Gerir uma equipe sem microgerenciar os vendedores, mas também sem deixá-los “abandonados” é um dos maiores desafios de um líder. Por essa razão, focar em gestão do tempo e produtividade é requisito essencial de um bom gestor.
Principais aprendizados deste artigo:
- É preciso cuidar da administração do tempo e da agenda para otimizar o uso do tempo de trabalho e ser o mais produtivo possível e garantir o bom desempenho dos resultados de vendas.
- Muito mais do que a quantidade de horas trabalhadas, o que define um bom vendedor é sua capacidade de produção dentro do período normal de trabalho.
- Para lidar com a alta demanda de forma eficiente e sem fazer o microgerenciamento da equipe, é necessário ter uma agenda bem organizada.
- Além de organizar a agenda, é preciso priorizar demandas, evitar distrações, estimular a autonomia dos vendedores e realizar somente reuniões produtivas. Conheça mais dicas em: Guia: como ser mais produtivo e eficiente nas vendas
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É fato que envolver-se demais com detalhes mínimos de processos termina por desviar o foco dos aspectos mais importantes da gestão de um time de vendas.
O gestor deve ter habilidade para manter todos os integrantes “dentro do seu campo de visão” mas, ao mesmo tempo, concentrar os seus esforços para garantir a performance coletiva.
Portanto, gestão do tempo e produtividade são a chave para a resolução desse e de outros impasses.
Conseguir administrar a agenda para otimizar o uso do tempo de trabalho de modo a ser o mais produtivo possível – e fazer com que a sua equipe também seja – pode definir o sucesso ou o fracasso do seu desempenho.
Felizmente, hoje em dia, existe bastante conteúdo sobre o assunto. Além de estratégias e ferramentas muito eficientes disponíveis para quem deseja bater metas, sem ser sempre o primeiro ou o último a deixar o escritório.
Confira no nosso artigo!
Por que gestão do tempo e produtividade andam juntas?
Na verdade, passar um longo período do seu dia trabalhando não garante, de forma alguma, que os resultados entregues sejam satisfatórios.
Muito mais do que a quantidade de horas trabalhadas, o que define um bom profissional é o que ele consegue produzir dentro do período normal de trabalho. Em outras palavras, o seu tempo versus produtividade.
A gestão do tempo é a administração das horas de trabalho – sua e dos seus vendedores. O seu objetivo é utilizar cada momento trabalhado da maneira mais eficiente possível para assegurar uma alta produtividade.
A produtividade, por sua vez, é a relação entre o que foi produzido em um processo e os recursos empregados para isso (entre eles, o tempo). Deu para perceber porque gestão do tempo e produtividade estão extremamente ligadas, não é mesmo?
Sendo assim, está na hora de fazer alguns questionamentos.
Entre eles, avaliar quantas horas você gasta com e-mails desnecessários, reuniões que poderiam ser resolvidas em uma ligação ou mesmo com o celular e as redes sociais.
Veja mais 7 atitudes para ter sucesso em vendas:
5 Dicas de ouro para melhorar gestão do tempo e produtividade
No caso dos líderes, como gerentes de vendas, ser produtivo é fundamental para que se consiga cumprir todas as funções. Isso porque, além das suas atividades pessoais, o gestor também deve coordenar as tarefas do seu time.
Para lidar com essa alta demanda de forma eficiente e sem se envolver com aspectos desnecessários (como o microgerenciamento sobre o qual falamos acima), é necessário ter uma agenda bem organizada.
Entretanto, é importante notar que focar em gestão do tempo e produtividade não está relacionado a programar cada mínimo detalhe – até porque sempre irão surgir problemas e imprevistos. Trata-se, na verdade, de adquirir controle sobre o seu tempo disponível para ter um rendimento mais satisfatório.
O sucesso nessa balança tempo X produtividade depende de planejamento e execução, mas também de mudar a postura diante de algumas situações.
E como fazer isso?
Reunimos dicas que auxiliam nesse processo:
1. Priorizar as demandas
Além de ter uma lista de tarefas, é fundamental estabelecer a ordem de execução delas. Essa sequência deve ser baseada na prioridade das demandas.
Uma técnica para fazer isso é “Sistema ABC de Prioridades”. Ele é bastante simples e intuitivo, pois basta marcar uma letra para cada demanda da sua agenda, utilizando a seguinte escala abaixo:
- A) a tarefa é urgente e precisa ser feita imediatamente;
- B) a tarefa é importante, mas não precisa ser feita imediatamente;
- C) a tarefa precisa ser feita, mas não há urgência.
Esse é um ótimo macete para passar para os integrantes do seu time. Além de ajudá-los a identificar a relevância das demandas, também serve para fazê-los entender a importância de terminar uma tarefa começada e não ter que voltar nela depois.
