Você é responsável pela gestão de equipes externas na sua empresa?
Dependendo do segmento que a empresa trabalha, o ticket médio e até o nível de especificidade das vendas, uma equipe de campo se torna essencial para a operação comercial.
No entanto, o gestor comercial de equipes externas pode se deparar com alguns desafios que surgem quando a maior parte do contato com os vendedores não é feita cara a cara.
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Tarefas que seriam de praxe em uma operação de inside sales podem ser desafiadoras na gestão de equipes externas.
Alguns exemplos desses tipos de tarefas são o acompanhamento da rotina do vendedor, mensuração da resultados de cada um e supervisão das atividades realizada pelo time externo. Afinal, o contato entre gestor e vendedor é feito de forma remota na maior parte das vezes.
Avanços tecnológicos (como o desenvolvimento de aplicativos e softwares para controle da rotina de vendas) têm surgido visando cada vez mais visando o universo de vendas.
Ainda que as vendas internas adotem com mais frequência o uso dessas ferramentas, elas também trazem muitos benefícios para a gestão de equipes externas.
Entenda o porquê:
O que você vai conferir:
4 maiores desafios da venda externa
Gerir uma equipe comercial externa pode trazer desafios na relação entre gestor e vendedor. Entre eles:
1. Dificuldade no acompanhamento das atividades de cada vendedor
Imagine esse cenário: o dia começou e a equipe de vendas externas já partiu para as visitas e reuniões previstas.
Ao final do dia, o gestor precisa ficar contactando cada um dos vendedores para coletar as informações de cada reunião e negociação. Esses dados são passados por telefone, relatórios feitos à mão ou em excel, e até mesmo mensagens de texto.
Dessa forma, o gestor pode encontrar dificuldades para acompanhar se os vendedores estão fazendo as visitas de acordo com o planejado.
Além disso, o gestor não consegue saber se o vendedor está sendo capaz de cumprir a rota como determinado, ou se está fazendo o melhor uso do seu tempo em campo.
2. Ruídos na comunicação da equipe
Mesmo com o uso de apps utilizados para agilizar a comunicação (como o WhatsApp, por exemplo), a troca de informações entre vendedor e gestor pode ficar comprometida.
Isso porque o vendedor nem sempre tem tempo para detalhar cada visita ao gestor no momento em que finaliza a reunião. Nesse caso, os dados se perdem ou chegam incompletos ao gestor.
Principalmente em equipes grandes, todo o volume de informações, somado a uma falta de padronização na maneira como esse rapport é feito, pode dificultar uma comunicação clara.
3. Roteiro de visitas mal planejado
A rotina de um time externo de vendas consiste, muitas vezes, em visitas e reuniões realizadas em diferentes endereços ao longo do dia.
Quando essa equipe recebe um roteiro de visitas mal planejado, há perda de tempo e produtividade nas atividades, pois o vendedor pode ficar preso no trânsito ou até perdido em alguma área da cidade que não conheça bem.
4. Dificuldade para alinhar a operação
Tendo cada vendedor em um local, fica mais difícil para o gestor conseguir alinhar o discurso para falar com o cliente, por exemplo, ou garantir que o que foi passado à equipe se cumpra.
E não só isso: com a urgência de fechar negócios e trazer resultados, muitas vezes a equipe de campo é enviada aos clientes sem um planejamento prévio, tornando o cronograma desorganizado e incoerente.
Tecnologia a serviço da gestão
Com a crescente demanda por otimização da operação comercial e uma comunicação mais assertiva entre gestor e vendedor, a utilização da tecnologia vem sendo cada vez mais necessária.
Pensando na operação da equipe de campo, gestores podem dispor de uma série de ferramentas web que contam com aplicativos. O Agendor é um exemplo desse tipo de ferramenta.
Com softwares voltados para a gestão de vendas, todas as informações necessárias ficam concentradas em um só lugar, visíveis para vendedor e gestor, alinhando melhor todo o processo das vendas e avaliação de resultados.
Com essas ferramentas, o gestor pode:
- Ficar a par do que foi conversado e acordado nas reuniões entre vendedores e clientes;
- Se informar sobre os clientes visitados por cada vendedor;
- Monitorar o time de vendas em tempo real;
- Entre outros.
Com o uso do aplicativo no próprio celular, o vendedor é capaz de alimentar as informações mesmo estando fora da empresa, mantendo o gestor informado.
O gestor, por sua vez, pode enviar lembretes de tarefas ao vendedor, fazer comentários a respeito de uma negociação e garantir que o vendedor esteja ciente de tudo o que deve ser feito.
Tecnologia como facilitadora da gestão comercial
Mesmo que ainda existam desafios a serem solucionados na gestão de equipes externas, a tecnologia vem ajudando a reduzir a distância entre gestor e vendedor.
