Seu negócio é lucrativo no papel, mas seu caixa parece estar sempre abaixo do projetado? Se você identifica seu negócio com essa frase, provavelmente está com problemas no controle de pagamentos de clientes.
Principais aprendizados deste artigo:
- Para criar um fluxo de pagamentos de clientes e controle financeiro, além da negociação, é necessário avaliar as necessidades econômicas de seus clientes, fornecedores e do seu próprio negócio.
- Ter controle financeiro e de pagamento de clientes permite a criação e definição de metas e estratégias para melhorar a margem de lucro da sua empresa.
- Oferecer formas de pagamento mais seguras é uma boa tática para agradar o cliente, manter o bom relacionamento e garantir o recebimento do valor.
- Acompanhar constantemente a gestão financeira da sua empresa ajuda a alcançar melhores resultados e buscar mais eficiência nos processos de vendas.
Nesses casos, você pode querer dar uma olhada nos termos e condições de pagamento que estabeleceu com seus consumidores e fornecedores.
A matemática é simples: se você pagar aos fornecedores mais rápido do que os seus clientes te pagam, suas saídas ficam à frente do faturamento proveniente das vendas.
Negociar termos e condições de pagamento é um ato de busca por equilíbrio, que leva em consideração as necessidades econômicas de:
- seus clientes;
- seus fornecedores;
- seu próprio negócio.
Tudo que diz respeito ao controle de pagamentos de clientes começa com esse passo: a negociação. Dessa forma, sugerimos que aprofunde seu conhecimento com o artigo: Como seguir as 7 etapas da negociação e entregar mais valor aos clientes
O controle de pagamento de clientes também faz parte do processo de pós-venda, e como ilustrado na imagem abaixo, 94% das empresas não usam tecnologia para monitorar seus clientes. Como você verá a seguir, esse é um passo importante do controle de recebimento.
Não receber o pagamento é um dos aspectos mais frustrantes da administração de um pequeno negócio, mas, mais do que isso, é extremamente prejudicial – e perigoso – para o fluxo de caixa da sua pequena empresa.
A falta de pagamento diminui seu capital de giro e pode prejudicar a sua capacidade de arcar com os compromissos financeiros de seu negócio.
Dessa forma, ao realizar um planejamento financeiro, além de inserir informações cruciais sobre valor de investimento inicial e necessidade de capital de giro, é importante também definir formas de realizar o controle de pagamentos de clientes.
Se você não sabe por onde começar, aqui estão 7 maneiras de fazer um controle de recebimento de clientes eficiente, para garantir que você será pago pelos produtos e serviços que vende.
Mas antes, você saberia dizer exatamente para que serve o controle de pagamentos?
Afinal, qual a finalidade do controle de pagamentos de clientes?
Nós sabemos que a área comercial é o coração da empresa. Se continuarmos a pensar dessa forma, comparando empresas ao corpo humano, podemos dizer que a área financeira é, então, o cérebro desse organismo vivo.
Isso porque o financeiro garante o funcionamento de toda a companhia, controlando despesas, investimentos e recebimentos. Ou seja, é um dos setores mais estratégicos de uma empresa e caso não se encontre em equilíbrio, a organização pode sofrer graves consequências, como demissão em massa ou até sua desativação.
Por esse motivo, o controle de pagamentos de clientes é tão crucial para a operação das corporações. Por meio deste controle será possível estabelecer metas, diminuir despesas, planejar investimentos e definir novas estratégias para uma margem de lucro mais favorável. Tudo isso visando o crescimento da empresa.
Não precisamos ir muito longe para sentir na pele a importância do controle de pagamento de clientes.
Imagine não receber seu salário, ou então recebê-lo atrasado. Qual impacto isso teria na organização da sua casa e da sua família? Só de pensar nisso, dá pra sentir um frio na barriga, não é mesmo?
As contas seriam atrasadas, juros ou multas seriam cobrados, e tudo começa a virar uma grande bola de neve.
Com as empresas ocorre o mesmo. Por isso, não dispense esforços para manter a saúde financeira do seu negócio. Sem isso, não será possível evoluir.
Caso você não tenha uma ferramenta para te ajudar no controle de pagamentos de clientes, fique tranquilo. Continue a leitura para saber como fazer uma planilha de controle de pagamentos simples e prática!
Como fazer uma planilha de controle de pagamentos de clientes?
