Quando falamos em gestão de documentos, é impossível não pensar de forma imediata em como organizar contratos de clientes. De fato, a elaboração, a análise, a formalização e o arquivamento de acordos formais entre empresa e cliente constituem uma parte significativa dos processos da rotina administrativa de qualquer negócio.
Entretanto, observa-se que muitas dessas organizações, sobretudo aquelas cuja rotina envolve uma extensa quantidade de acordos, falham ao organizar contratos de clientes – o que pode ser extremamente prejudicial para o desempenho da empresa, tanto sob o ponto de vista operacional quanto financeiro, prejudicando bastante seu posicionamento diante de um mercado tão competitivo.
Por isso, preparamos este artigo, explicando em detalhes a importância de se implementar uma estratégia consciente no momento de organizar contratos de clientes, e apresentando uma série de dicas valiosas para executar essas tarefas de maneira prática, eficaz e otimizada. Boa leitura!
Como funcionam os contratos de clientes
Sob o ponto de vista dos negócios, os contratos de clientes são especialmente relevantes, uma vez que são eles que dispõem os termos das relações entre a marca e seu público.
Cada cláusula presente no documento é de vital importância, já que é lá que são dispostos, em todos os seus pormenores, cada uma das informações mais relevantes sobre o produto ou serviço em questão, assim como os direitos e deveres de cada parte envolvida em relação a aquilo que está sendo acordado.
Sendo assim, é correto afirmar que o contrato de clientes é essencial para a garantia de uma relação de confiança e transparência entre a marca e o cliente, evitando, assim, quaisquer complicações posteriores.
9 dicas de como organizar contratos de clientes
Dito tudo isso, fica fácil compreender a importância de se manter os documentos da sua empresa bem organizados, sobretudo sob o ponto de vista contratual. A seguir, você poderá conferir 9 dicas de ouro para organizar contratos de clientes e, consequentemente, alavancar a produtividade do seu negócio:
1. Definir uma central de armazenamento
Definir um sistema central de armazenamento é, sem dúvidas, o primeiro passo para que a sua empresa mantenha seus contratos devidamente organizados. Dessa forma, seus documentos serão mantidos em ordem e segurança, podendo ser facilmente acessados de maneira descomplicada.
Uma solução vital para isso é a utilização de armazenamento de dados em nuvem, por se tratar de uma opção mais rápida, segura e econômica do que o armazenamento em disco rígido ou redes de compartilhamento de arquivos de segurança duvidosa.
Além disso, ao salvar seus documentos na nuvem, gastos desnecessários com material físico são cortados, o que, para além da questão organizacional, também significa uma grande vantagem para a empresa sob o aspecto financeiro e contábil.
Essa é uma saída especialmente recomendada para empresas que lidam com um grande fluxo de contratos, mas também se mostra de grande ajuda para pequenos empreendimentos.
2. Digitalizar e padronizar os seus documentos
A segunda dica é, basicamente, uma extensão da primeira, pois não adianta centralizar seus contratos todos em um local só, mas deixá-los todos misturados de qualquer maneira. É preciso estabelecer boas práticas de arquivamento.
Uma vez definido o local onde seus contratos serão armazenados, é chegada a hora de arquivá-los de forma adequada e estratégica. Digitalize todos os seus documentos, e separe os seus contratos por pastas e categorias – assim, você poderá acessá-los de forma mais intuitiva, conferindo agilidade aos processos do seu negócio.
Defina pastas e subpastas, atendo-se a parâmetros importantes como clientes, tipos de contrato, ordem de duração, data de assinatura, data de vencimento etc. Isso irá facilitar enormemente o seu trabalho e também o de sua equipe, acelerando o atendimento aos clientes e evitando que suas análises e auditorias internas regulares se tornem confusas, bagunçadas e redundantes.
3. Contratar um bom sistema de gestão de documentos
As recentes tecnologias vêm transformando processos ao redor do mundo e revolucionando o mundo corporativo. Armazenamento em nuvem, inteligências artificiais e assinaturas eletrônicas possibilitam que todo o processo de gerenciamento contratual seja conduzido de forma automatizada.
Daí, a importância de implementar um bom ERP na sua empresa, integrando os processos de trabalho de todos os setores da sua empresa de maneira simplificada e fluida em um sistema centralizado, e que atenda a todas as fases da sua gestão de documentos.
Ainda, é importante que seu ERP esteja sincronizado com o sistema de CRM, pois é assim que os vendedores poderão ter acesso a informações mais completas sobre os contratos no atendimento ao cliente.
Há, no mercado, uma vasta gama de opções de serviços de armazenamento em nuvem que você pode contratar para implementar essa gestão eletrônica de documentos e contratos na sua empresa.