Com softwares e apps disponíveis no mercado para monitorar o processo comercial, o gestor é capaz de acompanhar o vendedor mais de perto e, assim, alinhar as ações da equipe de maneira mais efetiva.
Além disso, é possível trocar informações com a equipe de vendas com mais facilidade, avisar sobre possíveis mudanças de rota nas visitas aos clientes e acessar os resultados de negociações com um clique.
Lembrando que, antes de tudo, a operação comercial deve estar bem estruturada e alinhada com time de vendas.
O uso de ferramentas web otimizam o processo, mas a sozinhas podem não trazer resultados efetivos se o processo comercial não estiver claro para gestor e vendedor.
Dessa forma, a tecnologia vem como um facilitador do processo, capaz de otimizar a gestão de equipes externas, trazer insights valiosos e mais resultados ao time.
4 ferramentas úteis na gestão de equipes externas
Agora que você sabe alguns dos benefícios que a tecnologia pode trazer para a gestão de equipes externas, que tal conhecer aplicativos e softwares para utilizar no dia a dia em sua empresa?
1.CRM
Não há como falar em aplicativos de gestão de equipes externas sem citar o CRM. Por meio da assinatura de um software de CRM, é possível que a empresa esteja por dentro de todas as prospecções, negociações e vendas realizadas pela equipe.
Além disso, é possível manter um calendário de compromissos, agendar lembretes para que os colaboradores não esqueçam tarefas, como o follow-up dos clientes, traçar rotas, centralizar informações….
São inúmeros recursos e vantagens que podem otimizar tanto a rotina da equipe externa, quanto os gestores, que precisam acompanhar o fluxo de atividades.
2.Google Agendor
Uma afirmação unânime entre todas as empresas que possuem colaboradores trabalhando na rua é que a organização é o ponto-chave para uma boa gestão de equipes externas.
Por muito tempo, as agendas de papel foram o grande destaque, e ainda hoje muitas pessoas continuam organizando compromissos da maneira tradicional. No entanto, quando falamos em aplicativos para gestão de equipes externas, uma agenda digital abre o leque de possibilidades.
Além da facilidade de poder ser acessada por meio de um smartphone, por exemplo, em qualquer lugar e horário, aplicativos de agenda digital como o Google Agendor enviam lembretes dos compromissos e podem ser compartilhados com outras pessoas, como o gestor da equipe, por exemplo.
3. Google Maps
E se tem uma ferramenta que pode ser muito útil para um colaborador que executa trabalho externo são os mapas. O Google Maps, um dos apps mais usados quando desejamos traçar rotas e destinos, pode ser um forte aliado.
Com ele, é possível não apenas localizar endereços, mas elaborar roteiros e traçar rotas que podem ser compartilhadas com o time. Assim, todo o trabalho externo pode ser mapeado, com informações como tempo de viagem e quilometragem.
4. Controle de ponto digital
Imagine que a equipe de trabalho externo da sua empresa precise, todos os dias, passar pelo escritório no início e final de expediente para bater o ponto?
Além do gasto de tempo e recursos, a rotina pode acabar se tornando muito desgastante. Afinal, nem sempre o colaborador estará pela região, e terá que cruzar longas distâncias apenas para confirmar o cumprimento da carga horária.
Nesse caso, um dos aplicativo para gestão de equipes externas mais fáceis de implementar, e muito relevante, é o controle de ponto digital. Assim, o colaborador pode bater o ponto ao começar a jornada de trabalho independentemente da sua localização.
No app, todo o time externo pode incluir as informações de início e final de expediente, além de paradas que foram realizadas para almoço e descanso, por exemplo.
Além disso, é possível fornecer ao gestor ou profissional do RH acesso à essas informações em tempo real, para evitar que o colaborador ultrapasse horários ou extrapole em horas extras.
Tecnologia que motiva: conheça o funil dos sonhos
Além de facilitar a gestão de equipes externas encurtando distâncias e democratizando o acesso a informações e processos da empresa, a tecnologia também pode ganhar uma função estratégica na motivação das equipes de vendas.
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Então chegou a hora de conhecer o Funil dos Sonhos!
O Funil dos Sonhos surgiu para conectar os objetivos dos vendedores com os objetivos da empresa, mostrando as atividades de vendas diárias que precisam ser realizadas para alcançá-los.
É uma ferramenta gratuita e intuitiva, na qual os vendedores fornecem informações sobre seus sonhos (viagem, casa própria, carro, estudos etc) e sobre suas rotinas de vendas.
A partir daí, o sistema trabalha para estabelecer uma relação entre ambos: quais metas precisam ser cumpridas para garantir que o sonho se torne real no prazo estabelecido pelo vendedor? O Funil dos Sonhos sabe!
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