Você senta para escrever uma mensagem formal para um cliente, mas, na hora, fica perdido, sem saber o que colocar para transmitir segurança e aumentar as chances de resposta? Então, chegou a hora de conferir algumas dicas de e-mail corporativo.
Principais aprendizados deste artigo:
- O e-mail corporativo aprimora a estratégia de comunicação empresarial do negócio, levando mais profissionalismo para cada mensagem enviada aos clientes ou parceiros.
- Um bom e-mail começa com uma saudação cordial, de preferência usando o nome do destinatário, e termina com uma despedida educada e informações do remetente.
- Quando criar um e-mail corporativo, vá direto ao ponto, adapte o tom de voz ao público-alvo da mensagem e seja persuasivo para guiar o destinatário até a ação desejada.
- Ao escrever um e-mail corporativo, sempre foque em manter um bom relacionamento com o cliente. Para aprender como, baixe nosso kit com 5 materiais gratuitos sobre como organizar o atendimento ao cliente com CRM.
Segundo o Zero Bounce, 88% das pessoas usam o e-mail todos os dias e 61% dizem que preferem o canal para falar sobre assuntos relacionados ao trabalho. Em outras palavras, este é um canal essencial para as empresas.
Porém, para criar uma estratégia de comunicação que transmita confiança e profissionalismo, especialmente ao lidar com clientes e parceiros de vendas, é vital seguir algumas dicas de e-mail corporativo que orientam a construção de mensagens mais diretas e objetivas.
Quer ver quais são? Então, continue lendo, porque nas próximas linhas mostramos:
- como fazer um e-mail para uma empresa;
- benefícios da estratégia;
- exemplos de e-mail corporativo!
Para que serve e quais as vantagens do e-mail corporativo?
O e-mail corporativo serve para melhorar a estratégia de comunicação das empresas com seu público e pode ser usado para enviar pedidos de parceria com parceiros comerciais ou mensagens de prospecção, nutrição e follow-up para os clientes.
Vale destacar que um e-mail corporativo transmite confiança e seriedade para o contato e ainda ajuda a propagar o nome do negócio, já que entrega um endereço personalizado — vendedor@empresa.com.
Além disso, os e-mails corporativos são importantes aliados para estratégias de e-mail marketing e cold mails, já que costumam ter um filtro, um recurso próprio que reduz os riscos das mensagens caírem na caixa de spam.
Esse filtro de spam procura padrões para, assim, identificar e-mails que possam ser maliciosos, conforme marcações de spam dos usuários da plataforma, e os bloqueiam automaticamente.
Logo, ao usar um e-mail corporativo as chances de o e-mail chegar a quem deveria são maiores, aparecendo na caixa de entrada principal e aumentando as taxas de abertura e resposta, porque as plataformas entendem o remetente como confiável.
Quer usar a estratégia? Então, veja como iniciar um e-mail corporativo e o que colocar no final da mensagem!
Como iniciar um e-mail corporativo?
Um e-mail corporativo deve começar com uma saudação e ter o nome do destinatário — quando possível — para trazer individualidade para a mensagem. Por exemplo: “Olá, [nome do destinatário], tudo bem?” ou, mais formal, “Prezado [nome do destinatário]”.
Esse cuidado torna a mensagem mais respeitosa e profissional. Portanto, sempre cumprimente o destinatário antes de tocar no motivo do contato.
Preste atenção também ao final do e-mail. As últimas linhas devem conter uma despedida cordial. Para isso, você pode usar: “Agradeço pela atenção” ou “Aguardo o retorno”. Em contatos mais informais, dá para colocar: “Abraços”.
Em seguida, adicione seu nome, cargo e informações de contato. Dessa maneira, o cliente sabe como falar com você caso tenha alguma dúvida adicional, fazendo com que as chances de conversão sejam maiores.
>>>> Aproveite para ler: 6 modelos persuasivos de agendamento de visita comercial por e-mail
Como fazer um e-mail formal para uma empresa?
Para fazer um e-mail formal para uma empresa, é crucial que você:
- seja breve e objetivo;
- adapte o tom de voz;
- seja persuasivo.
Veja mais detalhes a seguir!
1. Seja breve e objetivo
A linha de assunto e o corpo da mensagem devem ir direto ao ponto, evitando mal-entendidos em comunicações por e-mail. Uma dica é separar o texto em tópicos para facilitar a organização das ideias.
Em um e-mail formal para apresentar um serviço para um cliente, a divisão pode ser:
- apresentação da empresa;
- motivo do contato;
- descrição da solução;
- benefícios e relação com a dor do cliente;
- explicação de como o potencial cliente pode retornar o contato.
Percebe que há uma ordem no assunto, com cada informação se conectando ao que foi dito anteriormente? Assim, você é objetivo, e o e-mail é facilmente compreendido.
Ao mesmo tempo, evite escrever mensagens e parágrafos longos. Afinal, o destinatário deve ler seu texto rapidamente. Caso precise estender o assunto, convide o lead para uma reunião ou indique materiais de apoio.
