Quem trabalha com vendas sabe que, há tempos, esse deixou de ser um processo de improvisação. Na verdade, tornou-se uma verdadeira ciência, com cada etapa baseada em dados. Por isso, uma das ferramentas mais úteis para o time comercial nos dias de hoje é o fluxograma de vendas. Você já o conhecia?
Principais aprendizados deste artigo:
- O fluxograma de vendas é uma ferramenta lúdica e visual que permite organizar todas as etapas do processo comercial.
- Essa ferramenta traz benefícios como: ganho de eficiência e produtividade, melhora da gestão, redução de riscos e falhas, melhor previsão dos resultados e foco na experiência de compra do cliente.
- Para criar um fluxograma completo e eficiente, deve-se incluir todas as etapas do funil de vendas, o responsável pelas tarefas, os tipos de ações a serem realizadas e o próximo passo após cada uma delas.
- As principais etapas a serem incluídas no fluxo de vendas são: prospecção, identificação e qualificação do lead, proposta e negociação, fechamento, onboarding e fidelização.
- Para colher bons resultados, vale revisar o documento periodicamente e monitorar o que pode ser melhorado no processo comercial. Aprenda tudo sobre essa otimização no e-book gratuito “Guia: como elaborar um processo de vendas e suas etapas”.
- Um bom CRM é uma verdadeira “mão na roda” durante a execução do fluxograma de vendas. Por isso, faça um teste GRÁTIS no Agendor e confira como ele pode ajudar seu negócio!
Caso ainda não conheça a ferramenta, saiba que o fluxograma de vendas é um sistema que mostra todas as etapas — e tarefas — do processo comercial. Ele serve para “trazer ordem para a casa”, otimizando o trabalho dos vendedores.
E aí, quer aprender como usar a ferramenta no seu dia a dia? Então, siga a leitura para aprender o conceito, sua importância e, ainda, conferir um exemplo de fluxograma de vendas para se inspirar!
O que é fluxograma de vendas?
O fluxograma de vendas é um sistema que organiza as etapas do processo comercial, enxergando graficamente o andamento das vendas. Essa ferramenta permite visualizar as tarefas, quem são os responsáveis pela execução e a correlação entre as diferentes atividades.
Muito provavelmente, você já deve ter visto e até trabalhado com a ferramenta, como o exemplo de fluxograma de vendas abaixo:
Fonte: Mais Consultoria Jr
Vale destacar que é importante que esse documento seja desenvolvido de maneira que possa ser utilizado em cada oportunidade de vendas, desde a geração do lead até o suporte ao cliente realizado pela área de Customer Success, okay?
Por que elaborar um fluxograma de processo de vendas? 4 razões principais
Uma organização que tem um fluxograma de vendas bem elaborado e consegue implementá-lo na rotina dos vendedores ganha eficiência e agiliza a gestão de processos. Fora isso, existem 4 outras razões pelas quais essa ferramenta é crucial para qualquer estratégia de negócios.
Veja, a seguir, quais são elas!
1. Coloca o processo de vendas em etapas que precisam ser seguidas
Mesmo seguindo um funil de vendas e tendo uma equipe qualificada e com responsabilidades claras, é comum haver falhas no processo de vendas.
Pode ser uma proposta que fica parada por dias na mão do financeiro, um contrato esquecido pelo vendedor, um follow-up que não acontece. Afinal, todos somos humanos e passíveis de cometer erros, concorda?
Entretanto, com um fluxograma, todas as etapas estão claras e condicionadas por passos anteriores ou posteriores. Ou seja, não há como seguir a negociação se um dos passos anteriores não foi cumprido.
Adicionalmente, todos os envolvidos na venda sabem muito bem seu papel e responsabilidade para que o fechamento, de fato, aconteça. Logo, é bem difícil que um detalhe importante passe despercebido.
Para aprofundar seus conhecimentos, aproveite e confira quais são as 7 etapas do processo comercial:
2. Reduz os riscos
O fato dos processos ficarem claros e, ainda, o início de uma atividade estar condicionado à finalização de outra, reduz os riscos para a organização.
Isso acontece principalmente na fase final do fluxograma de vendas, quando são iniciados os processos de onboarding e fidelização dos clientes — momento crucial para a manutenção deles na carteira.
Outros riscos diluídos com essa ferramenta são:
- perda de oportunidades devido a um timing ruim;
- “abandono” do prospect por falta de follow-up;
- esquecimento de alguma fase contratual que garanta segurança jurídica.
3. Mantém o cliente no centro do processo
Quando falamos em processos, é normal que tudo pareça ser mais “engessado” e menos pessoal em relação ao relacionamento com os clientes. Porém, o fluxograma de vendas possibilita justamente o contrário.
Tal documento determina as etapas de vendas com base na jornada dos clientes ao longo do funil. Logo, todas as ações serão baseadas em sua experiência de compra.
Basta que você e a equipe personalizem cada atividade, construindo, assim, uma experiência inesquecível.
4. Garante melhor previsibilidade de resultados
Seguir um processo bem estruturado, em todas as oportunidades, propicia prever quais serão os resultados alcançados.
É claro que existem muitas variáveis que podem impactar o atingimento das vendas, como momento econômico, movimentações do setor e outros. Contudo, ainda assim, é possível trabalhar com uma assertividade maior na previsibilidade de vendas.
Mas o que isso significa para um negócio?
