de análise, perguntando ao ChatGPT quais pontos precisam ser reforçados junto a cada vendedor numa reunião de feedback.

Prompt para produtividade e argumentação

Sou gestor/a de vendas e estou analisando alguns indicadores de vendas da minha equipe. Estou preocupado com o ticket médio, que é o valor médio por compra, de alguns vendedores.Quais são 10 coisas que podemos fazer para melhorar o nosso ticket médio?

Observação: Outra dica do Raul é que você não precisa aderir de primeira a todas as respostas que o ChatGPT oferece. Você pode, por exemplo, dizer algo como “Não gostei da resposta, achei muito superficial.” ou “Achei essas sugestões todas muito superficiais e básicas. Além disso, o que mais podemos fazer para que seja realmente estratégico, diferenciado e disruptivo?”.

A partir do seu feedback, a ferramenta pode reelaborar a resposta, considerando os pontos mencionados por você. Ou seja, a ideia é aprofundar a conversa com o chat de acordo com a sua expectativa de resposta. É possível pedir para a IA simplificar ou aprofundar as sugestões, por exemplo, pensando em um ciclo de melhoria contínua com a ferramenta.

Gestão baseada em dados: fazendo análises com o CRM e o ChatGPT

O ChatGPT se torna uma ferramenta muito mais potente quando abastecida com dados relevantes. Por isso, no webinar, Júlio e Raul se dedicaram a fazer análises a partir de dados extraídos do CRM.

Importante: os comandos a seguir são realizados na versão Plus do ChatGPT.

Veja como você pode aproveitar as duas ferramentas para avaliar a performance do seu time de vendas de maneira mais eficiente:

Passo 1: Exportar dados do Agendor

Você consegue exportar uma planilha com dados do seu Agendor e utilizá-la para criar gráficos e relatórios com o ChatGPT. Essa possibilidade te ajuda a ter uma visibilidade macro sobre como está a performance da sua equipe comercial. A partir disso, é possível elaborar estratégias de treinamento e desenvolvimento para cada pessoa da equipe.

Mas como fazer isso? Confira este passo a passo:

Logado no Agendor, clique em “Negócios”, e, em seguida, em “Filtros”;
Depois, selecione os dados que você quer exportar, como negócios do “Funil de pré-vendas” e “Funil de vendas”;
Selecione o período que você quer analisar;
Depois de aplicar os filtros, clique em “Exportar”>>”Negócios + detalhes de Empresas e Pessoas + Produtos”.

Pronto, você já tem um arquivo para enviar ao ChatGPT.

Agora, vá em “Tarefas” (porque há tarefas registradas nos negócios selecionados previamente);
Clique em “Finalizadas”;
Defina o período a ser analisado;
Selecione as pessoas da equipe que você quer considerar na análise;
Clique em “Exportar”>>”Tarefas + detalhes de Empresas e Pessoas + detalhes de Métricas”.

Com isso, você terá dois arquivos baixados diretamente do Agendor. Lembrando que você pode extrair mais dados necessários para a sua análise. Aqui, estamos apenas trazendo um exemplo do que pode ser feito.

Passo 2: Enviar os dados para o ChatGPT

Nesta segunda etapa, você vai enviar esses dois arquivos para ChatGPT, utilizando o recurso de memória. Isso é importante, porque assim é possível passar algumas configurações para a ferramenta, indicando como ela deve interpretar as planilhas enviadas.

Quando você montar prompts pedindo alguns gráficos e relatórios, a IA vai saber exatamente sobre o que você está falando. Quanto mais lapidado o seu prompt, maiores as chances de a ferramenta apresentar respostas alinhadas com o que você busca.

Nesse caso, você pode ter uma lista de instruções e oferecer um comando para o ChatGPT: “Memorize as seguintes instruções.”

Passo 3: Realizar análise de dados com o ChatGPT

Para realizar análises de dados com o ChatGPT, você pode apenas enviar sua tabela extraída do Agendor e usar um comando simples para a ferramenta, como: “Faça um gráfico de pizza para analisar esses resultados”; ou enviar um modelo de pergunta mais elaborado, o que acaba sendo uma opção melhor para refinar sua análise. A partir disso, você consegue criar gráficos e fazer comparativos.

Algumas ideias de métricas que podem ser analisadas com base nas informações enviadas ao ChatGPT:

Valor total ganho por vendedor;
Ciclo médio de vendas por vendedor;
Taxa de conversão;
Win-rate por vendedor;
Tempo de ciclo de vendas;
Quantidade de atividades média por vendedor;
Maiores motivos de perda por vendedor;
Ticket médio por vendedor.

Você pode, por exemplo, pedir para o ChatGPT criar um gráfico sobre todas essas métricas e fazer considerações específicas sobre cada uma, como: qual planilha que você anexou o chat deve considerar na análise e quais abas ou quais campos devem ser analisados. Com isso, a ferramenta pode cruzar dados de diferentes planilhas para uma análise mais eficiente.

Uma dica do Júlio é copiar a imagem do gráfico feito pelo ChatGPT e colá-la diretamente na sua apresentação de vendas.

Se você está na dúvida sobre como criar bons prompts e organizar as informações da melhor maneira para os seus modelos, o Raul dá a dica de buscar por “prompt engineering”, um conceito que está em alta e que diz respeito à construção de modelos e comandos para a IA.

Assista ao passo a passo completo e os resultados apresentados pelo ChatGPT na gravação do webinar:

ChatGPT na gestão de vendas: ou você usa, ou está atrasado

O ChatGPT e outras ferramentas de IA Generativa já provaram que são excelentes aliadas dos gestores comerciais quando o assunto é ganho de produtividade e eficiência.

Além do treinamento de vendedores e análises de dados, são muitos os casos de uso que podem ser aplicados em etapas como planejamento, prospecção, negociação, entre outros.

Inclusive, muitas lideranças de vendas já estão atentas e explorando ao máximo o potencial da ferramenta, esse é o seu caso ou está adiando colher os benefícios de utilizá-la?

Bônus: funcionalidade Agendor de Telefone Virtual Inteligente integrada ao ChatGPT

Quantas horas você já gastou ouvindo gravações de ligações para anotar detalhes importantes, enquanto poderia estar fechando mais negócios? E se você tivesse uma ferramenta que pudesse transcrever e resumir automaticamente suas chamadas telefônicas?

Essa ferramenta chegou: é o nosso Telefone Virtual Inteligente, integrado ao ChatGPT!