Que tal construir uma imagem profissional sólida? Você pode começar com dicas de etiqueta empresarial para saber como escrever um e-mail profissional.
Principais aprendizados deste artigo:
- O e-mail profissional, quando usado de forma certa, é uma ferramenta de vendas imprescindível para ajudar quem trabalha na área.
- Para transmitir uma boa imagem e ter uma comunicação empresarial eficiente com os clientes, é importante saber como escrever e-mail profissional, seguindo as 10 dicas de etiquetas empresariais.
- A falta de conhecimento em copywriting para e-mail ajuda os profissionais a passarem uma impressão errada nas mensagens dos clientes, parceiros e fornecedores.
- Existem regras dessa ferramenta de atendimento ao cliente que auxiliam a padronizar os e-mails, tornando-os mais eficazes na comunicação.
- Para se destacar em vendas, é preciso saber como escrever um e-mail profissional e conhecer os desafios da área para contorná-los. Veja aqui: E-book desafio de vendas no dia a dia do vendedor.
Boa parte da comunicação corporativa é feita por e-mails. Embora essa seja uma parcela da rotina dos profissionais, muitos colocam barreiras para fazer uma comunicação eficaz.
Se você atua em vendas e quer melhorar sua comunicação e ter uma boa imagem, é vital saber como escrever e-mail profissional.
Afinal, a imagem que você comunica vai contribuir com sua reputação. E certamente você quer construir uma aparência confiável para os clientes e não parecer um amador.
Na internet, muitos profissionais passam uma má impressão nas mensagens enviadas aos clientes, parceiros ou fornecedores. Não ter conhecimento de copywriting para e-mail contribui para isso. Se você não quer mais cometer esse erro, é preciso fugir das armadilhas que deve estar caindo nos seus e-mails.
Considere as 10 dicas de etiquetas empresariais para ajudá-lo a melhorar sua imagem. Assim, poderá aprender como escrever um e-mail profissional e se comunicar melhor com os clientes.
Saiba 10 dicas para escrever e-mail profissional
O e-mail profissional é uma ferramenta de atendimento ao cliente indispensável, que pode ajudá-lo na sua rotina corporativa: passar informações relevantes sobre um produto ou serviço, esclarecer dúvidas das soluções oferecidas pela sua empresa, fechar negócios com leads qualificados, enviar contratos para assinar, entre outras possibilidades.
Além disso, esse instrumento de trabalho eficiente também pode auxiliar na comunicação da equipe de vendas, por exemplo, otimizando tempo e aumentando a produtividade de todos.
Contudo, para usufruir dessas vantagens é vital saber usá-lo da forma adequada. Portanto, aprender como escrever e-mail profissional vai contribuir com a comunicação do seu negócio.
Listamos 10 dicas de etiquetas empresariais para auxiliá-lo neste processo. Confira!
1. Identifique quando seu e-mail é relevante
O seu e-mail precisa de alguma grande explicação ou seu tom pode ser mal interpretado? O assunto do e-mail é sensível?
Se a resposta foi sim a qualquer uma dessas perguntas, o e-mail pode não ser o local apropriado para se comunicar com um cliente, por exemplo.
No entanto, se você está contatando alguém que seja difícil de alcançar via telefone, seu assunto seja simples de comunicar ou você está fornecendo informações importantes de negócio, o e-mail é um meio adequado.
Lembre-se: só escreva o seu e-mail se você identificar que o assunto a ser comunicado seja pertinente ou relevante para quem irá recebê-lo.
2. Pense que o destinatário pode não conhecê-lo
Esta dica de etiqueta empresarial é importante, especialmente se o e-mail for o seu primeiro contato com o destinatário ou se ele recebe um grande volume de mensagens. De qualquer maneira, é essencial ter em mente que a pessoa pode não conhecê-lo.
Mesmo que você seja o único a ocupar o seu cargo dentro da empresa, talvez existam outras pessoas com o mesmo nome. Com isso, pode gerar confusão para quem receberá sua mensagem.
Esse problema é agravado quando o seu correio eletrônico tem poucas informações a seu respeito.
Para facilitar a comunicação com o destinatário, recomendamos inserir informações no seu endereço de e-mail que remetam a você: meunome@minhaempresa.com.br. Portanto, evite usar modelos, como contatodemarketing@gmail.com, pois irá dificultar que seu contato leia sua mensagem.
Veja mais: Como escrever um e-mail de follow-up: 13 dicas para não errar!
3. Escreva os e-mails de forma detalhada
Para saber como escrever e-mail profissional, é preciso ter em mente os detalhes da mensagem a ser transmitida. Por isso, é indispensável colocar todas as informações necessárias que o destinatário precisa ter conhecimento.
