De que forma um CRM ajuda a transformar a gestão de uma empresa, apoiando sua expansão? O Grupo Educavix utiliza o Agendor há oito anos e passou por muitas mudanças positivas desde então.
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Com o objetivo de gerar valor para empresas e oportunidades para candidatos por meio de soluções de recrutamento e seleção, a Educavix contou com o uso do CRM para estruturar o crescimento de sua atuação para 13 estados do Brasil a partir da sede em Vitória (ES).
Para saber mais sobre a história e a experiência do grupo com o software do Agendor, conversamos com Kleber Alves, Cofundador e Diretor de Negócios e Expansão da Educavix. Acompanhe a entrevista!
Como é estruturado o time comercial do grupo e com que tipo de vendas vocês trabalham?
Kleber Alves: Durante muito tempo fomos um “time de um homem só” e eu cuidava pessoalmente de todas as vendas. Porém, chegou um momento de maturidade da empresa que tivemos que ampliar a equipe.
Como procuramos estar atualizados e nos basear no que há de mais moderno no mercado em termos de práticas, percebemos que a especialização do time de vendas é muito importante. Por isso, atualmente, estamos fazendo a implantação desse modelo, com pré-vendas, closer e CS (customer success) e o desafio para 2022 é formarmos uma equipe de 15 pessoas na diretoria comercial.
Em relação ao tipo de vendas, nosso negócio é, hoje, majoritariamente B2B e trabalhamos com vendas internas. Mas, mesmo assim, por meio das ligações e e-mails, tentamos manter um relacionamento muito próximo com os clientes, pois eu acredito que vender é consequência de um bom relacionamento. Portanto, oriento os vendedores a tentar entender as necessidades do cliente para, a partir disso, ofertar o que temos no nosso “cardápio”.
A parte B2C das nossas vendas está relacionada à nossa atuação no âmbito da educação, mas, hoje, ela é minoritária.
Como era feita a gestão comercial antes do Agendor como CRM para empresas de RH e educação?
KA: A nossa história com o Agendor é um caso muito especial, olhamos para a ferramenta com muito carinho. Para contar como tudo começou, é preciso voltar no tempo. Em 2013, começamos a operação com uma escola profissionalizante e faculdade EAD, com graduação e pós-graduação. Eram dois públicos diferentes, duas marcas diferentes que convergiam em algum momento – quem contratava a graduação às vezes fazia um curso livre e vice-versa.
Nesse início, o nosso controle de vendas era feito através de planilhas, mas, a cada captação que fazíamos, conseguíamos 200 ou 300 novos leads, então, fazer gestão disso ficou muito complexo.
Depois da 3ª ou 4ª ação, tínhamos na mão 2 mil leads e percebi que era impossível fazer qualquer tipo de gerenciamento desse público através de planilha, porque são muitos contatos, você estreita o relacionamento com eles e precisa registrar. Por isso, eu comecei a pesquisar sobre o conceito de CRM e compreendi os benefícios que um sistema do tipo poderia trazer para a empresa.
Conheça o Agendor em 6 minutos:
O que definiu a escolha pelo Agendor?
KA: Comecei, então, a buscar um software que nos atendesse e testei dezenas de plataformas – àquela altura nem existiam tantas. Na época, o Agendor foi o que mais me chamou a atenção pela sua simplicidade e facilidade. É claro que, ao longo do tempo, o software foi ganhando maturidade e se tornou mais completo, mas o bacana é que essas características relacionadas à experiência de uso se mantêm até hoje.
Isso me atraiu na época, pois eu não precisava de vários botões, mas de um cadastro de empresas e pessoas. No fim, ganhamos um plus com a aba de tarefas. Logo no início da adoção do Agendor, em 2013, a equipe era pequena, mas vários setores já começaram a usar o sistema – comercial, financeiro, captação – e, assim, conseguimos organizar tudo e seguir uma linha de trabalho bem definida.
De lá para cá, a nossa operação mudou, ganhou outras vertentes, a equipe cresceu, mas estamos sempre pautados no processo de tarefas, delegação, registro da empresa, relacionamento com PF e PJ, que se mantém até hoje.
Como o uso do CRM mudou a rotina e a gestão comercial da Educavix?
KA: Desde quando eu comecei sozinho na área de vendas anos atrás, o Agendor possibilitou que eu olhasse para a empresa como um todo e isso continua até hoje. Todo o nosso relacionamento interno é feito através do sistema.
