Saiba como calcular produtividade na empresa definindo quais os índices que realmente podem fazê-lo vender mais.
Saber como calcular produtividade é um conhecimento muito importante para empresários e gestores. Afinal, sem saber medir a eficiência do que se está produzindo, sejam serviços ou produtos, não é possível avaliar se os resultados são adequados em função dos recursos empregados, nem comparar seu desempenho com outras empresas e com o mercado.
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Mas afinal, o que é produtividade?
Produtividade é uma relação entre o que foi produzido e os recursos empregados para se atingir esse objetivo. A produtividade mede a eficiência da produção em seu negócio.
Em uma visão simplória, poderia se dizer que quanto mais se produzir com menos recursos, maior a produtividade. Mas é preciso levar em conta a qualidade. Produzir mercadorias ou oferecer serviços em grandes quantidades com um equipe reduzida e insumos deficientes não significa alta produtividade, necessariamente.
Defina corretamente os melhores indicadores para calcular a produtividade
É preciso fazer um balanço entre a quantidade e a qualidade desejada, tanto do que é produzido quanto do que é utilizado na produção, para se definir adequadamente como calcular o índice de produtividade correto para sua empresa.
Por exemplo: um restaurante que tenha um garçom por mesa com certeza terá um nível de atendimento bem melhor que outro que utilize um garçom para cada 4 mesas. Mas e os custos que advirão dessa decisão?
Assim, antes de pensar em como calcular a produtividade e eficiência em sua empresa é preciso definir o que seu cliente valoriza e determinar como atingir esse resultado com a qualidade desejada e a menor quantidade de recursos possível, sem desagradar seu público nem arruinar suas finanças ou as margens de lucro.
Se você quer medir sua produtividade é porque deseja ser ainda mais produtivo, certo? Saiba mais sobre o assunto baixando nosso e-book: Guia: como ser mais produtivo e eficiente em vendas.
Como calcular produtividade e eficiência em sua empresa
Como comentamos, não adianta definir dezenas de índices de produtividade sem ter um objetivo específico e uma visão clara do que você está analisando com eles.
O primeiro passo é definir o diferencial de sua empresa, aquele benefício oferecido para seus clientes que os faz escolher seus produtos e serviços em lugar dos produtos e serviços dos concorrentes. É esse diferencial que agrega valor ao seu produto!
Aí sim, sabendo disto, veja como calcular índice de produtividade que retrate essa parte importante de seu processo! Não que outras etapas do processo não devam se medidas, mas esta é a mais importante!
Por exemplo: Digamos que seus clientes valorizem muito o pós-venda de sua empresa e o atendimento oferecido sempre que necessário.
A produtividade é uma relação entre o que é produzido e um recurso empregado
Lembre-se: a produtividade será a relação entre uma entrega e um recurso usado para se conseguir essa entrega.
Portanto, é preciso definir esses elementos adequadamente para saber como calcular produtividade e eficiência para esse caso específico, criando uma relação representativa para seu negócio.
Digamos que se você escolhesse assim, no caso da produtividade do pós-venda:
- Entrega: número de clientes atendidos em um mês
- Recurso: número de funcionários trabalhando nesse mês
Índice de Produtividade 1 = Número de clientes atendidos / Número de funcionários
Você dividiria o número de atendimentos pelo número de funcionários e teria um índice que mediria a eficiência em atender muitos clientes. Mas esse número refletiria um valor relevante para seus clientes? Não foi dito que eles valorizam a qualidade do atendimento e não sua velocidade ou quantidade?
Não que esse índice deva ser simplesmente abandonado, mas existem maneiras de como calcular a produtividade e eficiência (nesse caso da qualidade do atendimento) de uma forma mais útil para se analisar o desempenho da equipe em relação a algo que agrega mais valor no processo da empresa e é valorizado pelo cliente.
Por exemplo:
Tempo médio de atendimento por cliente:
Índice de Produtividade 2 = Número de clientes atendidos / Horas trabalhadas no período
E nesse caso, talvez seja interessante impor um limite mínimo, abaixo do qual a qualidade no atendimento esteja sendo deixada de lado em prol da velocidade de atendimento. Poderia ser definido um intervalo ideal, nem tão rápido nem tão demorado (e improdutivo) no atendimento.
Mas será que não poderíamos melhorar isso ainda mais? E se pudéssemos medir a satisfação dos clientes em relação às horas trabalhadas? Nesse caso, não seria preciso nem definir um tempo mínimo para cada atendimento, pois apenas os resultados satisfatórios é que entrariam na conta.
É claro que para isso teria que ser feita uma pesquisa de satisfação após cada atendimento ou por amostragem. Ou, caso não seja viável fazer isso, é possível usar o número de reclamações acerca do atendimento e do pós-vendas em relação às horas de atendimento disponibilizadas. Veja como calcular produtividade no atendimento usando essas duas sugestões:
Índice de Produtividade 3 = Número de atendimentos satisfatórios / Horas trabalhadas no período
Índice de Produtividade 4 = Número de reclamações sobre atendimento / Horas trabalhadas no período
Perceba que não há como calcular a produtividade usando esses índices sem levar em conta que são inversamente proporcionais, isso é, quanto maior o número de atendimentos satisfatórios por hora (índice de Produtividade 3) melhor a produtividade. Já, para o índice de Produtividade 4, quanto menos reclamações por hora, menor o resultado do índice, indicando uma produtividade melhor.
Portanto, é preciso se certificar, em cada caso, como calcular produtividade da maneira correta para aquele ponto do processo produtivo de sua empresa. E mais, você pode usar vários índices. Apenas não exagere no número para não se perder na hora de controlar os resultados.
Os melhores índices de produtividade estão relacionados à satisfação do cliente
Veja a seguir um pequeno resumo de todo o processo:
Como calcular produtividade e eficiência na empresa passo a passo
- Entenda quem são seus clientes.
- Determine o que eles valorizam em suas saídas, isso é, o que eles querem ver em seus produtos ou serviços (diferenciais competitivos).
- Analise em que parte do processo isso pode ser medido.
- Defina duas grandezas a serem mediadas: um recurso que entra e um resultado que sai.
- Analise a relação entre essas grandezas.
Como calcular produtividade em horas?
A produtividade em horas pode ser calculada por meio da seguinte fórmula: índice de produtividade = número de tarefas realizadas / horas trabalhadas no período. Claro que é preciso levar em consideração o tipo de serviço prestado, que pode ser atendimento ao cliente, por exemplo, além da qualidade.
Como fazer análise de produtividade?
Siga as dicas abaixo para fazer uma boa análise de produtividade.
- Conheça a fundo o seu negócio e seus objetivos;
- Entenda a função e as atividades dos seus funcionários;
- Defina os indicadores de produtividade, o foco da análise;
- Escolha o tempo para medir tais fatores (horas, dias, semanas etc.);
- Determine as duas medidas para analisar (atendimento/horas ou vendas/funcionário, por exemplo.).
Como controlar a produtividade da equipe?
- Monitore a agenda de tarefas e atividades;
- Comunique as expectativas de metas e prazos;
- Implemente uma boa gestão de projetos;
- Faça um bom planejamento para imprevistos;
- Crie checklists por nível de prioridade;
- Use o índice de análise de produtividade;
- Automatize tarefas redundantes;
- Mantenha contato e esteja presente.
Você conhece uma boa maneira de medir a satisfação de seus clientes? Então confira: Tudo sobre NPS e modelo de pesquisa de satisfação pronto!.