Se você enviar um e-mail para seus clientes com dados sobre determinado produto, é essencial contextualizá-lo ou deixar transparente do que se trata a comunicação.
Seja sempre o mais claro e objetivo possível para evitar ruídos. Assim, poupará seu tempo e esforços e, também, do seu destinatário.
4. Inclua informações completas na assinatura de e-mail
Para passar uma imagem profissional, certifique-se de assinar seu e-mail com seu nome completo e também com outras informações relevantes que possam ser úteis para seu destinatário retornar o contato.
A assinatura de alguns e-mails pode envolver um pedido de retorno por telefone, WhatsApp, ou outra forma de comunicação.
Por isso, é importante que você passe corretamente todos os seus dados de contato para o destinatário, caso precise retornar seu e-mail. Para isso, é preciso deixar suas informações acessíveis.
5. Evite escrever por meio de sua fala
Só porque você pode escrever seu e-mail profissional por meio de um dispositivo móvel ou tablet, não significa que a melhor opção seja utilizar a fala para responder suas mensagens profissionais.
No caso de compor seu e-mail com essas ferramentas, é crucial revisar suas respostas antes de enviá-las para seu destinatário.
Afinal, você não vai querer enviar uma mensagem de negócios que seja incompreensível ou que esteja fora do tom profissional.
6. Fuja de fontes, fundos e cores extravagantes
Quem deseja aprender como escrever um e-mail profissional deve seguir certos padrões e evitar cometer excessos.
Quanto mais simples for a sua comunicação, melhor e mais fácil de ser compreendido. Portanto, fontes, fundos e cores também devem se manter alinhados com esse objetivo.
Se você quer ser levado a sério no meio corporativo e aumentar a chance de ter seus e-mails abertos, procure usar fontes padronizadas e legíveis e fundo branco para a tela da mensagem. Todos esses elementos facilitam a leitura e evitam distrações do destinatário.
7. Use o termo “fora do escritório” de forma correta
Este pode ser um detalhe importante no e-mail, especialmente se você está planejando se afastar da empresa por um período prolongado, como tirar férias.
Por isso, ao invés de apenas dizer que vai ficar fora, inclua contatos alternativos da organização para as pessoas que vão enviar e-mail para você saberem com quem falar na sua ausência. Elas podem precisar esclarecer alguma dúvida sobre o produto ou serviço que vende ou querer fechar negócio.
No entanto, é preciso saber usar o recurso “fora do escritório” com moderação. Afinal, ninguém quer receber um e-mail de ausência se você nunca responde, ou se ele sempre é a resposta que costuma usar para qualquer e-mail enviado, em qualquer época do ano.
Então, se for ficar ausente do escritório por um certo tempo, informe do jeito certo para seus contatos saberem o que fazer: esperar você voltar ao trabalho ou falar com outra pessoa da empresa.
8. Cuidado com o autopreenchimento de e-mail
Muitas pessoas costumam receber e-mails não destinados para elas devido a problemas de autopreenchimento do sistema.
A maioria das ferramentas de correio eletrônico geram opções de autopreenchimento quando o usuário começa a digitar o e-mail do destinatário. Isso acontece, pois o sistema utiliza a base das mensagens anteriores que você já enviou.
Desta forma, tenha cuidado com essa opção de autopreenchimento e revise o local onde insere o endereço antes de encaminhar um e-mail.
Já pensou enviar uma mensagem para um amigo, que tem o nome igual ao do diretor da sua organização, e sem perceber é encaminhada para ele com um conteúdo particular?
Para evitar esse tipo de situação e causar constrangimento no meio empresarial, fique atento na hora de preencher o endereço eletrônico dos destinatários.
9. Evite escrever e-mails de um jeito que não falaria pessoalmente
Algumas das mais intrigantes trocas de e-mail que podemos experimentar incluem os e-mails de pessoas que irão mostrar mais agressividade ou falta de profissionalismo em um e-mail, mas nunca será assim pessoalmente.
Dentro da etiqueta empresarial, não é recomendado se comportar ou se expressar de uma forma que não seja o seu jeito natural. Não há como escrever um e-mail profissional com essa postura!
Antes de mais nada, redigir de uma maneira diferente do que você é não vai fazer o seu e-mail ser lido ou respondido mais rapidamente.
Além disso, agir de um jeito que não seja coerente com o que você é pessoalmente, pode estragar o seu relacionamento com o destinatário da mensagem.
10. Seja formal quando tiver dúvida como começar um e-mail
Quem nunca ficou em dúvida se deve começar um e-mail por Sr. ou Sra. ou pelo nome completo da pessoa que receberá a mensagem? Na dúvida, recomendamos adotar a formalidade, porém sem exageros.
É melhor optar pela formalidade do que utilizar um tom informal com a pessoa errada, e por conta disso, passar uma má impressão e prejudicar os negócios.
