Gestão de equipe contábil: 7 práticas rumo à eficiência!

A gestão de equipes de escritório de contabilidade faz toda a diferença nos resultados do negócio. 

Principais aprendizados deste artigo

• O modelo de gestão de equipes de escritório de contabilidade afeta os resultados do negócio tanto positiva quanto negativamente. 
• A captação de clientes de contabilidade, por exemplo, gera resultados abaixo do esperado quando o time está desmotivado ou tem que lidar com metas incansáveis.
• Disponibilizar as ferramentas certas, como um CRM de contabilidade, automatiza diversas tarefas e deixa os profissionais mais produtivos.
• Também é fundamental saber os resultados das estratégias de liderança, a fim de descobrir o que deu certo e o que precisa melhorar. No e-book “Guia: KPIs de vendas”, você descobre quais KPIs todo gestor de vendas precisa acompanhar para construir times de alta performance. Baixe agora. É grátis!

O desempenho de qualquer empresa depende do comprometimento, engajamento e competência dos funcionários. Por esse motivo, quando os colaboradores estão desmotivados, têm queda produtividade, e essa condição afeta diretamente o crescimento da organização.

Por outro lado, uma gestão de equipe contábil eficiente traz resultados como melhora do clima organizacional, fluxos de comunicação mais claros e transparentes e aumento da qualidade dos serviços prestados.

Todos esses benefícios resultam em clientes mais satisfeitos, fiéis e que ajudam a elevar o faturamento do escritório de contabilidade.

Porém, a dúvida que muitos gestores têm é: qual o melhor modelo de liderança em equipes contábeis? Alguns exemplos são: situacional, transformacional e coaching. 

Entretanto, além de pensar na parte humana da gestão de equipes de contabilidade, é fundamental cuidar da operacional. 

Uma forma de melhorar essa parte é entregar aos times ferramentas que otimizem o dia a dia, diminuam a carga de trabalho e deixem os profissionais mais produtivos.

Quer entender melhor todos esses detalhes? Então, siga a leitura e confira todos os segredos de uma gestão de equipes de escritório de contabilidade de sucesso e resultados!

Qual a importância da gestão de equipes em escritórios de contabilidade?

Uma boa gestão de equipe contábil é importante porque reflete diretamente em questões como:

• aumento da produtividade: como comentamos, funcionários satisfeitos produzem mais. Também se sentirem mais seguros e confortáveis no local de trabalho, duas condições que ajudam a diminuir erros;
• eficiência: uma liderança de equipes contábeis competente também preza pela distribuição justa de responsabilidades, a fim de evitar sobrecarga de trabalho e, assim, garantir o cumprimento dos prazos;
• qualidade do trabalho prestado os clientes: colaboradores satisfeitos e com tarefas bem distribuídas trabalham melhor e, dessa forma, aumentam a qualidade dos atendimentos e do que entregam aos clientes;
• clima organizacional: essencial para construir e manter ambientes de trabalho saudáveis, respeitosos, positivos e com o menor nível de estresse possível;
• comunicação e colaboração mútua: um dos reflexos de um clima organizacional melhor e mais harmônico;
• atendimento a leis e normas: decorrente de orientações claras e da participação ativa dos líderes no dia a dia dos profissionais; 
• capacidade de adaptação: bons gestores destacam as vantagens de usar a tecnologia e mostram que essas soluções facilitam o trabalho, sem necessariamente substituir pessoas;
• turnover e retenção de talentos: o acolhimento, as orientações certas, a entrega de boas ferramentas de trabalho e a motivação de equipes comerciais diminuem a rotatividade de profissionais e todas as consequências de perder talentos, como gastos financeiros extras;
• satisfação do cliente: a soma de todos esses pontos garante a entrega de serviços mais precisos, eficientes, livres de erros e nos prazos, e o resultado são clientes satisfeitos, fiéis e com potencial de indicar o escritório de contabilidade para outras pessoas. 

Dica! Aproveite e leia também: “Gestão de equipes de alta performance em tempos de turbulência. Como fazer?“

Extra! Melhore sua gestão de equipe contábil ao conhecer estes seis tipos de times de trabalho. 

Como fazer uma boa gestão de equipe contábil? 7 estratégias de liderança!

A gestão de equipes de escritório de contabilidade pode ter vários focos, por exemplo, o time financeiro, de atendimento ao cliente e de marketing. Entre esses grupos, um tem alto potencial de influenciar os resultados do negócio: o comercial.

Essa equipe é a responsável por captar clientes para o escritório de contabilidade. Logo, podemos dizer que tudo começa por esses profissionais. Afinal, se não trouxerem clientes para o negócio, nenhum dos outros setores trabalha, concorda?  

Então, qual seria a melhor forma de gerenciar uma equipe comercial de escritórios de contabilidade para motivar os profissionais e ajudá-los a vender mais serviços contábeis? 

