Quem? Como? Onde? Por quê? Quando? Quanto? Responda a essas e outras perguntas e planeje projetos “pra ontem” com a ferramenta 5W2H!
Quem trabalha como gestor, empreendedor ou mesmo tem projetos para planejar e pôr em operação, sabe como esse tipo de atividade exige assertividade.
A grande questão é que, em grande parte dos casos, há pouco tempo para se organizar todos os detalhes, funções, recursos, responsáveis e objetivos, de uma forma clara para que todos saibam o que e quando fazer.
E atualmente, as exigências por inovação nos serviços prestados ou nos produtos oferecidos, além da busca constante por mais produtividade, fazem com que os profissionais tenham de adotar soluções ágeis e práticas, na hora de gerenciar suas equipes.
Nesse contexto, a ferramenta 5W2H é uma alternativa que cai como uma luva para quem quer fazer um planejamento perfeito (sem perda de tempo ou de informações), especialmente, se puder contar com um software para gerenciamento de tarefas ou mesmo com uma simples planilha do Google Sheets.
Veja como usar a ferramenta 5W2H de forma eficiente em seu dia a dia!
E se você tem um grande projeto comercial em sua startup e não sabe por onde começar, dê uma olhada em nosso e-book e ponha as coisas para acontecer – Guia: como elaborar e implementar um processo de vendas em sua startup.
Como usar a ferramenta 5W2H
Falamos, há pouco, que uma tabela ou app de gerenciamento de projetos podem ajudar quem usa a matriz 5W2H. Mas mesmo sem esses recursos, o esquema de organização e simplificação de processos organizacionais pode funcionar perfeitamente.
Mesmo com lápis e papel é possível definir as responsabilidades e metas de seu projeto, entre diversos outros itens, de forma rápida e intuitiva.
Para isso, é preciso responder a sete perguntas correspondentes à sigla 5w2H. Entenda o conceito da ferramenta 5W2H:
- What? = O quê?
- Why? = Por quê?
- Who? = Quem?
- Where? = Onde?
- When? = Quando
- How? = Como?
- How much? = Quanto custa?
Veja agora como usar cada uma das sete perguntas da ferramenta 5W2H para planejar seu projeto e acesse também nossa Planilha de Produtividade!
1- O quê?
Essa pergunta corresponde ao escopo do projeto – o que será realizado. Mas não confunda o escopo, que são os detalhes da entrega que deve ser feita, com o objetivo do projeto.
Por exemplo, se é preciso criar um novo layout e definir a operação de uma fábrica de um cliente, o escopo do projeto pode incluir entregas como plantas, modelos 3D, fluxogramas, relatórios, listas de checagem, manuais etc.
Já o objetivo do projeto será definido com a pergunta seguinte.
2- Por quê?
Qual o motivo de se fazer o projeto, aonde se pretende chegar com ele, por que ele foi iniciado?
No caso de nosso exemplo, o objetivo é definir um layout e as rotinas de trabalho de uma fábrica com o propósito de se conseguir a maior eficiência e produtividade operacional e, consequentemente, menos custos e mais lucros para o empreendimento.
3- Quem?
Para cada tarefa do seu projeto, deve haver um responsável. Caso contrário, as informações ficam “no ar”, sem um executor definido, podendo ser esquecidas. Assim, indique claramente para os membros de sua equipe quem ficará responsável por cada atividade, bem como quando devem ser entregues, entre outras especificidades.
Indique onde as coisas vão acontecer e todos seguirão no rumo certo
4- Onde?
Algumas etapas do projeto de nossa fábrica, por exemplo, podem ser realizadas no próprio local da fábrica. Outras, no escritório da empresa. Além disso, é preciso um local onde as pessoas consigam se reunir e trocar informações, como salas de reunião ou grupos online para troca de mensagens.
Por fim, onde serão feitas as entregas? Para o dono do projeto, que as organizará e um relatório final e levará ao cliente? Ou em pequenas entregas parciais sob responsabilidade de alguns membros? Haverá uma apresentação? Esses detalhes também precisam ser definidos.
5- Quando
Fazer um cronograma das entregas, especificando também cada responsável, é uma das providências que todo bom projeto deve conter. A melhor forma de se fazer isso é usando gráficos e planilhas e, até mesmo, um diagrama de Gantt, se possível.
Assim, cada membro do grupo poderá organizar seu tempo para cumprir os prazos necessários e não atrasar as atividades dos outros, que muitas vezes dependem de suas entregas para iniciar sua parte do projeto.
Da mesma forma, se essas informações forem compartilhadas, todos poderão saber como estão os progressos dos demais integrantes e pedir providências, caso vejam que um atraso pode prejudicá-los.
Saber o momento certo é fundamental em projetos
6- Como?
Para responder a essa pergunta é preciso esclarecer aos participantes que metodologias, tecnologias e até mesmo apps de comunicação serão usados, tanto para se concretizarem as entregas quanto para que todos interajam entre si.
Por exemplo, voltando ao projeto de nossa fábrica, é preciso definir que software gráfico será uado para fazer as plantas ou imagens 3D, para evitar que, no final, os arquivos entregues por diversos membros da equipe não sejam compatíveis. Da mesma forma, quais as metodologias usadas para cálculos ou definições teóricas, para que o projeto como um todo fale a mesma língua.
7- Quanto?
Por fim, é preciso ter um orçamento ou tomar providências para que ele seja estruturado conforme o projeto se desenrola.
Isso porque muitas vezes não é possível fazer uma perfeita previsão inicial dos custos do projeto, mas todos devem estar preparados para fornecer as informações necessárias para que esses montantes sejam apurados e controlados adequadamente.
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Essas são as sete perguntas que devem ser respondidas ao se organizar um projeto com ajuda da ferramenta 5W2H.
Como você viu, é muito prático e intuitivo. Se você já usou essa metodologia, que tal conhecer outras que poderão ajudá-lo a solucionar problemas rapidamente? Confira 2 metodologias simples de como ter foco em resultados!