Bem, isso quer dizer que a ferramenta possibilita fazer investimentos de forma mais bem planejada, prever contratações, realizar campanhas comerciais e muitas outras ações que ajudem a impulsionar as vendas!
Como fazer um fluxograma de processo de vendas?
Agora, você já sabe qual é a função do fluxograma de vendas e como ele agiliza a gestão do processo comercial, certo? Então, chegou o momento de “colocar a mão na massa” para criar o seu com estas dicas:
- defina as informações mais importantes do fluxograma;
- crie um modelo dedicado à prospecção;
- identifique seus leads;
- qualifique os leads;
- insira as etapas de envio de proposta e negociação;
- estabeleça os passos para o fechamento;
- faça o onboarding;
- foque em retenção e expansão;
- invista em ferramentas tecnológicas.
A seguir, veja o que fazer em cada um desses tópicos!
1. Defina as informações mais importantes do fluxograma
Ao desenhar seu fluxograma, lembre-se sempre de detalhar cada atividade a ser realizada. Partindo dessa premissa, inclua as seguintes informações:
- responsável;
- tipo de ação;
- próximo passo ou ação em si.
Certifique-se de realizar essa tarefa para cada etapa do processo comercial, que são as 7 que você confere no infográfico abaixo:
2. Crie um modelo dedicado à prospecção
A prospecção é, muitas vezes, um processo complexo, longo e com múltiplas atividades, o que requer um fluxograma de vendas próprio. De preferência, que seja executado em conjunto com o departamento de marketing.
No documento, devem constar as ações relacionadas a branding, campanhas de leads, levantamento de listas, cold calls, social selling e outras. Tudo para trazer mais assertividade para as tarefas.
3. Identifique seus leads
Essa etapa envolve todas as atividades relacionadas ao recebimento dos leads pela equipe comercial (vindos de Inbound ou Outbound), identificação das origens e detalhamento das informações disponíveis para os próximos passos.
Dica: para otimizar esta etapa, os sistemas de CRM e as plataformas de automação de marketing são excelentes ferramentas com as quais se contar, uma vez que elas captam todos os dados cruciais sobre os potenciais clientes.
4. Qualifique os leads
Em seguida, vem a etapa de qualificação dos leads. Você pode, inclusive, incluir no fluxograma de vendas as perguntas necessárias para qualificar ou não um contato, segundo a metodologia escolhida, como a BANT.
Também é importante detalhar os responsáveis e os pontos de contato para a qualificação acontecer, considerando a atualização do CRM com todos os detalhes para a negociação.
>>>> Aprenda mais: BANT sales — como o método pode garantir mais vendas para sua equipe?
5. Insira as etapas de envio de proposta e negociação
Com o lead qualificado, chega o momento de enviar uma proposta comercial e partir para a negociação.
Nesta etapa, é comum o envolvimento de outras áreas ou lideranças da empresa, como financeiro ou desenvolvimento de produtos, quando houver uma solução específica a ser criada.
Esse detalhe aumenta a complexidade do processo, pois envolve atividades simultâneas, realizadas por pessoas diferentes, mas que devem ser entregues no prazo para garantir o timing da negociação.
6. Estabeleça os passos para o fechamento
Quando a proposta é aceita, o lead passa para a etapa de fechamento. Em muitas empresas, é neste momento que ocorre a passagem do bastão da área comercial para a de relacionamento, ao mesmo tempo que o financeiro e o jurídico seguem com a assinatura do contrato.
E, por mais que estejamos falando de processos, vale incluir etapas que assegurem que as informações obtidas durante a negociação sejam transmitidas para os novos responsáveis pelo contato direto com o cliente.
7. Faça o onboarding
Cliente em casa, é hora de seguir para a fase de onboarding, que pode ser pontual ou bastante longa, dependendo do tipo de produto ou serviço comercializado.
Posto isso, não se esqueça de customizar ao máximo as atividades, para as ações ficarem alinhadas com sua estratégia de negócios, como o envio de um tutorial em vídeo ou até treinamentos presenciais com longa duração, a depender da complexidade da solução.
8. Foque em retenção e expansão
Por fim, não se esqueça do Customer Success no fluxograma de vendas. Até porque essa área incentiva a expansão do contrato, a manutenção da conta na carteira e a indicação de novos clientes.
Entretanto, para isso acontecer de fato, é crucial ter atividades claras. Para exemplificar, essa etapa pode incluir ações como reuniões por vídeo, visitas presenciais, envio de novos materiais ou presentes em datas especiais.
9. Invista em ferramentas tecnológicas
A nona e última dica é usar ferramentas que permitam a construção de um fluxograma visualmente claro para todos — e possibilitem o acompanhamento de forma simplificada.
Muitos sistemas de CRM, inclusive, possuem essa função. Porém, ainda há ferramentas online para a criação de modelos personalizados, como o Lucidchart ou a Miro.
Para finalizar, o fluxograma de vendas é uma ferramenta excelente para organizar os processos comerciais e torná-los claros para todos os envolvidos.
E, como qualquer outra metodologia, só é útil se for realmente um instrumento para a gestão diária da equipe. Logo, é interessante inserir uma ação específica para revisitar e avaliar se o fluxo é cumprido e, ainda, usá-lo como base para a configuração do sistema de CRM e o agendamento das reuniões com o time. E aí, está esperando o que para implementar essa ferramenta e alcançar os melhores resultados? Para completar, descubra como um sistema de CRM pode ajudar a definir as suas etapas de vendas com mais praticidade e agilidade!
