O que é Lead Time? Veja como calcular e reduzir o tempo de entrega

Lead time é um indicador do tempo de espera entre o momento da confirmação de um pedido no processo de compra até a entrega ao cliente.

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Em outras palavras, imagine que um cliente acaba de fechar um pedido com a sua empresa. Logo após a assinatura do contrato ou outras etapas do processo necessário para a confirmação da venda, o lead time começa a contar.

A partir de então, este intervalo de tempo deve ser o mais otimizado possível para que o comprador receba sua entrega o quanto antes, no prazo correto de acordo com a modalidade de entrega escolhida.

Afinal, 64% dos brasileiros estão dispostos até mesmo a pagar mais caro no frete por uma entrega mais rápida, segundo o estudo Global Consumer Insights Survey 2018, realizado pela PwC.

O lead time abrange as diversas etapas de um processo logístico, como a separação do pedido e o transporte das encomendas até o cliente. E a administração eficiente de todo esse sistema é fundamental para alcançar o sucesso no mercado de atuação.

Vamos então conferir com detalhes o que é lead time, alguns exemplos e como reduzir o tempo de entrega na prática?

O que é lead time?

O termo “lead time” vem do inglês, e em uma tradução livre significa “prazo de entrega”. Porém, o conceito vai muito além e deve ser compreendido com todas as suas particularidades.

Até porque, existem variações no tempo e na quantidade de etapas do lead time de acordo com cada nicho no mercado. Por exemplo, a compra e entrega de itens personalizados possuem um tempo de entrega diferente de uma indústria que atua com pronta entrega.

O mesmo ocorre quando empresas já têm o produto em estoque, enquanto outras precisam solicitar aos fornecedores. Aliás, se ao invés de produtos utilizarmos um serviço como exemplo de lead time, o seu fim só ocorre quando a prestação foi de fato finalizada.

Por isso, quando a ideia for reduzir os prazos, é necessário analisar um concorrente direto para comparar o tempo de compra, produção e entrega.

Outro fator essencial para entender o que é lead time está na visão de quem estamos falando. Ou seja, o lead time para o cliente é diferente do lead time para uma empresa.

Por mais que possa ser informado com atualizações por e-mail sobre seu pedido, a preocupação do cliente no processo começa no momento da compra e termina quando está com o produto em mãos.

Já para a empresa, o processo é muito mais detalhado e precisa que todas as etapas sejam avaliadas com cuidado para não comprometer a qualidade do serviço prestado.

Em geral, todo o processo de lead time obedece às seguintes etapas:

Cliente faz o pedido da compra;
A empresa recebe a solicitação e dá entrada no processo;
O pedido é processado pelo departamento de vendas, que emite a nota fiscal;
Ocorre a separação (e fabricação ou montagem, caso necessário) do produto;
A encomenda segue para a etapa de envio e transporte;
O pedido é entregue ao cliente.

Por que o lead time é tão importante?

A importância do lead time está orientada em especial à satisfação dos clientes. A própria expectativa dos clientes é alta a partir do momento em que veem o produto que desejam e um prazo de entrega menor do que na concorrência. Nesse cenário, atender a essas expectativas no serviço deve ser prioridade.

É fundamental identificar os gargalos do processo e quais etapas necessitam de ação urgente para tornar o lead time o mais eficiente possível. Além disso, essa análise também fornece dados e informações relevantes para a tomada de decisões e planejamento estratégico.

Ao otimizar o seu lead time sem prejudicar a qualidade dos produtos ou serviços, seus clientes ficam mais satisfeitos e, consequentemente, outros benefícios também podem surgir.

Em resumo, você terá as seguintes vantagens com um lead time reduzido e otimizado:

Aumento da satisfação dos clientes;
Gestão precisa dos prazos de entrega;
Redução de custos logísticos;
Melhoria da produtividade;
Redução dos gargalos logísticos.

Tipos de lead time

Embora cada indústria tenha seus tipos de lead time, abaixo você pode conferir três dos principais.

