Em um mundo de disputas cada vez mais acirradas pelo potencial cliente, não basta seguir fórmulas ou copiar exemplos de e-mails de prospecção e esperar que isso traga o resultado desejado, isto é, uma resposta positiva do prospect.
Principais aprendizados deste artigo
- A tática de prospectar por e-mail merece um olhar estratégico, pois ainda é uma das abordagens mais eficazes em Outbound Marketing, ajudando a acelerar vendas cadenciadamente.
- O e-mail de prospecção é uma ferramenta prática e menos invasiva para a primeira apresentação do seu negócio, além de falar por um canal preferido por quase 80% dos clientes B2B.
- Para escrever uma boa mensagem, é preciso combinar visual, mensagem e texto, bem como entender o perfil do seu cliente para escrever mensagens personalizadas, focando na objetividade.
- Não se esqueça de fazer uma chamada para ação amigável, afinal, trata-se de uma venda consultiva e não agressiva. Por isso, o poder de decisão deve estar nas mãos dos potenciais clientes.
- O e-mail é uma ferramenta que, se usada assertivamente, ajuda a prospectar novos clientes e gerar leads qualificados. Aprenda mais sobre como prospectar novos clientes e outras táticas no nosso guia gratuito!
Na verdade, o formato de abordagem comercial que usa e-mails de prospecção precisa ser tratado de maneira estratégica e personalizada, para, assim, ser capaz de cumprir todo o seu potencial.
Em especial, porque essa ainda é uma das abordagens mais eficazes em Outbound Marketing, podendo acelerar vendas de forma cadenciada. Para isso, porém, é preciso acertar no formato e no texto!
Por esta razão, neste artigo, falamos sobre as melhores práticas para você criar seus próprios templates de e-mails de prospecção. Boa leitura e boas vendas!
O que é um e-mail de prospecção?
O e-mail de prospecção, também conhecido como cold e-mail — e-mail frio, em português —, é uma ferramenta importante da estratégia de Outbound Marketing. Neste modelo de vendas, a empresa segmenta e aborda o potencial cliente proativamente, utilizando recursos como e-mail, telefone ou networking em eventos, por exemplo.
Em outras palavras, o negócio vai até o lead primeiro, sem que ele tenha interagido ou sequer conheça as soluções oferecidas. O objetivo dessa estratégia é apresentar os produtos e/ou serviços para mais pessoas e, é claro, prospectar mais leads qualificados para vendas.
Por que usar o e-mail de prospecção na sua empresa?
Segundo dados compartilhados pelo Belkins, quase 80% dos clientes B2B preferem falar sobre assuntos de negócios por e-mail e que cerca de 40% dos vendedores acreditam que essa é uma estratégia bastante efetiva para conquistar novos consumidores. Só por aí dá para entender a importância de enviar mensagens de prospecção por esse canal, certo?
Mas não é só isso, já que a mesma fonte mostra em outra pesquisa que os e-mails de prospecção têm uma taxa de abertura de 36%. Ou seja, as pessoas costumam visualizar esse tipo de mensagem.
Logo, o que podemos tirar desses dados é que, sim, o e-mail de prospecção dá resultados e deve ser usado em uma estratégia de vendas B2B!
Quando e como usar um e-mail de prospecção?
O e-mail de prospecção é particularmente valioso em vendas consultivas do segmento B2B. Afinal, bem sabemos o quanto é difícil obter a atenção de um prospect ou, até mesmo, conseguir chegar até a pessoa certa em abordagens por telefone.
Por outro lado, o e-mail faz uma abordagem mais delicada. O lead visualiza a mensagem quando puder e tem mais tempo para responder, sem se sentir pressionado pelo vendedor.
Em outros termos, o e-mail é uma ferramenta de prospecção mais prática e menos invasiva para fazer a primeira apresentação do seu negócio. E pode ser usada em vários contextos, viu? Por exemplo:
- envio de conteúdo;
- participação em evento;
- elogio a alguma conquista do prospect;
- apresentação de novo contato comercial;
- novidade no produto ou serviço.
Obviamente, vale lembrar que sua empresa não é a única utilizando este modelo de abordagem. Basta pensar em quantos e-mails comerciais você recebeu nos últimos dias para ter uma ideia da sua popularidade.
Então, para garantir que seu e-mail para prospecção de clientes se destaque entre tantos outros, ele precisa ser memorável. E ensinamos como fazer isso a seguir!
Como montar um e-mail para prospecção de clientes? As melhores práticas do mercado!