Precisa controlar os pagamentos, mas não sabe por onde começar?
Simples: abra o seu Excel ou Google Sheets e confira nossas dicas:
1. Cadastre os clientes
Inicialmente, precisamos de todos os dados dos clientes para melhor controlá-los e identificá-los.
Para isso, crie colunas com as informações mais importantes desses clientes, como nome, telefone, e-mail, responsável por esse cliente, observações, etc. Enfim, fica a seu critério definir quais são os dados mais relevantes para destacar e encontrar estes clientes.
2. Detalhes dos produtos e serviços e das cobranças
Neste momento, é preciso, em outra aba, organizar seus produtos e serviços e suas respectivas mensalidades. Além disso, indique também o valor recebido por cada cliente para cada serviço oferecido, e também a data de vencimento deste pagamento.
Na prática, você pode definir as colunas na seguinte sequência:
- data de vencimento;
- nome do cliente;
- produto/serviço;
- valor;
- status (em aberto ou pago).
Se precisar, insira mais colunas com informações como desconto, juros, ou o que mais for necessário para seu controle.
3. Utilize fórmulas
Para ter uma planilha mais dinâmica e que te ofereça os indicadores necessário sem que você precise fazer contas na calculadora, linha por linha, conte com as fórmulas disponíveis na ferramenta para, por exemplo, somar os saldos devedores ao juros aplicados, ou então para aplicar os descontos ao final da venda.
7 dicas de como realizar controle de pagamentos de clientes
1. Solicite um pagamento parcial antecipado
Preocupado se você não será pago por uma venda realizada?
Como um gerente de vendas sensato, sugiro que você solicite um depósito total ou parcial do valor de sua venda, antecipadamente.
Essa é uma prática de negócios cada vez mais comum e nenhum cliente razoável deve se sentir ofendido por tal solicitação.
Por exemplo, se você fornecer serviços, poderá cobrar uma porcentagem da fatura projetada, ou mesmo o valor total, antes de começar a trabalhar no projeto. O restante poderá ser acertado ao término da tarefa.
Vamos imaginar que você tenha uma agência de publicidade, que tem o sistema de pagamento posterior, por exemplo, o cliente te contrata, você trabalha e depois ele faz o pagamento. Concorda que as chances de você não receber por um trabalho realizado é muito grande e provavelmente o risco não vale o negócio?
E se você girar a chave e mudar o método para novos clientes?
Ao ser contratado, o cliente começa a pagar o fee mensal na assinatura do contrato. Ele te paga e você trabalha.
Escolas, academias, faculdades, são negócios que funcionam dessa forma.
Resultado?
Você realiza um controle de pagamentos de clientes mais facilmente e tem menor risco de inadimplência.
Caso não seja um valor mensal, mas o contrato seja para uma campanha específica, você pode, por exemplo, dividir o projeto em três:
- um terço do pagamento deve ser realizado antes do início do trabalho;
- um terceiro na metade do projeto;
- o último após a conclusão.
A beleza do pagamento parcial é que ele garante que você receba alguma coisa, mesmo que o cliente fique inadimplente com o restante da fatura.
Usamos aqui o exemplo da agência de publicidade, mas a realidade é que essa dica é simples e pode ser aplicada para quase todo tipo de negócio.
2. Ofereça formas de pagamento mais seguras para seu negócio
Hoje em dia, você estará atirando no próprio pé se declarar que só aceita pagamento via cheque ou boleto. Existem muitas maneiras melhores de receber de seus clientes – e a maioria também é mais rápida.
Uma das melhores opções é o cartão de débito e crédito. Mesmo que você tenha que arcar com uma taxa sobre o valor da venda, a garantia de recebimento vale o valor descontado.
Além disso, você garante a manutenção do bom relacionamento com o cliente, afinal, ele não receberá ligações da sua empresa cobrando o valor devido.
Quando alguém está inadimplente com uma empresa, dificilmente a procura para fazer novos negócios.
Dessa forma, além de não receber o valor negociado, você também perde vendas futuras com esse cliente.
Outro ponto favorável é a possibilidade de parcelamento da compra, que pode incentivar seu cliente a fechar pacotes mais completos. Essa é uma forma de aumentar o ticket médio.
