O vendedor que sabe como escrever um e-mail de orçamento para o cliente tem mais chances de fechar uma venda.
Principais aprendizados deste artigo:
- Dominar a redação de e-mails de orçamento melhora o processo de vendas. Quando bem elaborados, aceleram a decisão do cliente e contribuem para fechar negócios mesmo após etapas iniciais eficientes de negociação.
- Um e-mail de orçamento eficaz deve ser claro e objetivo, com informações precisas e agendamento de follow-up — essencial para manter o relacionamento com o cliente e evitar perda de oportunidades.
- O e-mail de orçamento deve estar de acordo com a etapa do funil de vendas e conter todas as informações necessárias sobre sua empresa, os serviços/produtos, preços, condições de pagamento e prazo de validade.
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Isso porque, quando elaborado da maneira correta, a mensagem pode acelerar o processo de decisão de compra dos clientes e garantir que eles fechem o negócio.
E não é porque esta é uma das últimas etapas do processo comercial, que deve ser desenvolvida sem estratégia.
Por mais que as etapas anteriores (como primeiro contato, qualificação ou apresentação) tenham sido bem construídas, elas não asseguram o sucesso nas vendas.
Portanto, entender como escrever um texto de orçamento por e-mail é fundamental para não perder nenhuma oportunidade na reta final.
Você sabe como fazer isso? Caso não saiba, esse artigo é perfeito para você. Continue a leitura para conferir 5 dicas para escrever um e-mail de orçamento que gera vendas!
Antes de tudo, o que é um e-mail de orçamento para cliente?
Um orçamento é um cálculo aproximado dos custos de um produto ou serviço solicitados por um cliente. Logo, um e-mail de orçamento é o envio de um orçamento por meio de uma mensagem eletrônica.
Atenção: não confunda orçamento com proposta comercial. São documentos muito importantes, porém distintos.
O envio do orçamento é uma etapa anterior ao envio de proposta. Este processo é mais investigativo e bem desafiador. Afinal, este é o momento em que os clientes comparam os orçamentos de vários potenciais fornecedores.
Por essa razão, mais do que simplesmente montar o orçamento, é importante saber como enviar um e-mail de orçamento para o cliente de forma que a mensagem ajude a concluir a conversão.
Como deve ser um bom e-mail de orçamento?
Antes de seguirmos para nossas dicas sobre como escrever um e-mail de orçamento, devemos sinalizar algumas premissas básicas para essa etapa que, quando somadas às nossas orientações, tornarão seu e-mail realmente impecável.
Para tanto, tenha em mente que um e-mail de orçamento deve ter:
- linguagem clara;
- objetividade;
- dados verídicos;
- um agendamento de follow-up.
O último tópico é o mais importante. Agendar um follow-up é essencial para o avanço dessa negociação.
Sem isso, você estará deixando essa oportunidade no limbo, abrindo caminho para seus concorrentes.
Lembre-se sempre de combinar um próximo passo com o cliente. Essa estratégia gera compromisso e garante a continuidade da negociação.
Quer saber como fazer follow-up? Então confira uma dica da série #ExpertsAgendor:
Como escrever um e-mail de orçamento? 8 dicas para uma comunicação assertiva
Agora sim, podemos colocar a mão na massa!
Para escrever o e-mail de orçamento perfeito, você deve:
- Personalizar o assunto do e-mail;
- Usar a identidade visual da sua empresa;
- Escrever uma apresentação que valorize seu negócio;
- Descrever os produtos e serviços de maneira clara e objetiva;
- Inserir uma tabela de valores legível;
- Informar os meios e condições de pagamento;
- Informar um prazo de validade para o orçamento;
- Agendar um follow-up.
Entenda cada uma dessas dicas mais detalhadamente.
1. Personalize o assunto do e-mail
O assunto do e-mail é o primeiro contato que o seu cliente terá com a proposta de orçamento. Portanto, por mais que ele esteja aguardando a sua mensagem, é importante que ela seja fácil de identificar em meio a tantas outras na caixa de entrada.
Logo, assegure-se de que seja sucinto, mas claro, objetivo e personalizado. Por exemplo, “Proposta de orçamento personalizada – [Nome do cliente]” ou “Seu orçamento exclusivo – [Nome da empresa]”.
Essa abordagem demonstra respeito e consideração pelo cliente, além de atrair sua atenção.
2. Use a identidade visual da sua empresa
A identidade visual da sua empresa no e-mail de orçamento para o cliente reforça sua marca e seu profissionalismo.
Utilize o logotipo, as cores e os elementos gráficos que representam sua empresa na estrutura do e-mail, incluindo cabeçalho e rodapé. A inclusão desses elementos de design não apenas tornam a mensagem visualmente atraente, mas também ajudam a construir uma imagem coesa e profissional
Mas não exagere. O layout precisa ser limpo e organizado para facilitar a leitura, a escaneabilidade e a compreensão das informações apresentadas.
3. Escreva uma apresentação que valorize seu negócio
Já reparou como é difícil se expressar por e-mail? O tom do e-mail tende a ser limitado, visto que estamos apenas lendo a mensagem. Mas isso não deve impedi-lo de gerar valor para sua empresa.
Como fazer isso? Expondo os benefícios dos seus produtos e serviços na apresentação! E para evidenciar isso, ressalte as dores do cliente.
Caso se trate de um cliente recorrente, essa etapa é dispensável. Mas se você está lidando com um novo cliente, essa etapa é obrigatória. E por mais que você já tenha apresentado sua empresa, é preciso sempre reforçar os ganhos que o cliente pode ter com você.
