O controle de clientes e vendas é a peça fundamental da gestão comercial. A administração de empresas é uma atividade complexa que demanda um esforço muito grande de quem exerce essa função. Logo, fazer um gerenciamento adequado facilita muito o trabalho do gestor.
O que você vai conferir:
Principais aprendizados deste artigo:
- O controle de clientes e vendas é importante para obter acesso a informações da base, ter mais precisão para o follow-up, acessar o histórico detalhado do consumidor e gerenciar atividades e dados sobre o desempenho da equipe.
- As informações coletadas no controle de clientes e vendas podem ajudar os vendedores a fidelizar mais consumidores.
- Um sistema de CRM auxilia e otimiza esse processo, permitindo conhecer melhor os clientes e, assim, descobrir como apresentar os produtos para eles.
- Também vale a pena investir em softwares de gestão e comunicação interna, para que todos da equipe tenham acesso aos dados necessários para concretizar as vendas.
- Para fazer o controle de clientes e vendas, é importante utilizar os critérios corretos. Tenha acesso a isso no KIT de planilhas de vendas: indicadores, KPIs e métricas. Faça também um teste gratuito do CRM do Agendor e confira as vantagens dele para sua empresa.
Seja você um empresário ou gestor de empresa, sabe que existem 4 grandes áreas de atuação que devem estar integradas:
- planejamento: isto é, a formulação de objetivos e a definição dos meios para alcançá-los;
- organização: que consiste em determinar tarefas e funções, coordenar atividades e destinar recursos;
- direção: mais focada na tomada de decisões e orientação de sua equipe rumo aos objetivos planejados;
- controle: análise dos dados e desempenho da empresa, verificando os resultados alcançados e melhorias a serem implementadas.
Acontece que, na correria do dia a dia das rotinas de trabalho, umas das mais importantes dessas funções da administração costuma ser negligenciada: o controle!
Porém, mesmo conscientes disso, muitas empresas deixam essa parte do processo de lado. Vendedores costumam ter contato com uma enorme quantidade de clientes. E fazem isso diariamente, diversas vezes.
Sem um controle efetivo e organizado do que está acontecendo, é impossível que os representantes de vendas guardem todos esses dados na memória.
Vamos listar abaixo algumas das vantagens de fazer o controle de clientes e vendas, além de dicas de como implementar isso.
O que é controle de clientes?
O controle de clientes é uma prática da equipe comercial de uma empresa que gerencia todas as informações referentes ao lead e consumidor. Isso inclui coletar, armazenar, integrar e analisar dados a fim de identificar padrões de comportamento, necessidades do público-alvo e oportunidades de negócios.
Esse gerenciamento dos clientes é essencial para entender o que pode ser melhorado internamente e, de fato, impactar a sua satisfação com a marca.
Em outras palavras sobre o que é controle de clientes, podemos dizer que é o acompanhamento em toda sua jornada de compra com a empresa, incluindo, claro, até o pós-venda.
Quando bem-realizado, ele contribui também para antecipar demandas e tendências, personalizar o atendimento e soluções oferecidas, realizar melhorias nos processos e investir em um relacionamento duradouro com o público.
O que é controle de vendas?
O controle de vendas é uma prática executada pela gestão e equipe comercial, que engloba o registro e a integração de dados de todo o fluxo de venda da empresa. Esse processo visa gerenciar toda movimentação de recursos financeiros, além de identificar serviços mais ou menos vendidos e sazonalidades.
Esse controle deve ser planejado e acompanhado regularmente para alinhar tarefas, melhorar processos e alavancar os resultados.
Ao saber o que é controle de vendas, é fundamental entender quais aspectos são monitorados:
- entradas e saídas;
- custos operacionais;
- performance da equipe e de cada vendedor;
- alcance de metas e resultados;
- formas de pagamento usadas;
- serviços mais e menos vendidos;
- gargalos operacionais que impactam as vendas;
- relacionamento com o cliente até o pós-venda e ações de fidelização.
Quais as vantagens do controle de clientes e vendas?
Além das vantagens, você vai descobrir como fazer controle de vendas com a ajuda de planilhas prontas para usar, desenvolvidas pela equipe do Agendor. Está pronto?
1. Informações centralizadas sobre os clientes
Vamos começar pelo básico: seus clientes. Como estão organizados? Que dados você tem sobre cada um deles? Está tudo atualizado?