Como você pode observar no infográfico abaixo, além de ser uma das formas de pagamento preferidas de consumidores em geral, o cartão também é responsável por compras de impulso. Dependendo do setor no qual você atual, esse pode ser um incremento em seu faturamento.
3. Negocie prazos de pagamento estrategicamente
Caso você aceite formas de pagamento variadas como boleto bancário, provavelmente ouve de todos os clientes o pedido de um prazo para pagamento.
É interessante que você forneça prazos bons para o consumidor, isso é um ponto importante da negociação, mas não deixe que o cliente decida quando a fatura deve ser paga.
Insira em suas faturas informações claras sobre:
- data de vencimento;
- juros e multa por atraso.
Você deve negociar datas que o cliente vai realizar os pagamentos, pensando nas datas em que você deve realizar os seus pagamentos. Para isso, usar a tecnologia de um software que registra vendas, entradas e saídas é fundamental. Falaremos sobre isso nos próximos tópicos.
4. Incentive o pagamento imediato
A melhor forma de controle de pagamentos de clientes é receber o acerto na assinatura do contrato ou no momento em que o negócio foi fechado!
Recompense os clientes por pagamentos antecipados, fornecendo, por exemplo, um pequeno desconto se eles pagarem dentro de um determinado período de tempo curto, como sete dias.
Se você pretende oferecer um desconto de pagamento imediato, não assuma que seus clientes saberão que você faz isso. Você precisa colocar o desconto “a vista” na frente deles regularmente para levá-los a reagir a isso.
Para incentivar a adesão, você deve mostrar claramente o preço de pagamento antecipado na fatura e usar suas ações de marketing para falar sobre essa vantagem.
Leia também: Como agradar clientes? Descubra como dobrar os 5 tipos de clientes mais difíceis
5. Use a tecnologia para automatizar o controle de pagamentos
Ao criar um procedimento claro para controle de crédito, use sistemas internos que ofereçam lembretes padrões e envie automaticamente uma mensagem ao cliente, quando o pagamento não for recebido dentro do prazo.
Você pode criar um processo com os seguintes passos:
- envie o primeiro lembrete no dia em que a fatura vence;
- mande outro lembrete dois dias após o vencimento;
- reenvie a cobrança após 7 dias.
Esse modelo de cobrança é um tipo de follow-up, ou seja, acompanhamento. Assim, desenvolva um sistema para acompanhamento de pagamentos com avisos de 3 dias, uma semana, 15 dias, 30 dias e 45 dias de atraso – e cumpra-o.
As mensagens devem ser educadas, mas insistentes. Lembre ao seu cliente que você tem o direito legal de cobrar juros sobre a dívida desde o dia em que foi devido. Você pode enviar alguns desses lembretes por e-mail.
Você sem dúvida ouvirá muitas desculpas por que você não foi pago, mas se realmente após um período de cobrança amigável, você não receber o que lhe é devido, passe para uma agência de cobrança de dívidas.
6. Trate o controle de recebimento como um trabalho prioritário toda semana
Dedique 30 minutos por semana para lidar com o controle de pagamentos de clientes e não deixe nada atrapalhar!
A melhor maneira de acompanhar os atrasos de pagamento é saber exatamente qual é a sua posição de fluxo de caixa a qualquer momento – quanto está pendente e quantas faturas estão atrasadas.
Muitos sistemas de gestão online e softwares permitem que você veja todas as suas faturas vencidas em alguns segundos, por isso, não é necessário fazer uma verificação demorada.
7. Não tenha medo de agir
A não ser em casos muito específicos, você não deve ignorar a inadimplência e “deixar pra lá”!
Os clientes muitas vezes esquecem de pagar a tempo ou há razões genuínas para que o pagamento não tenha sido feito. Evidentemente, atrasos deliberados também são comuns.
Você não pode permitir que outro negócio afete a saúde de sua própria empresa, portanto, não tenha medo de tomar medidas adicionais para os infratores persistentes.
Dica extra: use uma ferramenta para controle de pagamentos de clientes!
Para realizar o acompanhamento de clientes e vendas, você também pode usar um software CRM, como o Agendor.
Fazer a manutenção da carteira de clientes ativos por meio de follow-ups é fundamental para prever necessidades e possíveis problemas, como por exemplo, o atraso nos pagamentos. Por esse motivo, sistemas de CRM são muito mais do que bem-vindos em uma gestão financeira eficiente!
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