Que tal construir uma imagem profissional com credibilidade? Aqui está uma ótima maneira de começar: dicas para escrever um e-mail profissional
Grande parte de nossa comunicação profissional é feita através de e-mails. Embora essa seja parte de uma rotina diária de qualquer profissional, muitas pessoas colocam barreiras à comunicação eficaz.
Se você é um profissional que quer melhorar o desempenho de sua comunicação e quer passar uma boa imagem, precisa saber se comunicar por e-mail.
Afinal, a imagem que você passa na sua comunicação vai contribuir com a sua reputação. E certamente você quer construir uma imagem profissional sólida, e não parecer uma criança mimada, ou um profissional imaturo.
Como é muito fácil passar uma impressão errada na internet, é preciso fugir de algumas armadilhas que você pode estar caindo diariamente quando redige seus e-mails.
Comece considerando essas 10 armadilhas comuns de etiqueta e saiba como cada uma pode ser prejudicial à sua imagem profissional. Assim ficará muito mais fácil entender como escrever um e-mail profissional.
A etiqueta empresarial é uma ferramenta de atendimento ao cliente fundamental. Baixe nossos materiais gratuitos e saiba ainda mais sobre esse tema: Kit: atendimento ao cliente de forma eficiente
Como escrever um e-mail profissional segundo a etiqueta empresarial
#1. Saiba quando seu e-mail é apropriado
O seu e-mail precisa de alguma grande explicação, ou seu tom pode ser mal interpretado? O assunto do e-mail é sensível?
Se a resposta foi sim a qualquer uma dessas perguntas anteriores, o e-mail pode não ser o local apropriado para isso.
No entanto, se você está contatando alguém que seja difícil de alcançar via telefone, seu assunto seja simples, ou você está fornecendo itens informativos, provavelmente o e-mail seja um meio adequado.
Só escreva o seu e-mail se você souber que está mandando algo pertinente.
#2. Não assuma que o seu destinatário conhece você
Especialmente se o e-mail é o seu primeiro contato com o indivíduo ou se o seu destinatário recebe um grande volume de e-mails. De qualquer maneira, não assuma que ele sabe quem é você.
Você pode ser a única pessoa que ocupa o cargo que você ocupa, mas podem existir dezenas de pessoas com o mesmo nome que você, e você pode ser confundido no meio disso tudo.
Esse problema é agravado quando o seu e-mail tem poucas informações sobre você.
Abster-se de qualquer utilização pessoal em seu e-mail, mesmo sendo um e-mail corporativo vai tornar as coisas ainda mais difíceis. É melhor optar por algo no estilo meunome@minhaempresa.com.br do que algo como contatodemarketing@gmail.com. Isso vai tornar as coisas mais fáceis.
Veja mais: Como a empatia pode ajudar no e-mail de follow up
#3. Não assuma que o destinatário conhece todos os detalhes
Nunca escreva um documento com falta de detalhes. É importante que você coloque no seu e-mail todos os detalhes. Sem isso, não tem como escrever um e-mail profissional.
Se você vai mandar um e-mail para seus clientes com informações sobre um determinado produto, mostre o contexto ao redor do seu produto, ou deixe claro do que se trata o seu e-mail, para que você seja o mais claro possível.
Isso vai mostrar que você vai poupar seu tempo e esforços e também de seu destinatário.
Estas outras dicas para escrever um e-mail profissional também podem te ajudar: 20 dicas de como criar um e-mail comercial perfeito
#4. Inclua informações completas de contato
Para passar uma imagem profissional, certifique-se de assinar não apenas com seu nome completo, mas também com qualquer informação de contato que puder ser útil para o seu destinatário retornar o contato.
O conteúdo de alguns e-mails podem envolver um pedido de retorno por telefone ou outra forma de comunicação.
Por isso, é importante que você passe corretamente todos os seus dados de contato para seu destinatário.
Deixe suas informações de contato acessíveis para o seu destinatário retornar o seu e-mail.
#5. Não escreva através de sua fala
Só porque você pode compor seu e-mail através de um dispositivo móvel ou tablet, não significa que a melhor coisa seja utilizar a fala para responder seus e-mails.
Ao compor e-mail através desses dispositivos, é muito importante que você revise suas respostas antes de enviar para seu destinatário.