Bom, fica claro que o primeiro passo para desenvolver o controle de clientes e vendas é montar esse cadastro. E a maneira mais simples de fazer isso é por meio das tradicionais planilhas.
Defina quais informações são importantes para você e crie seu sistema de cadastro:
- nome do lead/cliente;
- perfil;
- endereço;
- telefone;
- e-mail;
- redes sociais;
- entre tantas outras.
E, no caso de clientes B2B, também será necessário:
- nome da empresa e do responsável pelo contato;
- cargo do responsável;
- se é o tomador de decisão;
- site da empresa;
- tamanho da empresa;
- blog;
- mídias sociais;
- e outros dados específicos de cada ramo de atividade.
Caso você não tenha essas informações centralizadas em sua empresa, é preciso descobrir onde encontrá-las. É provável que seus vendedores tenham esse tipo de planilha para uso pessoal, cada uma com uma formatação diferente.
Além disso, agendas e cartões de visita devem ser incluídos. Você deve coletar esses dados e consolidar em uma base única facilitando sua consulta e o planejamento das ações de vendas.
Um cadastro de clientes bem planejado é muito importante. Veja mais um artigo para se aprofundar mais sobre a importância de manter um cadastro de clientes eficiente.
BÔNUS: planilhas gratuitas de controle de clientes e vendas!
Para agilizar o gerenciamento das informações de seus clientes, o Agendor desenvolveu um kit com 3 planilhas de controle de vendas e cadastro de clientes:
- planilha de controle de clientes;
- planilha de prospecção de clientes;
- planilha de planejamento de vendas.
Baixe grátis nosso Kit de planilhas de vendas – 3 tipos de planilha para colocar em ordem sua rotina comercial
E se quiser otimizar ainda mais o seu controle de vendas, nossa Planilha de Controle de Vendas é uma excelente ferramenta para começar! Aprenda a usá-la no vídeo abaixo:
2. Agilidade e precisão no follow-up
Outra vantagem do controle de clientes e vendas beneficia diretamente uma das atividades mais importantes do vendedor: fazer o follow-up.
Quantas vezes uma ótima oportunidade de fechar um excelente negócio foi perdida porque o vendedor não se deu conta que deveria retornar uma ligação para o cliente ou ficou de agendar uma visita e se esqueceu disso?
E as vantagens vão além dessas. Se o follow-up for feito corretamente, não deve se restringir a lembrar o vendedor de entrar em contato com determinado cliente no dia tal.
Ele precisa detalhar exatamente o que foi combinado, que detalhes o cliente quer discutir, porque aquela data foi escolhida para o retorno do contato etc. Em suma: contextualizar a situação para que o vendedor possa tirar o melhor proveito dela!
Uma planilha de prospecção contém os principais passos do follow-up. Baixe gratuitamente sua planilha de prospecção de clientes.
3. Possuir um histórico detalhado do relacionamento com o cliente
Na mesma linha do que foi dito acima, gerenciar as vendas significa ter em algum lugar um relato de tudo o que aconteceu em cada contato com o cliente, para poder dar continuidade ao relacionamento a qualquer momento.
Imagine que você tem um excelente vendedor que tem na ponta da língua todas as informações sobre os clientes dele. E, por qualquer motivo, ele deixa a empresa.
Como retomar o relacionamento, entender o que esse cliente valoriza em sua empresa, identificar quais problemas passados foram resolvidos e não podem se repetir?
Só com um controle eficiente de clientes e vendas.
Além disso, nem sempre temos vendedores com a capacidade de ter tudo guardado na memória. Esse é um risco muito grande. Por isso, é preciso desenvolver esse controle do histórico do relacionamento com cada cliente.
4. Gerenciar as atividades de sua equipe
Muitos vendedores estão em constante movimento, fazendo visitas técnicas ou comerciais, viajando para outras cidades, estados e até países.
Sem falar em feiras comerciais, treinamentos e outros eventos aos quais tem que comparecer para se manterem atualizados e conhecedores do mercado em que atuam.
Por esse motivo, é muito comum que os vendedores se ausentem do escritório. E como saber o que estão fazendo? Você vai telefonar para eles o tempo todo?
Lembre-se de que isso implica em gastos com combustível, estadias e refeições. É preciso ter certeza que o tempo e os recursos empregados por seus vendedores estão sendo usados corretamente.