Lead time de compra

O lead time de compra é o tempo entre a confirmação do pedido e a sua entrega, seja por frete ou retirada. Como dissemos antes, no caso de prestação de serviços, o encerramento do acontece quando o serviço foi feito por completo.

Lead time de produção

O lead time de produção diz respeito ao tempo que demora para fabricar, montar e enviar um produto. Mais comum caso o negócio precise de matéria-prima para a manufatura do produto final. É necessário também considerar o tempo de movimentação interna dos insumos e recursos intermediários.

Lead time de entrega

Por fim, o lead time de entrega é a última etapa, quando o produto sai do centro de distribuição ou da transportadora para chegar até o cliente. No caso de e-commerces, esta etapa também costuma ser conhecida como last mile.

Veja também: quais métricas acompanhar em Sales Ops?

Como calcular o lead time?

Com todo o conceito em mente, precisamos também falar sobre como colocá-lo na prática para uma boa gestão de entregas. Afinal de contas, o lead time é um KPI de vendas que precisa ser mensurado com frequência para compreender o rendimento do processo como um todo.

Porém, como já deve ter percebido ao longo da leitura, é um cálculo que possui diversas variáveis e as etapas dependem de cada tipo de negócio.

Logo, vamos imaginar dois cenários como exemplos para calcular o lead time: um produto já pronto em estoque e um produto que ainda necessita de materiais e fabricação.

Cálculo de lead time de produto em estoque

1ª etapa: verifique a disponibilidade no estoque dos produtos e a demanda de pedidos;

2ª etapa: calcule quanto tempo leva para separar o produto no estoque;

3ª etapa: adicione a previsão de tempo para contratação de transportadora para a entrega;

4ª etapa: inclua o tempo que o produto leva para ser transportado até o cliente.

Neste cenário simples, o produto já está em estoque ou costuma ser produzido antes mesmo do pedido. Portanto, o lead time é mais rápido, mas seu cálculo continua sendo necessário para atender ao prazo de entrega oferecido ao cliente.

Na prática, significa que a empresa recebe o pedido em seu website e começa o processamento. Em seguida, digamos que leva no máximo 1 hora para fazer a verificação da disponibilidade no estoque e emitir a nota fiscal.

Então, são mais 2 horas para separar e embalar os produtos. Por fim, o transporte da encomenda até o endereço do cliente leva em média 4 dias úteis. Ou seja, no fim, o lead time será de 4 dias e 3 horas ao todo.

Cálculo de lead time de produto em fabricação

Neste segundo exemplo de lead time, vamos imaginar um produto que precisa da encomenda dos materiais e da produção antes de ser entregue ao cliente.

1ª etapa: liste todos os itens necessários para a produção (materiais, matéria-prima, mão de obra, itens de reparo, etc.);

2ª etapa: verifique o tempo para adquirir cada item listado acima;

3ª etapa: identifique qual dos itens possui maior prazo para ser adquirido e marque a data. Quando todos os itens chegarem, certifique-se de fazer um inventário para evitar dores de cabeça;

4ª etapa: determine o tempo em dias e horas para a produção/fabricação do produto. Certifique-se de levar em consideração pausas, seja para manutenção, finais de semana, feriados ou possíveis atrasos;

5ª etapa: por fim, calcule o tempo de expedição e transporte do produto até o cliente final.

Aqui, temos de calcular o lead time com muito mais cautela e levar em conta as diversas variáveis. Uma loja que vende produtos personalizados, por exemplo, precisa receber os materiais, conferir o inventário e fabricar os produtos.

Em um cálculo hipotético, podemos projetar que seriam 4 dias para o recebimento da matéria-prima + 1 dia de inventário + 4 horas de produção + 3 dias para o transporte = 8 dias e 4 horas de lead time.

Como acompanhar o lead time?