2. Planejar o tempo e o momento de execução das atividades
Para gerenciar o seu tempo, é essencial ter consciência do tempo que cada tarefa pode tomar – sobretudo demandas de rotina. Quando tiver que fazer algo novo, estime o tempo que irá gastar com a atividade e procure respeitar o que tiver determinado.
Para isso, uma estratégia infalível é identificar o período do dia no qual você é mais produtivo. Todos temos um momento que conseguimos nos concentrar mais facilmente e render mais.
Descobrir qual é o seu e aproveitá-lo pode melhorar muito a sua relação gestão do tempo e produtividade. Aliás, vale também observar esse quesito na sua equipe e provocá-los a fazer o mesmo.
3. Evitar ao máximo as distrações
Atualmente, o que não faltam no nosso dia a dia são os chamados “ladrões de atenção”.
As redes sociais, as mensagens no smartphone, a quantidade de e-mails na caixa de entrada. Isso sem falar em outras formas de interrupção da concentração, como os ruídos no ambiente de trabalho ou os telefonemas.
Estudiosos indicam que, depois de ter o trabalho interrompido, uma pessoa leva cerca de 20 minutos para voltar a se concentrar. Ao longo da semana, se você for contabilizar, isso resultará em várias horas de trabalho perdidas.
Por esse motivo, uma das premissas do tempo X produtividade é o foco total naquilo que está sendo feito. Pare para pensar: duas horas de trabalho sem interrupções e com concentração absoluta podem render muito mais do que oito horas seguidas com vários momentos de distração.
4. Estimular a autonomia dos vendedores
Como já falamos aqui, um dos desafios dos gestores para melhorar a gestão do tempo e produtividade é o acúmulo de funções.
Por isso, um líder precisa saber delegar tarefas e incentivar a autonomia dos colaboradores.
É claro que isso não acontece de uma hora para outra. O gestor precisa preparar o seu time para tomar decisões e executar atividades do modo esperado e dentro do prazo acordado. Cobrar a entrega de demandas e fornecer feedbacks apontando erros e sugerindo melhorias é parte desse processo.
Quanto mais autonomia a sua equipe tiver, mais tempo você terá para se dedicar a grandes decisões e para realizar o seu trabalho com eficiência, entregando os melhores resultados.
Uma equipe sem o menor senso de autonomia pode estar sendo microgerenciada. Conheça as impactos negativos do microgerenciamento:
5. Fazer somente reuniões produtivas
As reuniões costumam ser grandes inimigas da produtividade dos gestores. Quando se chega a um cargo de liderança, elas se tornam constantes e às vezes ocupam agendas de dias inteiros.
Reunião de equipe, com gestores de outras áreas, diretoria, com clientes – é reunião que acaba mais. Dá pra perceber que esse é um dos pontos que precisa ser revisto se você realmente quer melhorar a sua relação tempo X produtividade.
É evidente que uma pessoa que passa o dia entrando e saindo de reuniões não consegue se concentrar em outras demandas. Dessa forma o ideal é sempre avaliar a real necessidade daquele encontro: ele é indispensável ou a questão pode ser resolvida por e-mail ou telefone?
Se a reunião for realmente necessária, o desafio é torná-la o mais produtiva possível.
Para isso, prepare a pauta com antecedência para evitar desvios do assunto. Além de ser pontual com o horário de início, definir um horário de término também faz com que a reunião seja mais eficiente.
Ferramentas para gerenciar o tempo e garantir a produtividade
Gerenciar o tempo, se tornar mais produtivo e fazer com que o seu time também seja não é nem de longe uma tarefa simples. Contudo, atualmente, existem muitas ferramentas que podem ser utilizadas para gestão do tempo e produtividade.
Algumas das mais básicas são as agendas que sincronizam todos os compromissos (Google Calendar) e os programas de controle do tempo gasto nas atividades e concentração (Clockify e Tomato Timer), por exemplo.
Mas há também os softwares e aplicativos de organização e distribuição de demandas (Trello, MeisterTask), além dos sistemas desenvolvidos especialmente para determinadas áreas. É o caso da plataforma CRM, que é uma grande aliada dos gestores comerciais.
Reunindo todas informações sobre clientes e vendas, a ferramenta de CRM online (como o Agendor) ajuda a economizar o tempo que seria perdido caso esses dados estivessem desorganizados – ou nem existissem. O sistema funciona como um painel de controle e assistente pessoal para equipes de vendas.
Foque nos resultados, não nas horas de trabalho
Além de descomplicar muito a sua vida, esses recursos trazem mais eficácia à rotina de todo o time. Então, além de rever os pontos que listamos nas dicas para equilibrar a balança tempo X produtividade, vale a pena investir nas tecnologias que são voltadas justamente para isso.
E vale lembrar sempre do mantra: a produtividade não é medida pelas horas trabalhadas, mas pelos resultados obtidos e pelas metas batidas.
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