As sete melhores estratégias que você pode adotar são:

1. escolher um estilo de liderança alinhado com o perfil do negócio;
2. garantir um fluxo de comunicação livre de ruídos;
3. definir metas alcançáveis e alinhar expectativas;
4. adotar a cultura do feedback;
5. promover o desempenho profissional;
6. usar boas ferramentas de gestão para contadores;
7. acompanhar o desempenho dos profissionais.

Vamos aos detalhes?

1. Escolher um estilo de liderança alinhado com o perfil do negócio

Alguns bons exemplos de liderança em equipes contábeis são:

1. situacional: o estilo de gestão varia conforme a maturidade do time, competência dos funcionários e tipos de tarefas realizadas;
2. transformacional: tem, como foco, a motivação de equipes comerciais a partir do exemplo, que serve como inspiração, e do encorajamento para elevar o nível de desempenho e comprometimento;
3. coaching: direcionada para o desenvolvimento tanto individual dos colaboradores quanto da equipe. Por esse motivo, o líder atua com um mentor para potencializar o desenvolvimento de habilidades e ajudar os liderados a alcançarem o máximo potencial.

Esses três modelos de liderança contribuem para a obtenção de bons resultados. O segredo é escolher o mais alinhado ao perfil, estilo e propósito do escritório de contabilidade.

2. Garantir um fluxo de comunicação livre de ruídos

Garanta que toda a equipe receba atualizações, informativos sobre mudanças de leis, regras, diretrizes, normativas, políticas internas e todas as tratativas que afetam a execução dos serviços.

Uma boa maneira de melhorar a comunicação no ambiente de trabalho é definir os canais oficiais de comunicação. Assim, todos têm a certeza de qual fonte consultar e se reportar.

A tecnologia também ajuda muito nas conversas diárias, a exemplo de soluções como o Slack e o WhatsApp.

Veja mais opções no artigo “​​6 ferramentas de comunicação interna on-line para vendas“, e, no infográfico abaixo, dicas de como resolver conflitos de trabalho em equipe.

3. Definir metas alcançáveis e alinhar expectativas

Para manter a motivação de equipes comerciais, é fundamental definir metas alcançáveis. Afinal, ninguém tem ânimo de trabalhar por algo que sabe que não consegue atingir, concorda?

Nossa dica é usar como estratégia as metas SMART, acrônimo que significa specific (específico), measurable (mensurável), achievable (atingível), relevant (relevante) e time-bound (com prazo definido).

Entenda como adotar a metodologia no artigo: “Definindo metas SMART para equipes de vendas“

4. Adotar a cultura do feedback

A cultura do feedback é essencial para a construção de uma gestão de equipes de escritório de contabilidade eficaz. O principal motivo é que a prática permite aos líderes ouvir o ponto de vista dos liderados. 

Assim, uma boa liderança em equipes contábeis precisa conversar periodicamente com os profissionais (de maneira coletiva e individual) para dar retornos e orientações, mas também para receber sugestões, dicas, comentários e também reclamações. 

Essa é uma ótima estratégia para acessar informações de quem está “na linha de frente” e que, por esse motivo, sabe melhor do que ninguém o que na prática dá certo ou não.

5. Promover o desempenho profissional

Os líderes de uma equipe comercial contábil devem incluir cursos, treinamentos, participação em palestras, eventos, webinars e workshops na lista de estratégias para promover o desempenho profissional.

Tenha em mente que quanto mais capacitados os profissionais estiverem, melhor para os resultados do negócio. E quando é a empresa que abre esse caminho, a tendência é o nível de comprometimento e engajamento aumentar como resposta natural à oferta recebida. 

6. Usar boas ferramentas de gestão para contadores

As ferramentas de gestão para contadores facilitam o dia a dia, pois transformam tarefas manuais e repetitivas em automáticas.

Softwares de automação de marketing, por exemplo, potencializam e otimizam campanhas de e-mail, segmentação de leads e nutrição de prospects.

Um sistema de CRM (Customer Relationship Management) centraliza todos os dados de clientes atuais e em potencial, ajuda a organizar contatos, registrar interações e acompanhar a evolução no funil de vendas.

Veja alguns dos recursos que você encontra em um CRM de vendas:

7. Acompanhar o desempenho dos profissionais

Para saber se suas estratégias para melhorar a gestão de equipe contábil deram certo, é essencial acompanhar de perto a performance dos profissionais. 

Realize a tarefa com a ajuda de KPIs de vendas (indicadores de desempenho) como:

• Custo de Aquisição de Cliente (CAC);
• Retorno sobre o Investimento (ROI);
• taxa de retenção de clientes;
• ticket médio;
• taxa de atingimento de objetivos/resultados;
• taxa de satisfação da equipe de vendas;
• rentabilidade das vendas.

Cada KPI aponta a mensuração de um resultado específico. Assim, a escolha depende do que você quer medir e acompanhar.

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