E, mesmo para aqueles vendedores que desempenham um trabalho interno de vendas, não seria interessante verificar quantas ligações fizeram, quantas receberam, enfim, como estão gerenciando seu tempo?
Pense nisso.
Para facilitar essa etapa do controle de clientes e vendas, você pode usar mais 2 planilhas gratuitas do Agendor:
5. Ter dados confiáveis sobre o desempenho de sua equipe
Não existe área na empresa onde o desempenho seja mais cobrado do que em vendas. Normalmente, trabalha-se com metas a serem atingidas.
E o controle desses dados de performance vai determinar quem receberá seus prêmios e bônus e, ainda, quem precisará melhorar o desempenho.
Mais do que isso, no caso de comissões de vendas, somente com dados precisos será possível remunerar corretamente seus vendedores.
E lembre-se: o controle não deve incluir somente montantes vendidos, mas também como os vendedores conseguiram chegar a esses resultados:
- que esforços foram feitos;
- quantas visitas e telefonemas foram dados;
- demais atividades necessárias para que se fechasse a venda.
Com todas essas vantagens, vai ficar bem mais fácil administrar a força de vendas, pode ter certeza!
Como fazer o controle de vendas?
Para fazer um controle de vendas eficiente e tornar sua gestão de alta performance, é indispensável coletar, organizar, integrar e analisar regularmente dados e indicadores comerciais do negócio. No caso, registre toda venda feita, mantenha a base de clientes e o funil de vendas atualizados e reduza custos operacionais.
E, para que você coloque essas dicas em prática, explicamos melhor sobre elas a seguir!
Registre todas as vendas realizadas
O primeiríssimo passo de um bom controle de vendas é registrá-las e manter essa lista sempre atualizada.
Isso permite não só acompanhar a conquista de metas e o faturamento corporativo, mas também entender o custo de aquisição do cliente e quanto a marca gasta com o vendedor em relação a quanto ele vende, por exemplo.
Atualize sempre a base de clientes
Não adianta separar controle de vendas com o de clientes. Afinal, para as vendas acontecerem, é fundamental ter quem compre, certo?
Por isso, dedique tempo para manter a base de clientes atualizada e acessível em um só local, como planilhas ou sistema de CRM. Aliás, é mais fácil deixar os contatos atualizados com o uso dessa plataforma, que automatiza diversas tarefas, acelerando os cadastros.
As informações que devem ser coletadas e monitoradas são, por exemplo:
- data da venda;
- tempo de negociação;
- serviços e valores da compra;
- intervalo entre compras.
Assim, pode-se personalizar ainda mais o relacionamento com o cliente sabendo o que oferecer e quando.
Organize e atualize o funil de vendas
Outra vantagem de usar um software de CRM online é que há como criar e gerenciar funis de venda, automatizando a entrada de clientes em cada etapa. Até dá para fazer esse controle manualmente, mas as chances de erros, esquecimentos e elevado tempo de trabalho são grandes.
Ter um pipeline organizado, com todas as etapas bem-definidas e ações pensadas para cada uma delas só potencializa a qualidade do trabalho da equipe, favorecendo um melhor controle sobre vendas e clientes.
Quando há um controle eficiente, o ciclo de vendas pode ser reduzido, elevando os negócios fechados!
Aprenda mais: O que é funil de vendas: entenda na prática com e-book gratuito
Acompanhe métricas e indicadores de desempenho
Não há como controlar qualquer processo se ele não for mensurado, certo? Por isso, é essencial calcular e analisar periodicamente métricas e indicadores de desempenho.
Mais uma vez, o sistema de CRM sai na frente nesse assunto: ele fornece, em tempo real, relatórios completos e personalizados.
Use a tecnologia
Como já percebeu, o CRM é a ferramenta perfeita para integrar informações de clientes e vendas, possibilitando um controle mais assertivo e orientado por dados.
Ele permite a criação, personalização e mensuração de cada etapa do processo comercial, inclusive o controle de leads e clientes.
Porém, se deseja dar os primeiros passos com uso de planilhas de controle e quer conhecer rapidamente o desempenho de sua equipe, o Agendor criou para você mais esta planilha de controle de vendas: Planilha de avaliação de desempenho de vendedores – Matriz 9 BOX e Tabela de Score Ponderado.
Baixe e comece a usar agora mesmo, juntamente com as outras planilhas de controle de clientes e vendas!
