Todo mundo fala em ferramentas colaborativas on-line e comunicação remota via internet, e como são importantes para times de venda. Porém, na hora de iniciar uma conversa por áudio e vídeo com um cliente ou colaborador, parece que sempre surge alguma dificuldade. Por isso, é vital aprender como fazer videoconferências.
Principais aprendizados deste artigo:
- A videoconferência pode ser usada para conversar com a equipe comercial, fornecedores ou fazer reuniões de venda on-line para apresentar sua empresa e soluções.
- Entre as boas práticas para esse tipo de reunião, podemos citar: manter uma boa linguagem corporal, ter um bom planejamento e se atentar à pontualidade.
- Adicionalmente, é preciso escolher a ferramenta certa para melhorar a comunicação. A boa notícia é que existem diversas opções, tanto gratuitas quanto pagas no mercado.
- Fazer reuniões por videoconferência pode melhorar a produtividade da sua equipe, já que eles não perdem tempo se deslocando até a empresa. Para medir esse resultado, use nossa planilha de vendas por vendedor e produtividade em vendas.
Até porque, fale a verdade: você sabe mesmo como fazer videoconferência de forma ágil, sem ter que perder um tempão reunindo os participantes e “ensinando” como entrar na conversa?
Hoje, com cada vez mais pessoas trabalhando home office e as empresas em contato constante com colaboradores alocados em outras localidades — muitas vezes até em outros países – saber como fazer videoconferência de qualidade e sem perder tempo é fundamental.
Neste post, você vai aprender como funciona a videoconferência, conhecer quatro dos melhores aplicativos de videoconferência e ver as melhores práticas para garantir o sucesso das suas reuniões.
Afinal, essa ferramenta foi criada para facilitar o trabalho em equipe e não para gerar ruídos na comunicação empresarial. Vamos lá?
Como funciona a videoconferência?
A videoconferência é, basicamente, uma reunião por vídeo. Esse processo funciona conectando vários usuários a uma sala virtual por meio da conexão com a internet. Uma vez lá, eles podem acessar os conteúdos enviados e conversar ao vivo com os outros participantes.
Atualmente, a videoconferência vem sendo usada para fazer reuniões com as equipes, apresentações de vendas e até treinamento com os colaboradores. A grande vantagem é que os participantes podem estar em qualquer lugar do mundo.
E não é apenas pela praticidade, já que dados compartilhados pelo Webinar Care mostram que mais de 90% das pessoas acreditam que as videoconferências ajudam a aumentar a produtividade.
Imagine um exemplo, você tem um cliente na cidade vizinha e precisa marcar uma reunião para apresentar seu serviço. Caso um vendedor vá até o local, gastaria horas com deslocamento e ainda teria os custos com combustível, alimentação etc.
Com a videoconferência, esse mesmo vendedor pode conversar com o cliente do conforto da sua mesa, reduzindo os gastos e permitindo que ele use o tempo livre para prospectar mais clientes com as horas que gastaria indo e voltando.
Entretanto, não basta ligar a câmera e começar a falar. É preciso tomar alguns cuidados para que sua reunião seja um sucesso e é isso que mostramos a seguir, com algumas dicas para videoconferência que são bem simples de seguir. Está preparado?
Dicas para videoconferência: melhores práticas para adotar!
Para fazer uma videoconferência de arrasar, é crucial ter uma preparação prévia. Você não chega na empresa do cliente sem nada pronto para falar, certo? Da mesma forma, não começa uma reunião on-line de mãos vazias.
Logo, planeje. Arrume sua mesa, anote o que vai falar, escolha o melhor dia e horário, a ferramenta — calma, que damos dicas sobre quais usar mais a frente — mande os convites para os participantes e sempre teste seu equipamento.
Você não quer que sua câmera ou microfone não funcione bem na hora que for começar a reunião. Adicionalmente, é importante:
- avisar aos participantes sobre as regras da reunião (muito importante em encontros da equipe ou treinamentos);
- cuidar do enquadramento (você precisa ser visto por todos);
- cuidar da linguagem corporal e tom de voz;
- ser pontual;
- evitar movimentos bruscos;
- reduzir barulhos externos;
- estar um local bem iluminado.
Como fazer videoconferência usando as ferramentas certas
Algumas são gratuitas e outras têm opções de planos pagos mais robustos. De qualquer forma, estas 4 ferramentas garantem uma videoconferência mais estável, com imagens e som de maior qualidade, além de uma série de recursos extras.
Analise cada uma das opções que apresentamos a seguir e veja qual é a mais indicada para sua empresa!
1. Zoom
Uma ferramenta paga com um plano gratuito, mas limitado, o Zoom permite realizar boas videoconferências, com até 500 participantes. É possível gravar as reuniões e compartilhar telas, além de fazer anotações.
Ele também funciona em smartphones com sistemas Android ou em iPhones. No plano gratuito, o máximo é de 100 participantes por reunião e com duração de até 40 minutos. Já para reuniões de apenas 2 pessoas, o tempo é ilimitado.
2. Whereby
Outra ferramenta que proporciona uma maneira fácil de como fazer videoconferência, o Whereby é pago, mas conta com um plano gratuito mais simplificado.
Ele cria links para as salas das videoconferências, que você pode nomear como quiser e depois compartilhar para convidar os participantes.
Entre suas características, podemos destacar:
- não precisa de registro ou download;
- conversas com até 100 pessoas ao mesmo tempo (200 na versão paga);
- conexão com dispositivos móveis;
- salas privadas;
- compartilhamento de tela;
- visualização de apresentações;
- customização das salas de conferência com logo e plano de fundo.
3. Microsoft Teams
Outra ferramenta para fazer reunião por videoconferência é o Microsoft Teams. Uma vantagem é que é possível integrar a ferramenta com mais de 250 aplicativos, incluindo todos do pacote Office, o que facilita o compartilhamento de arquivos entre os participantes.
O Microsoft Teams tem planos gratuitos com chamadas de até 1 hora e 100 participantes e 5 GB de armazenamento em nuvem.
Já os planos empresariais oferecem reuniões de até 30 horas, 10 GB de armazenamento e têm capacidade para mais de 300 participantes, bem como legendas e gravações com transcrição dos encontros.
4. Google Meet
Se você acha que precisa de ainda mais recursos do que os que já mostramos, tem como fazer uma reunião por videoconferência ainda melhor, se esse é o seu desejo.
Para isso, você pode usar o Google Meet, que, no plano gratuito, oferece:
- videochamadas de 1 hora;
- armazenamento de 15 GB no drive;
- limite para 100 participantes.
Já na versão paga, o limite de duração é de 24 horas. Fora isso, oferece a funcionalidade de cancelar o ruído de fundo, gravar as reuniões e ainda ter um suporte técnico caso ocorra algum problema.
E aí, ficou claro como fazer uma videoconferência de sucesso? Então, anote as dicas que mostramos neste artigo e escolha a ferramenta ideal. No final, basta compartilhar um link e todos terão acesso à reunião, sem complicação nem perda de tempo.
Caso queira mais dicas, aproveite para conferir estes artigos: temas para reuniões de equipe de vendas e o passo a passo para uma reunião de vendas vencedora e aprenda tudo o que precisa saber para fazer um encontro virtual memorável!
Este post foi escrito pela equipe da Safetec, uma empresa estabelecida no conceito de inovar a forma de trabalhar das organizações, através de soluções de computação em nuvem focadas em comunicação, colaboração e produtividade.