Aliás, ao ser breve, você aumenta as chances da mensagem ser lida por completo, elevando as chances de resposta e, consequentemente, de conversão.
2. Adapte o tom de voz
É vital se atentar à personalização em e-mails para clientes e parceiros, fazendo com que eles se sintam únicos e melhorando a experiência de contato.
Além de usar o nome, como já falamos, suas mensagens precisam ter um tom de voz que converse com os destinatários e com o que sua empresa preza.
Por exemplo, se o receptor for um cliente B2B de uma grande empresa, o ideal é usar um tom de voz mais formal e seguro. Por outro lado, se vender para um negócio familiar, pode ser interessante usar um tom mais informal e receptivo.
>>>> Veja mais detalhes neste artigo: tom de voz na comunicação — quais são os tipos + dicas de como usar
3. Seja persuasivo
A mensagem precisa incitar o destinatário a realizar uma ação, como falar com o vendedor ou baixar um material. Alguns dos principais elementos para usar em um e-mail corporativo persuasivo são:
- técnicas de copywriting: a criação de textos persuasivos, usando gatilhos mentais para incentivar o destinatário a realizar uma ação;
- entrega de valor: agregar algo de interessante ao contato, como uma sugestão de conteúdo rico, uma informação estatística sobre o setor ou uma informação exclusiva para o destinatário;
- personalização: adequar o tom de voz e os argumentos para cada perfil de contato;
- um bom CTA: a finalização, que dita o que deve ser feito após a leitura do e-mail, precisa ser clara e objetiva.
Mais dicas de e-mail corporativo para escrever como um especialista
Outras dicas de e-mail corporativo para melhorar a estratégia de comunicação da sua empresa são:
- estruturar um assunto chamativo;
- evitar gírias e regionalismos, mantendo um certo grau de formalidade;
- tomar cuidado com o uso de negrito, letras maiúsculas e imagens para não “pesar” a leitura;
- evitar adicionar muitos links;
- otimizar para mobile, mantendo os parágrafos curtos;
- não se esquecer de assinar, para que o destinatário saiba com quem está falando;
- revisar antes de enviar, para identificar qualquer erro.
Vale mencionar que é interessante fazer testes antes de endereçar a mensagem ao destinatário.
Você pode, por exemplo, enviar o e-mail para você mesmo para conferir a formatação, se as imagens e links estão funcionando corretamente, se vai para a caixa de entrada, se colocou os anexos etc. Outra possibilidade é usar uma ferramenta de automação para fazer estes testes automaticamente.
Exemplos de e-mail corporativo para se inspirar
Para ajudar você a colocar estas dicas de e-mail corporativo em prática, preparamos 3 modelos prontos para personalizar à vontade e usar com clientes ou parceiros de negócios. Confira!
1. Parceria
Prezado, [nome do destinatário].
Me chamo [nome] e sou [cargo] na [empresa]. Gostaria de propor uma parceria entre nossos negócios para [nome e descrição do evento] que acontecerá em [data].
Acredito que sua empresa seria a parceira ideal para abordar a importância de [tema relevante para o segmento] e que podemos obter ótimos resultados juntos. Você teria interesse em participar?
Aguardo o retorno,
[Nome e cargo do remetente]
[Informações de contato]
2. Apresentação
Oi, [nome do lead], tudo bem?
Sou [nome] e trabalho como vendedor na [nome da empresa]. Nós oferecemos [descrição das soluções], e analisando seu modelo de negócios, acredito que nosso produto e/ou serviço pode ajudar sua empresa a [lista de benefícios].
Você tem disponibilidade para uma conversa rápida? Responda com o melhor dia e horário para agendarmos uma reunião.
Cordialmente,
[Nome e cargo do remetente]
[Informações de contato]
3. Follow-up
Olá, [nome do cliente], como vai você?
Você conseguiu revisar nossa proposta? Acredita que possamos acertar os detalhes finais do contrato agora ou deseja fazer algum ajuste?
Caso tenha alguma dúvida, podemos marcar uma reunião de 15 minutos na [dia e horário] para alinhar todos os pontos, que tal?
Atenciosamente,
[Nome e cargo do remetente]
[Informações de contato]
Use o e-mail corporativo para oferecer um atendimento de excelência!
Agora que você já viu as melhores dicas de e-mail corporativo e modelos para personalizar, precisamos relembrar a importância de escrever mensagens objetivas e direcionadas ao cliente para elevar a qualidade do seu atendimento.
Adicionalmente, certifique-se de usar um provedor de e-mail corporativo para criar um endereço único e com menos risco de ser confundido com spam.
Lembre-se também de sempre acompanhar métricas, como taxa de abertura, de resposta e de conversão, para medir o desempenho da iniciativa e coletar insights que permitam identificar pontos de melhoria na comunicação por e-mail.
Para finalizar, indicamos baixar o kit gratuito de materiais que ajudam a organizar o atendimento ao cliente da sua empresa para te ajudar a atrair, fidelizar e satisfazer mais clientes.
