A organização de uma empresa é uma dificuldade entre muitos gestores. Existe um princípio de administração que fala sobre organismo e organização. E é justamente a capacidade de gestão e administração que transformam uma coisa na outra. Por isso, é vital aprender como organizar tarefas.
Principais aprendizados deste artigo:
- Organizar as equipes de trabalho, especialmente as tarefas, não precisa ser uma tarefa impossível. Basta usar as ferramentas certas para fazer uma boa gestão do tempo e conseguir dar conta de tudo.
- Usar as ferramentas certas permite que você nunca mais perca o prazo para falar com um cliente e crie equipes de trabalho que possibilitam que todos os membros interajam com as tarefas em tempo real.
- A solução certa também facilita o follow-up, ao ter espaço para agendar tarefas para o futuro e enviar um lembrete na data correta.
- Sabia que você pode organizar suas tarefas pelo Agendor gratuitamente? Faça o seu cadastro e aproveite todas as funcionalidades que o sistema oferece para tornar sua vida mais fácil.
Afinal, organizar pessoas, tarefas, atividades, clientes, produtos e serviços não é nada fácil. Por isso, somos um tanto quanto humanamente impossíveis de fazer tudo isso ao mesmo tempo.
Agora, imagine se você tivesse o poder de manter o controle de suas tarefas e a organização do seu dia de trabalho. As coisas seriam bem mais fáceis e, aumentaria a produtividade de toda a empresa, concorda?
Principalmente em empresas enxutas, onde as pessoas desempenham diversas funções, organizar tarefas, pode ser um grande auxílio para aumentar e melhorar o desempenho de toda a equipe.
Pensando nisso, nós elaboramos um pequeno guia de como o Trello, em conjunto com o Agendor, com dicas de como organizar tarefas que podem ajudar sua empresa a crescer. Boa leitura!
O que é o Trello?
O Trello é um sistema que ajuda profissionais a organizar qualquer coisa: desde as tarefas de trabalho, passando por projetos paralelos, até chegar no happy hour e no futebol com os amigos.
A ferramenta para organizar tarefas utiliza cartões para anotar suas informações (sejam tarefas, reuniões, ideias etc.), e ajudá-lo a saber o que precisa ser feito, o que já foi feito e o que ainda vem pela frente.
Os cartões podem ser organizados em listas de progresso e/ou categorias e são totalmente personalizáveis de acordo com o seu processo de trabalho, ou a sua dinâmica de tarefas.
Além disso, o Trello ainda ajuda profissionais a trabalharem juntos. O Trello funciona melhorando a comunicação, eliminando o número de e-mails e aumentando a interação entre as pessoas.
Ah! E além de tudo isso, o Trello é grátis. Ou seja, você não precisa comprar mais esse serviço para tirar vantagem de todas as suas funcionalidades.
Agora que você já sabe como o Trello funciona, e como pode ajudar a organizar e distribuir tarefas e recursos pelos membros da sua empresa, você já parou para pensar como o Trello pode funcionar em conjunto com o Agendor?
Imagine poder controlar não apenas o desempenho de vendas, mas também todas as tarefas de sua equipe. Seria ótimo, não?!
Por esse motivo, fizemos uma pequena lista de como organizar suas tarefas usando em conjunto o Trello e o Agendor. Continue lendo para conferir!
Como organizar tarefas da empresa com o Trello e o Agendor?
Organizar tarefas com o Agendor e o Trello é eficiente porque garante que você:
- nunca perca o prazo;
- crie sua equipe de trabalho;
- colabore em tempo real;
- faça follow-up;
- agende tarefas.
Aprenda mais sobre cada um desses pontos a seguir!
1. Nunca perca o prazo
O grande problema quando se trabalha com prazos é, simplesmente, perder o prazo, por algum motivo: seja alheio à nossa vontade, ou por irresponsabilidade de alguma das partes.
Nesse sentido, Trello ajuda você a nunca perder o prazo. Ao criar uma data para uma tarefa, ela irá aparecer na frente do seu cartão de tarefas. Quando esta data estiver se aproximando, ela vai ficar amarela, como um gentil lembrete.