4. Redigir seus contratos adequadamente
Para além da questão tecnológica, vale ressaltar a importância de garantir que seus contratos sejam bem elaborados e redigidos de maneira clara e assertiva: não deve haver espaço para brechas ou interpretações equivocadas.
Regras, valores, multas, direitos e deveres bem definidos conferem garantia e credibilidade, não apenas para o seu negócio, como também para o cliente.
Além disso, um contrato bem redigido alinha-se à realidade financeira e técnica de uma empresa. Neste sentido, é importante não se propor a fechar negócios que, eventualmente, poderão se mostrar inviáveis.
Por fim, destacamos a importância de uma assistência jurídica competente durante a elaboração e a redação dos seus contratos de clientes.
5. Monitorar os seus contratos
Ao mesmo tempo que os contratos servem para estabelecer acordos de forma sólida, isso não quer dizer que eles não permitam que haja flexibilidade.
Pelo contrário: contratos bem elaborados compreendem a possibilidade de mudanças circunstanciais, como aumento de tarifas, renovações, cancelamentos, atualizações, aditivos e outras eventualidades.
A fim de evitar desentendimentos ou impactos financeiros negativos causados por essas mudanças, é importante que a empresa estude e preveja cada uma dessas possibilidades, de modo a montar um fluxo de trabalho dentro do qual seja possível fazer um planejamento adequado do contrato, além de realizar seu gerenciamento contínuo.
Nesse sentido, destacamos que o rastreamento, a revisão periódica e a apresentação de relatórios de progresso são, certamente, algumas das atividades essenciais para administrar o andamento dos seus contratos de maneira afiada e precisa.
6. Capacitar a sua equipe
Qualificar o seu time é essencial para a realização de toda e qualquer tarefa, e isso não poderia ser diferente ao organizar seus contratos de clientes.
Da mesma maneira que torna-se inútil dispor de uma extensa equipe, se não houver entendimento entre os membros sobre o que está sendo feito, também não adianta em nada usar o melhor software, se a sua equipe simplesmente for despreparada.
Por isso, é de vital importância garantir que o seu time seja composto por profissionais qualificados.
Neste sentido, exercitar a comunicação da equipe constitui uma prática essencial. Por fim, oferecer treinamentos específicos para o seu pessoal, certamente, será um investimento do qual você não irá se arrepender.
Mais dicas: conheça os 6 tipos de equipe de trabalho
7. Descartar itens desatualizados
Outra prática extremamente importante para garantir a organização dos seus contratos de clientes, e que, apesar de simples, ainda sofre muito descuido por parte de muitos gestores é o descarte dos documentos desatualizados.
Não pense duas vezes antes de excluir tudo o que não possuir mais serventia alguma para a sua empresa. Além de ocupar um espaço desnecessário no seu sistema, deixando-o sobrecarregado, mantê-los pode gerar confusão para você e sua equipe, o que vai contra os objetivos de uma boa gestão de documentos.
Destinar uma pasta específica para os documentos contratuais mais antigos ou desatualizados é um primeiro passo para resolver esse problema. Em seguida, estipule períodos regulares para realizar a limpeza de dados indesejáveis.
8. Estabelecer regras de acesso a esses arquivos digitais
O compartilhamento seletivo é essencial para manter a organização dos seus arquivos contratuais. De acordo com as funções e necessidades de cada membro do time, o gestor pode conceder ou retirar o acesso de cada um a determinados dados.
Essa é uma medida que, além de favorecer a segurança dos dados da empresa, também torna mais fácil o trabalho da equipe, uma vez que permite que um determinado funcionário possa visualizar exclusivamente os arquivos que correspondam às suas atribuições.
Boas ferramentas de gestão permitem que essas configurações sejam definidas e alteradas facilmente.
9. Utilizar um bom software de gestão de contratos
Retomando a importância das soluções digitais, ressaltamos que o uso de uma plataforma tecnológica específica para a ordenação e assinatura de contratos se faz essencial neste sentido.
Cada vez mais, a assinatura tradicional, feita a papel e caneta, vem perdendo espaço no mercado, e as principais empresas já vêm se adequando a tal tendência.
Ao utilizar uma ferramenta online de assinatura digital, tanto a marca como o cliente se beneficiam, pois a possibilidade de se firmar o contrato à distância e com segurança dispensa gastos de tempo e dinheiro com traslados e materiais.
Por isso, é inegável a importância da implementação de um sistema especializado em rotinas contratuais para simplificar e otimizar o seu fluxo de trabalho.
Este artigo foi escrito pela equipe da ZapSign, que conta com uma plataforma de assinatura eletrônica de usabilidade simples e compatível com celular