As dicas mais efetivas para criar um bom e-mail de prospecção são:
- atente-se aos elementos da mensagem;
- capriche no texto;
- utilize mensagens-chave;
- personalize a mensagem;
- faça um call to action amigável;
- vá direto ao ponto;
- apresente você e sua empresa;
- não fale tudo em um único e-mail.
Continue lendo para aprender como colocar cada uma dessas dicas em prática e descobrir como escrever um e-mail de prospecção matador!
1. Atente-se aos elementos da mensagem
Primeiramente, é preciso saber que a anatomia do e-mail de prospecção combina três elementos principais:
- visual;
- mensagem;
- texto.
Quanto ao visual, busque deixá-lo o mais simples possível. Não utilize imagens desnecessárias, destaques de texto excessivos — como negrito, itálico ou cores vibrantes —, nem o torne muito extenso.
Tenha em mente que os e-mails realmente eficazes são aqueles que podem ser lidos e entendidos rapidamente. E quanto à mensagem e ao texto? Esses, sim, são os elementos mais desafiadores do seu cold e-mail. Veja mais detalhes nos próximos tópicos!
2. Capriche no texto
Muitos pensam que o conteúdo do e-mail de prospecção começa pelo texto da mensagem em si. Mas de que adianta um texto excelente se o leitor sequer abri-lo?
Logo, escolha um assunto atrativo e que desperte a curiosidade do seu potencial cliente. É importante, também, que ele tenha entre 61 e 70 caracteres. Por quê? Segundo dados compartilhados pelo Gitnux, esse é o tamanho que aumenta as chances de abertura em 17%.
Além disso, usar mais caracteres dá margem para aproveitar melhor o espaço com conteúdos que atraiam a atenção dos potenciais clientes.
Entretanto, é preciso saber que não há um manual que diga qual assunto colocar no e-mail, pois depende muito das soluções oferecidas pela empresa e da estratégia comercial.
Contudo, existem dicas simples que ajudam a escolher corretamente, que são:
- criar um assunto de e-mail personalizado;
- inserir números e porcentagens para chamar atenção;
- despertar emoções logo no assunto do e-mail;
- fazer alguma pergunta relevante;
- explorar situações e eventos atuais;
- usar palavras-chave do seu negócio;
- evitar o uso de clichês.
3. Utilize mensagens-chave
Você conhece muito bem seu perfil de cliente ideal e personas, certo? Então, possivelmente já sabe quais são aquelas frases que realmente ajudam a converter, porque as usa diariamente!
Logo, empregue expressões geralmente utilizadas nas abordagens de vendas que demonstram que você entende o desafio do potencial cliente e, ainda, que geram algum tipo de identificação.
Use essas mensagens-chave em seus e-mails de prospecção, preferencialmente uma a cada mensagem que escrever, para ter força diante do contexto e manter uma estratégia de comunicação coesa. Ou seja, o que o cliente ouve ao vivo é o mesmo que on-line.
4. Personalize a mensagem
Um dos maiores erros em vendas é utilizar o mesmo modelo de e-mail de prospecção para todas as abordagens. Pois é, o “copia e cola” não funciona aqui. Afinal, o que queremos é engajar o potencial cliente diante de tantas mensagens que ele recebe em um único dia.
Para você ter uma noção, ainda trazendo dados do Gitnux, o levantamento mostra que usar o nome do destinatário no assunto do e-mail aumenta em mais de 18% a taxa de abertura e isso por causa da personalização.
Entretanto, isso não significa que você precisa escrever suas mensagens uma a uma. Pelo contrário, o ideal é utilizar templates de e-mails de prospecção, deixando espaço para a tão valiosa personalização e reduzindo o tempo gasto escrevendo cada e-mail.
Assim, você precisa apenas inserir as informações que coletou sobre o potencial cliente no modelo já pronto e enviar. Fácil, não é mesmo?
Veja mais sobre como personalizar suas abordagens no vídeo abaixo:
5. Faça um call to action amigável
Um e-mail de prospecção comercial não tem que ser um e-mail de venda agressiva. Lembre-se: estamos falando de vendas consultivas.
Pensando nisso, utilize call to actions — chamadas para ação — em suas mensagens, mantendo-as o mais amigável possível para seu potencial cliente. Sugira, não ordene.
Faça com que o cliente sinta que realizar ou não uma ação é uma escolha pessoal. Ou seja, ele não deve se sentir obrigado a clicar em um link ou responder à mensagem. Em vez disso, a ação deve ser 100% consciente.