Assim você sabe que tem tarefas vencendo e consegue se organizar para entregá-las pontualmente. Essa é a melhor maneira de ficar atento aos prazos e datas limite para as tarefas.
>>>> Aproveite para ler: tempo de resposta ao cliente — saiba como reduzi-lo e aumentar a satisfação dos seus consumidores
2. Crie sua equipe de trabalho
O Trello ajuda sua empresa a criar equipes de trabalho e aumenta a integração entre as pessoas que trabalham ao redor de uma tarefa.
Dessa maneira é possível interagir, enviar documentos, adicionar tarefas e fazer com que as pessoas trabalhem em grupos mesmo que elas não estejam no mesmo escritório, por exemplo.
Ou seja, você consegue organizar e distribuir tarefas e recursos pelos membros da sua empresa de um só lugar.
Quando se integra equipes de trabalho – independente de onde elas estejam – fica muito mais fácil fazer com que as pessoas trabalhem juntas para alcançar o resultado final.
3. Colabore em tempo real
O Trello permite uma interação em tempo real entre as pessoas que estão compartilhando tarefas.
Assim que um profissional termina uma tarefa, ela já aparece instantaneamente finalizada para todos os membros da equipe e, eles podem trabalhar nela, seja na revisão, aprovação ou liberação.
Sem precisar esperar um arquivo por e-mail, ou a liberação do acesso. O grupo de trabalho consegue, dessa maneira, aumentar a interatividade nas tarefas e diminuir o tempo que passam executando cada etapa de um projeto.
5. Faça follow up
O follow-up é uma grande arma de vendas. Através dele, os vendedores conseguem saber se seus clientes estão prontos para a próxima etapa. Ao agendar um espaço em sua lista de tarefas diárias para fazer follow up com o cliente, o vendedor se aproxima cada vez mais de seu prospect.
E, ao criar no Trello, uma tarefa diária de ligação de follow up para clientes, fica muito mais fácil de lembrar disso, e muito mais difícil fugir da tarefa quando ela aparece em sua lista de afazeres.
Assim, fica mais fácil monitorar o desempenho dos vendedores com base, não apenas nas suas tarefas, mas no desempenho de cada tarefa.
Faça follow up constante em seus clientes.
6. Agende tarefas
Um vendedor depende de suas tarefas para continuar se relacionando com seus clientes. Sendo assim, para vender mais o vendedor nunca pode se esquecer de seu cliente.
Dessa maneira, ele cultiva novos relacionamentos, consegue indicações de potenciais clientes e, faz com que o cliente se lembre dele, não abrindo espaço para a concorrência.
Quando um vendedor usa ferramentas para organizar tarefas que permitem o agendamento, como o CRM, ele pode agendar hoje, o envio de um e-mail, de uma proposta, de um feedback para o seu cliente no período em que ele quiser.
Por exemplo, o vendedor pode agendar uma tarefa para ligar para o seu cliente 1 mês após o novo contrato para saber se ele está satisfeito com o que contratou ou comprou.
E aí, entendeu como organizar tarefas da empresa com o Trello e o Agendor? Então, corra para colocar todas elas em prática imediatamente!
Organize a sua rotina com a ajuda da tecnologia
Não apenas a rotina de uma equipe de vendas é importante dentro de uma empresa. A rotina de todos é muito importante para o resultado final.
Por isso, encontrar maneiras de gerenciar a rotina do negócio faz com que todos os profissionais trabalhem de maneira mais satisfatória, aumentando o desempenho e a produtividade de todos os funcionários.
Aplicativos como o Trello, quando associados ao CRM, como o Agendor, podem ajudar a organizar tarefas de funcionários e rotina de vendedores de maneira rápida e prática.
Assim, com uma empresa conectada em torno de metas e tarefas, os resultados começam a surgir cada vez mais rapidamente. E aí, quer testar essa solução no seu negócio? Então, faça seu cadastro e comece a usar hoje mesmo!