O lead time deve ser sempre visto pelo que realmente é: um indicador. Ou seja, o lead time é uma KPI que precisa ser acompanhada para averiguar o progresso das estratégias colocadas em prática. Cada etapa precisa ser avaliada individualmente em busca das possíveis melhorias que podem ser implementadas.

A avaliação do lead time precisa ser baseada de acordo com o tempo previsto em cada fase e aquele que é alcançado na realidade. Isto é, o objetivo deve estar focado em chegar o mais perto da eficiência, eliminando quaisquer obstáculos e deficiências no processo.

A melhor forma de acompanhar o lead time é avaliar a lacuna entre o tempo esperado de produção ou entrega e o prazo que realmente ocorre na prática. Só assim será possível adotar as medidas que permitirão reduzir o lead time de sua empresa.

Como reduzir o lead time?

Por fim, como reduzir o lead time? Agora que você já sabe o que é, sua importância e como calculá-lo, a melhor forma de usar esses conhecimentos para otimizar seu processo é aprender a reduzir seus prazos.

Qualquer empresa que trabalhe com entregas expressas deve assegurar a sua capacidade competitiva e expandir as suas possibilidades de alcance de mercado. Trata-se de algo possível somente com uma gestão extremamente eficaz e processos padronizados.

Por isso, confira algumas dicas de como reduzir o lead time:

Encontre produtos com maior lead time

O primeiro passo essencial para diminuir o lead time é encontrar quais produtos possuem o maior intervalo de tempo, seja na produção, entrega, etc. A partir de então, você deve analisar como diminuir esse tempo.

Procure mensurar os dados que identificar por meio de pesquisas e gráficos. É importante ter uma visão do quadro geral do tempo gasto no processo de compra, desde o início até a finalização.

Isso ajudará na definição de medidas e estratégias para eliminar os possíveis gargalos dos produtos que demoram mais para chegar aos clientes.

Trabalhe na relação com fornecedores

Sempre negocie melhores prazos e mantenha uma boa relação com fornecedores confiáveis. Se possível, tenha também um segundo fornecedor para os mesmos materiais em caso de falta de insumos no principal ou alguma situação fora de controle.

Mantenha a qualidade dos produtos e serviços

Não é porque você quer diminuir o tempo de entrega que deve esquecer da qualidade do seu produto ou serviço. É preciso manter um alto nível para evitar perdas e retrabalhos.

Otimize e padronize seu processo

Otimização e padronização são duas palavras-chave para as empresas que buscam sucesso e estabilidade. Um processo padronizado reduz desperdícios, aumenta a produtividade e também a eficiência das etapas.

Descubra a melhor forma de otimizar os processos e defina um padrão para ser seguido por todas as pessoas e mecanismos envolvidos.

Mantenha um estoque de matéria-prima

Caso trabalhe com produtos a pronta entrega, o lead time já costuma ser menor. Porém, se é preciso fabricá-lo, então seria interessante manter algum estoque dos materiais para evitar o tempo de entrega do fornecedor e o de produção.

Por outro lado, tenha em mente que o estoque é caro e gera trabalho. Em um cenário perfeito, o ideal é ter o mínimo no estoque para atender os pedidos mais recentes.

Utilize um roteirizador

A função de um roteirizador é descobrir quais as melhores e mais rápidas rotas de entrega para otimizar o tempo do transporte. Portanto, é uma opção para quem trabalha com logística e quer garantir um ótimo prazo de entrega para os clientes.

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Como empresas distribuidoras e revendedoras utilizam o Agendor?

O lead time tem sempre como foco a satisfação do cliente. Logo, não adianta apenas calcular o tempo se no final o pedido for entregue com defeitos ou fora do tempo estipulado.

E, quando o assunto são clientes, o sistema CRM é uma ferramenta prática que auxilia no monitoramento, organização e controle de ações comerciais. O Agendor tem diversos exemplos de sucesso de empresas que usam CRM para melhorar a relação com clientes atuais e estruturar os seus pipelines de vendas.

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