6. Vá direto ao ponto
Apesar de o e-mail ser um modelo de comunicação que não nos impõe um limite de caracteres, não significa que você pode criar verdadeiras redações para apresentar seus produtos/serviços.
Cabe lembrar que muitas das mensagens são lidas pelo celular — cerca de 60%, segundo um levantamento feito pelo Zero Bounce.
Logo, suas mensagens precisam ser simples e objetivas, indo direto ao ponto e evitando escrever o próximo livro das Crônicas de Gelo e Fogo na abordagem comercial. Também se atente ao tamanho dos parágrafos.
De nada adianta escrever um e-mail curto, se tudo for apresentado em um único bloco de texto. Para facilitar, é interessante dividir o processo em tópicos e tentar falar tudo o que precisa sobre cada um por parágrafo.
Por exemplo, um parágrafo apresenta a empresa e a solução. O outro, fala sobre os benefícios ou apresenta cases de sucesso. O último mostra o CTA. Percebe como as ideias seguem um fluxo, facilitando o entendimento?
7. Apresente você e sua empresa
Quem nunca recebeu um e-mail de vendas no qual o representante comercial sequer explica quem é e a empresa para a qual trabalha? Por mais incrível que pareça, isso é bastante comum e deve ser evitado.
Lembre-se: o contato não sabe quem você é e nem o que vende. Por isso, não se esqueça de garantir que o potencial cliente saiba quem está escrevendo para ele e se apresente, seguindo estas dicas:
- coloque as necessidades do prospect em foco;
- faça uma apresentação sucinta sobre a empresa;
- deixe claro como conseguiu o contato;
- conquiste sua atenção nas primeiras linhas;
- não enrole, vá sempre direto ao ponto;
- gere valor e foque na solução de problemas;
- apresente resultados que já tenha obtido;
- use gatilhos mentais (com ética!);
- conduza o possível cliente a uma decisão;
- finalize o e-mail com seu nome, cargo e formas de contato.
Você também pode se apresentar usando a técnica do elevator pitch, confira dicas neste infográfico:
8. Não fale tudo em um único e-mail
Sim, você tem muitas mensagens a entregar, muitos benefícios a apresentar. No entanto, falar sobre tudo isso em um único e-mail culmina em uma mensagem confusa e pouco atrativa para leitura.
Ademais, você pode usar essa estratégia para incitar a curiosidade, deixando um gostinho de algo a mais que o potencial cliente precisa entrar em contato para descobrir. Sendo assim, pode ser uma maneira de incentivar o engajamento.
Inclusive, no Outbound Marketing, é importante trabalhar com cadências de e-mail, que conduzam o potencial cliente até o fechamento de forma coerente.
>>>> Aprenda mais: fluxo de cadência — o que é, para que serve e 7 dicas de como desenhar um
Exemplos de e-mail de prospecção: veja alguns casos de sucesso!
Você já conhece as melhores práticas para escrever seus cold e-mails. Mas como fazer isso na prática?
Bem, é importante ressaltar que, como falamos, não existe uma fórmula de sucesso pronta, com exemplos de e-mail de prospecção que funcionem para qualquer tipo de negócio.
Na realidade, é vital entender profundamente seu perfil de cliente, a empresa e o mercado de atuação. Com isso em mente, existem alguns exemplos de abordagens que funcionam e podem ser adaptados para cada realidade.
Abaixo, listamos 5 deles, com diferentes contextos de envio. E, para construir estes modelos de e-mail de prospecção, utilizamos uma empresa fictícia, a Sweet Dreams, que fornece colchões para o setor hoteleiro.
Vale lembrar que todos os dados utilizados nas mensagens também são fictícios. Ah! E os itens que estão entre colchetes são o espaço para a personalização. Acompanhe!
1. Caso de sucesso
Assunto: Como o Hotel [empresa da cidade ou região do prospect] conseguiu economizar R$ 70 mil?
Olá, [nome do prospect]!
Tudo bem?
Me chamo [nome do vendedor] e trabalho na Sweet Dreams. Somos uma empresa de colchões especializada em hotelaria, com envio para todo o Brasil.
Escrevo, pois temos um caso de sucesso em [cidade ou região do prospect] que gostaria de compartilhar com você. O Hotel [empresa da cidade ou região do prospect] reduziu os custos com higienização de colchões e estofados em R$ 70 mil por ano após utilizar a tecnologia impermeável Extra Clean.