Este post também pode interessar a você: Controle de vendas externas: o que eles estão fazendo lá fora?
Bônus: 3 programas de controle de clientes e vendas
Além de planilhas, você pode usar outros softwares para fazer o controle de vendas.
Vamos começar pelo mais importante deles, o CRM.
1. Sistemas de CRM
CRM significa Customer Relationship Management, isto é: Gestão do Relacionamento com os Clientes.
Esses programas de controle de cliente e vendas contam com diversas funcionalidades, como:
- funil de vendas;
- histórico das interações com clientes;
- cadastro de clientes;
- lembretes de follow-up;
- gestão de oportunidades de vendas;
- aplicativos no smartphone;
- relatórios de métricas;
- e muitas outras.
Veja um exemplo do funil de vendas do CRM do Agendor.
Dessa forma, é possível conhecer os clientes profundamente, as reais necessidades e, assim, oferecer soluções personalizadas para atender aos seus desejos e solucionar os problemas.
A propósito, é possível acompanhá-los de perto, por meio de um follow-up constante que conduzirá esses leads ao longo da jornada de compra até o fechamento de um negócio.
Entenda melhor o que é CRM assistindo a este vídeo da Pluga:
Quer um sistema de CRM completo? Então, confira o CRM do Agendor, que tem diversas funcionalidades essenciais para gerenciar sua empresa, como monitoramento de métricas, integração entre diferentes canais, carteira de clientes e, ainda, a possibilidade de fazer uma personalização completa.
E o melhor, você pode fazer um teste grátis para ver na prática as vantagens que ele oferece ao seu negócio.
Saiba mais: O que é CRM? Conheça os principais tipos e suas vantagens
2. Softwares de gestão de tarefas e projetos
Os melhores softwares de gestão de tarefas usam a metodologia ágil Kanban, a mesma usada no funis de vendas do Agendor.
Por isso, ferramentas online como Trello, Pipefy e Jira são excelentes opções para fazer a gestão de vendas e de clientes.
Com esse tipo de software, é possível organizar colunas com etapas de seu funil de vendas, tais como:
- e-mail de apresentação da empresa;
- visita ao tomador de decisão na empresa do cliente;
- envio de proposta comercial;
- negociação;
- fechamento do negócio.
Em cada uma das colunas, são colocados os dados de cada negócio em andamento, que são conduzidos desde o topo do funil até o fechamento da venda.
3. Ferramentas de comunicação interna
O Slack é um ótimo exemplo de software de comunicação interna. Ele usa uma interface no estilo de chat, um ambiente que a maioria dos vendedores já está acostumada a usar com desenvoltura.
No entanto, o Slack é um chat corporativo, fechado apenas para os integrantes da empresa e eventuais convidados (até clientes e fornecedores, se você quiser).
Ele permite criar canais exclusivos de comunicação, organizando salas e bate-papo para setores, departamentos, projetos, clientes e muito mais.
Assim, a comunicação é muito mais ágil e espontânea, facilitando a troca de informações e favorecendo o fechamento de vendas mais rapidamente.
Conheça mais sobre o Slack neste vídeo do Viver de Blog:
Leia também: Ferramentas de inside sales – 5 dicas para otimizar as vendas internas e alavancar seus resultados
Qual o melhor controle de vendas e clientes grátis?
O melhor controle de vendas e clientes grátis é o CRM do Agendor. Ele possui uma versão free, que oferece:
- fluxos inteligentes de atividades;
- sumário de vendas mensal;
- personalizações;
- controle de privacidade e níveis de acesso de equipes;
- integração com WhatsApp e outros canais de contato com o cliente;
- criação e gerenciamento de múltiplos funis de vendas;
- integração com RD Station e milhares de outras ferramentas e plataformas;
- gravação automática de e-mails;
- aplicativo para celular com acesso offline.
Ou seja: esse controle de clientes e vendas gratuito é perfeito para realmente desenvolver um time de alta performance, que alcance os resultados esperados.
Conheça as maiores vantagens de usar um sistema de CRM na sua empresa!
Confira mais sobre esse programa de controle de clientes e vendas neste vídeo:
Veja também: Razões para largar sua planilha de vendas e usar um aplicativo para área comercial
Percebeu que não existem motivos para não usar um sistema CRM? Um software especialmente desenvolvido para a gestão de vendas. Afinal, existem até versões gratuitas excelentes, como esta do Agendor: sistema CRM gratuito.
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