Você sente falta de um clima de cooperação e parceria entre os colaboradores da sua empresa? Pode ser que seja necessário revisar ou elaborar um planejamento adequado de comunicação empresarial! Afinal, ela é a responsável pelo modo de interação que acontece com o público interno (colaboradores) e externo (clientes, fornecedores etc).
Principais aprendizados deste artigo:
- A comunicação empresarial é o conjunto de técnicas e estratégias para impactar positivamente todos os públicos da companhia e despertar uma ótima percepção da marca.
- Existem dois tipos principais de comunicação empresarial. A interna, que é voltada aos colaboradores e líderes da organização, e a externa, que é focada no mercado em geral, como clientes, parceiros e concorrentes.
- Dentro de cada tipo, há alguns fluxos de comunicação empresarial: descendente, ascendente, horizontal, transversal e circular.
- A comunicação empresarial é o principal alicerce da construção da identidade de uma marca. Ela muda a forma que as pessoas percebem a empresa, transmitindo credibilidade e autoridade. A ideia é tornar a empresa querida pelos públicos internos e externos.
- Para montar um plano de comunicação empresarial eficiente, estude sobre a empresa e o mercado, faça a análise SWOT, defina metas e objetivos, elabore as ações estratégicas, segmente conteúdos, escolha os canais de comunicação e determine métricas e indicadores de desempenho para acompanhar os resultados.
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Para ter noção de sua importância para os negócios, a Aberje, Associação Brasileira de Comunicação Empresarial, revelou que, em 2022, houve um aumento de 6% nos investimentos em comunicação empresarial no país, atingindo a marca de R$30,2 bilhões.
Quer mais motivos para entender a importância da comunicação empresarial? Ela é o alicerce de negócios de qualquer segmento ou tamanho, pois atua no fortalecimento da reputação e da identidade da marca com clientes, colaboradores, parceiros, fornecedores, concorrência etc. Isto é, com todo o mercado interno e externo.
Se quiser continuar aprendendo mais sobre esse assunto, continue a leitura e veja o que é comunicação empresarial, seus tipos, seus principais benefícios e dicas para montar um plano eficiente e mensurar corretamente os resultados!
O que é comunicação empresarial?
A comunicação empresarial é uma área que adota processos e estratégias para criar e compartilhar informações de uma empresa com todos os seus públicos. Em suma, ela tem como objetivo primordial a melhora da imagem da empresa e, claro, o aumento da vantagem competitiva perante ao mercado interno e externo.
É ela quem define a identidade da marca e os processos comunicacionais. Ou seja: a função dessa comunicação é dar forma ao negócio, fornecendo maneiras de garantir o seu bom funcionamento e rentabilidade.
Quais são os principais objetivos da comunicação empresarial?
Os principais objetivos da comunicação empresarial é melhorar a imagem da empresa para os públicos internos, como colaboradores, e externos, como clientes e mercado em geral. Além disso, ela tem a função de transmitir credibilidade e autoridade com foco em aumentar suas vendas e seu faturamento ao longo dos anos.
Quais são os tipos de comunicação empresarial?
De forma mais abrangente, existem dois principais tipos de comunicação empresarial: interno e externo.
Comunicação empresarial interna
Esse primeiro tipo é focado apenas nos colaboradores e líderes da organização. A finalidade é ser uma ferramenta que promova a cultura organizacional, compartilhe metas, objetivos e informações, motive os colaboradores e mantenha o clima de trabalho agradável e respeitoso.
Leia mais: 5 ferramentas de comunicação interna online para vendas
Comunicação empresarial externa
Já a comunicação empresarial externa é voltada para o público em geral, como clientes, parceiros, fornecedores, concorrência, meios de comunicação etc.
As ações são baseadas em estratégias de marketing, propaganda e publicidade para garantir uma boa reputação da marca, uma ótima experiência do cliente e, claro, o aumento de vendas e do faturamento.
Fluxos de comunicação empresarial
Há ainda diversos fluxos dentro da comunicação empresarial, que variam de acordo com quem fala e para quem fala. Confira abaixo as características de cada um deles.
Fluxo descendente ou top-down
A comunicação vertical ou descendente é feita de cima para baixo em uma organização. Ou seja, ela parte de cargos mais altos, como diretores e gestores, para os mais baixos dentro da hierarquia corporativa.
Ela existe para informar e orientar os colaboradores da empresa.
Fluxo ascendente ou bottom-up
A comunicação ascendente é realizada de baixo para cima, isto é, dos cargos mais baixos para os mais altos. Ela é bastante vista em startups ou empresas mais abertas e flexíveis que permitem um diálogo entre níveis hierárquicos.
Ela acontece quando o gestor abre espaço para debater decisões com a equipe, ouvindo opiniões sobre determinados assuntos e sobre suas necessidades profissionais.
Fluxo horizontal
A comunicação horizontal ocorre quando há troca de informações entre pessoas que atuam no mesmo nível hierárquico. Esse fluxo é imprescindível para a criação de relações interpessoais, um melhor clima organizacional e um maior engajamento.