Evidenciar a dor do cliente o ajudará a relacionar esses ganhos na sua rotina. Desse modo, você poderá acionar o senso de urgência do cliente, acelerando o processo de decisão.
Confira como funciona o processo de tomada de decisão do cliente:
Vale destacar um ponto crucial: a apresentação deve ser breve! Encher linguiça está fora de cogitação.
Em vendas, tempo é dinheiro. Sendo assim, não exagere na sua apresentação. Foque em algo sucinto e breve.
Leia também: Proposta de valor: como fazer as perguntas certas para apresentá-la ao seu cliente
4. Descreva os produtos e serviços de maneira clara e objetiva
Transparência é um dos pilares de uma boa negociação. Sem isso, você coloca o seu relacionamento com o cliente em risco, e perde a oportunidade de aumentar sua carteira de clientes.
Então, se preocupe em criar uma descrição completa dos seus produtos e serviços. Não esqueça de nenhum ponto ou condição diferenciada que precise ser evidenciada.
Assim, você evita questionamentos futuros e cobranças desnecessárias que poderão atrasar o seu processo de venda.
Para dar uma força nessa etapa da venda, o Guilherme Paranhos, da nossa série Sextou com o Agendor, compartilha algumas dicas práticas para personalizar a proposta de forma que o cliente veja claramente o valor. Confira:
5. Insira uma tabela de valores legível
Procure se colocar no lugar do seu cliente. Ele deve estar recebendo diversos orçamentos. Caso encontre um e-mail de orçamento com uma tabela de valores difícil de compreender, provavelmente pulará para o próximo.
Por isso, se esforce para montar uma tabela de valores legível e de fácil entendimento, que contenha:
- o preço de cada produto (ou serviço) por unidade;
- identificação de cada item;
- breve descrição dos produtos e serviços.
Além disso, você deve informar qualquer tipo de gastos extras que o cliente possa ter. Você se recorda do que falamos anteriormente? Transparência é fundamental para não pegar o cliente de surpresa e prejudicar sua tratativa.
6. Informe os meios e condições de pagamento
Não deixe para esclarecer as formas e condições de pagamento apenas no final do processo de negociação. É importante incluir essas informações de maneira clara e direta no seu e-mail de orçamento.
Afinal, para o cliente, não basta apenas saber o preço, mas também de que maneira ele pode pagar o valor orçado.
Por isso, especifique quais os meios de pagamento aceitos (como transferência bancária, cartão de crédito, boleto, PIX etc), e se há possibilidade de parcelamento ou descontos para pagamentos à vista.
Se houver outras condições especiais, como prazos diferenciados, destaque a informação. Essa estratégia pode eliminar dúvidas e acelerar o processo de tomada de decisão do cliente, além de demonstrar transparência e confiabilidade na negociação.
7. Informe o prazo de validade do orçamento
De nada adiantará saber como enviar um e-mail de orçamento se você não inserir o prazo de validade deste orçamento.
Sem a sinalização desse prazo de validade, tudo o que você construiu com o cliente pode ser posto à prova.
Portanto, no e-mail, informe o prazo de validade do orçamento e o evidencie por meio de uma cor de destaque ou caixa alta.
Essa dica vai, novamente, evitar confusões e preservar o seu relacionamento com o cliente.
8. Agendar um follow-up
Depois de escrever um e-mail de orçamento e enviá-lo ao cliente, o que você deve fazer?
Seja uma nova visita, ligação ou o envio de um novo e-mail, combine com o cliente qual é o próximo passo para dar continuidade na tratativa.
Não agendar um follow-up aponta a falta de profissionalismo do vendedor. Uma venda nunca deve estar estagnada no seu funil de vendas.
Em vista disso, mesmo que seja para colher um feedback positivo ou negativo sobre o orçamento, agende um follow-up com o cliente.
Veja dicas para aprimorar suas propostas comerciais antes de saber como escrever um email de orçamento:
Exemplo e-mail de orçamento para cliente: modelo pronto para personalizar
Com nossas dicas, ficará muito fácil escrever um e-mail de orçamento. Mas, de qualquer forma, desenvolvemos um modelo pronto para você utilizar como exemplo de e-mail para enviar orçamento. Confira:
“Olá, [nome do cliente]. Tudo bem?
Espero que você esteja tendo uma excelente semana!
Conforme solicitado, envio um orçamento sobre os produtos [produto X], [produto Y] e [produto Z].
Sei que essa parceria será de muito sucesso.
Afinal, a [nome da sua empresa] foi criada para [os problemas que sua empresa soluciona] por meio da excelência em seus produtos e serviço e alta qualidade no atendimento. Com isso, empresas como a [nome da empresa do cliente] podem [benefícios que seus clientes têm ao adquirir seus produtos ou serviços].
A análise do orçamento que estou lhe enviando é o primeiro passo para a consolidação da nossa parceria.
O prazo de validade é até [prazo do orçamento].
Em caso de dúvidas, não hesite em me acionar.
De qualquer forma, no dia [data] às [horário] entrarei em contato com você por ligação para darmos andamento em nossa negociação.
Um abraço!”
Ficou mais fácil escrever e-mails de orçamento para cliente, não é mesmo? Agora é hora de adaptar o modelo e-mail de orçamento para a realidade da sua empresa e acelerar os resultados.
Não se esqueça de caprichar no follow-up com o cliente, combinado? Para saber como fazer isso da melhor forma, baixe o nosso eBook gratuito: Guia: o que é follow-up de vendas e como fazer