Ao passo em que a comunicação vai avançando, certas formalidades podem ser descartadas. No entanto, ser um pouco mais formal, especialmente no início do relacionamento, vai demonstrar um padrão profissional.
Veja também essas outras dicas para escrever um e-mail profissional, elas podem ajudar: 20 dicas para criar o melhor e-mail comercial [+ exemplo]
Exemplos de como escrever um e-mail profissional
Agora que você já está por dentro das 10 dicas de etiquetas empresariais para redigir suas mensagens de correio eletrônico, veja alguns exemplos de como escrever um e-mail profissional.
Acompanhe a seguir alguns modelos de e-mails profissionais para ajudá-lo na sua rotina de trabalho!
E-mail de pedido de reunião
Na hora de solicitar uma reunião com clientes, fornecedores ou parceiros, é preciso incluir alguns detalhes, que você verá a seguir, para não gerar ruído na comunicação. Lembre-se de ser claro e objetivo. Confira!
Assunto: Pedido de reunião na Empresa XWZ
Olá, Antônio.
Boa tarde!
Gostaria de marcar uma reunião para conversarmos sobre os resultados do projeto ABC, no qual está conduzindo a equipe de vendas.
Teria disponibilidade para um encontro presencial, na próxima quinta, às 10h, aqui na sede da empresa? Aguardo a sua confirmação.
Obrigado.
Ricardo Sampaio
Gerente de vendas – Empresa XWZ
e-mail: ricardo.sampaio@empresaxwz.com.br
T: (11) 3355.9855
linkedin.com/ricardo.sampaio
E-mail de acompanhamento de proposta comercial
Mais do que enviar uma proposta comercial, é essencial ter o retorno do cliente para saber se ele tem interesse em fechar negócio ou não, ou até mesmo se cabe alguma negociação.
Caso ele não retorne, cabe ao responsável da empresa que fez o contato enviar um e-mail. Veja a seguir um exemplo!
Assunto: Acompanhamento de proposta comercial empresa XWZ
Olá, Beatriz.
Bom dia!
Gostaria de dar seguimento à proposta que lhe enviei na semana passada.
Tem alguma dúvida ou questão que não esteja de acordo para que eu possa esclarecer? Caso tenha, favor pontuar no e-mail de resposta para conversarmos.
Atenciosamente,
Patrícia Salvador
Gerente de Marketing – Empresa XWZ
e-mail: patricia.salvador@empresaxwz.com.br
T: (11) 3355.9855
linkedin.com/patricia.salvador
E-mail de confirmação de encomenda
Se o seu cliente fez uma compra no seu site, ele certamente vai querer acompanhar o pedido da encomenda. Neste caso, nada melhor que um e-mail profissional automático para sanar essa necessidade. Acompanhe um modelo abaixo.
Assunto: Confirmação de encomenda
Olá Joana.
Obrigado pela sua compra realizada recentemente no site da Empresa XWZ.
Esta mensagem é para confirmar o seu pedido e que já estamos processando para receber no prazo estabelecido.
Assim que sua encomenda for enviada para o endereço cadastrado na compra, você receberá um número de acompanhamento.
Caso tenha alguma dúvida sobre a sua compra, favor nos informar neste e-mail.
Obrigada,
Maria Cristina Maia
Agente de apoio ao cliente – Loja online Empresa XWZ
e-mail: mariacristina.maia@lojaxwz.com.br
T: (11) 3355.9855
Você está pronto para criar um padrão de e-mail profissional?
No mercado empresarial, manter o profissionalismo é crucial para fidelizar os clientes atuais e atrair novos. Por isso, é melhor saber como passar uma boa impressão sobre quem você é, sua empresa e o que faz, do que simplesmente achar que deve assumir que tem intimidade com o destinatário dos seus e-mails.
Lembre-se: a primeira atitude que você deve ter é transmitir confiança e credibilidade nas suas mensagens, principalmente em um e-mail de vendas.
Para isso, é preciso saber como escrever um e-mail profissional. Com as 10 dicas de etiquetas empresariais para redigir mensagens de correio eletrônico e os exemplos que descrevemos aqui, será mais fácil manter uma comunicação eficiente e assertiva com seus clientes.
Ao seguir essas orientações e usar técnicas de copywriting para escrever e-mails profissionais, você vai perceber como as pessoas vão valorizá-los mais, aumentando as taxas de abertura.
O e-mail profissional é uma excelente ferramenta de vendas, mas existem outras que você pode utilizar para complementar sua estratégia de comunicação com os clientes e leads.
Veja nesse post do Agendor: Como escrever um e-mail de vendas matador e, em seguida, baixe essa apresentação de slides: 8 dicas para vender mais.