Fluxo transversal ou diagonal
Muito usado em reuniões formais, esse fluxo inclui a comunicação que é feita para todos os setores da empresa. A ideia é informar um grande número de colaboradores.
Fluxo circular
É o mais encontrado em empresas menores em que todos os colaboradores se conhecem e interagem entre si. Ele representa uma comunicação sem nível, entre todos.
Qual a importância da comunicação empresarial?
A comunicação empresarial é fundamental para que a empresa seja competitiva no mercado. Isso porque ela pode garantir a satisfação dos colaboradores e dos clientes por meio da definição de estratégias que são baseadas nos objetivos, na missão, na visão e nos valores da marca.
Ela é a base de uma gestão bem-estruturada. Ela promove o diálogo interno e assertivo a fim de evitar ruídos de comunicação (falaremos deles mais abaixo!) e conflitos.
Quando falamos do público externo, a comunicação empresarial desenvolve uma identidade da empresa para ganhar a boa percepção do cliente e da sociedade em geral.
Dessa forma, ela melhora a credibilidade e autoridade corporativa tanto interna quanto externamente. A organização se torna um bom lugar para trabalhar e para fazer negócio.
Veja mais benefícios de investir em uma boa comunicação corporativa:
- maior motivação e engajamento dos colaboradores;
- aumento do sentimento de pertencimento à empresa;
- melhora da reputação da empresa;
- promove um bom clima organizacional;
- possibilita a comunicação por diversos canais;
- agilidade na resolução de conflitos;
- integra pessoas.
Saiba também: Como melhorar a comunicação no ambiente de trabalho? 9 dicas simples!
Como melhorar a comunicação empresarial?
Há vários exemplos de comunicação empresarial interna e externa, como e-mail corporativo, intranet, jornal-mural, jornal corporativo, blog, redes sociais, site, newsletter, anúncios off e online etc.
Mas, como melhorar a comunicação existente e tornar a imagem da empresa mais sólida e confiável? Confira algumas dicas abaixo!
- Possibilite a interatividade e o diálogo com todos os públicos.
- Envolva o público interno em processos e projetos da empresa para elevar o engajamento.
- Seja ágil no envio de informações e comunicados oficiais para evitar a tão temida “rádio-corredor”.
- Mantenha o respeito, a cordialidade e a transparência em todas as ações executadas.
- Compartilhe o planejamento de comunicação com todos os gestores e mostre a importância de conversar sobre ele com a equipe.
- Acompanhe os resultados de desempenho e produtividade da equipe para entender se há algo a ser melhorado;
- Faça um plano de comunicação empresarial bem-estruturado e detalhado e que seja flexível para alterá-lo quando for necessário. O mercado e o comportamento das pessoas são dinâmicos, logo, a empresa também precisa ser.
Exemplos de ruídos na comunicação empresarial
Para melhorar a comunicação corporativa também é fundamental ficar de olho em minimizar os ruídos que possam surgir. Conheça quais são os mais comuns.
Ruídos semânticos
Eles acontecem quando há divergências em relação à linguagem ou ao tom de voz que a empresa se comunica. Para minimizar esse ruído, o ideal é pensar que cada público possui suas características, cultura e perfil e, por isso, interpretam mensagens de maneiras distintas.
Dessa forma, pode-se partir do pressuposto que é necessário usar uma linguagem mais simples, que contemplem o entendimento de todos. Há um modo de falar com a diretoria e outro para conversar com a equipe de vendas, certo?
Por isso, adapte a linguagem e segmento conteúdos de acordo com o público que vai receber a informação!
Ruídos psicológicos e pessoais
Essas duas barreiras são as mais difíceis de reduzir, porque elas são inatas de cada pessoa. Cada colaborador (ou cliente) tem sua própria experiência de vida, suas vivências, seu modo de pensar e personalidades únicas. E isso pode causar conflitos comunicacionais.
Mas, o que fazer nessa situação tão complicada de lidar? Foque em gerenciar conflitos rapidamente e investir na melhora do clima organizacional. É importante também a empresa ressaltar que é a favor da diversidade e, claro, do respeito nas relações interpessoais.
Ruídos informacionais
Cuidado com o excesso de informações divulgadas! Filtre o que realmente precisa ser dito e a melhor maneira de propagar o conteúdo.
Um ótimo exemplo são reuniões improdutivas e o excesso de burocracia. Não sobrecarregue seus colaboradores, seus clientes e seus parceiros.
Ruídos geográficos e físicos
Empresas globais ou que possuem filiais e escritórios em mais de uma cidade ou de estado podem sofrer com as barreiras físicas, mesmo que a internet facilite e encurte distâncias.
Algumas dicas para mitigar os danos dessa distância é ir além das videoconferências e dos e-mails corporativos. Ofereça uma intranet completa, sistemas modernos de comunicação (como o Slack), redes sociais corporativas etc.
Continue aprendendo: Potencialize a comunicação com o cliente com 5 dicas
Como montar um plano de comunicação empresarial?
Se você nunca elaborou um plano de comunicação empresarial ou então possui um que está bagunçado ou desatualizado, continue a leitura e aprenda de uma vez por todas como criar um planejamento eficaz e completo.