Afinal, você não quer mandar para ninguém um e-mail de negócios que seja ininteligível ou uma mensagem que esteja fora do tom.
#6. Esqueça as fontes doidas, os fundos e as cores malucas
Quem quer aprender como escrever um e-mail profissional tem que seguir certos padrões.
Mantenha as coisas simples: preto no branco. Cores e fundos extras só irão tornar a leitura ainda mais difícil para o leitor, e torná-lo menos propenso a responder o e-mail, muito menos levá-lo a sério.
Se você quer se levado a sério, use fontes que sejam padrões, que facilitem a leitura e sempre use o fundo branco. Assim você vai evitar distrações e tornar o seu e-mail mais fácil de ser lido.
Afinal, tudo que você não quer é parecer um bobo quando alguém abrir o seu e-mail, não é mesmo?
#7. Use o termo “fora do escritório” corretamente
Esse pode ser um detalhe importante no e-mail, especialmente se você está planejando se afastar por um período de tempo prolongado.
Por isso, ao invés de apenas dizer que você está longe, inclua contatos alternativos para aqueles que estão tentando entrar em contato com você ainda poderem realizar negócios, se for necessário.
Mas certifique-se de usar esse recurso com moderação. Afinal, ninguém quer receber um e-mail de ausência se você nunca responde, ou se ele sempre é a resposta que você usa para qualquer e-mail enviado, em qualquer época do ano.
Vai estar ausente do escritório. Avise isso do jeito certo para seus contatos.
#8. Cuidado com o autopreenchimento
Muitas pessoas costumam receber e-mails não destinados para elas por causa de problema de autopreenchimento.
A maioria dos sistemas de e-mail irão começar a gerar opções de autopreenchimento quando você começar a digitar o e-mail da pessoa, com base nos e-mails anteriores que você enviou.
Certifique-se de ter cuidado com essas opções e revise antes de enviar um e-mail para seu namorado, para a pessoa errada (mas com o mesmo nome), ou para o presidente da sua empresa.
Você não precisa causar uma confusão dessa com públicos distintos.
#9. Não diga coisas que você não diria pessoalmente
Algumas das mais intrigantes trocas de e-mail que podemos experimentar incluem os e-mails de pessoas que irão mostrar mais agressividade ou falta de profissionalismo em um e-mail, mas nunca será assim pessoalmente.
Não aja de uma maneira ou diga coisas que você não diz naturalmente. Não há como escrever um e-mail profissional com essa postura!
Antes de mais nada, escrever de uma maneira diferente do que você é não vai fazer o seu e-mail ser lido ou respondido mais rápido.
Além disso, agir de uma maneira que não seja coerente com o que você é pessoalmente, pode estragar o seu relacionamento com a pessoa de carne e osso.
#10. Em caso de dúvida, peque pelo excesso
Usar Sr. ou Sra., ou o nome completo em vez de assumir uma forma mais informal sempre deve ser feito nos casos em que você não tem certeza.
É importante que você saiba que é melhor pecar pela formalidade, do que simplesmente optar por um tom informal com a pessoa errada, e por conta disso passar uma má impressão.
Ao passo em que a comunicação vai avançando, certas formalidades podem ser descartadas, mas o contato inicial formalmente vai demonstrar um padrão profissional.
Depois dessas 10 dicas, ficou claro para você como escrever um e-mail profissional?
Você está pronto para criar um padrão profissional?
Profissionalismo nunca é demais. É melhor que você passe uma boa impressão sobre quem você é, sua empresa, e o que você faz, do que simplesmente achar que deve assumir que tem intimidade com o seu destinatário.
Lembre-se que a primeira coisa que você deve fazer é passar confiança e credibilidade, principalmente em um e-mail de vendas.
Sigas estas dicas para escrever um e-mail profissional. As pessoas vão dar muito mais importância quando você se comporta com etiqueta, em vez de simplesmente falar qualquer coisa, de qualquer maneira, pensando que está falando com qualquer pessoa.
A educação abre portas. Esse é o maior exemplo de todos.
Dicas de etiqueta para construir uma imagem profissional
O e-mail é uma excelente ferramenta de vendas, mas existem muitas outras. Confira este post Como escrever um e-mail de vendas matador e, em seguida, baixe esta apresentação de slides: 8 dicas para vender mais de maneira eficaz