Podemos agendar uma conversa por telefone para que eu apresente mais detalhes sobre este e outros casos de sucesso de redução de custos no setor?
Tenho disponibilidade no dia [x], às [y] horas. Aguardo sua disponibilidade para seguirmos.
Abraços,
[Assinatura do vendedor]
2. Desafio do prospect
Assunto: Qual é a maior causa de reclamações para a rede hoteleira?
[Nome do prospect], tudo bem?
Sou [nome do vendedor] e faço parte da Sweet Dreams, empresa especializada em colchões para hotelaria.
Vi que, recentemente, você acessou nosso material sobre conforto como fator de sucesso para os hóspedes retornarem após a primeira estadia. Você sabia que a má qualidade do colchão é responsável por 76% das reclamações negativas em sites de reservas e também pode influenciar negativamente novas vendas?
Por isso, gostaria de apresentar para o [nome do hotel] algumas das tecnologias mais avançadas para colchões, que certamente podem contribuir para a satisfação dos seus hóspedes.
Qual o melhor dia e horário para conversarmos?
Atenciosamente,
[Assinatura do vendedor]
3. Contato em comum
Assunto: Oi, [nome do prospect], tem uma oportunidade esperando por você!
Prezado [nome do prospect], tudo bem?
Escrevo por indicação do Sr. [nome da indicação], membro da Associação Hoteleira de [cidade ou região do prospect]. Me chamo [nome do vendedor] e represento a Sweet Dreams, líder em conforto para colchões no setor de hospitalidade.
Fechamos uma parceria com a Associação Hoteleira e o Sr. [nome da indicação] me recomendou fortemente que conversasse com você a respeito do objetivo do [nome do hotel] em ser reconhecido como um dos melhores hotéis da região.
Acredito que possa ajudá-lo! Vamos conversar a respeito em uma reunião? Tenho disponibilidade para visitá-lo no dia [x]. É possível?
Até lá!
[Assinatura do vendedor]
4. Gatilho de prova social
Assunto: Como a Sweet Dreams ajudou [Nome do hotel] a reter mais clientes?
Olá, [Nome do lead]. Tudo bem?
Eu estava navegando no LinkedIn e encontrei o perfil da sua empresa. Fiquei impressionado com as recentes conquistas da [Nome do hotel] e decidi entrar em contato para compartilhar como a Sweet Dreams tem ajudado outros hotéis a reter 15% mais hóspedes em poucos meses.
Acredito que nossos colchões podem fazer toda a diferença na experiência dos seus hóspedes e gostaria de agendar uma conversa para compartilhar mais detalhes.
Caso tenha interesse, podemos agendar um horário!
Fico no aguardo do seu retorno.
Atenciosamente,
[Assinatura do vendedor]
5. Técnica PAS (Problema — Agitar — Solução)
Assunto: Uma boa noite de sono é essencial e evita reclamações para seu hotel
Olá, [Nome do lead]! Tudo bem?
Estou conversando com alguns gerentes de hotel em São Paulo e não pude deixar de falar com você.
Em minhas conversas, percebo que uma grande dor do seu segmento é proporcionar uma noite de sono acima da média para os hóspedes. Quando isso não acontece, o hotel pode sofrer com:
- reclamações;
- hóspedes detratores;
- baixa taxa de retorno.
Esse cenário pode ser revertido utilizando os colchões certos, que [cite os benefícios e ganhos que o hotel encontra nos colchões].
Como você lida com isso no [nome do hotel do lead]?
Podemos bater um papo sobre isso?
Atenciosamente,
[Assinatura do vendedor]
Crie seu próprio template de e-mail de prospecção!
Relembramos que o e-mail de prospecção é uma ferramenta que ajuda a acelerar os resultados das estratégias de Outbound Marketing.
Adicionalmente, quando usada em um bom contexto e entregando mensagens-chave assertivas e uma abordagem personalizada, tem o poder de engajar o potencial cliente e levá-lo para a conexão pessoal, marcando uma reunião presencial ou por telefone.
Porém, para enviar e-mails que realmente funcionam, é preciso ir além dos modelos prontos. Tire um tempo para aprender as melhores práticas do mercado e construa seus próprios templates de mensagens que vão conquistar seu prospect já no primeiro contato!
E você, quer aprimorar a prospecção de novos clientes e se tornar um expert no assunto?
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- conteúdos ao vivo e gravados;
- aulas práticas com o CRM do Agendor;
- apoio de especialistas;
- planilhas prontas para uso;
- dicas de boas práticas na prospecção;
- e muito mais.
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