A ideia é organizar ideias e processos para que o público compreenda a mensagem a ser recebida, sem ruídos ou mal-entendidos.
1. Estude sobre a empresa
A comunicação empresarial deve ser baseada na essência da empresa, incluindo seus objetivos, sua missão e sua visão. Por isso, antes mesmo de definir qual será a identidade da marca, é primordial conhecer a fundo a organização.
- Qual o histórico da empresa? Como ela foi fundada?
- Quais são as atividades realizadas pela companhia?
- Quantos colaboradores ela possui e quais são os cargos ocupados?
- Qual o objetivo principal da marca?
- Qual é o mercado e o setor de atuação da organização?
- Quais são seus diferenciais competitivos?
- Quais produtos e serviços são mais ou menos importantes?
2. Determine o objetivo da comunicação corporativa
Após entender cada detalhe da empresa desde a sua fundação, é hora de definir o primeiro passo do plano: as metas e os objetivos. Afinal, o que a comunicação quer alcançar? Separe as respostas por curto, médio e longo prazo.
Uma ótima ferramenta que pode ajudar nesse momento é a matriz SWOT. Você a conhece? Ela ajuda a identificar pontos fortes e fracos da empresa e oportunidades e ameaças do mercado em relação à companhia. Confira a seguir um exemplo.
3. Conheça profundamente o mercado
Estude e analise a concorrência e o setor de atuação da corporação. Entenda o que já foi feito por outras marcas e deu certo.
Isso possibilita selecionar ações e estratégias de comunicação para usar como referência e inspiração. Não se esqueça de avaliar formatos de conteúdos, assuntos, canais de divulgação e, claro, a aceitação do público em relação a eles.
Saiba mais: Como fazer uma Análise de Concorrência? Conheça os benefícios para sua estratégia comercial!
4. Pense em ações estratégicas
Agora que você já ampliou o conhecimento sobre a companhia, seu setor de atuação e a concorrência, chegou o momento de finalmente colocar a mão na massa!
Com o objetivo como ponto de chegada, pense o que a empresa pode fazer para atingir os resultados esperados. Se a ideia é aumentar as vendas ou fidelizar clientes não importa. O primordial é criar um planejamento completo para conquistar a meta final.
Destacamos a importância de definir metas realistas, os recursos disponíveis, os canais utilizados, as ferramentas de gestão de colaboradores e de clientes, os responsáveis por cada tarefa e seus respectivos prazos de execução.
Lembre-se de ser flexível e pense nos desafios e nos obstáculos que podem surgir no meio do caminho.
5. Segmente conteúdos e informações
Outro ponto essencial no plano de comunicação corporativa é segmentar os públicos e entender quais conteúdos são relevantes para eles.
Depois, defina a forma que o assunto será divulgado para impactar positivamente as pessoas, transmitindo a essência e a identidade da marca.
Ou seja: estude as suas personas e como impactá-las da melhor forma! Pense na linguagem, no layout e no canal utilizado para cada conteúdo.
6. Defina os canais de comunicação empresarial
Há uma diversidade de alternativas para se comunicar adequadamente com cada público. Mas, isso não quer dizer que determinado canal é o preferido dele.
Para a comunicação interna, por exemplo, é possível usar softwares como Microsoft Teams e Slack. Com essas ferramentas, para além de um fluxo de comunicação mais estruturado e transparente, é possível fazer com que os processos sejam otimizados quando integrados a outras ferramentas, como o CRM do Agendor.
Portanto, estude quais canais são mais acessados e por quem. Veja algumas opções de canais de comunicação empresarial para implementar:
- público interno: e-mail, intranet, redes sociais corporativas, programas de mensagens empresariais, jornal-mural, jornal corporativo periódico, palestras, reuniões, workshops, eventos, entre outros;
- público externo: meios de comunicação tradicionais (jornais, revistas, rádio, outdoor e televisão), redes sociais, blog, site, landing page, newsletter, vídeos etc.
7. Determine métricas e indicadores de desempenho
A única forma de saber se a estratégia adotada foi bem-sucedida é mensurar os dados durante e após a execução das ações.
A boa notícia é que sistemas e ferramentas inteligentes fornecem dados em tempo real e, dessa forma, é muito mais viável ajustar erros durante o processo.
Se a empresa desenvolveu uma campanha interna para motivar e engajar as equipes, é possível acompanhar os indicadores de performance e produtividade para saber se a ação foi eficiente.
Ou, se o foco da campanha era fidelizar o público, verifique a quantidade de compras recorrentes no período.
Para ajudar, baixe nosso e-book e saiba tudo sobre indicadores e métricas empresariais: Guia: KPIs de Vendas.
Como acompanhar os resultados da comunicação empresarial?
Como falamos acima, o ideal é contar com sistemas de gestão, como o software de CRM, que realiza a completa gestão de relacionamento com o cliente.
Por meio dele, é possível:
- gerar relatórios com métricas personalizáveis
- criar e gerenciar funis de venda;
- visualizar o cenário completo da área comercial
Veja como essas funcionalidades melhoram a gestão de clientes e vendedores da empresa: faça o teste gratuito do CRM do Agendor!
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