Além disso, eu e minha sócia delegamos várias tarefas por meio da ferramenta e todo mundo se comunica através dela. Até temos outras ferramentas de comunicação, mas o Agendor é realmente a principal.
E tem um fato muito interessante de notar que a empresa é perene e os profissionais muitas vezes mudam. Assim, eu sempre oriento todos a criarem o cadastro mais rico possível para deixar um histórico e um legado mesmo para que a pessoa que vier depois tenha o trabalho facilitado. Em todos esses anos de uso do Agendor, percebemos que ajuda demais ter tudo organizado e registrado.
— Mesmo tendo evoluído bastante, o Agendor mantém a simplicidade, que, para mim, é o brilho que faz com que ele se mantenha atrativo até hoje.
Kleber Alves – Cofundador Educavix
Vocês chegaram a testar outras plataformas de CRM?
KA: Sim. Além de testar naquele momento, continuamos testando, porque precisamos olhar para o mercado e saber o que ele tem a oferecer. Mas eu realmente não tenho encontrado nada que una esse poder de organização com a simplicidade do uso e da navegação.
Eu tenho visto CRMs muito poderosos, mas muito complexos na sua utilização, o que significa que você precisa contratar uma implantação de “x” mil reais que demora vários dias para configurar.
Além disso, eu gosto muito do fato de poder oferecer um treinamento de 2h para um novo funcionário e perceber que dois ou três dias depois ele já está conseguindo navegar facilmente pela ferramenta. Esse onboarding é muito simples com o Agendor.
Se eu tivesse uma ferramenta complexa, toda vez que entrasse uma pessoa nova na operação, teria que trazer alguém do software para treiná-la, o que não é viável. Com o Agendor, consigo fazer isso internamente com muita tranquilidade.
O que vocês viram de evolução no Agendor ao longo desses anos de uso?
KA: Foram muitas evoluções e acompanhamos tudo porque recebemos alertas sobre as novidades e vídeos explicativos. As novas métricas, o painel de negócios com as diferentes formas de visualização, tudo isso foi acrescentando muito à plataforma.
Uma das funcionalidades que gostamos muito também é a criação de múltiplos funis. Com isso, foi possível criar um funil para o comercial e outro para a operação interna, por exemplo, sem que um interfira no outro.
Os relatórios também ganharam muita robustez e conseguimos extrair os dados com filtros diferentes, além de ser fácil fazer o download.
Mas também acho importante destacar que, mesmo tendo evoluído bastante, o Agendor mantém a simplicidade, que, para mim, é o brilho que faz com que ele se mantenha atrativo até hoje.
Qual é sua recomendação para os gestores que estão buscando um CRM para empresas de RH e educação?
KA: Eu brinco que eu sou uma espécie de “evangelista” do Agendor, pois eu vendo naturalmente a plataforma para os empresários com quem me relaciono, falo sobre as vantagens do CRM e a importância de ter um software simples para fazer a gestão comercial.
A recomendação que eu daria para quem vai começar a usar o software é de tentar utilizá-lo na sua plenitude, explorando todas as funcionalidades que ele oferece.
O time de vendas tem nas mãos uma ferramenta poderosa, que são os negócios, toda a gestão que pode ser feita através das etapas customizáveis. A recomendação é, portanto, que use na plenitude e que qualquer espirro que o cliente dê seja registrado, pois isso traz um diferencial de credibilidade muito forte para quem se relaciona com a empresa.
Entenda como funcionam os relatórios no Agendor:
Como resumiria o antes e depois do Agendor para a Educavix?
KA: Antes do uso do Agendor, tínhamos um risco de perda de dados muito grande, pois trabalhávamos com Excel compartilhado em rede com várias pessoas e, invariavelmente, ocorriam problemas. Além disso, tínhamos também a questão do volume de contatos e era impossível manipular os dados. Então, esse cenário era a idade da pedra.
Agora, estamos com uma ferramenta extremamente moderna, que nos permite fazer uma filtragem com tipo de cliente em segundos e isso traz muita agilidade para a nossa rotina. E, se eu pudesse resumir em uma frase o quanto o Agendor tem nos ajudado, eu diria que ele é a espinha dorsal de organização dos processos internos e de vendas do Grupo Educavix.
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