O método Kaizen é uma filosofia japonesa que visa melhorar continuamente, tendo surgido na década de 50, no Japão pós-guerra. E, desde então, vem sendo usado por empresas de todo o mundo com sucesso.
Principais aprendizados deste artigo
- O Kaizen, considerado um dos segredos para o sucesso das empresas japonesas, é uma filosofia que surgiu no pós-guerra e foca na melhoria contínua dos processos das companhias.
- A metodologia pretende fazer com que os negócios definam e alcancem suas metas, aumentem a produtividade e otimizem a experiência dos clientes.
- Para adotar o Kaizen, é necessário: saber quais problemas a companhia enfrenta, ter um plano de ação, definir objetivos e, por fim, monitorar os resultados.
- O método Kaizen ainda pode ajudar a melhorar seu processo de vendas e deixá-lo mais fluido.
Esse termo se popularizou na década de 80, quando o fundador do Kaizen Institute, Masaaki Imai, lançou o livro Kaizen: The Key to Japan’s Competitive Success ou Kaizen: A chave para o sucesso competitivo no Japão, em português.
De modo geral, essa é uma filosofia que visa implementar mudanças pequenas, mas que trazem resultados graduais e expressivos no final do caminho. Como resultado, as melhorias se tornam mais consistentes e parte da cultura da empresa.
E aí, ficou curioso para aprender mais sobre esse assunto? Então, continue lendo para saber o que é Kaizen e quais são as etapas, além de conferir um tutorial simples para implementar o método no seu negócio!
O que é Kaizen, afinal?
Kaizen é uma filosofia japonesa que busca a melhora contínua. A palavra é composta por dois ideogramas — símbolos gráficos. O primeiro é o KAI, que significa mudança e o segundo é o ZEN, que quer dizer bondade. Logo, o significado do termo pode ser definido como “mudança para a melhor”.
Na prática, a metodologia Kaizen envolve todos da empresa, desde os donos e gestores até os colaboradores, já que um dos pilares da proposta é acreditar que todos são importantes para o crescimento do negócio.
Por sinal, a ideia é implementar mudanças de maneira gradativa. Ou seja, começar pequeno, com aspectos mais simples do dia a dia, mas que trazem um grande impacto no futuro.
Exemplo de Kaizen na prática
Para compreender melhor, confira este exemplo de Kaizen, com uma empresa fictícia. Imagine uma loja de colchões voltada para o ramo hoteleiro. Um dos problemas identificados foi a queda nas vendas no período pós-pandemia.
Durante a análise, foi possível identificar que uma das razões é a insegurança do mercado em investir dinheiro no setor. Com o método Kaizen, você propõe soluções para resolver esse problema — como maior engajamento da equipe comercial, melhores ofertas etc.
O próximo passo é acompanhar os resultados dessas ações de maneira individual e, em seguida, analisar os resultados para saber se elas foram assertivas ou não. Ficou claro?
Vale destacar que a metodologia Kaizen pode ser aplicada em diversas circunstâncias. Logo, não importa o tamanho ou segmento da empresa, os ensinamentos dessa filosofia são igualmente úteis.
A propósito, ela também pode ser aplicada na vida pessoal, viu? Basta ajustar seus objetivos e pensar nas melhores ações.
Quais são os objetivos da metodologia Kaizen?
O principal objetivo do Kaizen é promover uma melhora contínua e duradoura dos procedimentos da empresa. Além disso, a metodologia visa:
- reduzir o desperdício no uso dos recursos;
- trazer mais segurança;
- aumentar a produtividade;
- melhorar a experiência dos clientes;
- estabelecer e alcançar metas realistas;
- criar uma cultura focada em melhorias;
- melhorar a comunicação interna.
Quais são as etapas do método Kaizen?
O método Kaizen é composto por 5 etapas — ou princípios —, conhecidas como os 5 “S”:
- seiri: definir o que é necessário e o que é desnecessário para o funcionamento da companhia;
- seiton: organizar a empresa para otimizar os procedimentos diários;
- seiso: manter o local de trabalho limpo e com os equipamentos funcionando corretamente;
- seiketsu: adotar atitudes e práticas positivas;
- sheitzuke: ter disciplina para garantir a implementação e o sucesso das melhorias propostas.
Percebe como esses pontos são bem abrangentes? Logo, eles podem ser aplicados em qualquer situação — inclusive na vida pessoal, como explicamos anteriormente!
Como usar o Kaizen na sua empresa? Passo a passo completo!
Agora que você já sabe o que é Kaizen, quer aplicar essa metodologia na sua empresa? Então, siga a leitura para conferir um tutorial simples de como conseguir esse feito em apenas 5 passos!
1. Identifique os problemas
Identificar os problemas que a empresa possui — como queda nas vendas, reclamações dos clientes etc. — é a melhor maneira de ver oportunidades de melhorias. Afinal, o primeiro passo para resolver um problema é percebê-lo, concorda?
Nesse caso, indicamos analisar a situação atual e, caso encontre um problema, procure a raiz — a causa — dele. Feito isso, pense no que pode ser feito para contorná-lo.
O ideal é anotar várias ideias para, depois, filtrar apenas as melhores para usar no próximo passo.
2. Monte um plano de ação
O segundo passo para aplicar a metodologia Kaizen é montar um plano de ação. Isto é, separar as melhores ideias de otimização de processos, definir os prazos para execução e os responsáveis por cada atividade, colocando tudo isso no papel.
É nesta etapa que são descritos os detalhes da estratégia, dando vida ao planejamento para que as próximas fases fluam corretamente.
3. Estabeleça objetivos
Já tentou sair de casa sem rumo? Você pode até encontrar pessoas e lugares interessantes, mas dificilmente alcança algo concreto, não é mesmo?
Pois bem, sua empresa segue o mesmo princípio. Para alcançar resultados, é necessário, primeiro, definir onde deseja chegar. Sendo assim, estabeleça metas realistas e alinhadas com a capacidade da empresa e dos colaboradores.
>>>> Leia também: use o método SMART para criar suas metas!
4. Implemente as melhorias
Com as metas e o plano de ação em mãos, chegou o momento-chave: implementar as melhorias.
Esse processo inclui informar todos da equipe e incentivar a participação dos colaboradores, distribuindo metas, oferecendo treinamentos e fazendo de tudo para garantir uma boa execução das ações.
>>>> Veja mais: gestão da equipe de vendas — um guia para aumentar a produtividade do seu time
5. Monitore os resultados
Para finalizar, monitore de perto os resultados das melhorias implementadas. Para tal, use indicadores de desempenho conectados com os objetivos traçados.
Por exemplo, se você planeja aumentar as vendas, pode acompanhar o ticket médio ou a taxa de retenção de clientes. E, para simplificar essa etapa, nós temos uma indicação de software: o CRM do Agendor.
Com ele, você planeja todas as etapas do processo comercial, desde a prospecção até o pós-venda.
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